Byrådet

Indholdsfortegnelse:

Åbne
72 2. Budgetopfølgning 2015
73 Sammentænkning af plejecenterbyggeri og Gilleleje Læringsområde
74 Callcenter, ændrede åbningstider og bedre borgerkontakt
75 Gribskov Kommunes Indkøbs- og udbudsstrategi
76 KKR Hovedstaden: Høring af udkast til fælles uddannelsesstrategi
77 Anbefaling til det fortsatte beredskabssamarbejde i Nordsjælland.
78 Bestyrelsen for Fredbogård Fonden - ud- og indtræden (Konstituering)
79 Skifergas
80 Gribvand - ordinære generalforsamlinger 2015
81 Kystbeskyttelse. Klitgårdens Grundejerforening 2015.
82 Lærernes arbejdstidsvilkår
83 Oprettelse af privat daginstitution - Helsinge Realskoles Børnehave
84 Nordstjerneskolen Ramløseafdelingen - Energioptimering Facader og belysning
85 Løbende beretning 2014 fra revisionen
86 Demografireguleringer af sundheds- og ældreområdet

Medlemmer:

Kim Valentin

Bo Jul Nielsen

Jannich Petersen

Lone Birgit Halskov Møller

Birgit Roswall

Susan Kjeldgaard

Michael Bruun

Pia Foght

Poul-Erik Engel Høyer

Ulla Dræbye

Jørgen Emil Simonsen

Betina Sølver Hansen

Nick Madsen

Jan Ferdinandsen

Knud Antonsen

Trine Mette Egetved-Sørensen

Jonna Hildur Præst

Anders Gerner Frost

Brian Lyck Jørgensen

Morten Ulrik Jørgensen

Thomas Elletoft

Morten Rohde Klitgaard

Michael Hemming Nielsen

Godkendelse af dagsorden:
Godkendelse af dagsorden
Punkt 80 "Gribvand ordinære generalforsamlinger 2015"
Administrationen har den 30. april modtaget oplysning om at Gribvand og Gribvand Spildevands regnskaber er underskrevet med en mindre rettelse, som påvirker nettoomsætningen positivt. Denne rettelse var tilgængelig for Økonomiudvalget ved deres behandling af sagen den 4.5.15, men er ved en fejl ikke kommet med i dagsordnen til Byrådet. Rettelsen er derfor udleveret til Byrådet på papir.
Punkt 85 "Løbende beretning 2014 fra revisionen
Bilag 2 er ved en fejl ikke vedlagt Byrådets dagsorden, men er i stedet uddelt på papir ved mødet.
Dagsordnen herefter godkendt.

Fraværende:
Susan Kjeldgaard

Meddelelser:
Byrådet holdt pause fra kl 18.00 - 19.05

Åbne

72. 2. Budgetopfølgning 2015
00.30Ø00 - 2014/48980

Sagsfremstilling
Som et led i at skabe et godt og sikkert styringsgrundlag på såvel det politiske som det administrative niveau arbejdes der i Gribskov Kommune med en fælles ramme for budgetopfølgningerne (forkortet BO).

Formålet med budgetopfølgningerne er at præsentere en samlet fremstilling og vurdering af, udviklingen og det forventede resultat på de enkelte resultatansvarlige enheder/områder i Gribskov Kommune. Budgetopfølgningerne formidler således udvalgte resultatindikatorer, dvs. indikatorer på om givne politiske, økonomiske og faglige/kvalitetsmæssige forudsætninger, målsætninger og resultatkrav realiseres og præsenterer administrationens vurdering af, hvad indikatorerne er udtryk for, herunder hvilke evt. korrigerende handlinger der er iværksat eller bør iværksættes.

I 2015 udarbejdes 4 årlige budgetopfølgninger efter følgende plan:

1. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i februar
2. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i april
3. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i august
4. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i november

Der vil som hovedregel primært blive ansøgt om bevillingsændringer i BO1 og BO4. I de øvrige budgetopfølgninger vil der ske en beskrivelse af de områder, hvor der er forhold, der peger på budgetafvigelser. Men der kan være undtagelser - f.eks. hvis der kommer helt nye opgaver til eller hvis der sker en ændret organisering af de eksisterende opgaver.

Denne budgetopfølgning sammenfatter således de overordnede forventninger til årets resultat. Der vil i forhold til de kommende budgetopfølgninger blive arbejdet med at finde modgående foranstaltninger og eventuelle råderum inden for de enkelte udvalgsområder til imødegåelse af evt. udfordringer, således at der samlet set kan ske budgetoverholdelse i 2015.

Fokus i denne 2. budgetopfølgning er:
• Vurdering af økonomien på baggrund af årets første måneder.
• Fortsat fokus på de forhold der kom op i BO1, på "nye" forhold der er dukket op i forbindelse med regnskabet samt på evt. andre ændringer i forudsætninger eller andet.

Sideløbende med budgetopfølgningen arbejdes med dagsordenen "Implementering af budget 2015-2018".

Udvalgene har haft denne sag på deres møder i november 2014, hvor de besluttede konkrete tiltag til sikring af budgetoverholdelse ift. omprioriteringer og rammebesparelser fra budget 2015-2018 og budgetreduktioner fra budget 2013-2016 og budget 2014-2017. Derudover har udvalgene i denne BO arbejdet videre med at tilpasse udgifterne til udvalgets budget ift. nye udgiftskrævende opgaver og kendte udfordringer. Økonomiudvalget har på deres møde d. 07.04.2015 besluttet at Social- og Sundhedsudvalget kan forskyde 1,5 mio. kr. af deres reduktionskrav til 2016, hvilket er indarbejdet i denne budgetopfølgning. Børneudvalget har på deres møde d. 20.04.2015 besluttet forslag for i alt 9,1 mio. kr. Dette uddybes nærmere under de enkelte udvalg nedenfor.

Korrektion for ændrede pl-skøn

KL har netop udmeldt reviderede skøn for den kommunale pris- og lønudvikling fra 2014->2015, hvor de væsentligt reducerer deres tidligere skøn.

I forhold til budgetforudsætningerne, reduceres lønskønnet med 0,62%-point og prisskønnet med 0,84%-point.

Den lavere pris- og lønudvikling giver kommunerne en mindreudgift på 1,5 mia. kr. Denne mindreudgift vil blive fratrukket kommunernes serviceramme i 2015, og kommunerne vil sandsynligvis derudover få trukket et tilsvarende beløb ved midtvejsreguleringen senere i år.

En tilpasning af Gribskovs budgetter til de nye pl-skøn giver nedenstående ændringer:



Det skal understreges, at der ikke er tale om besparelser men udelukkende om en tilpasning af budgettet til et lavere omkostningsniveau.

Der er i budgetreduktionerne taget højde for, at kommunens omkostninger ikke vil reduceres på de områder, hvor udgifterne er låst af kontrakter. Det betyder, at på DTO, SSU og ØU slår de reducerede pl-skøn ikke fuldt igennem.

1. Samlet konklusion:

Generelt
I denne budgetopfølgning er der indarbejdet de omprioriteringer økonomiudvalget har besluttet på i alt ca. 22 mio. kr. (14,9 mio. kr. på driften og 6,7 mio. kr. på anlæg) til imødegåelse af udfordringen på børneområdet foruden effekten af de besluttede handleplaner på den socialfaglige indsats og det specialpædagogiske område.

I denne budgetopfølgning er endvidere forudsat, at der sker en tilpasning af takster på byggesager til de faktiske omkostninger. Dette uddybes under bemærkningerne til Det Tekniske Område.

Som det fremgår af tabellen herunder er den samlede forventning til regnskab 2015 et merforbrug i størrelsesorden 6,0 mio. kr. (kolonnen med mer/mindreforbrug) ift. det korrigerede budget. Budgetafvigelsen består af merudgifter på ordinær drift på 14,9 mio. kr., mindreindtægter på finansiering på 1,5 mio. kr. og mindreudgifter på ordinær anlæg på 10,4 mio. kr.

Merforbruget på den ordinær drift stammer fortrinsvis fra Børneudvalget og Social- og Sundhedsudvalget. For Børneudvalget skyldes det udgifter til anbringelser, forebyggende foranstaltninger og specialpædagogisk bistand på skoleområdet, og for Social- og Sundhedsudvalget skyldes det udgifter til den aktivitetsbestemte medfinansiering af sygehusydelser, borgere med handicap og sociale tilbud. Der er omvendt mindreudgifter på ØU der vedrører leasing og anvendelsen af puljer, herunder de omprioriterede budgetter til imødegåelsen af udfordringen på børneområdet.

Mindreudgifterne til anlæg skyldes fortrinsvis, at anlægsprojektet Attraktive lokalsamfund bliver forskudt ind i 2016, samt omprioriteringen inden for anlægsrammen til imødegåelse af udfordringen på børneområdet.

Mindreindtægterne på finansiering skyldes lån til betaling af ejendomsskatter (pensionistlånene), her er pensionisternes gæld til kommunen dels lavere end budgetteret, dels ligger den centralt fastsatte rentesats under det forventede.

Flygtninge
Gribskov vil i 2015 modtage et stort antal flygtninge og familiesammenførte, det vil give en række kommunale merudgifter. Finansieringen af merudgifter til flygtninge, indvandrere mv. sker via en række forskellige ordninger, og i en normalsituation er kommunerne via disse ordninger sikret en fuld kompensation for de samlede nettoudgifter.

Pga. den ekstraordinære flygtningetilstøm i disse år, har staten ud over den normale finansiering givet kommunerne et ekstraordinært tilskud til håndtering af flygtningene på i alt 325 mio. kr., tilskuddet gives udelukkende i 2015.

For Gribskov Kommune forventes de økonomiske konsekvenser af flygtningetilstrømmen at balancere over tid, men eftersom flere af indtægterne gives med mellem et og tre års forsinkelse, vil kommunen have et likviditetstab i det enkelte år.

Der søges i denne BO ikke bevillingsmæssige ændringer som følge af flygtningene, det vil ske i en kommende BO, hvor vi vil have mere præcis viden om tilflytningen.








2. Budgetopfølgningens grundlag:

I de følgende afsnit vil grundlaget for budgetopfølgningen blive gennemgået nærmere.

2.1 Ordinær drift

Det Tekniske Område

På Det Tekniske område er forventningen til regnskab 2015 et mindreforbrug på 0,2 mio. kr. svarende til 0,1 pct., hvilket er en budgetafvigelse, der skal ses i lyset af de nedenfor angivne forudsætninger og opmærksomhedspunkter, samt at vurderingen sker forholdsvis tidligt på året.

• Der er i BO 2 kun indeholdt afregning af vejafvandingsbidrag for 2015 til Gribvand A/S, medens der fortsat udestår en afregning for 2013 og afregning for 2014 på ca. 11 mio. kr., som der ikke er budgetteret med i 2015.
• Taksterne vedr. byggesagsbehandling er pr. 1. januar 2015 ændret som følge af en ændring af Bygningsreglement BR 10, således at de fremover opkræves på baggrund af en timepris og et eksakt tidsforbrug ved den enkelte byggesag. Efter de første 3 måneder af 2015, er det blevet tydeligt at den nuværende timesats ikke i tilstrækkelig grad afspejler de udgifter, der er forbundet med byggesagsbehandlingen. Såfremt der fortsættes med den nuværende timesats, vil indtægterne blive i størrelses ordenen 2 mio. kr. mindre end budgetteret. Der fremlægges parallelt med BO 2, en sag om en forhøjelse af timesatsen ved byggesagsbehandling gældende fra og med den 1. juni 2015, således at denne afspejler de forbundne udgifter. Takststigningen er indarbejdet i denne opfølgning.
• Der er i BO 2 ikke indeholdt omkostningerne til en voldgiftsag mellem DSB og Movia vedrørende passagertælle system, hvilket for Gribskov Kommune forventes at ville medføre en tilbagebetaling på ca. 1,8 mio. kr. i 2015.
• Der er i denne budgetopfølgning ikke medtaget omkostningerne vedr. kommunens andel til kystsikring ved Klitgården på ca. 6,3 mio. kr.
• Der er i denne budgetopfølgning ikke medtaget omkostningerne til et muligt erstatningsansvar vedr. Helsinge Stationscenter på ca. 7,3 mio. kr. Det er administrationens vurdering, at risikoen for, at kommunen kan blive dømt til at betale erstatning til projektudvikleren, er absolut minimal. Denne vurdering støttes af Kammeradvokaten, der er kommunens advokat i retssagen.

Børneudvalget

På Børneudvalgets område er forventningen til regnskab 2015 et merforbrug på 17,6 mio. kr. svarende til 2,9 % i forhold til det korrigerede budget 2015. I dette merforbrug er det forudsat, at der ikke sker overførsler til 2016 og at den forventede effekt af handleplanerne resulterer i en udgiftsreduktion på 8,8 mio. kr. I dette beløb er implementeringen af budget 2015-2018 på forventet 12,4 mio. kr. også indregnet. Hvilke forslag de 12,4 mio. kr. konkret skal udmøntes i, er lige nu i høring og behandlet på Børneudvalgets møde d. 20. april 2015, hvor der er besluttet forslag for 9,1 mio. kr. Der arbejdes videre hermed.
Foruden effekten af de indsatser Børneudvalget har besluttet gennem handleplanerne og øvrige forslag har Økonomiudvalget besluttet omprioriteringer for i alt ca. 22 mio. kr. Disse midler er placeret under Økonomiudvalget til senere udmøntning. Udviklingen følges tæt.

Budgetafvigelsen skal ses i lyset af de nedenfor angivne forudsætninger og opmærksomhedspunkter, hvor vurderingen er, at en del af merforbruget ikke kan indhentes i løbet af året ved modgående foranstaltninger. Noget kan dog imødekommes ved de i gangsatte tiltag i handleplanerne på det socialfaglige område samt det specialpædagogiske område. Handleplanerne er senest behandlet på Børneudvalgets møde d. 16. marts 2015, punkt nr. 2015/01476.

I forhold til det forventede merforbrug for 2015 på Børneudvalgets område er det væsentligt at knytte følgende overordnede opmærksomhedspunkter og forudsætninger:

Opmærksomhedspunkter

• Det samlede forventede merforbrug på Børneudvalgets rammer skyldes hovedsageligt merforbrug på områderne: Anbringelser, forebyggende foranstaltninger og specialpædagogisk bistand på skoleområdet. På disse områder forventes der samlet set, inkl. effekten af handleplanerne, et merforbrug på 36,2 mio. kr.
  
  I regnskab 2014 var merforbruget på disse områder 42 mio. kr. Der er således en indikation af, at der er sket en opbremsning af udgifterne i forhold til 2014.
• Der er en række andre områder, der trækker i en positiv retning i forhold til det samlede resultat, idet disse områder har mindreforbrug. Det gælder primært dagtilbud, skoler og fritidsordninger samt fælles udgifter for disse områder. Det samlede mindreforbrug forventes at være ca 27,4 mio. kr. inkl. udmøntning af budget 2015-2018.
  
• Den resterende afvigelse skyldes enkelte mer- og mindreforbrug på forskellige områder under rammerne.
• Udover udgifter til modtageklasser forventes der en række yderligere udgifter i forbindelse med det stigende antal flygtninge. Udgifterne vil blive indarbejdet i en senere BO, når vi har et bedre overblik over antal, aldersfordeling tilflytningstidspunkt mv. Konsekvenserne at flygtningetilflytningen forventes at være udgiftsneutral samlet for hele kommunen.

Forudsætninger/metode

• Affødt af handleplanerne for det socialfaglige og specialpædagogiske område er der igangsat en række tiltag for at styrke den faglige og økonomiske styring. Dette sker bl.a. for at sikre en mere præcis og informativ budgetopfølgning på områderne for anbringelser, forebyggende foranstaltninger og specialpædagogisk bistand. Denne proces er fortsat i gang, hvorfor forventninger til forbruget i BO2 er behæftet med væsentlige forbehold.
• For så vidt angår forventningen til forbruget på de enkelte dagtilbud, dagplejen, skoler og fritidsordninger er der taget udgangspunkt i den økonomiopfølgning der foregår løbende.
• Forventningen til øvrige udgifter såsom fællesudgifter, administration samt indtægter er fremkommet ved en kombination af fremskrivning af forbrug fra økonomisystemet og individuelle dispositionsregnskaber.

Social- og Sundhedsudvalget

På Social- og Sundhedsudvalgets område er forventningen til regnskab 2015 et merforbrug på 10,5 mio. kr. svarende til 1,2 % af det korrigerede budget.

Stigning i merforbrug fra BO1
Det forventede merforbrug på 10,5 mio. kr. fremkommer af en forventning om aktivitetsstigninger på i alt 16,3 mio. kr. samt en modregning af de udgiftsreducerende forslag på 5,8 mio. kr., som Social- og Sundhedsudvalget besluttede på sit møde den 18/3-2015 i sagen "Implementering af budget 2015-2018". I denne vurdering er Økonomiudvalgets beslutning fra deres møde d. 07.04.2015 om at Social- og Sundhedsudvalget kan forskyde realisering af 1,5 mio. kr. til 2016 indarbejdet.

De nye udfordringer i BO2 skyldes en forventning om et større merforbrug vedr. sygehusydelser, borgere med handicap og sociale tilbud. Samtidigt er forventningerne til mindreforbruget nu knap så optimistiske for områderne vedr. pleje og træning, hjælpemidler, og forsørgelse og boligstøtte. Vedr. madydelser forventes der nu et lille merforbrug mod tidligere et mindreforbrug.

Omvendt forventes en reduktion af merforbruget vedr. socialt udsatte og flygtninge, mens der modsat tidligere nu forventes et mindreforbrug vedr. PlejeGribskov.

Forudsætninger

• Prognoserne i BO2 er baseret på blot to måneders aktivitetsdata, hvilket er et begrænset grundlag at foretage vurderinger ud fra, så prognoserne er behæftet med en vis usikkerhed.

• Der er ikke forudsat merudgifter til flygtninge. Udgifterne vil blive indarbejdet i en senere BO, når vi har et bedre overblik over antal, aldersfordeling tilflytningstidspunkt mv. Vurderingen på nuværende tidspunkt er en udgift på 7 mio. kr. Konsekvenserne af flygtningetilstrømmen forventes at være udgiftsneutral samlet for hele kommunen.
  
• På området kommunal medfinansiering af sundhedsydelser er forudsat at udgiftsudviklingen ikke udvikler sig yderligere. Hovedudfordringen er her et vedvarende udgiftsniveau, der ligger markant over budgettet. Fsva. udgiftsudviklingen ses en stigning på ca. 0,9 mio kr siden BO1.

Opmærksomhedspunkter

• Et væsentligt opmærksomhedspunkt er de såkaldte overgangssager fra Center for Børn og Unge (CBU) til Center for Social og Sundhed (CSS). Der er sket en stigning i det antal sager, der overgår til CSS i forhold til tidligere, hvilket presser Social- og Sundhedsudvalgets økonomi. I 2014 og 2015 drejer det sig om i alt 20 sager til samlet 6,5 mio. kr. i 2015, som dog var indregnet i BO1. Derudover er der kendskab til 15 nye sager, som forventes at overgå senest i 2016. Det økonomiske omfang af disse sager er endnu ikke kendt, og er ikke indregnet i forventet regnskab her ved BO2. Hvis der estimeres med udgangspunkt i de allerede kendte sager, kan helårsudgiften fastsættes til 6,75 mio. kr.

Erhvervs- og Turismeudvalget

På Erhvervs- og turismeudvalgets område er forventningen til regnskab 2015 et mindreforbrug på 1,0 mio. kr. svarende til 11,7 pct., hvilket er en budgetafvigelse, der skal ses i lyset af de nedenfor angivne forudsætninger og opmærksomhedspunkter, hvor vurderingen er, at der ved årets afslutning fortsat vil være et mindreforbrug.

Resultatet skyldes fortrinsvis forventet mindreforbrug på pulje til erhvervsudvikling.

• Det er en forudsætning, at der på den afsatte pulje til Erhvervsudvikling på 2,0 mio. kr. bliver udmøntet og anvendt 1,0 mio. kr. i året.

Arbejdsmarkedsudvalget

På Arbejdsmarkedsudvalgets område er forventningen til regnskab 2015 et merforbrug på 2,0 mio. kr. svarende til 0,6 pct., hvilket er en budgetafvigelse, der skal ses i lyset af de nedenfor angivne forudsætninger og opmærksomhedspunkter, samt at vurderingen sker forholdsvis tidligt på året.

• I forbindelse med omkonvertering af Jobcenterets fagsystem (Workbase) har der fra leverandørens side (KMD) været så store udfordringer på landsplan, at driften i Jobcenteret er væsentligt ramt og dermed er det heller ikke muligt at producere valid ledelsesinformation til baggrund for budgetopfølgning BO2.
  BO 2 hviler således, alene på en budgetopfølgning på baggrund af priser, forbrug og en lineær fremskrivning af forbruget. Der har f.eks. ikke været muligt at tage hensyn til sæsonudsving, aktuelle sagsantal m.v.
  På den baggrund gøres der opmærksom på, at BO 2 på arbejdsmarkedsområdet er behæftet med høj grad af usikkerhed.

Samlet set er der for BO2 tale om en budgetafvigelse, som ud over ovenstående skal ses i lyset af de nedenfor angivne forudsætninger og opmærksomhedspunkter til opgørelsen af forventet regnskab 2015 på Arbejdsmarkedsudvalgets område:

Overførsler
Der er et samlet merforbrug på 2,0 mio. kr.

Afvigelsen skyldes merforbrug på kontanthjælp på 7,5 mio. kr., der modsvares af mindre forbrug på de øvrige overførsler på - 5,5 mio. kr.

Indsatser
Det korrigerede budget forventes overholdt.

Myndighed
Det korrigerede budget forventes overholdt.


Kultur- og Idrætsudvalget

På Kultur og Idrætsudvalgets område er forventningen til regnskab 2015, at der sker en overholdelse af budgettet.


Økonomiudvalget som fagudvalg

På Økonomiudvalget som fagudvalgs område er forventningen til regnskab 2015 et mindreforbrug på 14,1 mio. kr. svarende til 5,4 pct., hvilket er en budgetafvigelse, der skal ses i lyset af de nedenfor angivne forudsætninger og opmærksomhedspunkter, hvor vurderingen er, at der ved årets afslutning fortsat vil være et mindreforbrug.
Mindreforbruget stammer dels fra Politiske udvalg og administration og skyldes fortrinsvis mindreforbrug på intern leasing samt mindreforbrug på Puljer under ØU som følge af afsat pulje til imødegåelse af udfordringer på børneområdet og manglende gevinstrealisering på sygefravær.

Til opgørelsen af forventet regnskab 2015 på Økonomiudvalget som fagudvalgs område er det væsentligt at knytte følgende overordnede forudsætninger og opmærksomhedspunkter:

• Det forventede regnskab på valg afhænger fortsat af om folkeafstemning om retsforbehold bliver afholdt i 2015. Forventet udgift til folkeafstemningen på 0,9 mio. kr. er ikke indregnet i det forventede regnskab 2015.
• På administrationsbidrag, sociale tilbud forventes afregning af tilsynsudgift fra det nye Sociale Tilsyn i Hovedstadsregionen på 0,4 mio. kr. Dertil forventes et fald i belægning på flere botilbud, der medfører en mindreindtægt på administrationsbidrag på 0,2 mio. kr. Det er en forudsætning, at denne tendens fortsætter resten af året.
• Det forventede regnskab på Puljerne under Økonomiudvalget afhænger fortsat meget af arbejdet med realisering af de strategiske investeringspuljer og øvrige elementer fra budgetaftaler 2014-2017 og 2015-2018.
• Som følge af ejendomsstrategien er det fortsat en forudsætning, at ejendoms- porteføljen nedbringes og herved giver mulighed for bygningsoptimering og færre driftsudgifter. Der skal samlet indfries reduktioner på ejendomsrammerne på 7,5 mio. kr. i 2015. Der er pt. en forventning om en samlet fortjeneste på 2,5 mio. kr. ved køb og salg af ejendomme. Det restende beløb forventes enten opnået ved yderligere fortjeneste på salg af ejendomme eller afholdt indenfor rammen.

2.2 Ordinære anlæg

På anlæg er forventningen til regnskab 2015 et samlet forbrug på 86,1 mio. kr. svarende til et mindreforbrug på 10,4 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget svarende til 10,7pct.

Mindreforbruget kan forklares ved:

• Anlægsprojektet Attraktive lokalsamfund forventes at få et mindreforbrug på ca. 13,4 mio. kr. i 2015 i forhold til det korrigerede budget, det skyldes, at projektet først er ved at blive færdig projekteret med henblik på at blive sendt i udbud, hvorfor hele det korrigeret budget ikke forventes anvendt i 2015.
• Anlægsprojektet projektering af ny vej Græsted/Gilleleje, er sat i bero til ultimo 2016, med et forventet mindreforbrug i 2015 på 0,5 mio. kr.
• Anlægsprojektet Undervisning og læring Gilleleje, forventes et mindre forbrug på 6,0 mio, i forhold til det korrigeret budget.
• Ikke budgetterede udgifter til Jordforureningssager på i alt 7,3 mio, kr. til hhv. Klokkeskoven 5, Strandåsen 6 og Strandåsen 8, er forudsat finansieret indenfor anlægsrammen.
• Ikke budgetteret udgifter efter stormen Bodil, der skal også dækkes indenfor anlægsrammen med et merforbrug i 2015 på ca. 2,1 mio. kr.

Som følge af udfordringerne på Børneudvalget, er der på baggrund af Økonomiudvalgets beslutninger d. 18.03.2015 og d. 07.04.2015 foretaget følgende omprioriteringer på anlæg vedr. hhv. anlægsprojektet cykelstier og anlægsprojektet Investeringsplan – bygninger m.v. på i alt 6,7 mio. kr. i 2015. Disse er indarbejdet i BO2 i en pulje til senere udmøntning.

I budgetaftale 2015-2018, er der følgende punkter med relation til anlæg, "Kystprogrammet”, ”Ny vej Græsted – Gilleleje”, ”Cykelstier” og ”Kulturhavn Gilleleje” status på disse anlægsprojekter er gengivet i bilag 1.

Endvidere er den samlede anlægsoversigt ved BO 2 gengivet i bilag 2.

Anlægsregnskaber som aflægges ved BO 2:

• Indretning af medarbejderpladser skoler
• Etablering af vuggestue Gribskov Specialbørnehave
• Infrastruktur Ny Helsinge skole
• Parkeringsplads ved Skole
• Forbedringer Jobcenter

Der søges om frigivelse af 0,15 mio. kr. fra anlægsprojektet Fælles kystprogram til Yderområder på forkant.
2.3 Byudvikling

Det korrigeret budget på den samlede Byudviklingsramme udgør 10,0 mio. kr. incl. overførsler fra 2014.

Der er på nuværende tidspunkt ikke basis for ændrede vurderinger af budgetoverholdelsen, men da der løbende over året sker køb og salg af grunde og ejendomme, vil der med stor sandsynlighed komme afvigelser til budgettet. Konsekvenserne af dette vil indgå i de kommende budgetopfølgninger.


2.4 Forsyningsområdet

Det forventes at det korrigerede budget bliver overholdt.

Der er fremsendt takster for dagrenovation mv. for 2015, godkendt på Teknisk Udvalg d. 05.11.2014.


2.5 Finansiering

Der forventes pt. mindreindtægter fra renter vedr. lån til betaling ejendomsskatter på 1,5 mio. kr. Mindreindtægten skyldes dels, at pensionisternes gæld til kommunen er 30 mio. kr. lavere end budgetteret, og dels at rentesatsen for 2015 er fastsat til 1,64% mod en budgetteret rente på 2,0 %.

Derudover overføres besparelserne fra den reducerede pl-regulering på 9,6 mio. kr. til indtægtsrammen, hvor beløbet skal dække den forventede reduktion i kommunernes tilskud (sker via midtvejsreguleringen).

Der er flere yderligere forhold, der må forventes at påvirke årets midtvejsregulering, det drejer sig om bl.a. om kommunale mindreudgifter til beskæftigelsestilskud og om tilbagebetaling vedr. den aktivitetsbestemte medfinansiering.

Reglerne for midtvejsreguleringer er ikke objektive, men afhænger af forhandlingerne ifm. årets økonomiaftale. Derfor vil der i denne BO ikke blive forsøgt at skønne videre om resultatet af årets midtvejsregulering. Til BO3 kender vi årets økonomiaftale og derved den endelige midtvejsregulering.
3. Tillægsbevillinger og omplaceringer:

Der ansøges i denne BO om en tillægsbevilling på anlægsprojekter på i alt -0,56 mio. kr.

Omplaceringer mellem udvalg

Der søges om omplaceringer af følgende årsager:

• Revideret skøn på pris- og lønfremskrivning fra 2014 til 2015

• Samling af budget til annoncering

• Gevinstrealisering kilometergodtgørelse

• Gevinstrealisering kilometergodtgørelse og Central placering af bilpark

• Vedligehold og drift af kunstgræsbaner

• Drift af Toftehallen

Der er en grundigere beskrivelse af ovenstående i fagudvalgsdagsordnerne.


Lovgrundlag
-


Økonomi
-


Bilag
Bilag 1: Opfølgning på budgetaftalens elementer på anlægsområdet (Dok. nr. 2014/48980 015)

Bilag 2: Anlægsoversigt BO 2 (Dok. nr. 2014/48980 046)

Anlægsregnskaber som aflægges ved BO 2:

Bilag 3: Indretning af medarbejderpladser skoler (Dok. nr. 2014/48980 038)

Bilag 4: Etablering af vuggestue Gribskov Specialbørnehave (Dok. nr. 2014/48980 037)

Bilag 5: Infrastruktur Ny Helsinge skole (Dok. nr. 2014/48980 019)

Bilag 6: Parkeringsplads ved skole (Dok. nr. 2014/48980 020)

NYT Bilag 7: Forbedringer Jobcenter, rettet (Dok. nr. 2014/48980 048)
Bilag 7 "Forbedringer Jobcenter" er, i forbindelse med protokollering af sagen til Økonomiudvalget, blevet erstattet af ny version uden interne administrative bemærkninger.

Bilag 8: Takster Dagrenovation m.v. (Dok. nr. 2014/39838 012)


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget:

1. anbefaler Byrådet at godkende budgetopfølgningen.
   
2. anbefaler Byrådet at godkende de foreslåede omplaceringer mellem udvalg og tillægsbevillinger jf. nedenstående tabel.
   

   Udvalg	Omplace- ringer i kr.	Tillægs- bevillinger i kr.
   Ordinær drift:
   Det Tekniske Område	-777.200
   Børneudvalget	-4.582.000
   Social- og Sundhedsudvalget	-2.422.000
   Erhvervs- og Turismeudvalget	-77.000
   Arbejdsmarkedsudvalget	-635.000
   Kultur- og Idrætsudvalget	2.895.000
   Økonomiudvalget	-3.973.800
   Ordinære anlæg		-560.000
   Finansiering	9.572.000
   I alt	0	-560.000

3. anbefaler Byrådet at godkende de foreslåede ændringer vedr. budgetoverslagsårene
   

   Udvalg	2016	2017	2018	2019
   Ordinær drift:
   Det Tekniske Område	-165.200	-165.200	-165.200	-165.200
   Børneudvalget	-495.000	-495.000	-495.000	-495.000
   Social- og Sundhedsudvalget	-198.000	-198.000	-198.000	-198.000
   Erhvervs- og Turismeudvalget	-11.000	-11.000	-11.000	-11.000
   Arbejdsmarkedsudvalget	-141.000	-141.000	-141.000	-141.000
   Kultur- og Idrætsudvalget	3.418.000	3.418.000	3.418.000	3.418.000
   Økonomiudvalget	-2.407.800	-2.407.800	-2.407.800	-2.407.800
   I alt	0	0	0	0

4. anbefale Byrådet at godkende fremlagte anlægsregnskab vedr.: Indretning af medarbejderpladser skoler, Etablering af vuggestue Gribskov Specialbørnehave, Infrastruktur Ny Helsinge skole, Parkeringsplads ved Skole samt Forbedringer Jobcenter
   
5. anbefale Byrådet at frigive rådighedsbeløb på 150.000 kr. fra anlægsprojektet Fælles Kystprogram til Yderområder på forkant.
   
6. anbefale Byrådet at godkende fremsendte takstbilag for Dagrenovation mv.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1. - 6. Anbefalet, inkl nyt bilag 7.
For: A, G, O, V (6)
Undlader at stemme C (1)

Fraværende: Nick Madsen og Susan Kjeldgaard


Beslutning
1.- 6. Tiltrådt Økonomiudvalgets anbefaling.

Fraværende Susan Kjeldgaard





73. Sammentænkning af plejecenterbyggeri og Gilleleje Læringsområde
82.00G00 - 2015/12016

Sagsfremstilling
Sagen forelægges som et led i koordinerede dagordenspunkter til Social- og Sundhedsudvalget samt Børneudvalget med henblik på beslutning om sammentænkning af plejeboligbyggeri og Læringsområde Gilleleje i Økonomiudvalget og Byrådet.

Sagen forelægges endvidere for Social- og Sundhedsudvalget med henblik på beslutning om dimensionering og placering af plejeboligbyggeri i Økonomiudvalget og Byrådet.

Formålet med sagen er, at Byrådet beslutter, om udvidelsen af plejeboligkapaciteten skal ske i form af en sammentænkning af plejecenterbyggeri og Læringsområde Gilleleje, og i givet fald tiltræder den videre tidsplan herfor.

Af hensyn til koordineringen af de to beslutningspunkter, er sagen bygget op ud fra en fælles skabelon. I beslutningspunkterne til hhv. Børneudvalget og Social- og Sundhedsudvalget er der således en fælles (enslydende) indledning om perspektiverne ved sammentænkningen og en fælles afslutning om den tidsplan, som sammentænkningen i givet fald medfører. Indstillinger om disse to emner er ligeledes fælles (indstilling nr. 1-3).

De to dagsordenspunkter har forskellige midtersektioner med sagsfremstillinger, der er målrettet det enkelte fagudvalg. Midtersektionen i Social- og Sundhedsudvalgets sagsfremstilling omhandler dimensionering og placering af plejecenterbyggeriet.

Midtersektionen i dagsordenpunktet til Børneudvalget omhandler perspektiverne ved at sammentænke dele af dagtilbudskapaciteten i Gilleleje med Læringsområde Gilleleje.

Indledning - sammentænkning af Gilleleje Læringsområde med et nyt pleje- og seniorcenter
I de senere måneder er der foretaget en vurdering af potentialet ved at sammentænke Gilleleje Læringsområde med et nyt plejecenter, seniorcenter og dagtilbud.

Ved at planlægge skolebyggeri og plejecenterbyggeri i en og samme proces vil der blive skabt et grundlag ikke bare for nabofællesskaber, men også funktionelle fællesskaber på tværs af institutionerne - og generationerne. Ved at planlægge, udvikle og projektere skolen sammen med lignende funktioner på plejecenteret vil det være muligt at gøre investeringen mere omkostningseffektiv - både under opførelsen og i den senere driftsfase. Ved fælles udnyttelse af møde-, trænings- og værkstedsfaciliteter m.v. for ældre og skolebørn, vil der kunne spares kvadratmeter, og driftsomkostningerne vil kunne nedbringes. Sammentænkningen vil således kunne understøtte en vision om at optimere på antallet af kvadratmeter i de kommunale bygninger.

Visionen omkring en sammentænkning af Gilleleje Læringsområde med et plejecenter og et seniorcenter er desuden at opnå positive synergieffekter af et styrket samvær på tværs af generationer, hvor faciliteter og aktiviteter, inde som ude, tænkes benyttet af flere målgrupper, så der skabes synergier mellem de forskellige funktioner. Ovennævnte hovedtanker gælder også for en evt. sammentænkning ift. dagtilbud.

Gilleleje Læringsområde og et nyt plejecenter vil fysisk kunne placeres vest for den eksisterende Gilbjergskole, afdeling Parkvej.

Etableringen af Læringsområde Gilleleje er inde i en fase, hvor rammerne for projektet skal fastsættes, før der for alvor kan skrues op for farten i forhold til inddragelsesprocesser og produktion af det store udbudsmateriale, som udbuddet kræver, herunder udarbejdelse af funktionskrav for byggeriet. I slutningen af april måned 2015 vil der være fundet en bestillerrådgiver, der skal bistå kommunen i udbuds- og anlægsprocessen. For ikke at forsinke byggeriet af skolen er en hurtig afklaring af, hvorvidt der skal arbejdes med byggeri af et nyt plejecenter i relation til Gilleleje Læringsområde nødvendig. Der vil blive redegjort nærmere for tidsplanen for sammentænkningen sidst i denne sagsfremstilling.

Midtersektionen i dagsordenspunkt til Børneudvalget den 20-04-2015 punkt. 27
"Sammentænkning af skole og dagtilbud i et fælles læringsområde.
Overordnet set skal placeringen af skole, dagtilbud på samme matrikel i Gilleleje Læringsområde styrke det helhedsorienterede arbejde og en fælles pædagogisk tilgang til læring og trivsel i Gribskov Kommune. Dette er i tråd med intentionerne om at arbejde med folkeskolereformen i et bredere perspektiv i form af den lokale læringsreform, der omfatter dagtilbud, skoler og fritidsliv for børn og unge fra 0-18 år, som skal skabe en samlet faglig og pædagogisk ramme omkring børnenes hverdag. Denne tilgang stemmer ligeledes overens med Gribskov Kommunes vision om at skabe et sammenhængende børneområde i attraktive lokalsamfund.

Tværfaglighed vil komme både børn, forældre og medarbejdere til gode, da kompetencer og fagfaglige egenskaber vil kunne udnyttes til gavn for alle. Det lærende, faglige såvel som sociale miljø skal skabes ved at forbinde børnenes hverdag fra vuggestue til og med 9. klasse.

Dagtilbuddets mulighed for at gøre brug af skolens faglokaler skaber læringsrum hvor materialer og lokaler bidrager til læring og kreativitet i en tidlig alder samt udnytter faglokalernes potentiale fuldt ud.

Gilleleje Læringsområde vil grundet dets størrelse samt samtænkning af skole og dagtlbud kunne tiltrække kompetente medarbejdere samtidig med at der skabes kultur for at udnytte personaleressourcerne på tværs. Samtænkningen af skole og dagtilbud vil skabe et tættere samarbejde mellem skole og dagtilbud, som sikrer en smidigere overgang mellem dagtilbud og indskoling. Desuden vil forældre med børn på forskellig alderstrin kun skulle aflevere ét sted.

Der er visse forbehold og udfordringer, der skal tages hensyn til ved sammenlægningen af skole og dagtilbud. Det er blandt andet vigtigt at anerkende de behov dagtilbudsbørn har i forhold til ro, fordybelse, indhegnede legepladser, sovepladser samt trygge og vandte rammer for dagligdagen.

De bygningsmæssige forhold
Der er i dag tre afdelinger af Gilleleje Børnehuse; Birkevang, Hestehaven og Langdraget.

Institutionen Birkevang er netop nu under ombygning og de pædagogiske rammer i bygningen opgraderes hermed. I Birkevang er der pt. 125 børn. De to andre institutioner Hestehaven og Langdraget har i øjeblikket henholdsvis 49 og 61 børn. Særligt Langdraget, men også Hestehaven er kendetegnet ved, at der er få kvadratmeter pr. barn. Desuden er de to institutioner ikke bygningsmæssigt tidsvarende i forhold til det pædagogiske miljø, vi gerne vil skabe.

Med baggrund heri anbefaler administrationen, at der i tilknytning til den nye skole bygges dagtilbud svarende til pladserne i institutionerne Hestehaven og Langdraget. Der er i dag 110 børn i de to institutioner. Hvor mange børn det nye dagtilbud konkret skal bygges til, skal kvalificeres nærmere ved at se på demografi-fremskrivningen.

Økonomi
I forbindelse med businesscasen udarbejdet af PWC blev der lagt et anlægsbudget for de forskellige scenarier for byggeriet. Ved byggeri af dagtilbud svarende til samtlige pladser i Gilleleje dvs. både Langdraget, Hestehaven og Birkevang i alt ca. 250 børn blev opgjort til 25 mio. kr. Dette er opgjort ved at tage udgangspunkt i referenceprojekter og derved finde kvadratmeterpriser og antal kvadratmeter pr. barn.

Ved at bruge samme metode kan prisen for byggeri af dagtilbud svarende til ca. halvdelen af pladserne, dvs. pladserne i Langdraget og Hestehaven, udregnes. Det vil således beløbe sig til 12,4 mio. kr.

Anlægsbudget for Gilleleje Læringsområde:

*Budgettet er regnet med udgangspunkt i referenceprojekter dvs. andre nybyggede skoler såfremt der stilles særlige krav til byggeriet f.eks. at bygningen skal være en nul-energi bygning må det forventes at anlægsomkostningerne vil stige.
** Behov for nye infrastrukturløsninger på den eksisterende matrikel såvel som på bar mark skal kvalificeres nærmere i samarbejde med de tekniske bygherrerådgivere.
*** Såfremt skolebygningerne og daginstutionsbygninger frasælges til 3. mand skal de lån, der er optaget i bygningerne med hensyn til energibesparende foranstaltninger straksafskrives.

Hvis alle dagtilbudspladserne skal indgå i Gilleleje Læringsområde vil anlægsbudgettet stige med ca. 13 mio kr. til henholdsvis 218 mio. kr. på eksisterende matrikel og 226 mio. kr. på bar mark.

Hvis dagtilbud ikke indtænkes i Gilleleje Læringsområde vil anlægsbudgettet falde med 13 mio. kr. dvs. henholdsvis 192 mio. kr. på eksisterende matrikel og 200 mio. kr. på bar mark.

Der blev i forbindelse med budgetaftalen for 2014 afsat 150 mio. kr. til projektet. Der skal altså behov for ekstra finansiering til projektet uafhængigt af om dagtilbud tænkes ind i Gilleleje Læringsområde eller ej. Derfor vil der i den kommende budgetproces skulle findes ekstra finansiering svarende til størrelsen på det dagtilbud, man vælger at bygge samt de følgeomkostninger og projekteringsomkostninger, der ikke er dækket af det nuværende budget."

Midtersektionen i dagsordenspunkt til Social- og Sundhedsudvalget 22-04-2015 punkt 32
"Plejecenterbyggeri - dimensionering og placering
Behovet for en udvidelse af plejeboligkapaciteten er senest blevet dokumenteret i Plejeboliganalyse 2014, som behandledes i Økonomiudvalget den 20/10 2014 (sag.nr. 2014/17242). Heri blev der fremlagt en prognose, som peger på, at planen om at udvide plejeboligkapaciteten i 2017-18 skal fastholdes.

I budgetaftalen 2014-17 var der afsat 18,3 mio. kr. i 2017 og 30 mio. kr. i 2018 til udbygning af plejeboligkapaciteten. Kapacitetsudvidelsen blev fastholdt i budgetaftalen 2015-18, bl.a. som følge af ovennævnte Plejeboliganalyse.

I den statusredegørelse om udvidelse af plejeboligkapaciteten, der behandledes i Økonomiudvalget den 7/4 2015 (sag.nr. 2015/07706), bekræftedes behovet for at udvide kapaciteten med 50-60 plejeboliger i 2017-18. Samtidigt blev der i sagsfremstillingen peget på, at kapaciteten af midlertidige pladser må følges nøje, da bl.a. sygehusene udskriver deres patienter hurtigere og hurtigere.

I vedlagte bilag foretages en række vurderinger af forskellige handlemuligheder i forhold til at udvide plejeboligkapaciteten. Ved vurderingen af de forskellige handlemuligheder lægges følgende til grund:

• Erfaringer fra andre kommuner viser, at den optimerede driftstørrelse for et nyt plejecenter er 90-100 beboere. Med den størrelse opnås den mest omkostningseffektive løsning, bl.a. fordi normeringen af nattevagter kan optimeres.
• Det budgetterede beløb på i alt 48 mio. kr. vil - ved samarbejde med et alment boligselskab om opførelsen af boliger med tilhørende fællesarealer - være tilstrækkeligt til opførelse af 90 plejeboliger. Ved byggeri på en af kommunens egne grunde kan der formentligt forventes et restbudget.
• Der vil være økonomisk råderum til at rokere en del af den nuværende kapacitet, svarende til ca. 30-40 boliger/pladser, således at der etableres løsninger med en bedre (pleje-)driftøkonomi end den nuværende. En rokeringsløsning rummer således mulighed for, at 'mankoen' mellem kapacitetsbehov (på 50-60 boliger i 2018) og en optimeret driftstørrelse på 90-boliger kan dækkes på totaløkonomisk forsvarlig vis.

I bilaget vurderes forskellige muligheder for at udvide plejeboligkapaciteten: Primært nybyggeri og udvidelse af eksisterende plejecentre i såvel privat som kommunalt regi. Begge de nævnte handlemuligheder kan evt. ske i kombination med rokeringsløsninger. Bilaget indeholder totaløkonomiske vurderinger og foreløbige driftøkonomiske beregninger af de forskellige løsninger.

I oversigtsform kan fordele og ulemper ved de skitserede løsninger fremstilles på følgende måde:

Tabel: Udvidelse af plejecenterkapacitet - oversigt over handlemuligheder

Handlemuligheder	Perspektiv	Kommentarer
Udvidelse af eksisterende centre
Bakkebo (Gilleleje)	Arealet af tennisbanen svarer til, at der vil kunne udbygges med op til 60 boliger, inkl. udvidet centerareal. Det kan overvejes at udnytte del af p-plads plus fortætning, hvorved der er plads til yderligere 8-10 boliger. En udbygning med 40-50 pladser vil betyde en samlet størrelse på 103-113 pladser, hvilket vil bidrage til en fornuftig driftøkonomi. Udvidelsen af Bakkebo kan times i forhold til en udvidelse af Skovsminde. En gradvis indfasning af kapaciteten kan reducere risikoen for tomgang.	Der vil skulle skaffes en alternativ placering af tennisbaner og tilhørende klubhus/ omklædnings- faciliteter. Mulighed for at intensivere brugen af eksisterende centerareal skal undersøges nærmere. Herved kan etableringsomkostningerne evt. reduceres.
Skovsminde (Græsted)	Inden for eksisterende lokalplan er der i princippet en restrummelighed på 2.000 etagemeter. Vest for plejecentret vil et areal kunne anvendes til en udvidelse med 2.000 etagemeter. Den eksisterende centerdel vil skulle udvides i forbindelse med en udvidelse. Et etagemeterareal på 2.000 m2 vil derfor kunne rumme ca. 20 boliger, dvs. en potentiel udvidelsesmulighed på op til 40 boliger.	Den eksisterende bebyggelses placering i forhold til matriklen giver måske en reel udvidelsesmulighed, der er i underkanten af 20 boliger. Samtidig vil der formentlig skulle etableres lange forbindelsesgange mellem den nye og den gamle del. En udbygning med 30-40 pladser vil betyde en samlet størrelse på 87-97 pladser, hvilket vil bidrage til en fornuftig driftøkonomi.
Nyt plejebyggeri
På selvstændig matrikel	Der kan etableres en optimeret driftstørrelse på 90-100 boliger, hvilket vil give de lavest mulige driftomkostninger i hele plejecentrets levetid.	I forhold til ovennævnte løsninger vil driftomkostningerne per borger blive lavere, da alle boliger kan udstyres optimalt og omkostningseffektivt. I forhold til at bygge nyt plejecenter i tilknytning til Gilleleje Læringsområde, se nedenfor, vil denne løsning være dyrere, dels fordi etableringsomkostningerne per kvadratmeter vil være højere og dels fordi der vil være færre muligheder for samdrift og arealoptimering.
Sammen med Gilleleje Læringsområde	Optimeret brug af projektressourcer, herunder samlet udbudsproces og brug af rådgivere. Lavere etableringsomkostninger i form af klargøring af byggegrund, etablering af fælles kloakering, ledningsnet og infrastruktur, herunder adgangsveje og p-pladser. Fælles OPP-kontakt (evt. undtagelse af de dele af byggeriet, der omfattes af almen boliglovgivningen). Forbedret totaløkonomi gennem reduktion af samlede antal kvadratmeter/driftomkostninger. Stordriftfordele ved mulighed for at bruge samme fælles faciliteter som fx hal – både til genoptræning og elev-undervisning.	Sammentænkningen kan give en øget kompleksitet i projekterings- og etableringsfasen, hvilket kan påvirke de samlede etableringsomkostninger, således at omkostningreduktionen kan blive mindre. Muligheden for at opnå reducerede etableringsomkostninger ved sammentænkningen eksisterer reelt kun for nærværende, hvorimod udvidelsesmulighederne på eksisterende centre også vil kunne udnyttes ved en senere lejlighed.
Indtænkning af rokeringsløsninger
Toftebo (33 pladser)	Afventer vedligehold af tag og bad - potentielt en udgift, der kan andrage et to-cifret millionbeløb.	Ved at overflytte funktionerne til et andet center end Toftebo vil vedligeholdsomkostningerne herfra evt. kunne indgå i projekterings- og anlægsomkostningerne i forbindelse med etablering af erstatningskapacitet. Hvis bygningerne ikke længere anvendes til det nuværende formål, skal det undersøges, hvad bygningerne alternativt kan anvendes til.
Udsigten (28 boliger)	Uhensigtmæssig bebyggelse, med høje driftomkostninger per borger.	I princippet kan der udvides på nabogrund (mark). Der vil skulle foretages en zoneændring - og der skal afgives byzone andetsteds. Tilkørselsforholdene til ny plejecenterdel vil skulle etableres med yderligere arealudlæg til følge. Ved at overflytte funktionerne til et andet center vil driftomkostningerne per borger formentlig kunne reduceres. Hvis bygningerne ikke længere anvendes til det nuværende formål, skal det undersøges, hvad bygningerne alternativt kan anvendes til.
Andre rokeringsløsninger – udover en kombination af ovenstående, også Søfryd (høje tomgangsudgifter) og Skipperstræde 6 Konvertering af 24 små boliger på Søstien til 12 større boliger	Mankoen mellem kapacitetsbehov og optimeret driftstørrelse dækkes på totaløkonomisk forsvarlig vis ved de skitserede rokeringsløsninger.	Der er givetvis et potentiale ved de skitserede rokeringsløsninger, men der er endnu ikke lavet detaljerede beregninger heraf.

Tidsplan og videre proces
Såfremt plejecenterbyggeriet sammentænkes med Gilleleje Læringsområde, vil det betyde en tidsfristforlængelse i forhold til den oprindelige tidsplan for Gilleleje Læringsområde på mellem 3 måneder og 6 måneder. Tidsfristforlængelsen afhænger af, hvornår der foreligger en politisk beslutning om, hvorvidt de to projekter skal sammentænkes. Selvom der pt. arbejdes videre med projektet Gilleleje Læringsområde, har den mulige sammentænkning mellem de to projekter allerede betydet en tidsfristforlængelse i forhold til den oprindelige tidsplan. I denne periode er ideerne om en mulig sammentænkning blevet præsenteret ved en teamdrøftelse mellem Økonomiudvalget og Social- og Sundhedsudvalget samt udvalgsformændene for Børneudvalget og Skoleudvalget (d. 7/4), og endvidere er Skoleudvalget orienteret om processen (d. 8/4).

Projektorganisationen internt i kommunen er gearet til en eventuel sammentænkning, og der er ligeledes i forhold til det igangværende rådgiverudbud taget højde for, at vi eventuelt også skal have bygherrerådgivning i forhold til byggeriet af et plejecenter samt juridisk bistand omkring almenboliglovgivningen. Der er taget højde for dette ved at udbyde rådgivning i forbindelse med et plejecenter som en option i udbuddet.

Såfremt det besluttes at sammentænke de to projekter, skal der tages fornyet stilling til kommissoriet for det politiske temaudvalg - Skoleudvalget skal enten ændres, så både læringsområdet og pleje- og seniorcenteret skal varetages i temaudvalget, eller der skal på anden vis sikres en politisk forankring af projektet.

Her fremlægges to scenarier for tidsplaner:

• I tidsplan A træffes der beslutning omkring sammentænkning af Gilleleje Læringsområde og pleje- og seniorcenterbyggeriet på fagudvalgsmøderne i april og ØU- og byrådsmøderne i starten af maj.
• I tidsplan B vil der efter beslutning om evt. sammentænkning være mere tid til at udfolde ideerne omkring sammentænkning, men det vil have som konsekvens, at det samlede projekt tidsforskydes yderligere.

I begge tidsplaner er der sat tid af til politisk idegenerering, visionsarbejde og behandling af hovedprincipper for bygninger og indhold. Dette vil i tidsplan A foregå på de politiske møder gennem hele efteråret 2015, og i tidsplan B på et tilsvarende antal politiske møder frem mod februar 2016. Der er ligeledes sat tid af til inddragelsesprocesser med relevante brugere og borgere.

Tidsplan A (beslutning omkring sammentænkning af projekterne sker i maj)
(Vigtige deadlines er i tabellen markeret med fed)

Uge	Aktivitet	Forudsætninger
APRIL - MAJ	Politisk behandling af sammentænkning af læringsområde og plejecenter	Fagudvalgsanbefaling på april-møder Inddragelse af interessenter
JUNI	Politisk valg af byggefelt og finansieringsmodel	Sammentænkningen indebærer, at placeringen på matrikelniveau er valgt.
AUGUST - SEPTEMBER	Politisk behandling af visioner og hovedprincipper for bygninger og indhold	Udvikling af vision, inddragelse af interessenter
OKTOBER	Udbudsbekendtgørelse udsendes forud for prækvalificering af tilbudsgivere	De overordnede rammer for bygningernes indhold er fastsat
NOVEMBER	Politisk behandling af hovedprincipper for bygninger og indhold
NOVEMBER	Udsendelse af dialogmateriale (første udkast til funktionskravene)	Krav til bygningernes indhold og funktioner kan opstilles. Funktionskravene kan løbende ændres i dialogfasen.
DECEMBER	Igangsættelse af dialogfase med tilbudsgivere
JULI 2016	Kontraktunderskrivelse

Tidsplan B (Der gives mere tid til at udvikle sammentækningen)
(Vigtige deadlines er i tabellen markeret med fed)

Uge	Aktivitet	Forudsætninger
APRIL - MAJ	Politisk behandling af sammentænkning af læringsområde og plejecenter	Fagudvalgsanbefaling på april-møder
JUNI	Politisk behandling af visionen for sammentænkningen	Inddragelse af interessenter
SEPTEMBER	Politisk valg af byggefelt og finansieringmodel	Inddragelse af interessenter Sammentænkningen indebærer, at placeringen på matrikelniveau er valgt.
OKTOBER - NOVEMBER	Politisk behandling af visioner og hovedprincipper for bygninger og indhold	Udvikling af vision, inddragelse af interessenter
DECEMBER	Udbudsbekendtgørelse udsendes forud for prækvalificering af tilbudsgivere	De overordnede rammer for bygningernes indhold er fastsat
JANUAR - FEBRUAR 2016	Politisk behandling af hovedprincipper for bygninger og indhold
FEBRUAR 2016	Udsendelse af dialogmateriale (første udkast til funktionskravene)	Krav til bygningernes indhold og funktioner kan opstilles. Funktionskravene kan løbende ændres i dialogfasen.
FEBRUAR 2016	Igangsættelse af dialogfase med tilbudsgivere
SEPTEMBER 2016	Kontraktunderskrivelse

Lovgrundlag
Bekendtgørelse af lov om almene boliger m.v. (almenboligloven) LBK nr 1023 af 21/08/2013. Særligt kapitel 8 og 9 i ft. kommunalbestyrelsens handle- og finansieringsmuligheder.


Økonomi
Børneudvalget 20-04-2015 punkt 27:
Jf. sagsfremstilling

Social- og sundhedsudvalget 22-04-2015 punkt 32:
I budgetaftalen 2014-17 var der afsat 18,3 mio. kr. i 2017 og 30 mio. kr. i 2018 til udbygning af plejeboligkapaciteten. Kapacitetsudvidelsen blev fastholdt i budgetaftalen 2015-18.

Det samlede budget på 48,3 mio. kr. er fastsat i forbindelse med en tidligere budgetproces, og budgettet vil efterfølgende skulle justeres i forhold til den endelige model for udvidelsen af plejeboligkapaciteten.

Foreløbige beregninger har godtgjort, at det budgetterede beløb vil kunne dække udgifterne til projektering og etablering af et plejecenter med 60 - 90 plejeboliger med tilhørende servicecenter.


Høring
Social- og sundhedsudvalget 22-04-2015:

Ældrerådet har behandlet sagen d. 13-04-2015 og bemærker følgende:

Ældrerådet kan ikke på det foreliggende grundlag afgive begrundet tilkendegivelse af, hvorvidt Ældrerådet mener, at det vil være hensigtsmæssigt at samtænke Gilleleje Læringsområde med pleje- og seniorcenterbyggeri.

Ældrerådet har allerede i forbindelse med den tidligere plejeboliganalyse anmodet om, at programmeringen blev sat i gang i dialog med ældrerådet og andre interessenter. Dette blev der anmodet om i høringssvar af den 22. august 2013 (forelagt Byrådet den 2. september 2013) og i høringssvar af den 29. september 2014 (forelagt Økonomiudvalg den 20. oktober 2014). Ældrerådet har igennem flere år - bl.a. i forbindelse med dialogmøder med SSU - påpeget det nødvendige i at begynde en programmering på et tidligt tidspunkt.

Ældrerådet mener slutteligt, at det er et helt forkert grundlag, opstarten af sammentænkningen er sket på. Ældrerådet anmoder derfor om inddragelse ved et dialogmøde.


Bilag
Bilag: SSU/BØR/ØU/BY 04-05/2015: Business Case: Sammentænkning af plejecenterbyggeri og Gilleleje Læringsområde (2015/12016 001).


Administrationens indstilling Administrationen indstiller til Børneudvalget og Social- og Sundhedsudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at beslutte:

1. at der ikkeskal ske en sammentænkning af Læringsområde Gilleleje og byggeri af nyt pleje- og seniorcenter eller
2. at der skal ske en sammentænkning af Læringsområde Gilleleje og byggeri af et nyt pleje- og seniorcenter, og at programsamarbejdet vedr. sammentænkningen indledes med det samme (tidsplan A) eller
3. at der skal ske en sammentænkning af Læringsområde Gilleleje og byggeri af et nyt pleje- og seniorcenter, og at der gives mere tid til at udvikle ideer for sammentænkningen (tidsplan B).

Administrationen indstiller til Børneudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at beslutte:
4. at byggeri af dagtilbud svarende til ca. 110 pladser sammentænkes med skolebyggeriet i et fælles Gilleleje Læringsområde - under forudsætning af, at finansieringen kan findes i den kommende budgetproces.


Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Børneudvalgets beslutning den 20-04-2015:
1. Anbefalet.
2. - 3. Bortfalder.
4. Anbefalet med den tilføjelse at byggeriet af dagtilbud eventuelt kan indarbejdes som en option.

Fraværende: Poul-Erik Engel Høyer

Social- og Sundhedsudvalgets beslutning den 22-04-2015:
1. Anbefalet
2. Bortfalder
3. Bortfalder

Thomas Elletoft fraværende.


Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1. Anbefalet
2. - 3. Bortfalder
4. Anbefalet med Børneudvalgets bemærkninger.

Fraværende: Nick Madsen


Beslutning
1. Tiltrådt
2. - 3. Bortfalder
4. Tiltrådt med Børneudvalgets bemærkninger.

Fraværende Susan Kjeldgaard





74. Callcenter, ændrede åbningstider og bedre borgerkontakt
00.01G00 - 2014/21800

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet.

Baggrund
Åbningstiderne i Gribskov Kommune varierer i dag fra center til center for såvel personlige som telefoniske henvendelser. Dette medfører ofte, at det er svært for den enkelte borger at gennemskue, hvornår de kan få hjælp til hvad. Borgerne oplever ofte at ringe indenfor omstillingens åbningstid uden at kunne blive viderestillet til relevant afdeling, eller kun at kunne få løst dele af deres henvendelse fordi dele af kommunen er lukket for henvendelser. Den nuværende forskelligartede åbningstid giver altså ikke den ønskede gode kvalitet i borgerbetjeningen.

Tilsvarende medfører de forskelligartede åbningstider ineffektive vagtlag i forskellige dele af organisationen, hvilket igen betyder dårlig udnyttelse af personale ressourcerne bredt set.

Derudover er håndteringen af telefoniske henvendelser i dag tilrettelagt således, at der i vidt omfang må omstilles mellem centrene. Kommunens omstilling er således i dag en ren omstilling. Det vil sige at der ikke straksløses, men alene stilles videre til andre enheder. Dette betyder, at en lang række henvendelser der let kunne straksafklares, da de alene har overordnet vejledende karakter, stilles videre til centrene og således forstyrrer den daglige drift.

Sagsfremstilling
I regi af projektet 'produktiv velfærd' er der derfor arbejdet med et oplæg til en samlet omlægning af måden hvorpå henvendelser håndteres for derigennem at sikre såvel øget kvalitet som effektivitet. Projektet arbejder i to hovedspor. Dels en harmonisering af åbningstiden i kommunen, dels en omlægning af selve håndtering af henvendelserne.

Den ændrede åbningstid skal dels sikre større produktivitet i opgavevaretagelsen, dels bedre gennemsigtighed for den enkelte borger. Derudover etableres et egentligt callcenter som fælles indgang til kommunens telefoniske henvendelser. Callcenteret skal håndtere flest mulige straksafklaringer og således understøtte, at borgeren ikke alene oplever en ens åbningstid, men også hurtig afklaring af de mest stillede spørgsmål uden at blive stillet om mellem centre. Den ændrede åbningstid står således ikke alene, men er en del af et større projekt, hvor borgerens serviceoplevelse sættes i centrum. Den harmoniserede åbningstid er betingende for den efterfølgende omlægning af henvendelser.

I forbindelse med forberedelse af forslag til nye åbningstider er åbningstiderne i omegnskommunerne analyseret. Gældende for Hillerød, Allerød og Halsnæs er, at der samlet set er færre åbne timer end i Gribskov Kommune. Frederikssund har samlet set 4 timer mere åbent. Den længere åbningstid i Frederikssund ses på Sundheds- og Børneområdet. I alt ses et spænd på 56 timers mindre åbent (Halsnæs) til 4 timer mere åbent (Frederikssund). Alle undtagen Allerød (og Gribskov) har en ugentlig lukkedag.

Som supplement til denne undersøgelse skal tilføjes, at Borgerservice dagligt oplever, at servicere borgerne i Halsnæs vedr. pas og kørekort grundet Gribskov Kommunes markant længere åbningstid. Samt som påpeget ovenfor, at borgerne i dag ikke oplever, at den lange åbningstid er lig med høj kvalitet, tværtimod opleves frustration over 'åbne døre' i Borgerservice uden mulighed for hjælp til tungere sagsbehandling på velfærdsområderne.

I lyset af ovenstående og behovet for effektiviseringer anbefaler administrationen at kommunens åbningstider harmoniseres på tværs af centre, så åbningstiden fremover er ens for alle kommunens centre. Der lægges op til en reduktion af åbningstiderne med 21 timer ugentligt. Det anbefales ikke at indføre en ugentlig lukkedag. Følgende åbningstider for såvel telefoniske som personlige henvendelser lægges frem til beslutning:

Mandag: 10-14
Tirsdag: 10-14
Onsdag: 10-14
Torsdag: 10-17
Fredag: 10-13

Vedlagte bilag 1 viser, hvordan den ændrede og harmoniserede åbningstid påvirker de enkelte centre.

Ændringen vil medføre mulighed for effektiviseringer i mange af kommunens centre. Ensretningen af åbningstid vil, trods indskrænkningen, betyde udvidet åbningstid på såvel sundheds- som børneområdet.

Der kan fortsat aftales konkrete møder mellem borgere og medarbejdere udenfor den officielle åbningstid. Således kan der fortsat aftales møder med byggesagsbehandlere, jobkonsulenter, visitatorer osv udenfor den generelle åbningstid. Det er alene de uanmeldte uplanlagte henvendelsesmuligheder der nu ændres. Der vil for at øge smidighed i forbindelse med mødeplanlægning blive afsøgt, hvordan et aftalesystem kan implementeres på kommunens hjemmeside, så borgerne selv kan booke sig ind til møder med byggesagsbehandlere mv. Tilsvarende er under indfasning på arbejdsmarkedsområdet.

Callcenteret og straksafklaringen af borgernes henvendelser bliver implementeret i løbet af 2015. Udrulningen vil ske centervist, et center af gangen for at sikre en god og solid indkøring. Callcenteret forankres i Center for Borgerservice og IT i team Borgerservice og bemandes med medarbejdere fra Borgerservice. I takt med udrulningen finder sted vurderes det om der skal ske yderligere bemanding gennem overførsel fra andre centre. Effektiviseringspotentialerne vil blive vurderet og realiseret gradvist i takt med udrulningen og basere sig på vurdering af den sparede tid for det enkelte center gennem at callcenteret varetager alle straksafklaringer.


Lovgrundlag
-


Økonomi
Effektiviseringspotentialerne af callcenteret vil blive vurderet og realiseret gradvist i takt med udrulningen, men forventes at medføre besparelsespotentialer i form af medarbejdertimer og øget effektivitet i sagsbehandlingen.


Høring
-


Bilag
Bilag 1: ØU 7.4.15: Åbningstider Dok nr. 2014/21800 027


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet

1. at ændre åbningstiden så den ensrettes for den samlede kommunale forvaltning
2. at åbningstiden ændres så den fra d. 1 september 2015 er Mandag: 10-14, Tirsdag: 10-14 Onsdag: 10-14, Torsdag: 10-17, Fredag: 10-13

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1.- 2.
Anbefalet med bemærkning om at åbningstiderne om fredagen, herunder om der fremadrettet bør være lukket fredag evalueres om 6 måneder.

Fraværende: Nick Madsen


Beslutning
1. -2.
Ændringsforslag fra C: Kommunen fastholder de åbningstider der gælder i dag.
For: C, Ø (3)
I mod: A, G, O, V (19)
Ændringsforslag ikke tiltrådt.

Administrationens indstilling:
For: A, G, O, V (19)
I mod: C, Ø (3)
Administrationens indstilling tiltrådt, med Økonomiudvalgets anbefaling.

Fraværende Susan Kjeldgaard





75. Gribskov Kommunes Indkøbs- og udbudsstrategi
88.00Ø00 - 2015/04442

Sagsfremstilling
Sagen forelægges på ny for Vækstudvalget, Erhvervs- og Turismeudvalget, Arbejdsmarkedsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet, efter Byrådet i sit møde den 09.03.2015 har sendt sagen tilbage til fornyet behandling, med henblik på godkendelse af Indkøbs- og udbudsstrategien for Gribskov Kommune.

Administrationen har revideret strategien i forhold til de bemærkninger, der blev fremsat i Byrådets møde. Ændringerne er markeret med gult i det vedlagte bilag.

Sagsfremstilling til Vækstudvalget 17.02., Arbejdsmarkedsudvalget 18.02., Erhvervs- og Turismeudvalget 23.02., Økonomiudvalget 02.03. og 09.03. samt Byrådet 09.03.15:
Gribskov Kommunes nye indkøbs- og udbudsstrategi (bilag 1) erstatter den nuværende strategi og politik. Det var tidligere lovpligtigt at udarbejde udbudspolitik og udbudsstrategi. Det er det ikke længere, men administrationen finder det hensigtsmæssigt, at der er en politisk vedtaget strategi, som udstikker rammerne for arbejdet med udbud og indkøb. Hensigten med Gribskov Kommunes nye strategi er at give borgere og leverandører et overblik over kommunens holdninger på området.

Udover strategien udarbejdes der vejledninger til administrationen om den praktiske og administrative proces for gennemførelse af udbud.

Der er offentliggjort udkast til en kommende dansk udbudslov, som ikke er besluttet i folketinget endnu, men som p.t forventes vedtaget inden sommerferien. Det kan betyde en ændring af afsnittet om love og regler for gennemførelse af udbud (afsnit C, underafsnit 'Regler', side 7), og det anbefales at administrationen kan tilpasse afsnittet når lovgivningen er vedtaget.

I forhold til den tidligere politik og strategi er der ændringer af beskrivelsesmæssig karakter, og der lægges ikke op til en radikal ændring af kommunens praksis. Nedenfor kommenteres de væsentligste ændringer:

Nyt i oplægget til strategi:

• Interne principper - Gribskov Kommunes interne principper for indkøb under 500.000 kr. er blevet fornyet. Hvor der tidligere var regler for, at der skulle indhentes flere tilbud ved indkøb over 25.000 kr., lægges der i strategien vægt på godt købmandsskab, og i de administrative retningslinjer at det dokumenteres om man har indhentet tilbud eller der er en god grund til ikke at gøre det, fx i de tilfælde hvor der kun er én leverandør til ydelsen.
• Fagentrepriser/delaftaler - opdeling af opgaver i fagentrepriser/delaftaler, som gør at også mindre virksomheder har mulighed for at byde på opgaverne, hvor det er relevant.
• Den politiske behandling af udbud - Der har hidtil været forskellig praksis for hvornår og hvilket indhold der forelægges til politisk beslutning.
  Udbud forelægges politisk når:
  • Udbud af kommunens egne driftsopgaver, der ikke før har været udbudt, eller er hjemtaget og udbydes på ny
  • Udbud af store bygge- og anlægsopgaver
  • Udbud af opgaver, der har et særligt politisk fokus
  • Udbud, der indebærer væsentlige ændringer i service eller kvalitetsniveau og/eller i budgettet.

Politisk besluttes evalueringskriterierne (pris/kvalitet/service mv.) og om der skal bruges sociale klausuler og/eller arbejdsklausuler mv.

Efterfølgende orienteres der politisk om valg af leverandør.

Udbud af:

• simple varekøb og tjenesteydelser
• mindre bygge- og anlægsopgaver
• genudbud uden væsentlige ændringer i service- og/eller kvalitet

behandles ikke politisk.

Som en del af et godt samarbejde med kommunens leverandører, etableres et samarbejde med Gribskov Erhvervscenter, og 1 gang årligt afholdes møde med nuværende og evt. kommende leverandører, hvor der er dialog og bl.a orienteres om kommende udbud.


Lovgrundlag

• Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer, § 1, stk. 1.
• Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om amordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
• Bekendtgørelse nr. 936 af 16. september 2004 om indgåelse af kontrakter inden for vand- og energifyrsyning, transport samt posttjenester med senere ændringer, § 1, stk. 1.
• Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/17/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester.
• Bekendtgørelse nr. 1410 af 07. december 2007 af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter med senere ændringer (tilbudsloven).

Ny udbudslov:

• Erhvervs- og vækstministeriets forslag til udbudslov, offentliggjort 05. december 2014.

Nyt udbudsdirektiv:

• Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF

Nyt forsyningsvirksomhedsdirektiv:

• Direktiv 2014/25/EU om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF.

Økonomi
-


Høring
Med baggrund i tidligere kritik i landsundersøgelser af Gribskov Kommunes praksis i forbindelse med udbud har vi valgt at sende indkøbs- og udbudsstrategien til udtalelse i LO Hovedstaden, Dansk Industri og Dansk Bryggeri (bilag 2-4). Strategien har ligeledes været drøftet i HU.

Alle har udtrykt anerkendelse af, at de har haft lejlighed til at kommentere udkastet inden den endelige politiske behandling. Ud over de kommentarer, som allerede er omfattet af strategien fremhæves følgende

LO Hovedstaden (LO):

• Fair trade og CSR - LO bemærker, at der i strategien ikke nævnes fair trade produkter og vurdering af virksomhedernes CSR.
  Corporate Social Responsibility (CSR) er betegnelsen for virksomheders arbejde med at integrere sociale og miljømæssige hensyn i deres forretningsaktiviteter.
  
  Administrationens kommentar: Administrationen anbefaler, at fair trade produkter ved varekøb ikke generelt tages med i alle udbud, men at det overvejes ved hvert udbud, hvor det kan være relevant. For så vidt angår CSR, så adresseres det i strategien under afsnittet 'Etisk Ansvar', hvor Gribskov Kommune stiller krav om at kommunens leverandører og deres underleverandører overholder en række grundlæggende ILO-konventioner om bl.a. tvangsarbejde, sikkert arbejdsmiljø mv.
  
• Arbejdsklausul ILO konvention nr. 94 - LO bemærker at det kan tydeliggøres hvordan og på hvad vi anvender arbejdsklausuler.
  
  Administrationens kommentar: I strategien står der, at der vil blive taget stilling i arbejdet med de enkelte kontrakter og medtaget hvor det giver mening. Dette vil blive beskrevet i retningslinjerne til administrationen, som LO også foreslår.

Dansk Industri (DI):

• ILO konvention nr. 94 - DI bemærker at kommunens brug af ILO konvention nr 94 er i konflikt med udstationeringsdirektivet.
  
  Administrationens kommentar: Beskæftigelsesministeriet har i et cirkulere anbefalet kommunerne alligevel at anvende ILO nr 94. Dette er i dag en udbredt praksis i kommunerne landet over, hvorfor administrationen anbefaler at vi fortsat anvender ILO nr 94 eller tilsvarende formulering, i de udbud og kontrakter, hvor det er relevant.

Dansk Byggeri (DB):

• Mål for konkurrenceudsættelse - DB anbefaler at der indskrives et mål for Kommunens konkurrenceudsættelse.
  
  Administrationens kommentar: Administrationen mener ikke det bør indgå i strategien. Gribskov Kommune har landets højeste konkurrenceudsættelsesprocent, så derfor er det ikke relevant at fastsætte et mål for denne. GK konkurrenceudsætter opgaver, hvor der kan være gevinster at hente i form af kvalitetsforbedringer, bedre priser og mangfoldighed i kommunens tilbud til borgerne mv., ikke for at nå en bestemt konkurrenceudsættelsesprocent. - jf. indledning i strategien.
  
• Garantistillelse - DB forslår at der i strategien indskrives politik for krav om arbejdsgaranti ved kommunale bygge- og anlægsarbejder med en entreprisesum over 1 mio. kr.
  
  Administrationens kommentar: Administrationen anbefaler ikke at medtage dette i strategien. Som udgangspunkt stilles der altid krav om garantistillelse, hvor vi lægger os op ad Klima- Energi- og Bygningsministeriets cirkulærebeskrivelse om vejledende mindstegrænser for sikkerhedsstillelse. Konkret overvejes det fra opgave til opgave, hvordan garantistillelsen udformes i den enkelt kontrakt. Brug af garantistillelse vil blive beskrevet i retningslinjerne til administrationen.
  
• Kontrolbud - I strategien er det beskrevet, at der altid laves et kontrolbud, når en opgave udbydes første gang. DB skriver, at det ikke er hensigtsmæssigt i alle tilfælde, men kun efter nøje overvejelse og konkret vurdering.
  
  Administrationens kommentar: Formålet med beskrivelsen i strategien er, at der altid udarbejdes kontrolbud, når en driftsopgave, der udføres i kommunalt regi, udbydes til privat leverandør. Der foretages en beregning af hvad det koster at udføre opgaven i kommunalt regi, så der er et udgangspunkt for at vurdere de indkomne tilbud.
  
• Uddannelsesklausuler og partnerskabsaftaler - DB anfører, at de gerne vil i dialog med kommunen om brug af klausuler og har en holdning til at klausulerne i sig selv ikke skaber flere lærepladser, praktikpladser mm.
  
  Administrationens kommentar: I strategien anføres det netop, at det skal overvejes hvornår det er hensigtsmæssigt at indarbejde krav om disse klausuler. Administrationen foreslår ligeledes at vi tager et møde med DB om disse forhold.
  
• Sociale klausuler, arbejdsklausuler og kædeansvar - DB anfører at de er klar over at mange kommuner arbejder med disse, men har en række bemærkninger om at DB ikke mener det skal indgå i kontrakterne.
  
  Administrationens kommentar: Administrationen anbefaler at vi fastholder formuleringerne i strategien om anvendelse hvor det er hensigtsmæssigt.
  

HU
HU har fået en orientering om den nye udbuds- og indkøbsstrategi og har udtalt:
HU udtrykker tilfredshed med at det sikres, at der er opmærksomhed om sociale- og arbejdsklausuler og at der er fokus på at spørge de berørte medarbejdergrupper. Betydningen af begge understreges, og at der er enighed om at inddrage medarbejderne, hvor det er relevant.

Medarbejdersiden spørger til hvorfor høringen sker i LO, når der er et MED system.

Administrationens kommentar: I arbejdet med strategien har administrationen talt med andre kommuner, som har haft god gavn af tilbagemelding fra LO, og har derfor besluttet at høre LO.


Bilag
Bilag 1 ØU 02-03-15 Gribskov Kommunes indkøbs- og udbudsstrategi Dok.nr. 2015/04442 017

Bilag 2 ØU 02-03-15 Høringssvar fra LO Hovedstaden Dok.nr. 2015/04442 018

Bilag 3 ØU 02-03-15 Høringssvar fra Dansk Industri Dok.nr. 2015/04442 019

Bilag 4 ØU 02-03-15 Høringssvar fra Dansk Byggeri Dok.nr. 2015/04442 020

Nyt bilag efter Byrådets behandling den 09-03-2015
Bilag 5 ØU 04-05-15 Gribskov Kommunes indkøbs- og udbudsstrategi - revideret version Dok.nr. 2015/04442 028 (ændringer markeret med gult)


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Vækstudvalget, Erhvervs- og Turismeudvalget og Arbejdsmarkedsudvalget, at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet

1. at godkende Indkøbs- og udbudsstrategien for Gribskov Kommune.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 02-03-2015:
Udskydes til behandling på ekstraordinært økonomiudvalgsmøde den 9. marts.

Fraværende Nick Madsen.


Økonomiudvalgets beslutning den 09-03-2015:
Ændringsforslag fra Borgmesteren:
Punktet tiltrædes idet det anbefales, at der i arbejdet med udbud er et skærpet fokus på CSR, Fairtrade og økologi, samt mindre erhvervsdrivenes struktur.
For stemmer: V (4), C (1)
Undlader at stemme: G (1), A (2)

Fraværende Jonna Præst.


Byrådets beslutning den 09-03-2015:
Sagen sendes tilbage til fornyet behandling.

Erhvervs- og Turismeudvalgets beslutning 13-04-2015:
1 O (1) undlod at stemme.
A (1), G (2) og C (1) stemte for med tilføjelsen af at udvalget ønsker en politisk drøftelse af retningslinjer og orientering når ny udbudslov vedtages.
V (4) stemte imod.
Sagen videresendes til økonomiudvalget uden anbefaling.

Vækstudvalgets beslutning 21-04-2015:

1. Anbefalingen tiltrådt

Arbejdsmarkedsudvalgets beslutning 22-04-2015:
Tiltrådt med følgende bemærkninger:

• at Arbejdsmarkedsudvalget bliver orienteret om retningslinierne for indkøbs- og udbudsstrategien, når de er udarbejdet
• at indkøbs- og udbudsstrategien behandles een gang i hver byrådsperiode
• at Arbejdsmarkedsudvalget orienteres een gang årligt om tilfælde, hvor kædeansvar ikke har været brugt.

Fraværende: Thomas Elletoft

Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
Tiltrådt med arbejdsmarkedsudvalgets bemærkninger fra 22-4-2015.

Fraværende Nick Madsen


Beslutning
Tiltrådt Økonomiudvalgets anbefaling.

Fraværende Susan Kjeldgaard





76. KKR Hovedstaden: Høring af udkast til fælles uddannelsesstrategi
81.04G00 - 2015/11632

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet. Sagen omhandler høring af udkast til fælles uddannelsesstrategi og orientering om arbejdet med at forankre strategien.

Baggrund
Som led i en styrkelse af kommunernes fokus på uddannelsesområdet er der i regi af KKR Hovedstaden (Kommunekontaktråd Hovedstaden) udarbejdet et udkast til en fælles uddannelsesstrategi.

Uddannelsesstrategien fokuserer primært på velfærdsuddannelser som

• Socialrådgiveruddannelsen
• Læreruddannelsen,
• Pædagoguddannelsen,
• Sygeplejerskeuddannelsen,
• Ergo- og fysioterapeutuddannelsen,
• Pædagogisk assistentuddannelse (PAU)
• Social- og sundhedsuddannelser (SOSU)

Det vil sige, de uddannelser, som kommunerne som arbejdsgivere er aftagere af. Strategien adresserer kommunernes fælles interesser i udviklingen af uddannelserne set ud fra et arbejdsgiverperspektiv.

KKR Hovedstaden drøftede strategien på mødet den 23. februar 2015 og besluttede, at strategien sendes i høring i alle kommunalbestyrelser.

Om strategien
Formålet med strategien er at sikre bedre sammenhæng mellem udbuddet af nyuddannet arbejdskraft og kommunernes opgavemæssige udfordringer. Kompetent personale er afgørende for en effektiv opgavevaretagelse i kommunerne. Strategien skal derfor bidrage til at styrke kommunernes samlede indflydelse på udviklingen af velfærdsuddannelserne.

Uddannelsesstrategien er dels tænkt som et ståsted for de repræsentanter, som KKR Hovedstaden udpeger til bestyrelser og uddannelsesudvalg på professionshøjskoler mv. og dels som et udgangspunkt for kommunernes arbejde med som arbejdsgivere at udvikle kvaliteten i velfærdsuddannelserne bl.a. i forbindelse med praktikophold.

Strategien omhandler strategiske pejlemærker rettet med hhv.:

• Udbydere i form af uddannelsesinstitutionerne
• Aftagere i form af kommunerne selv
• De enkelte uddannelser - dvs. indholdsmæssige krav til de enkelte velfærdsuddannelser.

Pejlemærkerne rettet mod uddannelsesinstitutionerne omhandler bl.a. sikring af sammenhæng mellem skole og praktik, samt fokus på tværfaglighed, kommunikation og brug af ny teknologi.

Anbefalingerne rettet mod kommunerne selv vedrører især muligheden for via praktikforløbene at skabe de bedste rammer for de studerende og medvirke til at sikre sammenhæng i uddannelserne samt opfordring til at kommunerne stiller praksisviden til rådighed for uddannelsesinstitutionerne.

Endelig er der opstillet en række pejlemærker til konkretisering af udviklingsbehovet for de enkelte velfærdsuddannelser, som er omfattet af strategien.

Administrationens anbefaling
Administrationen anbefaler Økonomiudvalget at anbefale Byrådet, at bakke op om udkastet til uddannelsesstrategien i høringssvaret.


Lovgrundlag
-


Økonomi
-


Bilag
Bilag: ØU 04-05-15 Udkast til fælles uddannelsesstrategi dokumentnr. 2015/11632 003


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet

1. at bakke op om udkastet til uddannelsesstrategien
2. at afgive eventuelle bemærkninger til udkast til fælles uddannelsesstrategi
3. at tage til efterretning at der igangsættes en proces med henblik på at forankre strategien

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1. - 3. Anbefalet

Fraværende Nick Madsen


Beslutning
1. - 3. Tiltrådt.

Fraværende Susan Kjeldgaard





77. Anbefaling til det fortsatte beredskabssamarbejde i Nordsjælland.
14.00A00 - 2014/41094

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet. Sagen har tidligere været forelagt Økonomiudvalget på mødet i april.

Baggrund
I februar 2015 besluttede byrådene i alle 11 kommuner i Nordsjælland at undersøge mulighederne for et eventuelt fælles beredskabssamarbejde i hele Nordsjælland. I beslutningen indgik, at et eventuelt fælles beredskab skulle etableres ud fra de rammevilkår, der ligger til grund for det beredskabsfællesskab, som de fem kommuner i Nordsjælland Øst (Helsingør, Hørsholm, Rudersdal, Fredensborg og Allerød) allerede har oprettet: ”Nordsjællands Brandvæsen”.

For at kvalificere undersøgelsen af et muligt bredt beredskabssamarbejde i Nordsjælland har beredskabschefer/-medarbejdere og økonomikonsulenter i de seks kommuner i ”Nordsjælland Vest” (Gribskov, Hillerød, Furesø, Egedal, Halsnæs og Frederikssund) i løbet af februar og marts måned arbejdet intensivt med at udarbejde beskrivelser, analyser og opgørelser vedr. beredskabet i de seks kommuner. Dette arbejde blev bistået med rådgivning og kvalitetssikring fra kommunerne bag Nordsjællands Brandvæsen.

Status
Den 23. marts 2015 blev der afholdt en fælles drøftelse mellem de to styregrupper for henholdsvis Nordsjællands Brandvæsen og beredskabssammenlægningen i ”Nordsjælland Vest”. Formålet med drøftelsen var at vurdere om det på det foreliggende grundlag ville kunne anbefales at fortsætte arbejdet hen imod ét fælles beredskabsselskab i Nordsjælland.

De to styregrupper var enige om, at en beredskabssammenlægning mellem alle 11 kommuner ikke på det foreliggende grundlag er en oplagt mulighed, da der er meget forskellige ønsker til strategien for et nyt fælles beredskab.

Nordsjællands Brandvæsen er dannet som et kommunalt beredskab med en meget stor andel af tilknyttede serviceopgaver. Ejerstrategien er på nuværende at videreudvikle dette koncept.

Kommunerne bag ”Nordsjælland Vest” ønsker løbende at vurdere mulighederne for at konkurrenceudsætte opgaverne i det operative beredskab, da flere af kommunerne har gode erfaringer med udliciteringen af det operative beredskab til Falck. Det er styregruppernes vurdering, at det ikke ledelsesmæssigt vil være hensigtsmæssigt at danne et fælles selskab med udgangspunkt i disse forskelligartede ejerstrategier.

I Nordsjællands Beredskab har man for såvel ejerandel som kommunebidrag valgt en fordelingsnøgle ud fra det gældende budgetgrundlag, da man vurderer, at enkelte kommuner har et højere udgiftsniveau på grund af særlige forhold i kommunen. I Nordsjælland Vest ønsker man, at kommunebidraget fordeles efter budgetgrundlag i en overgangsperiode, mens serviceniveauerne harmoniseres, for derefter at fordele såvel kommunebidrag som ejerandel efter indbyggertal.

Endelig er der i såvel Nordsjællands Brandvæsen som i kommunerne bag ”Nordsjælland Vest” et meget presserende behov for en snarlig afklaring af den personalemæssige organisering. Dette er en betydelig udfordring, set i lyset af den tidshorisont, der knytter sig til dannelse af et fælles beredskab i de 11 kommuner.

Samarbejdsperspektiver
Begge styregrupper er dog enige om, at der er flere områder, som de to beredskabsselskaber med fordel vil kunne indgå samarbejder om.

Styregrupperne anbefaler derfor, at de to selskabsledelser får til opgave at afsøge mulighederne for udvidet samarbejde bl.a. på følgende områder:

• Operativt samarbejde i de to beredskabers ’grænseområder’

En af intentionerne i de større beredskabsenheder er at sikre, at det til enhver tid er nærmeste hjælp, der afsendes til den pågældende hændelse. Ved udarbejdelse af risikobaseret dimensionering vil man i fællesskab kunne afdække mulighederne for samarbejde i grænseområderne med henblik på at sikre borgerne den rette hjælp hurtigst mulig. På længere sigt kunne det være relevant at afdække mulighederne for færre eller mere hensigtsmæssig placering af brandstationerne i grænseområderne.

• Vagtcentral
  Det vil som minimum være en fordel at have samme platform og redundante systemer for de to beredskabers vagtcentral. På sigt kan det vurderes om der med fordel etableres en enkelt døgnbemandet vagtcentral.
• Specialberedskaber
  Sjældent anvendte specialberedskaber som eksempelvis kemikaliedykning, højderedning, bådberedskab og redningsdykning bør i relevant og muligt omfang koordineres og eventuelt sammentænkes under hensyntagen til geografisk placering og responstider.
• Beredskabsfagligt samarbejde og ledelsesstøtte ved større hændelser
  Samarbejdet om gensidig ledelsesstøtte ved særlige og/eller større hændelser bør fastholdes og udvikles. Eksempelvis aftale om særligt udpegede fælles kommunale repræsentanter i den lokale beredskabsstab (LBS), sikring af tilstrækkelig ledelseskompetence ved indkaldelse af ekstra indsatsleder samt opgradering af operativt beredskab ved indkaldelse og omplacering af beredskabsressourcer.
• Fælles indkøbsaftaler
  I forbindelse med indkøb bør det undersøges, om der kan indgås fælles indkøbsaftaler med stordriftsfordele til følge. Redningsberedskabets strukturkommission peger på dette i sin afrapportering.
• Forebyggelses- og oplysningskampagner
  Forebyggelseskampagner, oplysningskampagner og andre former for kommunikation er områder, der med fordel vil kunne samarbejdes om - f.eks. kan det overvejes at dele en kommunikationsmedarbejder.

Den 7. april mødtes borgmestrene i de seks kommuner i "Nordsjælland Vest" for at drøfte denne indstilling og den videre sammenlægningsproces. Her var der blandt andet ønske om at få udarbejdet en fælles ejerstrategi for det nye selskab samt at blive inddraget løbende undervejs i sammenlægningsprocessen. Indstilling til beslutning af en beredskabssammenlægning blandt de seks kommuner i Nordsjælland Vest vil blive forelagt samtlige byråd i maj måned 2015.

Ansættelse af beredskabsdirektør
Styregruppen for ”Nordsjællands Vest” var samlet den 15. april 2015 for at fortsætte sammenlægningsprocessen mellem de 6 kommuner.

På mødet blev der blandt andet besluttet en plan for hurtig igangsættelse af ansættelsesprocedure for ny Beredskabsdirektør. Det betyder, at jobopslaget nu er lagt ud på relevante jobportaler, og at ansættelsesudvalg samt borgmestre træffer endelig beslutning om valg af direktør i juni måned. Det forventes, at en ny beredskabsdirektør kan tiltræde senest 1. august 2015.


Lovgrundlag
Beredskabsloven, LBK nr 660 af 10.06.2009


Økonomi
Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser


Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:

1. At der ikke på nuværende tidspunkt dannes et fælles beredskab mellem de 11 kommuner
2. At der arbejdes videre med at etablere et fælles selskab med de 6 kommuner (Nordsjælland Vest).
3. At de to selskabsledelser og kommissioner får til opdrag at afsøge, hvilke konkrete samarbejdsaftaler det vil være muligt og hensigtsmæssigt at indgå mellem de to beredskabsselskaber i Nordsjælland.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 07-04-2015:
1. - 3. Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Bo Jul Nielsen og Susan Kjeldgaard


Byrådets beslutning den 13-04-2015:
Punktet sendes tilbage til administrationen til yderligere behandling.


Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:

1. Anbefalingen tiltrådt
2. Det anbefales, at der arbejdes videre med at etablere et fælles beredskab mellem de 6 kommuner: Furesø, Egedal, Gribskov, Hillerød, Halsnæs og Frederikssund Kommuner.
3. Det anbefales, at selskabsledelse og beredskabskommissioner i hhv. Nordsjællands Brandvæsen og det kommende fælles beredskab i ”Nordsjælland Vest” får til opdrag at afsøge, hvilke konkrete samarbejdsaftaler det vil være muligt og hensigtsmæssigt at indgå mellem de to beredskabsselskaber.
4. Det anbefales at tiltræde forslag fra 6 borgmestre om at starte processen med henblik på ansættelse af en beredskabsdirektør for de 6 kommuner snarest muligt, således at der dels sikres en central trækkraft bag fusionsprocessen og dels af hensyn til at afsøge markedet for at finde egnede kandidater.
5. Det anbefales, at borgmesteren bemyndiges til at medtage kommunens interesser i det forberedende arbejde med at etablere et fælles beredskab, herunder ansættelse af ny direktør for det kommende fælles beredskab.

Fraværende Nick Madsen


Beslutning
Økonomiudvalgets anbefaling 1. - 5. Tiltrådt.

Fraværende Susan Kjeldgaard





78. Bestyrelsen for Fredbogård Fonden - ud- og indtræden (Konstituering)
00.22A00 - 2015/03646

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Byrådet med henblik på udpegning af medlem til bestyrelsen for Fredbogård Fonden.

Byrådet besluttede på møde 27.01.14, punkt 17, at udpege Susan Kjeldgaard (A) og Jonna Præst (O) til bestyrelsen, og Byrådet besluttede på møde 02.02.2015, punkt 11, at Jonna Præst (O) udtræder og Jan Ferdinandsen (C) udpeges.

Jan Ferdinandsen (C) ønsker nu at udtræde. Det anbefales, at Kim Valentin (V) udpeges.


Lovgrundlag
LBK nr. 186 af 19/02/2014 § 17, stk. 3, jf. stk. 2, § 17, stk.6, jf. §§ 24-27, samt § 28, stk. 1


Økonomi
-


Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Byrådet

1. at udpege Kim Valentin (V) som medlem af bestyrelsen for Fredbogård Fonden i stedet for Jan Ferdinandsen (C).

Beslutning
Tiltrådt

Fraværende Susan Kjeldgaard





79. Skifergas
13.29G00 - 2013/15790

Sagsfremstilling
Forslaget om tilslutning til Furesø Kommunes brev til miljøministeren forelægges for Byrådet på anmodning fremsendt af Michael Hemming Nielsen (Ø) på vegne af Dansk Folkeparti, Nytgribskov, Socialdemokratiet og Enhedslisten d.14.04.2015.

Det fremsendte forslag
"Tilslutning til Furesøs henvendelse til miljøministeren
Enhedslisten stillede d. 24.11.2014 forslag om, at kommunalbestyrelsen i Gribskov skulle tilkendegive modstand mod udvinding af skifergas i Nordsjælland, blandt andet fordi vi frygter forurening af grundvand og naturværdier, samt et ønske om at være en grøn og miljøtænkende kommune.
Dengang blev det besluttet at udsætte behandlingen, så vi kunne få gennemført et temamøde om emnet, da ikke alle medlemmer af kommunalbestyrelsen følte sig klædt på til en sådan beslutning.
Nu har Furesø Kommune vedtaget en udtalelse om emnet og opfordrer de øvrige kommuner i Nordsjælland om tilslutning til deres henvendelse til miljøministeren.
Nedenstående partier foreslår, at vi tilslutter os brevet til miljøministeren og dermed tydeligt tilkendegiver vore forbehold overfor udvinding af skifergas og ønsker sagen behandlet på byrådsmødet d. 11.05.2015".

Anmodning om at sætte sagen på dagsorden sammen med kopi af Furesø Kommunes brev til miljøminister er vedlagt som bilag 1.

Faktaark udarbejdet af administrationen om skifergas er vedlagt sagen som bilag 2.

Administrationens anbefalinger
Administrationen anbefaler Byrådet, at tage stilling til forslaget fra Michael Hemming Nielsen m.fl. eller overdrage sagen til Teknisk Udvalg, for at udvalget kan indhente yderligere oplysninger fra Miljøministeriet om skifergas forud for en politisk tilkendegivelse. Der henvises desuden til sag behandlet på Byrådsmødet d. 24.11.2014, hvoraf det fremgår, at kommunerne ikke længere er myndighed på området, og at der dermed ikke er tale om en kommunal opgave. Der blev på mødet d. 24.11.2015 truffet følgende beslutning:
"Punktet er taget af dagsordenen under godkendelse af dagsordenen. Der arrangeres i stedet et temamøde for Byrådet med deltagelse fra Miljøministeriet."


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 186 af 19.2.2014, §§ 2, stk. 1, 8, stk. 4, og § 11.

Byrådets Forretningsorden § 3, stk. 1.

Bekendtgørelse om vurdering af visse offentlige og private anlægs virkning på miljøet (VVM) i medfør af lov om planlægning, BEK. nr. 1184 af 6.11.2014.

Økonomi

-


Bilag
Bilag 1, Forslag, opbakning til Furesø Kommunes brev til Miljøministeren Dokument nr. 2013/15790 038

Bilag 2, Administrationens faktaark om skifergas Dokument nr. 2013/15790 043


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Byrådet:

1. at tage stilling til forslaget om at tilslutte sig henvendelsen fra Furesø Kommune til miljøministeren eller
2. at overdrage sagen til Teknisk Udvalg med henblik på udvalgets anbefalinger til Byrådets stillingtagen i sagen.

Beslutning
1.
For A, G, O, Ø, Poul-Erik Engel Høyer, Nick Madsen, Michael Bruun og Kim Valentin (16)
I mod: Jannich Petersen, Birgit Roswall, Knud Antonsen (3)
Undlader at stemme: C, Jørgen Simonsen (3)
Tiltrådt.

2. Bortfalder

Fraværende Susan Kjeldgaard





80. Gribvand - ordinære generalforsamlinger 2015
13.00G00 - 2015/05577

Sagsfremstilling
Formålet med denne dagsorden er at orientere Byrådet om det planlagte forløb af de forestående ordinære generalforsamlinger i kommunens selskaber Gribvand A/S og Gribvand Spildevand A/S, og at Byrådet tager stilling til kommunens repræsentation på generalforsamlingerne, hvor kommunen skal varetage sine ejerinteresser.

Gribvand A/S og Gribvand Spildevand A/S planlægger at afholde deres ordinære generalforsamlinger tirsdag den 12. maj 2014, kl. 15.00. I modsætning til tidligere år vil offentligheden ikke blive inviteret til at overvære generalforsamlingerne, idet den offentlige interesse heri har vist sig at være meget begrænset. Lovgivningen indeholder ikke krav om, at generalforsamlingerne skal være offentlige. Som følge heraf indstiller selskabernes bestyrelser til, at kommunen beslutter at fravige reglerne om kald og varsel i forbindelse med afholdelse af generalforsamlingerne, som ikke offentliggøres via presse og kommunens hjemmeside.

Der forventes i stedet indkaldt til et informationsmøde for borgere og øvrige interesserede i løbet af sommeren 2015.

Generalforsamlingerne indkaldes med nedenstående dagsorden, som følger af vedtægternes standarddagsorden i punkt 6 og som har to yderligere punkter, nemlig dels et forslag om godkendelse af et tillæg til Gribvand Spildevand A/S´ egen strategi og dels et forslag om deltagelse i et indkøbssamarbejde mellem en række nordsjællandske forsyningsselskaber, ved stiftelse af et fælles indkøbsselskab:

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Forelæggelse af årsrapport med revisionspåtegning til godkendelse
4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport
5. Valg af revisor
6. Vedtagelse af tillæg til Gribvand Spildevand A/S´ egen strategi
7. Vedtagelse af forslag om deltagelse i et indkøbssamarbejde mellem en række nordsjællandske forsyningsselskaber ved stiftelse af et fælles indkøbsselskab
8. Eventuelt

Vedr. dagsordenens punkt 2
På generalforsamlingerne vil bestyrelsernes beretninger blive aflagt på grundlag af ledelsesberetningerne i de udkast til selskabernes årsrapporter for 2014, der er vedhæftet denne dagsorden som Bilag 1-2. Det forventes, at bestyrelserne vil have godkendt beretningerne på bestyrelsesmøder den 29. april 2015 og at de vil indstille dem til godkendelse på generalforsamlingerne den 12. maj 2015.

Vedr. dagsordenens punkt 3 - 4
Udkastet til regnskab for Gribvand Spildevand A/S udviser et negativt driftsresultat efter skat på kr. 199.000 og en egenkapital på kr. 1.789.412.000. Udkastet til regnskab for Gribvand A/S udviser et negativt driftsresultat efter skat på kr. 248.000 og en egenkapital på kr. 1.789.423.000. Det forventes, at bestyrelserne vil have godkendt regnskaberne på bestyrelsesmøder den 29. april 2015 og at de vil indstille dem til godkendelse på selskabernes generalforsamlinger den 12. maj 2015, med forslag om at selskabernes underskud disponeres over de lovpligtige reserver og for Gribvand A/S´ vedkommende, tillige via overført resultat. Underskuddene forventes dækket ind over de kommende års drift.

Det bemærkes, at driftsresultaterne skal ses i lyset af, at der er afsat skat med henved kr. 3 mio i hvert selskab baseret på SKAT´s værdiansættelsesprincipper. Der er i regnskabernes note 1 og 4-5 redegjort nærmere for forudsætningerne for disse skatteberegninger.

Det bemærkes endvidere, at regnskabsudkastene ikke er forsynet med endelig påtegning af selskabernes revisor, idet revisionen på tidspunktet for dagsordenens udarbejdelse til Teknisk Udvalgs møde den 22. april 2015 endnu ikke var afsluttet. Revisorerne har imidlertid udarbejdet et notat af 13. april 2015 med beskrivelse af revisionsprocessen. Notatet er vedhæftet denne dagsorden som Bilag 3. I notatet har revisorerne udtalt, at de i forbindelse med revisionen frem til den 13. april 2015 ikke var stødt på forhold, som indikerede behov for, at de ville forsyne årsregnskaberne med en erklæring med forbehold, men at det dog måtte forventes, at der ville blive udarbejdet supplerende oplysninger vedrørende de skattemæssige forhold, som ikke ville være specifikke for Gribvand-selskaberne, men generelle for branchen, og at det ikke endeligt kunne vurderes, hvordan revisionspåtegningen ville blive udformet.

Revisorerne har i regnskabsudkastene under deres erklæringer på side 3 indsat supplerende oplysninger vedrørende skatteforholdene.

På Økonomiudvalgets møde den 4. maj 2015 vil det blive oplyst, hvorvidt selskabernes bestyrelser og revisorer har underskrevet regnskaberne i overensstemmelse med de udkast, der er vedhæftet denne dagsorden som bilag 1-2. Hvis regnskaberne/revisorerklæringerne ændres i forhold hertil, vil de blive eftersendt, således at de foreligger til Økonomiudvalgets førnævnte møde.

Vedr. dagsordenens punkt 5
Det forventes, at selskabernes bestyrelser på generalforsamlingerne vil indstille til genvalg af Deloitte, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab som revisor for begge selskaber.

Vedr. dagsordenens punkt 6
Med hensyn til dagsordenens punkt 6 med forslag om vedtagelse af tillæg til Gribvand Spildevand A/S´ egen strategi bemærkes, at det forventes, at bestyrelserne vil have godkendt udkastet til tillæg på bestyrelsesmøder den 21. april 2015 og vil indstille det til godkendelse på selskabernes generalforsamlinger den 12. maj 2015. Udkastet er vedhæftet denne dagsorden som Bilag 4.

Ifølge udkastet skal der være mulighed for, at spildevandsrensningen udvides til også at rumme løsninger, der alene baseres på de eksisterende renseanlæg. Formålet med at udvide strategien til også at omfatte eksisterende anlæg skal ses i lyset af implementeringsplanen, hvor det er kritisk for Gribvand Spildevand A/S at være i stand til at effektuere driftsbesparelser inden 2020.

Vedr. dagsordenens punkt 7
Med hensyn til dagsordenens punkt 7 med forslag om deltagelse i et indkøbssamarbejde mellem en række nordsjællandske forsyningsselskaber, ved stiftelse af et fælles indkøbsselskab, bemærkes, at bestyrelserne godkendte dette forslag på sine møder den 24. februar 2015 med forbehold for godkendelse på selskabernes generalforsamlinger. Det forventes således, at bestyrelserne vil indstille det til godkendelse på selskabernes generalforsamlinger den 12. maj 2015.

Forslaget har sit oprindelige afsæt i en sagkyndig rapport indhentet af direktørkredsen i forsyningsselskaberne i 2013. Denne rapport udtalte, at selskaberne havde succes med fælles udbud, fælles udbudsmateriale og fælles indkøb og at samarbejdssporet med fordel kunne udbygges yderligere. I forlængelse heraf udarbejdede direktørkredsen "Notat om strategisk og operationelt indkøbssamarbejde blandt forsyningerne i Nordøstsjælland". Ifølge dette notat ville det være fordelagtigt for forsyningerne at etablere et professionelt, strategisk og operationelt indkøbssamarbejde med det formål:

• at opnå en økonomisk effektivisering, ved at realisere besparelser og udvikle indkøbsprocesserne
• at opnå en øget robusthed i selskabernes opgaveløsning, ved at samarbejde om indkøbskompetencer
• at opnå en styrkelse af ressourceudnyttelsen, ved etablering af en fælles indkøbsfunktion
• at etablere "trædesten" for den videre udvikling af samarbejdet og at afsende et signal til omverdenen om, at et tættere samarbejde mellem selskaberne var ønsket

På sit møde den 26. maj 2014 (dagsordenspunkt nr. 105) besluttede Byrådet, at Gribvand-selskaberne:

• kunne arbejde videre med afdækning af mulighederne for at etablere et samarbejde om strategisk og operationelt indkøb blandt forsyningsselskaberne i området
• kunne arbejde på at præsentere en egnet model for selskabsform, hvor de enkelte forsyninger på lige vilkår kunne tilslutte sig selskabet for strategisk og operationelt indkøb, når den enkelte forsyning var rede hertil
• kunne forelægge resultatet af arbejdet for dannelse af fælles strategisk og operationelt indkøb, til beslutning på ekstraordinære generalforsamlinger i efteråret 2014 efter forudgående forelæggelse for Byrådet (af tidsmæssige årsager har ekstraordinære generalforsamlinger ikke været relevante).

Det førnævnte direktørnotat var vedhæftet som bilag til dagordenen til Byrådets møde den 26. maj 2014. Til støtte for forslaget om etablering af et indkøbssamarbejde, var endvidere henvist til de gode erfaringer med etablering af formaliserede indkøbssamarbejder i form af eksempelvis SamAqua A/S, der var etableret af VandCenterSyd m.fl. og til bestyrelsernes forventninger om et betydeligt potentiale for besparelser hos de forsyningsselskaber, der ønskede at indgå samarbejde.

Disse forsyningsselskaber har fået udarbejdet et udkast til ejeraftale. Udkastet er vedhæftet denne dagsorden som Bilag 5.

Udkastet til ejeraftale er baseret på at forsyningsselskaberne stifter et aktieselskab med en ligelig fordeling af kapitalen, jfr. punkt 2.1. Senest efter 20 måneder skal der foreligge en evaluering af samarbejdet og selskabets kapitalforhold, jfr. punkt 5.3. Parterne er ikke forpligtet til at foretage yderligere indskud i selskabet, men de skal dog i de første to år bidrage med en forholdsmæssig andel af de faste udgifter til selskabets drift, jfr. punkt 6.1 - 6.2. Driftsomkostningerne i de første 2 år er samlet budgetteret til kr. 4.125.000. Alle de deltagende forsyningsselskaber har ret til at indstille et medlem til selskabets bestyrelse for en periode på 2 år, jfr. punkt 7. Hver part er bundet til at være aktionær i selskabet de første 2 år, hvorefter udtræden kan ske med 6 måneders varsel, jfr. punkt 16.

Det er forsyningsselskabernes forventning, at det økonomiske potentiale ved etablering at indkøbsselskabet er en besparelse for virksomhederne på ca. 10 % over 2 år på de indkøb, som indkøbsselskabet gennemfører for virksomhederne.

Administrationens anbefalinger
Administrationen anbefaler, at kommunen på generalforsamlingerne udøver sine ejerinteresser med henblik på at træffe de beslutninger, der indstilles af bestyrelserne ifølge dagsordenspunkterne 1-7.

Administrationen anbefaler derfor, at Byrådet anmoder borgmesteren om at medvirke til at sikre, at der på selskabernes generalforsamlinger den 12. maj 2015 træffes beslutninger i overensstemmelse med de i sagsfremstillingen nævnte dagsordenspunkter og indstillinger.

Dette kan ske ved at borgmesteren bemyndiges til at repræsentere kommunen på Gribvand A/S´ generalforsamling den 12. maj 2015 for her at udøve kommunens stemmeret i overensstemmelse med Byrådets beslutninger og ved at borgmesteren bemyndiges til at medvirke til at sikre, at der på Gribvand Spildevand A/S´ generalforsamling den 12. maj 2015 - hvor Gribvand A/S´ stemmeret udøves gennem bestyrelsen - ligeledes træffes beslutninger i overensstemmelse med Byrådets beslutninger.


Lovgrundlag
-


Økonomi
Gribvand-selskabernes økonomiske forhold er beskrevet i sagsfremstillingen ovenfor.


Bilag
Bilag 1: Udkast til årsrapport 2014 for Gribvand Spildevand A/S

Nyt Bilag 1: Udkast til årsrapport 2014 for Gribvand Spildevand A/S RETTET dok
nr 2015/05577 013
Bilaget "Udkast til årsrapport 2014 for Gribvand spildevand A/S blev rettet i
forbindelse med protokolleringen af sagen til Økonomiudvalget og vedhæftes protokollen fra Byrådets møde.

Bilag 2: Udkast til årsrapport 2014 for Gribvand A/S

Nyt bilag 2: Udkast til årsrapport 2014 for Gribvand A/S RETTET dok nr 2015/05577 014
Bilaget "Udkast til årsrapport 2014 for Gribvand A/S blev rettet i forbindelse med protokolleringen af sagen til Økonomiudvalget og vedhæftes protokollen fra Byrådets møde.

Bilag 3: Notat af 13. april 2015 fra Deloitte, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

Bilag 4: Udkast til tillæg til Gribvand Spildevand A/S´ egen strategi

Bilag 5: Udkast til ejeraftale om fælles indkøbsselskab


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet

1. at bemyndige borgmesteren til at repræsentere kommunen på Gribvand A/S´generalforsamling den 12. maj 2015
2. at bemyndige borgmesteren til at medvirke på Gribvand Spildevand A/S´ generalforsamling den 12. maj 2015

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Teknisk Udvalgs beslutning den 22-04-2015:
1.- 2. Anbefalet

Fraværende: Poul-Erik Engel Høyer

Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1. - 2. Anbefalet inklusiv justering af bilag 1 og 2.

Fraværende Nick Madsen


Beslutning
1. - 2 Tiltrådt Økonomiudvalgets anbefaling.

Fraværende Susan Kjeldgaard





81. Kystbeskyttelse. Klitgårdens Grundejerforening 2015.
04.18G00 - 2015/06348

Sagsfremstilling
Om denne sag
Denne sag forelægges Teknisk Udvalg og Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet.

Baggrund
Gribskov Kommune er, ifølge en deklaration fra 1959, forpligtet til at afholde halvdelen af udgifterne til både etablering og drift af kystsikring foran ejendommene i grundejerforeningen Klitgårdens område. Det fremgår af domsafsigelse, truffet af byretten d. 10.04.2015. Gribskov Kommune har ikke ønsket at anke dommen.

Klitgårdens Grundejerforening har en gældende tilladelse til at udføre kystbeskyttelse, som kommunen skal biddrage økonomisk til. Grundejerforeningen har ventet med at igangsætte arbejdet, mens retsagen mod kommunen om betalingsforpligtelsen verserede. Klitgården er nu klar til at igangsætte arbejdet.

Spor 1: Kystsikring til godkendt projekt
Klitgårdens Grundejerforening har udarbejdet et projekt, som er godkendt af Kystdirektoratet. Projektet indeholder 2 faser, som er anlæggelse af 3 bølgebrydere, ralvold og sandfodring.

Anlægsøkonomien er i 2012-priser vurderet til at være 8,7 mio. kr. Dertil kommer en pålagt drift med sandfodring på min. 1,4 mio. kr. hvert 3. år. Der må forventes en stigning i den samlede projektøkonomi, eftersom priserne på både sten og sand er steget. Se desuden afsnittet under økonomi.

Klitgårdens Grundejerforening er i dialog med Gribskov Kommunen om igangsættelse af projektet; herunder spørgsmålet om indhentning af tilbud og projektstyring. Desuden mangler stillingtagen til hvilken andel der vedrører matr. 8b, jvf. domsafsigelse.

Spor 2: Alternative løsninger
I forbindelse med drøftelserne i spor 1, har Gribskov Kommune åbnet mulighed for at undersøge alternative løsninger på strækningen. Det er vigtigt at understrege, at Klitgårdens Grundejerforening fortsat ønsker at kunne have en løsning klar inden efteråret 2015.

Udsigten til en større fælles løsning på hele Nordkysten, giver mulighed for at undersøge andre løsningsmodeller. Dertil kommer at man må forudsige stigende priser på sten.

Administrationen undersøger derfor muligheden for at lade kystbeskyttelsen ved Klitgården indgå i en større helhedsløsning. Formålet her med er dels at minimere udgifterne til anlæg og drift, dels at sikre en løsning, der taler ind i en større kystsikringsdagsorden på Nordkysten, der desuden kan udvides til at rumme en bedre sikring af Rågeleje Strandvej. Løsningen vil primært være sandfodring med enkelte muligheder får hård beskyttelse.

Undersøgelse og realisering af spor 2 forudsætter en positiv beslutning fra Klitgårdens Grundejerforening om deres deltagelse.

Procesplan
Administrationen har sammen med Klitgården Grundejerforening udarbejdet forslag til procesplan for spor 2.

For begge spor gælder:

Fordelingsnøgle/betalingsmodel spor 1
Gribskov Kommune har modtaget dom, som medfører, at kommunen skal betale halvdelen af kystsikringen foran Klitgårdens område. Gribskov Kommune af anlægsummen, som med de gamle enhedspriser er beregnet til ca. 8,7 millioner kr, men et dagsaktuel prisoverslag vil nok nærmere ligge på mere end 10 millioner kr. De resterende ca. 50% ønskes betalelt af grundejerforeningens medlemmer.

Fordelingsnøgle/betalingsmodel spor 2
I spor 2 kan man forestille sig flere betalingsmodeller. I modsætning til spor 1 er løsningen med sikring via sand en løsning, der gavner kyststrækningen mod øst, hvilket giver mulighed for at beslutte en betalingsmodel, hvor flere bidrager til anlæg og drift. Her beskrives de to ydre-modeller:

Model A: Klitgården og Gribskov Kommune betaler det hele
Hvis der kan skabes en løsning, hvor den samlede pris for sand-sikringen kommer ned på niveau med det oprindelige projekt, kan dette være at foretrække. Men det virker "urimeligt" at områderne øst for Klitgården med årene vil få nedsat deres behov for kystsikring. Derudover vil der komme bedre strande, som der er en fælles erkendelse af er til gavn for turisme-erhverv. Det er usikkert, hvad en samlet løsning med sand vil koste, men skal Klitgården og kommunen alene betale, vil det sandsynligvis være billigere med den traditionelle løsning i spor 1.

Model B: Klitgården, Gribskov Kommune samt området øst for skal betale
Spor 2 vil være en løsning, som bygger på anbefalingerne i projektet "Nordkystens Fremtid". En større depotfodring med sand vil således gavne kysten mod øst fra Klitgården. Pga. af det store sandunderskud vil der dog være behov for markant større mængder end det, som er nødvendigt foran Klitgården. Det vil være et "pilotprojekt", som kan give mening efter dommen.

Det er en del af 3-kommunesamarbejdet at der skal formes en betalingsmodel, for hele nordkysten, og som har indbygget svar på en række principielle spørgsmål. Dette såfremt at de tre Byråd beslutter, at lave en fælles betalingsmodel.

I Spor 2 kan man beslutte, at gennemføre en sag under kystbeskyttelseslovens kapitel 1a, hvor man pålægger en række grundejere at betale til en samlet løsning. Udgangspunktet for dette kunne være en model, som i grove træk kan opsummeres således:

Eksempel på betalingsmodel:

Med enhedspriser på 75 kr på sand vil spor 2 samlet have en pris på ca. 20 millioner kr. Enhedspriserne i spor 1 er væsentligt lavere og derfor kan sporene ikke sammenlignes direkte uden opdaterede priser.

Administrationens vurdering og anbefaling
Klitgårdens Grundejerforening har et berettiget krav om at få etableret den kystsikring, der er givet tilladelse til og en berettiget forventning om, at kommunen medvirker hertil.

Administrationen har vurderet, at der er mulighed for at undersøge alternative løsningsforslag som giver sammen sikringsniveau, som projektet i spor 1, samtidigt med at et alternativ i spor 2 rummer mulighed for en besparelse for både grundejerforeningen og kommunen.

Byrådet tiltrådte på mødet d. 13.04.2015 et der afsættes kr. 250.000- kr. excl. moms til ekstern teknisk rådgivning, og at udgiften finansieres som en anlægsudgift, der finansieres som en tillægsbevilling via kassebeholdningen.

På den baggrund anbefaler administrationen, at der parallelt med spor 1 igangsættes undersøgelser af spor 2; herunder frigivelse af midler til rådgivning.


Lovgrundlag
-


Økonomi
Spor 1. 2012-priser:
Anlæggelse af bølgebrydere: 3,3 mio. kr
Efter 3 - 5 år: Anlæggelse af strandvold 4 mio. kr samt sandfodring 1,4 mio kr
Pålagt vedligeholdelse i form af sandfodring: 1,4 mio. kr.

Prisen på især sten er steget gennem de sidste år, og man må forvente at ovenstående priser ikke holder i dag.

Spor 2:
Estimeres til ca. 15-20 millioner kr. for en strækning på ca. 2 km strækning mod øst. Vælges en længere strækning, hvor man f.eks. også etablere ny strand og sikring af Rågeleje Strandvej vil prisen være højere. Vælges en kortere strækning kan prisen tilsvarende reduceres.

For begge spor gælder:
At der afsættes midler til rådgivning og projektering, herunder at administrationen afsætter ressourcer til arbejdet.


Miljøforhold
Under spor 2 vil der som minimum skulle udarbejde en vvm-screening.


Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet,

1. at administrationen undersøger mulighed for et alternativt spor 2, hvilket hviler på en forudsætning om, at Klitgårdens Grundejerforening træffer positiv beslutning om deres deltagelse
2. at procesplanen for spor 2 godkendes,
3. at tilkendegive overfor Klitgårdens Grundejerforening, at det kan undersøges nærmere, hvordan der kan laves en optimal model for mellemfinansieringen
4. at midler afsat af Byrådet d. 13.04.2015 frigives.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Teknisk Udvalgs beslutning den 22-04-2015:
1.- 2.

For: A, V, Ø (5)
Imod: Ingen (0)
O undlod at stemme (1)
Indstillingen om at anbefale tiltrådt (anbefalet).

3.-4. Anbefalet.

Fraværende: Poul-Erik Engel Høyer

Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1.- 2.
For: A, C, G, V, (7)
Imod: Ingen (0)
O undlod at stemme (1)
Indstillingen er anbefalet.

3.-4. Anbefalet.

Fraværende Nick Madsen


Beslutning
1. - 2.
Imod: O (2)
For: A, C, G, V, Ø (20)

3. - 4
Tiltrådt

Fraværende Susan Kjeldgaard





82. Lærernes arbejdstidsvilkår
17.00G00 - 2013/19136

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges for Børneudvalget og Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet. Sagen omhandler forslag til justering af "Fælles overordnet kommunal ramme for tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid" med afsæt i Byrådets ønske om en opfølgning på rammen, de første erfaringer med denne i Gribskov Kommune og overenskomsten med Kommunernes Landsforening (KL) og Lærernes Centralorganisation (LC) pr. 01.04.15.

Orientering om forlig på undervisningsområdet
Den 15. februar 2015 blev der indgået forlig mellem KL og LC om overenskomst for lærere m.fl. inden for undervisningsområdet. I forliget indgår en fælles forståelse om arbejdstid. Indledningsvis konstateres, at lærernes arbejdstidsregler er uændret og reguleres fortsat af Lov nr. 409, vedtaget af Folketinget den 26. april 2013.

Fælles forståelse opfordrer til konstruktiv dialog på lokalt plan mellem lokale parter om bl.a.:

• Planlægning af skoleåret
• Arbejdstidens tilrettelæggelse
• Arbejdstidens opgørelse
• Opfølgning og evaluering

Forståelsen konkretiserer de muligheder, som ledelser og medarbejdere har for at tilrettelægge skoleåret og dagligdagen på skolerne og konkretiserer muligheden for dialog om tilrettelæggelse af den enkelte lærers opgaver og tid.

Interesserede kan læse hele forligsteksten, som er vedhæftet denne sag i bilagsfeltet.

Forliget blev tiltrådt af LC ved urafstemning den 16.03.15 og forventes endeligt tiltrådt den 16.04.15, når Forhandlingsfællesskabet (tidligere KTO), tiltræder det samlede overenskomstresultat på det kommunale område (afgøres efter dagsorden er flettet).

Orientering om første erfaringer med fælles ramme for tilrettelæggelsen af lærernes arbejdstid
Fælles ramme for tilrettelæggelsen af lærernes arbejdstid blev besluttet af Byrådet den 27. januar 2014. Hensigten blev beskrevet på følgende måde:

"Sigtet med den fælles ramme for tilrettelæggelsen af lærernes arbejdstid er, at der ikke opstår for store forskelle på arbejdsvilkårene fra skole til skole, samtidigt med ledelsens mulighed for at prioritere medarbejdernes arbejdstid ikke begrænses".

På samme møde blev der besluttet en opfølgning af sagen efter et år, hvorfor der mellem daværende Centerchef for Børn og Unge og Formand for Danmarks Lærerforening - kreds 34, blev aftalt en evaluering for på denne måde at tilvejebringe et vidensgrundlag.

Evalueringen blev gennemført i januar 2015 på baggrund af kun 5 måneders erfaringsperiode, midt i det første skoleår, hvor skolerne arbejder med at implementere fælles ramme for tilrettelæggelsen af lærernes arbejdstid. Evalueringen skal derfor ses som opsamling af første erfaringer med fælles ramme og indsamling af fælles viden om, hvilken praksis der er ved at udvikle sig omkring fælles ramme på de enkelte skoler.

Resultater af evalueringen kan sammenfattes til to hovedpointer:

• En tilstedeværelsespligt på 37 timer om ugen opleves at hindre fleksibilitet i forhold til skolernes drift og udvikling.
• Indførelsen af fælles ramme fører ikke i sig selv til realisering af værdierne om den samarbejdende lærer, den professionelle lærer og fleksibel planlægning af læringsforløb, som tilrettelæggelsen af lærernes arbejdstid skal understøtte og tage afsæt i. Realisering af værdierne fordrer, at praksis og arbejdskultur udvikles.

Evalueringsrapporten med gennemgang af databaseret viden om, hvilken praksis er ved at udvikle sig omkring fælles ramme, udgør bilag i denne sag (jf. bilag 2). Ved læsning af rapporten er det vigtigt at holde sig for øje, at evalueringen udgør én blandt en række undersøgelser, som belyser udvikling på skoleområdet. Den viden, som evalueringen bidrager med, skal ses i sammenhæng med viden fra kvalitetsrapporter for kommunens folkeskoler, brugertilfredshedsundersøgelser, trivselsundersøgelser blandt børn og unge, trivselsundersøgelser blandt kommunens medarbejdere samt budgetopfølgninger.

Rapporten afsluttes med en række forslag til det videre arbejde med fælles ramme (jf. siderne 16 og 17 i bilag 2), herunder et forslag om at definere tilstedeværelsespligten på en måde, der fremmer en meningsfuld tilstedeværelse og understøtter fleksibel planlægning af læringsforløb, sådan at alle børn bliver så dygtige som muligt.

Evalueringsrapporten blev forelagt for Børneudvalget til orientering den 16. marts 2015. I den forbindelse orienterede administrationen udvalget om det videre arbejde hen mod en forelæggelse af sagen til beslutning i april måned. Den gennemførte proces er beskrevet nedenunder.

Proces
Med afsæt i evalueringen og den fælles forståelse om arbejdstid i overenskomsten, har administrationen i dialog med skolelederne, drøftet forslag til præciseringer og ændringer ifht. "Fælles overordnet kommunal ramme for tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid", anvendt i skoleåret 2014/15. Dette med henblik på, i dialog med Danmarks Lærerforening - Kreds 34, at formulere et fælles dokument ifht. tilrettelæggelse og planlægning af lærernes arbejdstid.

Administrationen og Danmarks Lærerforening - Kreds 34, har afholdt tre dialogmøder hvor parterne drøftede de konkrete udfordringer, og kunne ved 3. møde konstatere, at det var muligt at komme overens med et fælles dokument.

Beslutningen i Børneudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet skal sikre, at det fælles dokument er på plads og kendt af de implicerede parter inden planlægningen af skoleåret 2015 /2016 konkret går i gang. Administrationen sikrer, at medarbejdere orienteres via ledelsen og tillidsrepræsentanter.

Resultat
Administrationen og Danmarks Lærerforening - Kreds 34 har i enighed præciseret de forhold, der skal understøtte planlægning og tilrettelæggelsen på skolerne de kommende 3 skoleår, bl.a.:

• Tilføjelse af afsnit om fokus på arbejdsmiljøet
• Relevante teksttilføjelser fra overenskomstens fælles forståelse om arbejdstid.
• Præcisering af årsnormsberegning
• Ændring af tilstedeværelsestid fra 37 til 33 timer
• Ændring af navnet "Ikke foruddisponeret tid" til "Puljetid"
• Drøftelser og præciseringer af opgaver i tilstedeværelsestid og puljetid, m.v.
• Afsnit om kompetenceudvikling
• Præcisering af 6. uge jf. overenskomstens bestemmelser.

Dokumentnavn ændres fra: "Fælles overordnet kommunal ramme for tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid" til: "Dokument vedr. tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid i skoleårene 2015/16, 2016/17 og 2017/18"

De præciserede forhold i dokumentet kan rummes i Lov nr. 409 af 26/04/2013, og der er derfor ikke tale om en arbejdstidsaftale.

Administrationens anbefaling
Administrationen anbefaler at justeringer i forhold til "Fælles overordnet kommunal ramme for tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid" tiltrædes.


Lovgrundlag
Lov nr. 409 af 26/04/2013 (Lov om forlængelse og fornyelse af kollektive overenskomster og aftaler for visse grupper af ansatte på det offentlige område)


Økonomi
Ramme 335 Læring og Undervisning, delramme 33510 Skole og FO. Budget 2015 er på i alt 286,4 mio. kr. Rammen forventes overholdt.

I skoleåret 2014/2015 beregnes den årlige arbejdstid for en fuldtidsansat lærer som 42 uger x 37 timer (svarende til ca. 200 elevdage samt yderligere 10 arbejdsdage) plus 118 timer til opgaver, der ikke er løst inden for den faste arbejdstid.


Bilag
Bilag 1: Dokument vedr. tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid i skoleårene 2015/16, 2016/17 og 2017/18 Dokumentnr. 2013/19136 031

Læsevejledning
Bilag 2 er på 17 sider. Der gøres særligt opmærksom på siderne 1-2 (baggrund og formål med evalueringen, datagrundlag og sammenhæng med andre undersøgelser på området) samt siderne 16 - 17 (opsummering og forslag til det videre arbejde)

Bilag 2: BILAG BØR 16-03-15 Første erfaringer med fælles ramme for tilrettelæggelsen af lærernes arbejdstid Dokumentnr. 2013/19136 025

Bilag 3: BILAG BØR 06-01-2014 Fælles overordnet kommunal ramme for tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid (som besluttet af Byrådet 27-01-14) Dokumentnr. 2013/19136 001

Supplerende
Interesserede kan læse forligsteksten nedenunder. Forligsteksten er på 18 sider og udgør ikke bilag i sagen.
Forlig på undervisningsområdet 15-02-15 Dokumentnr. 2013/19136 022


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet:

1. at godkende justering af fælles ramme for tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid i form af vedlagte "Dokument vedr. tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid i skoleårene 2015/16, 2016/17 og 2017/18"

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Børneudvalgets beslutning den 20-04-2015:
1. Anbefalet

Fraværende: Poul-Erik Engel Høyer

Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1. Anbefalet.

Fraværende: Nick Madsen og Susan Kjeldgaard


Beslutning
Tiltrådt.

Fraværende Susan Kjeldgaard





83. Oprettelse af privat daginstitution - Helsinge Realskoles Børnehave
28.18G00 - 2015/10423

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges Børneudvalget og Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet. Sagen omhandler godkendelse af Helsinge Realskoles Børnehave som privatinstitution og godkendelse af Helsinge Realskoles Børnehaves vedtægter.

Helsinge Realskole anmoder om godkendelse af privat daginstitution
Helsinge Realskole ansøger om godkendelse til at åbne en privat daginstitution til august i 2016.

Den private daginstitutions navn er ”Helsinge Realskoles børnehave”, hjemmehørende i Gribskov Kommune og beliggende på Nygade 28, 3200 Helsinge.

Helsinge Realskoles børnehave kan modtage børn fra 2 år og 8 måneder til barnet starter i skole og forventes at rumme 100 børn.

Den private daginstitution opfatter sig som et bidrag til kommunens samlede og forebyggende tilbud til børn. Formålet med Helsinge Realskoles børnehave er:

• at støtte børnenes udvikling
• at skabe et miljø der giver tryghed og trivsel
• at forberede børnene på skolelivet

Lovgrundlaget for private daginstitutioner
I henhold til friskolelovens § 36 a. kan en friskole etablere privat daginstitution for børn der er fyldt mindst 2 år og 6 måneder, indtil de begynder i børnehaveklasse. Skolens bestyrelse har den overordnede ledelse af dagtilbudet og skolen skal udfærdige et særskilt budget og føre et særskilt regnskab for dagtilbudet. Dagtilbudet etableres under reglerne for privatinstitutioner i Dagtilbudsloven §19, stk. 5.

En privatinstitution skal godkendes af kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor privatinstitutionen skal etableres. En privatinstitution, som opfylder lovgivningens og kommunalbestyrelsens betingelser for godkendelse, har krav på godkendelse.

Gribskov Kommunes godkendelseskriterier
Byrådet har vedtaget godkendelseskriterier for private leverandører af dagtilbud. Godkendelseskriterierne er vedlagt som bilag til punktet.

Bankgaranti
I godkendelseskriterierne punkt 4.4 fremgår det, at privatinstitutionen skal stille med en bankgaranti i institutionens egen bank svarende til tre måneders drift for en kommunal institution af samme størrelse. Kommunerne kan stille krav om en sådan driftsgaranti, for at sikre at privatinstitutionen kan yde den fornødne forsyningssikkerhed, såfremt privatinstitutionen ophører. Driftsgarantien bruges til at institutionen kan køre videre i 3 måneder og giver hermed kommunen mulighed for at etablere egne pladser i perioden. Det skal nævnes, at kommunen har forsyningspligten på området.

Byrådet har i løbet af de seneste 6 år godkendt oprettelsen af tre private institutioner. I alle tre tilfælde har Byrådet givet dispensation for bankgarantien på tre måneders drift, og bankgarantien har i stedet været på 30.000 kr. pr. institution. Begrundelserne for dispensationerne har været, at privatinstitutionen enten holder til i kommunalt ejede bygninger, hvor kommunen med kort varsel vil kunne etablere dagtilbud i tilfælde af privatinstitutionens lukning, eller at privatinstitutionerne var så forholdsvis små, at kommunens øvrige daginstitutioner vil kunne tilbyde plads fra dag til dag i tilfælde af lukning.

Børneudvalget skal anbefale Økonomiudvalget og Byrådet, om der ligeledes skal gives dispensation til Helsinge Realskoles børnehave for at stille med en bankgaranti på 3 måneders drift. Tre måneders drift vil for Helsinge Realskoles børnehave udgøre ca. 2 mio. kr. Administrationen vurderer, at en bankgaranti på 70.000 kr. vil være tilstrækkeligt til at dække evt. merudgifter i forbindelse med en lukning. Der er i beløbet taget højde for, at Helsinge Realskoles børnehave er lidt mere end dobbelt størrelse af f.eks. den private institution Søborgen, som har stillet med bankgaranti på 30.000 kr.

Det skal pointeres, at hvis en privatinstitution lukker, ophører udbetaling af tilskud pr. barn øjeblikkeligt, hvilket frigiver midler til drift af pladserne i kommunalt regi. Kommunen hæfter ikke for en privatinstitutions underskud eller gæld i forbindelse med en konkurs.


Lovgrundlag
LBK nr 166 af 25/02/2013 §36 a og §36 a stk.2 (Friskoleloven)
Dagtilbudslovens §19, stk. 5


Økonomi
Tilskud pr. plads i privatinstitution i 2015

Kommunen yder et driftstilskud pr. barn svarende til de gennemsnitlige budgetterede nettodriftsudgifter eksklusive støttepædagogudgifter i kommunens egne alderssvarende tilbud. Dertil ydes et administrationsbidrag pr. barn svarende til det gennemsnitlige administrationsbidrag pr. barn, kommunen yder til selvejende institutioner. Kommunen yder ligeledes et bygningstilskud pr. barn, svarende til det gennemsnitlige bygningstilskud pr. barn i samme aldersgruppe i de selvejende daginstitutioner i kommunen.

Driftstilskud
For børn i alderen 0-2 år 97.780 kr./år
For børn i alderen 3-5 år 62.505 kr./år

Administrationstilskud:
2.738 kr. pr. barn/år i alderen 0-2 år
1.750 kr. pr. barn/år i alderen 3-5 år

Bygningstilskud:
5.345 kr. pr. barn/år i alderen 0-2 år
2.667 kr. pr. barn/år i alderen 3-5 år

Bilag
BØR 20.04.2015: Vedtægter for Helsinge Realskoles børnehave Dok nr. 2015/10423 002

BØR 20.04.2015: Godkendelseskriterier for private leverandører af dagtilbud Dok nr. 2015/10423 003


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller at Børneudvalget anbefaler Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:

1. at godkende Helsinge Realskoles Børnehave som privatinstitution.
2. at godkende Helsinge Realskoles vedtægter
3. at beslutte at give dispensation for bankgarantien på tre måneders drift og fastsætte bankgarantien til 70.000 kr.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Børneudvalgets beslutning den 20-04-2015:

1. - 3. Anbefalet.

Fraværende: Poul-Erik Engel Høyer

Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1. - 2. Anbefalet

3. Ændringsforslag fra A:
Bankgarantien fastsættes til 2.000.000 kr.
For: A (2)
I mod: C, G, O, V (6)
Ændringsforslag ikke tiltrådt.

For administrationens indstilling: C, G, O, V (6)
Imod: Ingen (0)
Undlader at stemme: A (2)
Administrationens indstilling tiltrådt.

Fraværende: Nick Madsen


Beslutning
1. - 2. Tiltrådt.

3.
Ændringsforslag fra A: Bankgarantien fastsættes fastsættes til 2.000.000 kr.
For: A, Ø (5)
I mod: C, G, O, V (15)
Lone Møller, Thomas Elletoft og Susan Kjeldgaard fraværende ved denne del af afstemningen.
Ændringsforslag ikke tiltrådt.

Ændringsforslag fra A: Sagen sendes tilbage til Børneudvalget til fornyet behandling
For: A, Ø (6)
I mod: C, G, O, V (16)
Fraværende Susan Kjeldgaard
Ændringsforslag ikke tiltrådt.

Administrationens indstilling:
For: C, G, O, V (16)
I mod: A, Ø (6)
Fraværende Susan Kjeldgaard
Administrationens indstilling tiltrådt.





84. Nordstjerneskolen Ramløseafdelingen - Energioptimering Facader og belysning
02.03G00 - 2015/11279

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges for Børneudvalget og Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet.

Indstillingen omhandler godkendelse af udskiftning af facader på bygningerne 1, 2, 5 og 6 samt belysning i de eksisterende bygninger 5, 6 og 10 på Nordstjerneskolen, Ramløse. Der søges derfor om en ny anlægsbevilling på 12 mio. kr., finansieret af et tilsvarende låneoptag.

Baggrund
Byrådet besluttede på mødet den 23. juni 2014 at tiltræde Børneudvalgets beslutning af den 2. juni 2014 om at fastholde tidligere beslutning om at flytte Ramløse Børnehuse og Gribskov Specialbørnehave til nye lokaler på skolen samt at fastholde følgende i Ramløse: Dagtilbud, Gribskov Specialbørnehave, skole/FO afdeling af Nordstjerneskolen 0 - 6 kl., foreninger og lokalsamfund.
Der tages afsæt i det udarbejdede og godkendte projektforslag, som blev præsenteret for Børneudvalget den 24. november 2014, og godkendt på BY den 15. december 2014.

Proces
I forbindelse med at Nordstjerneskolen, Ramløseafdelingen, skal arealoptimeres og flere
børneinstitutioner indpasses i eksisterende bygninger, vil det være hensigtsmæssigt, at der
samtidig sker en optimering af energiforbruget.

Udskiftning af facader, bygning 1, 2, 5, og 6
De eksisterende bygninger 1, 2, 5 og 6 er opført i midten af 1970erne. De er opført efter datidens
normer. Eftersom der dengang ikke var begrænsninger af energiforbruget, blev der taget
meget lidt hensyn til isolering og komfort.

Manglende vedligeholdelse i gennem årerne har forringet facadernes stand, så der er et klart
behov for gennemgribende renovering. Udskiftningen af facaderne skulle havde været foretaget
år tilbage, men pga. den proces, der har været været i gang siden 2012, vedr. bygningsoptimering,
så har de store vedligeholdsopgaver været sat i bero, indtil der lå en endelig beslutning om
anvendelsen af bygningsmassen.
I de tidligere vedligeholdplaner har der været afsat ca. 5,5 mio. kr. som et anlægsprojekt, til
renovering af facaderne på blok 1, 2, 5 og 6. De er ikke blevet udført, da større vedligeholdelses
opgaver og anlægsprojekter på Nordstjerneskolen, Ramløseafdelingen, blev sat i bero, indtil der
forelå et forslag til anvendelsen af de eksisterende bygninger, jvf. godkendte projektforslag på
BY den 15. december 2014.

Der er behov for en udskiftning af facadepartierne med en ændret isoleringstykkelse fra 50 – 75
mm isolering til en højeffektiv isoleringstype på 265 mm, jf. gældende lovgivning.
I samme arbejdsgang isoleres randfundamenterne, så kuldebroer undgås ved gulvene.
Facader monteres med naturlig ventilation, der ved hjælp af meget små ventilatorer, som skifter
luften med forvarmet luft, styret af CO2 følere, vil være med til at sikre et ordenligt CO2-,
temperatur- og lydniveau. Det vil betyde en væsentlig forbedring af indeklimaet i undervisnings-
lokalerne, lærerforberedelsen m.fl.
De eksisterende vinduer med punkterede og nedbrudte 2 lags-termodruder udskiftes med nye
højisolerede vinduer, hvor der monteres solfilm i bygningernes solsider, hvilket formindsker
genen ved opvarmning i lokalerne. Ligeledes opsættes fast solafskærmning på de udvendige
facader.
Det der er lagt op til i forbindelse med renoveringen af facaderne at skabe et langt bedre inde-
klima ved at fortage ekstra tiltag, som ikke var tænkt ind i det tidligere budgettal på 5,5 mio. kr.

Ved en udskiftningen af de eksisterende facader og vinduer kan der opnås en samlet beregnet energibesparelse på 72.000 kWh/år, svarende til en årlig besparelse på ca. kr. 60.000 kr.

Ændret belysning, bygning 5, 6 og 10
Den eksisterende belysning i blok 5, 6 og 10 er udført med armaturer efter datidens standard,
med mange rør og uden mulighed for dagslysstyring.
De utidssvarende lysarmaturer udskiftes i de områder, hvor belysningen er dårligst, det vil sige
mørke gangarealer, store undervisningslokaler, lærerforberedelse / ophold, samt i nye børnehave-
grupperum.
Der genetableres ovenlys i de indeliggende gangarealer i blok 5 og 6 for at nedsætte elforbruget
i dagtimerne, og derved benyttes dagslysstyring.
I forbindelse med forbedring af styring af armaturerne anvendes LED armaturer, der har en
væsentlig længere levetid og hermed et nedsat forbrug af service og vedligeholdelse.
Som en sidegevinst opnås en markant forbedret lyskvalitet og derved et bedre læringsmiljø.

Ved at ændre den eksisterende belysning i blok 5, 6 og 10 til LED, opnås der en beregnet energibesparelse på 7977 kWh/år, svarende til en årlig besparelse på 18.465 kr. Derudover vil der være en årlig driftsbesparelse på 7586 kr.

Ved at udskifte facader på blok 1,2, 5 og 6 samt udskifte belysningen i blok 5, 6 og 10 vil det give en samlet tilbagebetalingstid på ca. 12 år. Derudover vil omkostningerne til vedligehold falde betydeligt på Nordstjernskolen, Ramløseafdelingen, og vedligehold af de nye facader vil over den første tiårs periode være 0 kr.

Tidsplan for facaderenoveringen
Det vil ud fra en planlægnings- og udførelsesfase være mest hensigtsmæssigt, at udskiftningen af facaderne og belysningen sker samtidig med de ombygningsarbejder, der skal foretages af Nordstjerneskolen, Ramløse. Det vil give færrest mulige gener for brug af bygningerne, da der i forbindelse med renoveringen af skolen er sket nogle midlertidige placeringer af skoleklasserne og FOen, således at de bygninger, der skal bygges om, er rømmet.


Lovgrundlag
LBK nr 668 af 17/06/2011 (Dagtilbudsloven) §.1
LBK nr 521 af 27/05/2013 (Folkeskoleloven) §1.
Lånebekendtgørelsen af 17. dec. 2013, § 2, punkt 6.


Økonomi
Det samlede økonomiske overslag for udskiftning af facader på bygningerne 1, 2, 5 og 6, samt udskiftning af eksisterende belysning til LED belysning beløber sig samlet til i alt 12 mio. kr. Anlægsudgiften foreslås finansieret via optagelse af lån.
Det foreslås, at der optages et variabelt forrentet annuitetslån med en løbetid på 25 år. Se evt. vedhæftede bilag for nærmere vedrørende finansiel strategi og valg af lånetype.


Bilag
Bilag til BØR (20-04-15), ØU og BY om Finansiel strategi og valg af lånetype Dokumentnr. 2015/11279 001


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet:

1. at give en ny anlægsbevilling på 12 mio. kr. til udskiftningen af facader og belysning på Nordstjerneskolen, Ramløseafdelingen, i forbindelse med udførelsen af ombygning og etablering af dagtilbud på Nordstjerneskolen, Ramløseafdelingen
2. at frigive anlægsbevillingen på 12 mio. kr.
3. at anlægsbevillingen på 12 mio. kr. finansieres af et variabelt forrentet annuitetslån med afdrag og en løbetid på 25 år.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Børneudvalgets beslutning den 20-04-2015:

1. - 3. Anbefalet.

Fraværende: Poul-Erik Engel Høyer

Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1. - 3. Anbefalet

Fraværende Nick Madsen


Beslutning
1. - 3. Tiltrådt.

Fraværende Susan Kjeldgaard





85. Løbende beretning 2014 fra revisionen
15.20G00 - 2015/02201

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Arbejdsmarkedsudvalget med henblik på, at anbefale Økonomiudvalget at indstille til Byrådet at godkende administrationens bemærkninger til den løbende revisionsberetning for 2014

Generelt vurderer revisionen, at de tilrettelagte forretningsgange for administrationen af sociallovgivningen er hensigtsmæssige og betryggende. Dog konstaterer man, at der forekommer væsentlige fejl og mangler i sager på følgende områder:

• Kontanthjælp / aktivering
• Uddannelseshjælp
• Sygedagpenge
• Integration

Samtidig konstaterer revisionen, at der er fulgt op på tidligere revisionsbemærkninger. I den forbindelse konstateres det, at der er sket en væsentlig forbedring i kvaliteten i sagerne. Der er færre fejl og antallet af fejltyper er ligeledes blevet mindre.

Nedenfor redegør administrationen for fejl og tiltag på de enkelte områder:

Kontanthjælp/aktivering og uddannelseshjælp

• Fejlene i Jobcenteret skyldes manglende tydelig dokumentation af indhold ved bl.a. løbende opfølgning, herunder social faglige vurderinger og begrundelser for bl.a. fritagelser og forlængelse af tilbud samt opfølgning på tilbud.
• Fejlene i Ydelsescenteret skyldes manglende rettidig økonomisk opfølgning og løbende behandling af adviser.

Administrationens bemærkninger i forhold til jobcenteret:
Der har i gennem hele 2014 været ekstra kompetenceudvikling af relevante medarbejdere i samarbejde med BDO. Der ses således også en forbedring på området fra primo 2014 til ultimo 2014. Administrationen følger fortsat området tæt.

Administrationens bemærkninger i forhold til Ydelsescenteret:
Arbejdsgangen med behandling af adviser er lagt om primo 2015, således det forventes, at adviserne i højere grad kan følges op rettidigt frem over. Derudover forventes igangsat et arbejde i Ydelsescenteret med gennemgang af arbejdsgange i 2015.

Sygedagpenge

• Manglende rettidig opfølgning i Jobcenteret

Administrationens bemærkninger:
Jobcenteret - herunder særligt Sygedagpengeteamet - har de senere år først implementeret en omfattende reform af førtidspension - og fleksjob og senest en omfattende reform af sygedagpengereglerne. Den manglende rettidighed i opfølgning hænger naturligt tæt sammen med dette. Det skal endvidere bemærkes, at i hovedparten af disse sager er overskridelse af rettidigheden af kort varighed.


Integration

• Sparsomt udfyldte integrationskontrakter i forhold til bl.a. mål for danskuddannelse.

Administrationens bemærkninger:

Der har gennem det meste af 2014 været en større medarbejderudskiftning, og der er lavet organisatoriske justeringer for at imødekomme det massive pres på flygtningeområdet. Dette kombineret med oplæringen af nye medarbejdere vurderes, at være den primære årsag til revisionens bemærkninger.

Administrationen gør opmærksom på, at det må forventes, at området er under pres de kommende år, med baggrund i den massive modtagelse af flygtninge, der forventes i 2015 og kommende år. Dette kan få en afsmittende effekt på revisionen. Der er af samme årsag administrativt fokus på området.


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse. LBK nr 186 af 19/02/2014 Kap. 5


Økonomi
-


Bilag
Bilag 1:ARB 22-04-15 Løbende beretning 2014 fra revisionen Dok nr. 2015/02201 004

Bilag 2:ARB 22-04-15 Opfølgning på Rigsrevisionens beretning om integrationsindsatsen Dok.nr. 2015/02201 006


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Arbejdsmarkedsudvalget :

1. at anbefale Økonomiudvalget at indstille til Byrådet at godkende administrationens bemærkninger til den løbende beretning 2014 fra revisionen


Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Arbejdsmarkedsudvalgets beslutning den 22-04-2015:

1. Anbefalet med bemærkning om at overskridelsen af rettidighed på sygedagpengeområdet alene vedrører korte perioder, således det har mindst mulig betydning for borgerens forløb.

Fraværende: Thomas Elletoft

Økonomiudvalgets beslutning den 04-05-2015:
1. Anbefalet med arbejdsmarkedetsudvalgets bemærkning.

Fraværende Nick Madsen


Beslutning
Tiltrådt Økonomiudvalgets anbefaling.

Fraværende Susan Kjeldgaard




86. Demografireguleringer af sundheds- og ældreområdet
00.30Ø00 - 2015/08326

Sagsfremstilling
I Gribskov Kommune sker der løbende reguleringer af budgetterne til dagpasning og skoler samt sundheds- og ældreområdet som følge af konsekvenserne af ændret befolkning. I det vedtagne budget er der kun sket befolkningsreguleringer af sundheds- og ældreområdet frem til og med 2016. Formålet med denne sag er at fremlægge en model til befolkningsregulering af området fra 2017 og frem.

De fremadrettede befolkningsreguleringer afviger ikke fra de hidtidige principper bag reguleringerne. Største forskel er, at de tager udgangspunkt i det aktuelle omkostningsniveau.

Sagen forelægges Social- og Sundhedsudvalget forud for godkendelse i Økonomiudvalget.

Baggrund
Målet er at neutralisere budgetterne for den omkostningspåvirkning, der er resultatet af ændringer i befolkningen. Udgifterne til f.eks. den stigende ældrebefolkning dækkes således af en merbevilling, så udvalget ikke skal finansiere ældreudviklingen via løbende reduktioner i servicen.

I Gribskov Kommunes levetid er der sket følgende befolkningsreguleringer:



Samlet har reguleringerne ikke haft den store indflydelse på kommunekassen, men der er sket store omplaceringer mellem udvalgsområderne.

Befolkningsreguleringerne sker udelukkende af de variable omkostninger og dermed de omkostninger, der direkte påvirkes af ændringer i befolkningen. Faste omkostninger til bl.a. kapacitet reguleres ikke. Ændringer i de faste omkostninger skal i givet fald ske via en separat beslutning.

Demografireguleringen på sundheds- og ældreområdet
På sundheds- og ældreområdet er befolkningsreguleringen hidtil sket på baggrund af en model, hvor mange af parametrene må betragtes som forældede. Det blev derfor i 2013 besluttet at revidere modellen.

Befolkningsregulering af sundheds- og ældreområdet er sket sidste gang i budget 2013-2016, hvor der er foretaget en regulering frem til og med 2016. Herefter er der pt. budgetteret med samme udgiftsniveau i årene 2017 og 2018, selvom kommunens befolkningsprognose viser en stor stigning i ældrebefolkningen i kommunen.

Reguleringer efter 2016 har afventet udarbejdelse af en ny reguleringsmodel, der kunne udarbejdes efter implementeringen af det nye udbud på Social- og Sundhedsområdet, hvilket er sket i løbet af 2014. En revideret model er derfor udarbejdet til budget 2016-2019.

Ny demografiregulering
Reguleringerne er beregnet på baggrund af regnskab 2013 opdelt på 5-års aldersinterval. Reguleringen sker på baggrund af forventede antal brugere pr. 1000 indbyggere ganget med den variable udgift pr. bruger.

Reguleringen dækker områderne:
· Frit valg
· Andre ældreydelser
· Plejecentre
· Center for midlertidig ophold
· Træning
· Madydelser
· Hjælpemidler
· Køb i andre kommuner

Der befolkningsreguleres ikke for sygehusudgifter samt faste centerudgifter – jf. begrundelserne i et senere afsnit.

Reguleringen sker på baggrund af kommunens forventede befolkning pr. 1. januar.

Den variable udgift er fremskrevet til 2016 priser, og derudover reduceres udgiften med de forventede konsekvenser af ”Sund aldring”. Der er her anvendt Sund aldrings-faktorer/-indikatorer beregnet af Det Økonomiske Råd. Det betyder, at den variable udgift årligt nedskrives med 0,3%.

Enhedsudgifterne foreslås revideret efter nogle år, så reguleringspriserne løbende svarer til kommunens faktiske udgifter.

Den nye model til befolkningsreguleringer på sundheds- og ældreområdet giver følgende resultat:



Som det er skrevet tidligere, foretages der ikke befolkningsreguleringer for faste centerudgifter og medfinansiering af sygehusydelser.

Faste centerudgifter
Der er tale om en fast udgift, som ikke reguleres. Når der ikke sker en befolkningsregulering af de faste udgifter (kapacitesudgifter), betyder det, at der ikke er midler til kapacitetsudvidelser, og en udvidelse af f.eks. centerboliger vil derfor skulle finansieres via en tillægsbevilling. Alternativt skal de finansieres via besparelser andre steder på SSU's budget. Konkret betyder det, at der ikke er afsat budgetmidler til den planlagte udvidelse af plejecenterboligkapaciteten, som indgår i anlægsbudgettet for 2017 og 2018. Administrationen anbefaler, at dette indoptages i budgetprocessen for budget 2016 - 19.

Medfinansiering af sygehusydelser
Der er en klar sammenhæng mellem befolkning og kommunale sygehusudgifter, men når det ikke foreslås at befolkningsregulere dette område, skyldes det, at udgifterne i høj grad også er styrede af andre udefrakommende forhold f.eks. af valg, der træffes i regionen og på hospitalet i Hillerød. Derfor vil en korrekt budgettering kræve mere end blot en befolkningsregulering.

Budgetterne udarbejdes pt. på baggrund af en prognose/analyse fra KL. KL medtager både demografiske forhold og skøn for regionernes ageren mv. i deres prognose. Tanken bag modellen og metoden er fornuftig, selvom det må konstateres af erfaringerne i Gribskov Kommune, at prognosen ikke har været særlig præcis.

Administrationen anbefaler, at sygehusudgifterne ikke indgår i befolkningsreguleringen af budgettet, men at der i stedet foretages en gennemgang af budgettet for medfinansiering koblet på de hidtidige erfaringer med henblik på at udforme en mere sikker budgetprognose for udgifterne til den kommunale medfinansiering af sundhedsudgifter i Gribskov Kommune. Administrationen anbefaler, at dette indoptages i budgetprocessen for budget 2016 - 19.


Lovgrundlag
Budgetlov nr. 174, §1-§23. Gældende fra 1. oktober 2012.


Økonomi
Konsekvenserne vil blive indarbejdede i budgetlægningen for 2016-2019


Miljøforhold


Høring


Bilag
-

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Social- og Sundhedsudvalget at anbefale Økonomiudvalget at

1. godkende de foreslåede befolkningsreguleringer af sundheds- og ældreområdet fra 2017 og frem.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Social- og Sundhedsudvalgets beslutning den 22-04-2015:
1. Anbefalet med bemærkning om, at kapacitetsudvidelser af plejecenterboliger indgår både i modellen for demografiregulering og i budgetprocessen for 2016.

Social- og Sundhedsudvalget anbefaler desuden, at der tilsvarende model for
demografiregulering udvikles en model for regulering af medfinansieringsudgifter, der
tager højde for Sundhedsprofil for kronisk syge og befolkningsudviklingen.

Thomas Elletoft fraværende

Økonomiudvalgets beslutning 04-05-2015:
1. Tiltrådt Social- og Sundhedsudvalgets anbefaling, med bemærkning om at der vedr. medfinancieringsudgifterne udarbejdes en budgetmodel og ikke en model for demografiregulering.

Fraværende Nick Madsen


Beslutning
Tiltrådt med Økonomiudvalgets anbefaling.

Fraværende Susan Kjeldgaard.






Sager behandlet på lukket møde:
Punkt 87: "Salg af ejendom"
Byrådet tiltrådte; at ejendommes sælges til den af Økonomiudvalget anbefalede pris.

Punkt 88: "Alkoholbevilling/ Udeservering"
Byrådet tiltrådte alkoholbevilling med udeservering til kl 02.00 og besluttede; at der som særligt vilkår skal gælde; at der ikke spilles musik udendørs efter kl 24.00; samt at bevillingen kan tilbagekaldes; hvis nattilladelsen medfører gener for de omkringboende.


Mødet startet:
05:30 PM

Mødet hævet:
10:15 PM