Børneudvalget

Indholdsfortegnelse:

Åbne
102 Børneudvalgets 4. Budgetopfølgning 2014
103 Implementering af budget 2015-2018
104 Ramløse: Attraktivt lokalsamfund - projektforslag
105 Genoptagelse af arbejdet med attraktivt lokalsamfund i Blisrup og Esrum
106 Kommissorium for temaudvalget Skoleudvalget
107 Tilbygning i LM's Børnehus
108 Samarbejde med forældre- og skolebestyrelser 2015


Efterretningssager
109 Fælles borgere - fælles praksis: Evaluering af effektmål
110 Regnskab for skoler og FO, skoleåret 2013/2014
111 Årsplan for politiske udvalg 2015

Medlemmer:

Trine Mette Egetved-Sørensen

Sisse Krøll Willemoes

Birgit Roswall

Poul-Erik Engel Høyer

Ulla Dræbye

Jonna Hildur Præst

Jan Ferdinandsen

Godkendelse af dagsorden:
Godkendt med den ændring, at første afsnit i dagsordenpunkt 104 (Ramløse: Attraktivt lokalsamfund - projektforslag) ændres
fra "Denne sag forelægges for Børneudvalget til beslutning af indstillingens pkt. 1. omhandlende projektforslaget for Ramløse: Attraktivt lokalsamfund herunder at frigive 13,7 mio. kr. af det samlede korrigeret budget på 17,1 mio. kr. til udførelsen af ombygningen og forelægges for Økonomiudvalget med henblik på en beslutning i Byrådet og indstillingens pkt. 2 omhandlende, at de frigjorte bygninger overgår til Økonomiudvalget som en del af handlingsplanen for Ejendomsstrategien ligeledes forelægges for Økonomiudvalget med henblik på en beslutning i Byrådet"
til "Denne sag forelægges for Børneudvalget og Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet. Indstillingens punkt 1. omhandler godkendelse af projektforslaget for Ramløse: Attraktivt lokalsamfund, herunder frigivelse af 13,7 mio. kr. af det samlede korrigeret budget på 17,1 mio. kr. til udførelsen af ombygningen. Indstillingens punkt 2 handler om, at de frigjorte bygninger overgår til Økonomiudvalget som en del af handlingsplanen for Ejendomsstrategien".

Fraværende:

Meddelelser:
Mødepause fra kl. 17.00. Behandling genoptaget kl. 21.20.
Orientering om at evaluering af arbejdet med tilrettelæggelsen af lærernes arbejdstid igangsættes.




Åbne

102. Børneudvalgets 4. Budgetopfølgning 2014
00.30Ø00 - 2014/38429

Sagsfremstilling
4. budgetopfølgning:

I dette dagsordenspunkt forelægges 4. Budgetopfølgning 2014 for Børneudvalget, som efterfølgende indgår i den samlede opfølgning for hele Gribskov Kommune til Økonomiudvalget og Byrådet.

Som et led i at skabe et godt og sikkert styringsgrundlag på såvel det politiske som det administrative niveau arbejdes der i Gribskov Kommune med en fælles ramme for budgetopfølgningerne.

Formålet med budgetopfølgningerne er at præsentere en samlet fremstilling og vurdering af, udviklingen og det forventede resultat på de enkelte resultatansvarlige enheder/områder i Gribskov Kommune. Budgetopfølgningerne formidler således udvalgte resultatindikatorer, dvs. indikatorer på om givne politiske, økonomiske og faglige/kvalitetsmæssige forudsætninger, målsætninger og resultatkrav realiseres og præsenterer ledelsens vurdering af, hvad indikatorerne er udtryk for, herunder hvilke evt. korrigerende handlinger der er iværksat eller bør iværksættes.

I 2014 udarbejdes 4 årlige budgetopfølgninger efter følgende plan:

1. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i februar
2. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i maj
3. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i august
4. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i november

Der vil som hovedregel primært blive ansøgt om bevillingsændringer i BO1 og BO4. I de øvrige budgetopfølgninger vil der ske en beskrivelse af de områder, hvor der er forhold, der peger på budgetafvigelser. Men der kan være undtagelser - f.eks. hvis der kommer helt nye opgaver til eller hvis der sker en ændret organisering af de eksisterende opgaver.

Denne budgetopfølgning sammenfatter således de overordnede forventninger til årets resultat. Der vil i forhold til de kommende budgetopfølgninger blive arbejdet med at finde modgående foranstaltninger og eventuelle råderum inden for de enkelte udvalgsområder til imødegåelse af evt. udfordringer, således at der samlet set kan ske budgetoverholdelse i 2014.

Fokus i denne fjerde resultatstatus er Bevillingsstyring. Der skal søges tillægsbevillinger/ omplaceringer for de områder, hvor der forventes afvigelser til det korrigerede budget.


Opfølgning på budgetaftale 2014-2017
Budgetopfølgningen indeholder en opfølgning på de aftaleelementer, der blev vedtaget med budgetaftalen 2014-2017. Det sker i selve sagsfremstillingen en kort beskrivelse af aftaleelementerne på dette område, af hvordan der arbejdes med elementerne og af hvor langt man er kommet ift. implementering af aftalerne. Beskrivelserne bliver yderligere uddybet i det vedlagte bilag 1.

Generel bemærkning til overførsler og vedtaget budget

I budgetopfølgningens korrigerede budget er kun medtaget de overførsler, der er overført til konkrete og planlagte aktiviteter i 2014.

Derudover vil der være en række overførsler til vores virksomheder (skoler, daginstitutioner, sociale institutioner mv.), hvor der er automatisk overførselsadgang, her vil overførslerne typisk gå igen år efter år. Disse overførsler giver et ”sløret” billede af rammen, fordi de overførte beløb mellem årene er forholdsvis konstante, og de er derfor ikke medtaget i budgetopfølgningens korrigerede budget.

Det vedtagne budget indeholder de ændringer der er resultatet af ændringen af styrelsesvedtægten, ændringerne som følge af samling af ejendomsudgifterne under ØU samt ændrede rammer på Arbejdsmarkedsområdet.

1. Samlet konklusion:
På Børneudvalgets område er forventningen til regnskab 2014 et merforbrug på 16,7 mio. kr. svarende til 2,7 pct. Budgetafvigelsen skal ses i lyset af de nedenfor angivne forudsætninger og opmærksomhedspunkter, hvor vurderingen er, at merforbruget ikke kan indhentes i løbet af året ved modgående foranstaltninger.

I forhold til forventningen ved BO3 - som var 13,9 mio. kr. - er der tale om en stigning i det forventede merforbrug.

Ved denne opfølgning er der sket både en ændring af budgettet og af forbruget siden BO3. Forbrugsændringen har dog været mere negativ end budgetændringen har kunne kompensere for, hvilket er årsagen til stigningen i merforbruget.

Siden BO3 er budgettet reduceret med 0,8 mio. kr. Hvoraf 4,7 mio. kr. drejede sig om en budgetreduktion vedrørende Gilbjerg børnehave - hvor driftsoverskud overføres til anlæg. Denne budgetreduktion har tilsvarende udgiftskonsekvens. Desuden er der givet 3,9 mio. kr. til Nordstjerneskolen. Denne tildeling er for at dække et stort merforbrug i skoleåret 2013/2014.

I forhold til stigningen i det forventede forbrug 2014 på Børneudvalgets område er det væsentligt at knytte følgende overordnede opmærksomhedspunkter og forudsætninger:
Opmærksomhedspunkter

• Det samlede merforbrug på Børneudvalgets rammer skyldes hovedsageligt merforbrug på områderne: Anbringelser, forebyggende foranstaltninger og specialpædagogisk bistand på skoleområdet. På disse områder forventes der samlet set et forbrug på omkring 30 mio. kr., hvilket er 5 mio. kr. større end forventningen ved BO3. Udviklingen er ikke overraskende grundet øget sagstilgang på det socialfaglige børne- og ungeområde
• I forhold til ved BO3 forventes der lidt flere indtægter fra andre kommuner. De forventede indtægter er ca. 3 mio. kr. større end ved BO3.
• Der er en række andre områder, der trækker i en positiv retning i forhold til det samlede resultat, idet disse områder har mindreforbrug. Det gælder primært budgetaftalemidler, hvor der forventes, at kun 1 mio. kr af budgetaftalemidlerne på Læring og undervisningsrammen bruges i 2014. Disse midler forventes dog overført til 2015. Der forventes ligeledes mindreforbrug for skolernes bevillinger generelt (hvis der ses bort fra Nordstjerneskolen), dagtilbudenes bevillinger generelt, forskellige fællesudgifter på hele børneområdets budget, da der generelt har været stor tilbageholdenhed i forhold til forbrug af driftsudgifter, samt mindreforbrug på lønudgifter på rammen Stabs- og støttefunktioner.

Forudsætninger/metode

• Det antages, at det forbrug der har været til forebyggende foranstaltninger på rammen Undersøgelse og Socialfaglig Indsats, vil fortsætte i samme takt året ud.
• For anbringelser gælder, at det antages, at de børn der er anbragt i dag, og hvor slutdatoen ikke kendes, vil fortsætte i deres anbringelse året ud - ligesom det også antages, at der ikke starter nogle nye børn i anbringelser i 2014 - andet end dem der er kendt på nuværende tidspunkt.
• For så vidt angår lønudgifter hos teamene under rammerne Undersøgelse og Socialfaglig Indsats, Sundhed samt under Stabs- og støttefunktioner, antages det, at de lønudgifter, der er til medarbejdere, der er ansat i dag, vil fortsætte året ud, med mindre vi allerede nu har kendskab til at medarbejdere stopper.

Handleplan for nedbringelse af merforbrug på det socialfaglige børne- og
ungeområde.

I bilag 3 er vedlagt en handleplan for nedbringelse af merforbruget på det socialfaglige børne- og ungeområder. I handleplanen udpeges områder, hvor der kan igangsættes initiativer for at styrke økonomistyringen, udarbejde et administrationsgrundlag for serviceniveauet, justere det organisatoriske set-up, ændringer i ydelser og foranstaltninger mv. for at nedbringe merudgifterne. Nogle initiativer vil kunne iværksættes på den meget korte bane og potentialerne høstes hurtigt, og andre initiativer kræver lidt længere forarbejde. Handleplanen vil blive justeret og uddybet løbende bl.a. på baggrund af resultater fra analyse af området, der er igangsat i foråret og gennemføres af Deloitte.

2. Budgetopfølgningens grundlag:
I de følgende delafsnit vil grundlaget for budgetopfølgningen blive gennemgået nærmere for hvert af udgiftsområderne på Børneudvalget.

2.1 Unge og uddannelse
Herunder er illustreret udviklingen i forventningerne til regnskab 2014 i løbet af årets budgetopfølgninger på unge og uddannelse:



Som det fremgår af illustrationen forventes Unge og Uddannelsesrammen samlet set at have et merforbrug på 0,7 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget.

Der er ændring i forventningen i forhold til BO3 på 0,2 mio. kr. Denne afvigelse skyldes andre forventninger i forhold til delrammen 33310 - Ungdomsskole's forbrug - som dog stadig overholder sit budget. Den ramme indeholder ud over ungdomsskolen også SSP, Klub, Cross og budgetter vedr. andre tilbud.

De primære merforbrug inden for denne ramme er: 10. klasse, herunder modtageklassen - som tegner sig for en merforbrug på omkring 0,7 mio. kr. (bl.a. på grund af et stigende antal flygtninge), et merforbrug vedrørende betaling til produktionsskoleophold på omkring 0,1 mio. kr., merforbrug på Uddannelsesparathedspuljen på 0,2 mio. kr. og på programpengene på 0,5 mio. kr. De forskellige merforbrug dækkes delvist indenfor rammen, af mindreforbrug vedrørende erhvervsgrunduddannelse (EGU) og ungeaktiviteter. For denne ramme forventes der en overførsel på 0,2 mio. kr. til 2015

2.2 Undersøgelse og socialfaglig indsats
Herunder er illustreret udviklingen i forventningerne til regnskab 2014 i løbet af årets budgetopfølgninger på Undersøgelse og socialfaglig indsats:



Som det fremgår af illustrationen forventes der et merforbrug på 25,2 mio. kr. vedr. Undersøgelse og socialfaglig indsats mod 20,4 mio. kr. ved BO3.

Stigningen i forventningen til merforbruget i forhold til ved BO3 skyldes ændrede forudsætninger vedr. anbringelser - hvor der er bliver brugt 2,5 mio. kr. mere end ved BO3 samt øgede lønudgifter i forhold til de interne forebyggende foranstaltninger. Desuden forventes det, at der bruges ca. 3,6 mio. kr. mere på eksterne forebyggenden foranstaltninger, end der var forventet ved BO3. Dette skyldes bl.a. at der ved BO3 var en forventning om, at der kunne komme effekt af udgiftsreducerende tiltag i 2014.

Merforbruget skyldes således, for ca. 9,5 mio. kr. flere og dyrere anbringelser, mens ca. 13,8 mio. kr. af det samlede merforbrug, skyldes flere forebyggende foranstaltninger, samt nogle få dyre foranstaltninger.

Budgetafgivelsen for anbringelser skal ses i lyset af, at der - i budgettet - er forventning om 83,4 anbringelser i gennemsnit om året, mens der på nuværende tidspunkt er 99 (mod 96 med BO3) anbragte børn fra Gribskov kommune. Samtidig er der over de sidste par år sket en lille stigning i gennemsnitspriserne på de anvendte anbringelser. Gennemsnitsprisen for en anbringelse i dag er ca. 52.600 kr. pr. måned, mens det er budgetforudsat, at gennemsnitsprisen skulle være ca. 2.000 kr. mindre. I 2013 var gennemsnitsprisen for en anbringelse ca. 50.500 kr. pr. måned, svarende til en årlig udgift på 606.000 kr.

Budgetafvigelsen vedr. de eksterne forebyggende foranstaltninger, skyldes forventninger om markante budgetoverskridelser vedr. § 52.3 stk. 3,4 og 5, dvs. familiebehandling, døgnophold og aflastningsordninger. Disse overskridelser skyldes først og fremmest flere sager.

Desuden skal det nævnes, at der er en række tiltag i gang for at indhente manglende statsrefusioner for 2012 og 2013 samt udeståender i forhold til mellemkommunale betalinger, som kan have en positiv effekt på udgifterne på denne ramme i 2014. Der vil dog primært være tale om engangsindtægter. Disse effekter er ikke kendt endnu og dermed ikke indregnet i forventningen til udgifterne i denne gennemgang.

På denne ramme er der i budgetaftalen for 2014 afsat 0,8 mio. kr. til arbejdet med udviklingen af forebyggende familieindsatser. Der er i 1. halvår 2014 arbejdet forberedende og der er i 2. halvår 2014 igangsat implementerende tiltag, jf. beskrivelse i bilag 1. Dette beløb dække både arbejde i regi af Undersøgelse og Social Indsats, men også projektet "familieiværksætterne" som ligger i regi af Sundhedplejen.

2.3 Læring og undervisning
Herunder er illustreret udviklingen i forventningerne til regnskab 2014 i løbet af årets budgetopfølgningen på Læring og undervisningsrammen:



Som det fremgår af illustrationen forventes rammen Læring og undervisning et mindreforbrug på 5,6 mio. kr. mod 0,6 mio. kr. ved BO3.

Da rammen siden BO3 er tilført 3,9 mio. kr. til at dække noget af merforbruget på Nordstjerneskolen, er der reelt tale om en forventet udgiftsfald på 1,1 mio. kr. i forhold til forventningen ved BO3.

Faldet i forventningen til udgifterne skyldes primært, at der ikke i denne opfølgning er forventning om, at der anvendes af - de for 2014 gældende - budgetaftale midler. Forbruget af disse midler er istedet udskudt til 2015.

Det samlede forbrugstal indenfor rammen dækker dog fortsat over en række større afvigelser. Det kan f.eks. nævnes:

Siden BO3 er det forventninger om flere indtægter fra andre kommuner vedr. plejebørn i specialtilbud, samt fra andre kommuners børn i dagtilbud. Denne forventning er ca. 3 mio. kr. større i denne opfølgning end ved BO3. Det drejer sig om plejebørn fra andre kommuner, der er anbragt i familiepleje i Gribskov kommune og går i Gribskov kommunes institutioner samt andre kommuners børn som, af forskellige årsager, har valgt en institution i Gribskov kommune via fritvalgsordningen. Dagtilbuddene forventer, samlet set, et mindreforbrug på omkring 3,1 mio.kr. Endvidere forventes der generelt et merforbrug på de øvrige fællesudgifter for dagtilbudsområdet - herunder tilskud til private daginstitutioner.

Skolerne/FO forventer - samlet set inkl. Nordstjerneskolen - et mindreforbrug på 1,8 mio. kr.. På skoleområdets øvrige udgifter forventes der mindreforbrug vedr. budgetaftalemidlerne - som for 7,2 mio. kroner vedkommende - først forventes anvendt fra 2015. Resten forventes overført til 2015. Læs mere om dette i bilag 1. Endelige forventes der et mindreforbrug vedr. tilskud til privat- og efterskoler på ca. 1 mio. kr.

På specialpædagogisk bistand - skoler (også kaldet SP-rammen), forventes der, samlet set, et merforbrug på ca. 5 mio. kr. Dette er bl.a. en konsekvens af de stigende antal anbringelser, da der i forbindelse med en anbringelse ofte er et specialpædagogisk skoletilbud, som således skaber udgifter på denne delramme. Desuden ses der en generel stigning i andelen af elever med specialpædagogiske behov. Dette er desuden med til at påvirke brugen af eksterne forebyggende foranstaltninger, da der ofte indgår en familiebehandlingsdel i et skole- og dagbehandlingstilbud.

Der er i dag en række indsatser i gang for at sikre sig mod udviklingen på SP-rammen. Indsatserne for at nedbringe merforbruget på SP-rammen er beskrevet i bilag 2, men disse indsatser vil først have effekt i 2015.

For denne ramme forventes der en overførsel på 12,1 mio. kr. til 2015.

2.4 Sundhed og forebyggelse
Herunder er illustreret udviklingen i forventningerne til regnskab 2014 i løbet af årets budgetopfølgningen på Sundhed og forebyggelse:



Som det fremgår af illustrationen forventer rammen Sundhed og forebyggelse et merforbrug på 0,3 mio. kr. mod et mindreforbrug på 0,6 mio. kr. ved BO3. Merforbruget stammer - for 0,5 mio. kr. vedkommende fra at budgettet er reduceret siden BO3 samt fra lønmidler på sundhedsplejens budget. Ændringen i forventningen i forhold til BO3 skyldes forventning om lidt flere lønudgifter i Sundhedsplejen.

2.5 Stabs- og støttefunktioner
Herunder er illustreret udviklingen i forventningerne til regnskab 2014 i løbet af årets budgetopfølgningen på Stabs- og støttefunktioner:



Som det fremgår af illustrationen forventes rammen Stabs- og støttefunktioner at ende op med et mindreforbrug på 3,9 mio. kr. mod en forventning ved BO3 på 5,7 mio. kr. i mindreforbrug. Forskellen skyldes en kombination af forventning om endnu færre fællesudgifter, samt flere lønudgifter i teamet Analyse og Udvikling samt i teamet Rådgivning, Support og Undersøgelse.

Fordelingen af mindreforbruget berører dog fortsat de samme områder og ser ud som følger:

Et mindreforbrug på løn for teamet Rådgivning, Support og Undersøgelse - svarende til ca. 2,4 mio. kr. Ligesom dette team har mindreforbrug på deres driftsudgifter svarende til 0,8 mio. kr. De sidste ca 0,7 mio. kr. i mindreforbrug på denne delramme skyldes forventning om et mindre lønforbrug for teamet Styring, Drift og Administration, ligesom der forventes et mindreforbrug på fællesudgifter for hele Center for Børn og Unges centrale stabs- og støtte funktioner.

Det skal pointeres, at dele af mindreforbruget på lønsummer skyldes, at der er et uopfyldt behov for nyansættelser i teamet Rådgivning, Support og Undersøgelse. Der arbejdes på at sikre disse ansættelser, men det er vurderingen - i denne budgetopfølgning - at disse ansættelser vil ske sent i 2014, at de - i kombination med at der vil være almindelige vakancer i forbindelse udskiftning i medarbejderstaben - ikke vil påvirke udgiftsniveauet i 2014, men vil have fuld effekt i 2015.

3. Tillægsbevillinger og omplaceringer:

Omplaceringer mellem udvalg

Gevinstrealisering - biler
I forbindelse med gevinstrealisering på biler overføres der i alt 139.000 kr. i 2014 fra BØR til Økonomiudvaldets ramme - Politiske udvalg og administration.

Tillægsbevillinger

Af det samlede forventet merforbrug under Børneudvalgets område foreslås der tillægsbevillinger på 28,7 mio. kr., som tilføres kassebeholdningen.
Tillægsbevillingen er fordelt med 1,0 mio. kr. på Ungerammen, 25,1 mio. kr. på Undersøgelse og socialfaglig indsats, 6,5 mio. kr. på Læring og undervisning, 0,2 mio. kr. på Sundhed og forebyggelse og endelig -3,9 mio. kr. på Stabs- og støttefunktioner.


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, LBK nr. 186 af 19.02.2014 (budgetopfølgning besluttet af Byrådet)

Økonomi
Bevillingsstrukturen i Gribskov Kommune er følgende:

• Økonomiudvalget og Byrådet godkender omplaceringer mellem fagudvalg og tillægsbevillinger.
• Fagudvalg godkender omplaceringer mellem rammer inden for eget udvalg.
• Administrationen foretager ændringer mellem delrammer inden for samme ramme under forudsætning af, at de politisk fastsatte rammebetingelser overholdes.
• 
  
  Bilag

Bilag 1 - Opfølgning på budgetaftalens elementer Dok nr. 2014/38429 020
Bilag 2 - Overblik over udfordringer på det børnesociale område Dok nr. 2014/38429 021
Bilag 3 - Handleplan for nedbringelse af merforbrug på det socialfaglige børneområde Endelig Dok nr. 2014/38429 034


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget

1. at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at godkende budgetopfølgning 4 for Børneudvalgets område.
2. at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at godkende de foreslåede omplaceringer mellem udvalg samt tillægsbevillinger jf. nedenstående tabel.
   

   Ramme	Omplace- ringer i kr.	Tillægsbe- villinger i kr.
   Unge		970.000 kr.
   Undersøgelse og socialfaglig indsats		25.051.000 kr.
   Læring og undervisning		6.486.000 kr.
   Sundhed og forebyggelse		210.000 kr.
   Stabs- og støttefunktioner		-3.880.000 kr.
   Læring og undervisning (Gevinstrealisering på kørsel)	-139.000 kr.

Beslutning

1. - 2. Anbefales.

103. Implementering af budget 2015-2018
00.30Ø00 - 2014/39838

Sagsfremstilling
Dette er det andet møde vedr. implementering af budget 2015-2018 for Børneudvalget. På sidste møde blev udvalgets samlede udfordring præsenteret, og administrationen pegede på områder, indsatser og temaer, der kunne arbejdes med til imødegåelse af udfordringen. Udvalget besluttede på den baggrund hvilke områder og indsatser der frem mod dette møde skulle arbejdes med.

Formålet med denne sag er at sikre, at alle udvalg er klar over udvalgets økonomiske rammer fra budget 2015 og frem, herunder de allerede besluttede omprioriteringer fra tidligere budgetaftaler, samt en konkretisering af rammebesparelserne på fagudvalgene.

På dette møde skal udvalget beslutte konkrete tiltag til sikring af budgetoverholdelse ift. omprioriteringer og rammebesparelser fra budget 2015-2018 og budgetreduktioner fra budget 2013-2016 og budget 2014-2017.

Derudover bedes udvalget om at pege på hvilke områder og hvilke indsatser, administrationen skal arbejde videre med ift. at tilpasse udgifterne til udvalgets budget vedr. nye udgiftskrævende opgaver og kendte udfordringer. Der kan arbejdes med disse frem til BO2 2015, men udvalgene bør allerede nu drøfte mulige områder eller temaer, og beslutte hvilke som administrationen skal arbejde videre med.


Børneudvalgets økonomiske ramme for 2015 og frem
På sidste møde blev Børneudvalgets samlede udfordringer inden for den økonomiske ramme for 2015 og frem skitseret. Dette er gengivet herunder:

Administrationen har i overensstemmelse med ovenstående arbejdet med forslag til budgettilpasning og omprioritering, der kan sikre budgetoverholdelse ift. omprioriteringer og rammebesparelser, samt udmøntning af tidligere vedtagne budgetreduktioner.

Udvalget skal drøfte og beslutte hvilke forslag der konkret skal imødegå udvalgets samlede udfordring på 4,4 mio. kr. i 2015, 5,2 mio. kr. i 2016-17 og 5,7 mio. kr. i 2018 vedrørende:

• Omprioriteringer budget 2015-2018 (punkt 1 i ovenstående tabel)
• Rammebesparelsen budget 2015-2018 (punkt 2 i ovenstående tabel)
• Udmøntning af tidligere vedtagne budgetreduktioner - budget 2013-2016 og budget 2014-2017 (punkt 5 i ovenstående tabel)

Administrationen foreslog i sagsfremstillingen på mødet 03.11.2014, at Børneudvalget på de kommende møder får forelagt forslag til budgetreduktioner med udgangspunkt i:

• Samtænkning af skole- og dagtilbud i lokalområder
• Aftenåbning i FO
• Ny klinikstruktur i Tandplejen

Derudover skal udvalget beslutte, hvordan administrationen skal arbejde videre med evt. udestående udfordringer ift. nye udgiftskrævende opgaver samt kendte udfordringer der ikke er budgetterede (punkt 3 og 4 i ovenstående tabel)

Administrationen foreslog i sagsfremstillingen på mødet 03.11.2014, at Børneudvalget på de kommende møder får forelagt forslag til budgetreduktioner med udgangspunkt i:

• Ændringer i strukturer på skole og dagtilbud
• Ændringer i tildelingsmodeller, herunder tildeling til ledelse
• Ændringer i serviceniveau på området for den socialfaglige indsats
• Nedbringelse af sygefravær

Nedbringelse af sygefravær indgår i tema i Økonomiudvalgets arbejde med budgetreduktioner for hele kommunen og bortfalder derfor som særligt tema for Børneudvalget.

Børneudvalget pegede på mødet 03.11.2014 på følgende områder og indsatser, som skal undersøges nærmere

• Ændringer i struktur, herunder ledelsesstruktur, i forhold til skoler, daginstitutioner og dagpleje.

Forslag fra mødet 03.11.2014

Forslag om at fjerne tildelingen til aftenåbent i FO
Byrådet besluttede 28.04.2014 at "fastholde nuværende organisering af klub og fritidsordningog give mulighed for at FO'erne kan lægge den åbningstid, hvor de nu holder åbent, men hvor 4.-5. klasses børn næste år går i skole, på et andet tidspunkt, f.eks. om aftenen".

Som det fremgår af bilaget "Aftenåbent i FO - samlet overblik" har alle FO'er valgt at have aftenåbent 1 gang om ugen til kl. 19 eller 20. Aftenåbningstiden tematiseres de fleste steder ud fra børnenes interesser. Eksempler på temaer kan være: Svømmehalsture, skaterture, gameaften, blomsterbinding, skønhedssalon, bagning osv. Desuden arrangerer flere af FO'erne børnefester eller andre arrangementer for mellemtrinnet flere gange om året udenfor almindelig åbningstid.

Aftenåbent benyttes af ca. 200-250 børn ud af 700 børn i 4.-5. klasse (30-35%). Der er forskellig grad af tilslutning på de forskellige FO'er.
Fremmøde i den normale åbningstid ligger på 50-80% for samme klassetrin.

Aftenåbent koster årligt 1,5 mio. kr. og hvis FO fortsat skal have mulighed for at holde åbent for børn, der ikke benytter tilbud om lektiehjælp/faglige fordybelse, skal der fratrækkes 0,2 mio. kr., dvs. at den mulige besparelse er på 1,3 mio. kr. Forslaget vil kunne få virkning fra 1. august 2015 og vil derfor kun have 5/12 del virkning i 2015.

33 Børneudvalget
		2015	2016	2017	2018
Nr. 14	Fjerne den forlængede åbningstid i FO	-500	-1.300.000	-1.300.000	-1.300.000

Supplerende information til forslag nr. 4: Ny klinikstruktur for Tandplejen
Der er mulighed for at effektivisere driften af Tandplejen ved at samle Tandplejen i én klinik i Helsinge, frem for de nuværende tre klinikker. En samling af Tandplejen vil give fordele som f.eks. at kunne tilbyde flere tandlægetider i ydertimerne om eftermiddagen, færre udgifter til drift af bygninger, ledelsestid og medarbejdertimer, samt stordriftsfordele ved kun at skulle købe det meget dyre tandklinikudstyr til én klinik. Erfaringer fra andre kommuner, der har reduceret antal af tandklinikker viser desuden, at det ikke resulterer i flere udeblivelser.

Det vil naturligvis også give ulemper for nogle børn og forældre, hvis tandklinikken kun ligger ét sted. Nedenstående tre tabeller viser fordelingen af antal børn der vil blive mere berørt eller mindre berørt af en ny klinikstruktur med én tandklinik i Helsinge.

I "mindre berørt" kategorien indgår de børn og unge, som ikke har tandklinik på egen skole, eller som i forvejen skal transporteres (enten selv eller af deres forældre) til tandklinikken, f.eks. fordi de er under 5 år, går i skole i en mindre by uden tandklinik, går på privatskole eller på ungdomsuddannelse. For nogle vil transporten blive længere end idag, for andre vil afstanden være den samme.

Samlet set er der tale om 14% ud af de ialt 8.195 børn og unge tilknyttet tandklinikkerne, som vil blive mere berørt af en ændring i klinikstrukturen.

Tandklinik Gilleleje, antal børn	Mere berørt	Mindre berørt	Børn/unge i alt
0-5 årige		466
Skolealder	700	635
Unge på ungdomsuddannelse		255
I alt	700	1356	2056
Procent andel	34%	66%	100%

Tandklinik Græsted, antal børn	Mere berørt	Mindre berørt	Børn/unge i alt
0-5 årige		368
Skolealder	475	673
Unge på ungdomsuddannelse		225
I alt	475	1266	1741
Procent andel	27%	73%	100%

Tandklinik Helsinge, antal børn	Mere berørt	Mindre berørt	Børn/unge i alt
0-5 årige		829
Skolealder	0	2969
Unge på ungdomsuddannelse		600
I alt	0	4398	4398
Procent andel	0%	100%	100%

Privat eller offentlig udført tandpleje?
Ifølge bekendtgørelsen om Tandpleje § 3 kan kommunen tilbyde den vederlagsfri børne- og ungdomstandpleje på offentlige klinikker eller hos praktiserende tandlæger som indgår aftale med kommunen. Kommunen kan også beslutte at indgå aftale med en eller flere praktiserende tandlæger om varetagelse af børne- og ungdomstandplejen. Kommunen har fortsat ansvaret for opgavens løsning, selv om der indgås aftale med en eller flere tandlæger om varetagelse af opgaven.

Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, LBK nr. 186 af 19.02.2014
Bekendtgørelse om tandpleje nr. 179 af 28.02.2012



Økonomi
Jf. sagsfremstilling

Høring
De oprindelige forslag i prioriteringskataloget har været i høring. Forslag der ikke indgår i prioriteringskatalog vil blive sendt i høring, såfremt Børneudvalget beslutter at de skal indgå som forslag til omprioritering.

Bilag
Nedenstående fire bilag er samme bilag som forelagt i sagsfremstillingen til Børneudvalgets møde 03.11.2014 punkt 101:

BØR 08.09.2014: Bilag til borgmesterens forhandlingsoplæg - Prioriteringskatalog
Dok. nr. 2014/39838 006
BØR 03.11.2014: Budget 2015-2018 - Supplerende forslag til prioritering. Dok nr. 2014/39838 007
BØR 08.09.2014: Bilag 5a: Høringssvar fra bestyrelser, råd m.v. Dok nr. 2014/39838 014
BØR 08.09.2014: Bilag 5b: Høringssvar fra MED Dok nr. 2014/39838 013

Nye bilag:
BØR 24.11.2014: Aftenåbent i FO - samlet overblik Dok nr. 2014/39838 038

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget

1. at beslutte hvilke forslag, der skal imødegå udvalgets samlede udfordring på 4,4 mio. kr. i 2015, 5,2 mio. kr. i 2016-17 og 5,7 mio. kr. i 2018 vedrørende:
   - omprioriteringer budget 2015-2018
   - rammebesparelsen budget 2015-2018
   - udmøntning af tidligere vedtagne budgetreduktioner - budget 2013-2016 og budget 2014-2017
2. at beslutte hvilke områder og indsatser administrationen skal arbejde med frem til udvalgets næste møde ift. at imødegå nye udgiftskrævende opgaver og kendte udfordringer

Beslutning
1. - 2. Børneudvalget beslutter følgende forslag:

33 Børneudvalget
			2015	2016	2017	2018
Nr.	1	Fjerne merindskrivningsmidler i daginstitutioner	-1.200	-1.200	-1.200	-1.200
Nr.	2	Flytte Sproghuset (ØU)	-150	-150	-150	-150
Nr.	3	Fælleskommunal tandregulering	-	-600	-600	-600
Nr.	9	Reducere HOP-puljen	-350	-350	-350	-350
Nr.	12	Ændret serviceniveau i kørsel til specialtilbud (TEK)	-200	-500	-500	-500
Nr.	13	Forældrebetaling for pladser i specialbørnehaven	-100	-250	-250	-250
		Reducerer tildeling til FO	-500	-1.300	-1.300	-1.300
		Ekstra ledelsestid på skoler	-200	-400	-400	-400
		Samtænkning i Ramløse (dagtilbud, FO og administration)	-100	-300	-300	-300
		Ny klinikstruktur i Tandplejen i Gilleleje	-150	-150	-150	-150
I alt			-2.950	-5.200	-5.200	-5.200
Behov for omprioritering i første omgang			-4.400	-5.200	-5.200	-5.700
Udestår			-1.450	-	-	-500

Besparelser på 1.450.000 i 2015 udmøntes efter grønthøster metoden, med mindre Økonomiudvalget godkender, at besparelsen ikke udmøntes.

Børneudvalget indstiller til Økonomiudvalget at godkende, at besparelsen på 1.450.000 ikke skal udmøntes i 2015.





104. Ramløse: Attraktivt lokalsamfund - projektforslag
17.00G00 - 2014/15422

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges for Børneudvalget og Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet. Indstillingens punkt 1. omhandler godkendelse af projektforslaget for Ramløse: Attraktivt lokalsamfund, herunder frigivelse af 13,7 mio. kr. af det samlede korrigeret budget på 17,1 mio. kr. til udførelsen af ombygningen. Indstillingens punkt 2 handler om, at de frigjorte bygninger overgår til Økonomiudvalget som en del af handlingsplanen for Ejendomsstrategien

Baggrund
Byrådet besluttede på mødet 23. juni 2014 at tiltræde Børneudvalgets beslutning af 2.06.2014 om at fastholde tidligere beslutning om at flytte Ramløse Børnehuse og Gribskov Specialbørnehave til nye lokaler på skolen samt gennemføre det inden for rammen af scenarie 2, der omfatter dagtilbud i Ramløse, Gribskov Specialbørnehave, skole/Fo afdeling af Nordstjerneskolen 0 - 6 kl., foreninger og lokalsamfund.
Der tages afsæt i det tidligere udarbejdede projektforslag præsenteret for Børneudvalget 05.11.2013, som nu er tilrettet i dialog med den lokalt nedsatte brugergruppe, ledelsesgruppen og medarbejderne. Bestyrelserne og lokale arbejdsgrupper er repræsenteret i brugergruppen.

Proces
Projektforslaget er således blevet til i dialog mellem rådgiver, ledere, medarbejdere, forældre og borgere i regi af den tidligere nedsatte lokale arbejdsgruppe suppleret med tovholdere fra de 4 lokale arbejdsgrupper, der blev nedsat på Ramløsedagen. Der har været afholdt tre brugergruppemøder, hvor det har været muligt at kommentere på og komme med input til projektforslaget og få sikret, at de ideer til udvikling af og interaktion med lokalsamfundet kan indeholdes eller sikres i en fremadrettet lokal proces. Hertil kommer møder i ledelsesgruppen og brugergruppemøder - de sidste for at sikre, at de i projektforslaget bygningsmæssige ændringer matcher lederes og medarbejderes ønsker, behov og ideer.

Resultat
Det vedlagte projektforslag er således i tråd med den lokalt formulerede målsætning om at skabe et miljø, hvor de fysiske rammer understøtter den pædagogiske røde tråd med fastholdelse af et 0 - 6 års førskoleområde og et skole/Fo område med selvstændige ledelser. Forslaget danner grundlag for et tæt samarbejde med det omgivende samfund om brug af de fælles værkstedsområder (værkstedshus), bibliotek, kantine og mødelokaler (fælleshus), "Kulturhus" samt udendørs legeområder.
Der er med idrætsforeningen skabt mulighed for, at der kan samarbejdes omkring løbestier og multibane. Der er endvidere indledt drøftelser omkring afklaring af muligheder for fælles køkkenfunktioner og effektiv udnyttelse af de samlede faciliteter.
Med naturgruppen er der aftalt videre drøftelser, som skal resultere i anlæggelse af en frugthave (pomet) på arealet op til skel til Frederiksværkvej samt udekøkken og køkkenhaver mellem bygning 5 og 6. Udearealerne skal fungere som legeområder for institutionerne, men skal også kunne benyttes af lokalbefolkningen.
Det er efter ønske fra foreningerne endvidere indarbejdet i løsningen, at de lokale foreninger kan udvikle sig i delvis egne lokaler i den eksisterende administrationsbygning. Bygningen skal dog kunne benyttes af andre herunder naturligt af skole/Fo og dagtilbud. Med "Kulturhuset" vil der være skabt muligheder for et nyt fællesskab foreningerne imellem med de synergier, der kan ligge i det, men også et forventeligt samarbejde i tråd med læringsreformen jvf. bilag 1

Projektforslaget er således projektgruppens bud på og ønsker til, hvordan bygningerne kan understøtte såvel læringsmiljøet og lokalområdet i Ramløse.

Projektforslag - Bygningsindretning for dagtilbud, skole og Fo jvf projektforslaget
Projektforslaget er således blevet til i en bred lokal dialog mellem rådgiver og interessenter. Det har været en stram arbejdsproces med mange møder, hvor det har været muligt at kommentere på og komme med input til projektforslaget.

I projektforslaget er det indarbejdet at bibeholde bygningen "Kastanien", der i dag er en del af Ramløse Børnehus. Bygningen indrettes til at huse vuggestue. Vuggestuegruppen er siden dens etablering i Ramløse Børnehuse vokset til 20 børn. Der er derfor skabt øget behov for vuggestueplads. Dagplejen, som i dag holder til i Blok 5, er i projektet tænkt ind sådan, at dagplejens legestue kan rummes i vuggestuen.
Blok 10 indrettes til børn i aldersgruppen 3-6 år, samt børn fra Gribskov specialbørnehave.

Blok 2 indrettes med lokaler, der størrelsesmæssigt er tilpasset rullende skolestart samt fleksible muligheder for holddeling.

Skolehuset, der i dag har til huse i de tidligere lærerboliger flyttes til blok 9, hvor der skabes større og mere hensigtsmæssige undervisningsfaciliteter for denne børnegruppe. Ved at flytte skolehuset til blok 9, gives der desuden mulighed for at udvide med mellemtrin, da der stilles flere kvadratmetre til rådighed.

I projektet er Fo'en samlet i en blok, blok 5, hvor alle faglokaler placeres. Midt i bygningen indrettes der et basislokale, et fast tilholdssted, til Fo'en med direkte adgang til skolekøkkenet. Der åbnes op i bygningen ved at nedlægge eksisterende depoter ud til gangarealet. Det giver overskuelighed og muligheder for at arbejde med og i grupper. Fo'en får med placeringen i Blok 5 direkte adgang til alle værkstedsfunktionerne.

Blok 6 indrettes til administration, kantine og bibliotek, som kan benyttes af både ansatte, børn og øvrige borgere i Ramløse. Det er derfor indarbejdet, at administrationsdelen kan aflåses fra de to øvrige funktioner, som er kantine og bibliotek, således at bibliotek og kantine kan benyttes uden for skolens åbningstider. Placering og indretning af biblioteket er drøftet med tovholderne for arbejdsgruppen omkring samarbejdet mellem skole- og folkebibliotek.

Frigjorte bygninger
Af projektforslaget fremgår ligeledes de bygninger, der ikke forventes brug. De frigjorte bygninger er Ramløse Børnehuses afdeling Lærken, Skolehuset (bygning 7) samt indskolingsblokken (bygning 4).
Den bygning, Gribskov specialbørnehave aktuelt er i, overgår til at være en del af Helsinge Børnehuse ultimo 2015, hvor Gribskov Specialbørnehave flyttes til Ramløse.

Den videre proces
Efter godkendelse af projektforslaget forventes projektet at følge denne plan:

Da det er mest fordelagtigt at samle projektering, udbud og udførelse for alle ombygninger,
der skal foretages i blokkene 1, 2, 5, 6, 9, 10 og 11, er tidsplanen komprimeret til at være opdelt i en projekteringsfase og en udførelsesfase.
Den rækkefølge ombygningerne udføres i vil give bedst mening iht. brug af lokalerne i forbindelse med ombygningerne.
Ombygningen starter i blok 1 og 2. I den periode, ombygningen forgår, flyttes undervisningen til henholdsvis blok 4 og blok 10, der begge pt. står ledige.
Dernæst fortsætter ombygningen af blok 5 og 6, hvilket betyder, at Fo'en kan forblive i blok 9,
indtil ombygningerne er færdige i blok 5, hvorefter Fo'en kan flytte til blok 5, som fremover vil
være Fo for både 0-4 klasse.
Efterfølgende ombygges blok 9 til skolehuset.
Som det sidste ombygges blok 10 og 11 til vuggestue og børnehave.

Tidsplan: Ramløse

2014

jan

feb

mar

apri

maj

juni

juli

aug

sep

okt

nov

dec

Projekterings fase inkl. udendørs arealer

Hovedprojekt

Myndighedsprojekt

2015

Projekterings fase inkl. udendørs arealer

Hovedprojekt

Myndighedsprojekt

Udbud og Licitation

Kontraktforhandling

Udførelse

Udførelsesperioden

Ombygning blok 1,2,5,6

Ombygning blok 9

Ombygning blok 10 og 11

Mangelafhjælpning

Aflevering 22.12.2015

Lovgrundlag
LBK nr 668 af 17/06/2011 (Dagtilbudsloven) §1
LBK nr 521 af 27/05/2013 (Folkeskoleloven) §1

Økonomi
Estimatet for at etablere det samlede projekt i Ramløse er af rådgiver opgjort til 13.5 mio. efter prioriteringsdialog med rådgiver, administrationen og ledelsesgruppen. Projektet indeholder ud over en opgradering af daginstitutions-, skole- og Fo lokaler, en flytning af Gribskov Specialbørnehave, en udvidet vuggestuekapacitet til 20 børn, en flytning af skolehuset, hvor der er sikret plads til også at rumme mellemtrin, samt etablering af ramper, hvilket gør adgangen til skolehuset tilgængeligt for brugere med handicap, og en erstatning for den asfaltbane, der inddrages til legeareal for dagtilbuddet.
Projektet lever efter administrationens vurdering op til realiseringen af læringsreformen og tankerne om et attraktivt lokalsamfund.
Der skal dog afsættes midler til flytning og containerbrug undervejs og til slut i byggefasen. Administrationen vurderer dette til at koste ca. 200.000 kr.
Det indstillede samlede projekt udgør derfor 13.7 mio. kr.
Et ekstra honorar til udarbejdelse af dette ændrede projektforslag er indeholdt i de 13.7 mio. kr og udgør ca. 200.000 kr.

Projektet udbydes enten i en hovedentreprise eller i fagentrepriser. De ekstra arbejder, som det eventuelt ikke er muligt at indeholde i det samlede projekt, vil blive udbudt som tillægsydelser, så der er mulighed for at vælge dem fra eller til afhængig af licitationsresultatet.

Der søges om frigivelse af 13,7 mio. kr. af det samlede korrigeret budget på 17,1 mio. kr.
til udførelsen af ombygning - og etablering af dagtilbud på Nordstjerneskolens Ramløseafdeling iht. vedlagte projektforslag bilag 2.

Bilag
Bilag 1: Forslag fra foreningerne i Ramløse vedrørende etablering af et "Kulturhus" Doknr. 2014/15422 011

Læsevejledning: Bilag 2 består af 9 pdf filer - 1 fil med tekst og 8 filer med tegninger.
Bilag 2: BØR 24-11-14 Projektforslag Ramløse Doknr. 2014/15422 015


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet:

1. at beslutte projektforslaget for Ramløse: Attraktivt lokalsamfund herunder at frigive 13,7 mio. kr. af det samlede korrigeret budget på 17,1 mio. kr. til udførelsen af ombygning og etablering af dagtilbud på Nordstjerneskolens Ramløseafdeling.
2. at tiltræde, at de frigjorte bygninger i Ramløse overgår til Økonomiudvalget som en del af handlingsplanen for Ejendomsstrategien.

Beslutning

1. Anbefales med den tilføjelse at der i projektet skal arbejdes med handicapvenlighed.
2. Anbefales.

105. Genoptagelse af arbejdet med attraktivt lokalsamfund i Blisrup og Esrum
17.00G00 - 2014/13780

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges for Børneudvalget med henblik på orientering om at arbejdet med attraktive lokalsamfund genoptages som følge af budgetaftalen for 2015 - 2018. Ligeledes forelægges sagen med henblik på, at udvalget giver input til det videre arbejde.

Baggrund
Det er besluttet i budgetaftalen, at lokalsamfundene skal bevares og udvikles til attraktive fællesskaber for nuværende og kommende borgere i Gribskov Kommune.

Det skal blandt andet ske ved at etablere fysiske fællesskaber på skolematriklerne for skole-, kultur- og fritidstilbud med henblik på øget fælles og fleksibel brug af kommunale faciliteter for borgere i lokalsamfundet.

Processer i Esrum og Blistrup genoptages
På baggrund af denne beslutning genoptager administrationen og lokale arbejdsgrupper derfor processen og arbejdet med attraktive lokalsamfund i Blistrup og Esrum, som har stået på stand-by siden Byrådsbeslutningen den 23.06.2014.

Afsættet for det videre arbejde vil være tidligere drøftelser lokalt, herunder tilkendegivelser fra dialogmøderne i foråret.

Administration vil i samarbejde med lokale arbejdsgrupper afdække en række scenarier i begge områder, hvor høringssvar fra besparelseskataloget også vil indoptages.

Samtænkning af skole- og folkebibliotek
I sammenhæng med arbejdet med attraktive lokalsamfund i Blistrup, Esrum og Ramløse indgår ligeledes udviklingsprojektet "Samtænkning af skole- og folkebibliotek", som blev politisk besluttet september 2013.

Administrationen vil også på dette felt afdække scenarier med henblik på politisk behandling.

Lovgrundlag
LBK nr 668 af 17/06/2011 (Dagtilbudsloven) §1
LBK nr 521 af 27/05/2013 (Folkeskoleloven) §1
Budgetaftale for 2015 - 2018 vedtaget af Byrådet den 6.10.2014

Økonomi


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget

1. at tage orienteringen om, at arbejdet med attraktive lokalsamfund genoptages til efterretning
2. at udvalget giver input til retning for det videre arbejde

Beslutning

1. Taget til efterretning.
2. Udvalget vægter samtænkning af anvendelsen af bygninger, tæt samarbejde mellem skole, dagtilbud og foreninger, inddragende processer i lokalsamfund, hvor alle interesserede aktører inddrages.

106. Kommissorium for temaudvalget Skoleudvalget
00.22A00 - 2014/38412

Sagsfremstilling
Sagen fremlægges for Børneudvalget og Økonomiudvalget med henblik på at anbefale Byrådet at godkende Skoleudvalgets kommissorium.

Byrådet besluttede den 27.10.14 at nedsætte §17, stk.4 udvalget 'Skoleudvalget' bestående af 7 medlemmer med virkning fra 1. januar 2015.

Skoleudvalget har som et §17, stk. 4 udvalg en forberedende og rådgivende funktion i forhold til de stående fagudvalg med afsæt i at arbejde med et helhedsorienteret perspektiv på skoleprojektet. Udvalgets opgaver er derfor alene rådgivende i forhold til de stående udvalg. Den rådgivende funktion betyder, at udvalget kan afgive anbefalinger og indstillinger til de stående udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet.

Kommissorium for Skoleudvalget fremlægges her til godkendelse. Administrationen gør opmærksom på, at de i kommissoriet skitserede faser er en overordnet skitsering, og ikke udtryk for en faktisk planlægning af projektet. Selve projektplanlægningen bliver konkretiseret efterhånden som projektet går i gang og vil løbende blive justeret.

I forlængelse af dette foreslår administrationen, at Byrådet i 1. kvartal 2016 fastlægger Skoleudvalgets nærmere funktionsperiode.


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse (lbk. nr. 186 af 19.2.2014) §§ 16, stk. 7, 17, stk. 4, 25, stk. 1 og 3.

Økonomi
Der vil frem til den første budgetopfølgning i 2015 blive arbejdet med at finde en finansiering indenfor Økonomiudvalgets ramme til et driftsbudget for Skoleudvalget.

Administrationen gør opmærksom på, at etableringen af Skoleudvalget indebærer, at der ikke er midler (udvalgsvederlag og formandsvederlag) til samtidigt at etablere endnu et § 17. stk. 4, udvalg.

Bilag
Bilag: Kommissorium. Dokumentnr.: 2014/38412 002

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet:

1. At godkende kommissoriet for Skoleudvalget

Beslutning

1. Anbefales godkendt med den ændring at skitse til tidsplanen strammes op, så udbudsmateriale udarbejdes i 2. kvartal, udbudsproces tilrettelægges i 3.kvartal, og kontrakten indgås i starten af 4. kvartal 2015.

107. Tilbygning i LM's Børnehus
00.30G00 - 2014/43715

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges Børneudvalget med henblik på beslutning om administrationen skal arbejde videre med LM's Børnehus' ønske om optagelse af et lån på 1,0 mio. kr. (excl. moms) i forbindelse med en tilbygning.

Da institutionen har driftsoverenskomst med kommunen skal institutionens optagelse af lån godkendes af kommunen. Desuden gives der, jf. Kommunal Fuldmagten, mulighed for lovligt at støtte de opgaver, som LM's Børnehus udfører som daginstitution.

Kommunen kan derfor give garanti til lånet, men en garanti vil medføre en deponeringspligt, idet en sådan garanti, jf. Lånebekendtgørelsen medfører, at der skal deponeres et tilsvarende beløb. Dette skyldes, at den selvejende institution i denne situation udfører en opgave, der kan sidestilles med en kommunal anlægsopgave.

Deponeringen vil påvirke kommunens likviditet negativt.

Tilbygning i LM's Børnehus
Administrationen har modtaget en henvendelse fra LM's Børnehus i Græsted. LM´s Børnehus søger om tilladelse til at optage et lån på 1 mio. kr. til at finansiere en mindre tilbygning på 40 m2 og en opdatering af indgangsforholdene, personale- og møderum samt integrering af depotfaciliteter.

LM's Børnehus er 40 år gammel og bygningerne er ikke fulgt med tiden. Daginstitutionen arbejder for at integrere og rumme børn med mange forskellige behov og har derfor et stigende behov for at kunne arbejde på tværs af de tre stuer som bygningen er inddelt i fra ny. Desuden er personale-, kontor- og mødefaciliteter ikke optimale og efter nutidens standard.

LM's Børnehus omlagde i 2013 lån i ejendommen, for at finansiere et nyt køkken for ca. 200.000 kr. Da omlægningen af lånet var udgiftsneutralt for kommunen blev lånomlægningen godkendt administrativt af Gribskov Kommune.

LM's Børnehus har desuden finansieret en ny legeplads over deres egen drift.

Fakta om LM's Børnehus
LM's Børnehus er en integreret daginstitution i Græsted normeret til 60 pladser til børn i alderen 0-5 år. Institutionen er selvejende med driftsaftale med kommunen. LM's Børnehus ejer deres egen bygning, men der er en tilbagefaldsregel på bygningen som betyder, at hvis bygningen ikke længere benyttes til daginstitutionsbrug overgår den til kommunen uden betaling. Udover tilskud til den daglige drift, får LM's Børnehus hvert år et mindre beløb på 28.000 kr. til vedligeholdelse af bygningen.

Vurdering af bygningens tilstand
Da bygningen ejes af LM's Børnehus foretager Gribskov Kommune ikke regelmæssige tilsyn med bygningen, på samme måde som med de kommunale bygninger. Med det kendskab administrationen dog har til bygningen, er den umiddelbare vurdering, at LM's Børnehus bygning ikke er dårligere bygningsmæssigt og funktionsmæssigt, end nogle af de andre bygninger, der anvendes til daginstitution i kommunen.

Den videre proces
Hvis Børneudvalget ønsker, at administrationen skal arbejde videre med lånoptag til tilbygning i LM's Børnehus, vil sagen blive genoptaget på et senere møde i Børneudvalget og gå i videre forløb til Økonomiudvalget, da det er Økonomiudvalget, der har kompetence til at prioritere kommunens økonomi.

Lovgrundlag
Lånebekendtgørelsen, bekendtgørelse nr. 1580 af 17.12.2013 om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier mv., §3, stk 1 og §6, stk.1.

Økonomi
Kommunen skal ved garantier af denne type, jf. Lånebekendtgørelsen, deponere et tilsvarende beløb. Dette vil betyde, at en del af kommunens likviditet (kassebeholdningen) vil være fastlåst i en længere periode. Set i lyset af det netop vedtagne budget for 2015-2018 betyder dette en yderligere udfordring for den i for vejen pressede kommunale økonomi, et forhold der skal indgå i overvejelserne om, hvorvidt garantien skal stilles.

Det deponerede beløb frigives efter et år med 1/25 i 25 år.

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget at

1. træffer beslutning om administrationen skal arbejde videre med LM's Børnehus' ønske om optagelse af et lån på 1 mio. kr. til en tilbygning.

Beslutning

1. Besluttet at administrationen skal arbejde videre med sagen. Sagen genoptages i forbindelse med kommende budget.

108. Samarbejde med forældre- og skolebestyrelser 2015
00.01G00 - 2014/42278

Sagsfremstilling
Denne sag forlægges for Børneudvalget med henblik på beslutning. Sagen omhandler planlægning af samarbejdet med forældre- og skolebestyrelser i 2015.

På mødet den 3. februar 2014 besluttede udvalget følgende om samarbejdet med bestyrelser i perioden 2014 - 2017: "Udvalget vægter ad hoc inddragelse i sammenhæng med dagsorden, udvikling af møder med skolebestyrelsesformænd samt formænd for forældrebestyrelser på dagtilbudsområdet. Store møder kan benyttes, men skal give rum til dialog. Der kan laves fælles vidensopbygning".

I forhold til 2015 foreslår administrationen at supplere høringsprocesser med følgende tiltag:

• Et temamøde om kvalitet i dagtilbud med deltagelse af Børneudvalget, formænd for forældrebestyrelser og ledere. Mødet tænkes som et led i arbejdet med kvalitet i dagtilbud og foreslås afholdt foråret 2015 i forbindelse med iværksættelsen af udviklingsarbejdet.

• Et møde om skolernes drift og udvikling med deltagelse af formænd for skolebestyrelser, skoleledere og Børneudvalget. Mødet foreslås afholdt i forår 2015.
• Et fælles møde med deltagelse af forældrebestyrelser, skolebestyrelser, Børneudvalget og ledere om resultater af brugertilfredshedsundersøgelsen. Undersøgelsen er planlagt til gennemførelse i første kvartal 2015. Mødet foreslås afholdt i forår 2015.

Når Børneudvalget har truffet beslutningen om mødeformer, orienteres bestyrelserne herom, så de kan forberede formandens deltage via en dialog i bestyrelsen. Møderne bookes ultimo 2014/primo 2015.


Lovgrundlag
Styrelsesvedtægt for Gribskov Kommune (2014) af 9. december 2013, § 14, stk. 2
Børne- og Ungepolitik, Gribskov Kommune, 2006, Afsnit 1 "Fælles ansvar"
LBK nr 1127 (Dagtilbudsloven) af 20/07/2014 § 15 stk. 1
LBK nr 665 (Folkeskoleloven) af 20/06/2014 § 44

Økonomi
Udgifter svarende til 40.000 kr. årligt finansieres af budget til fællesudgifter på delrammen 33510 - Skole/FO under rammen 335 - Læring og undervisning.

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget at beslutte

1. at afholde et møde med deltagelse af bestyrelser og ledere om resultater af brugertilfredshedsundersøgelser
2. at afholde et temamøde om kvalitet i dagtilbud med deltagelse af bestyrelsesformænd og ledere
3. at afholde et dialogmøde om drift og udvikling af folkeskoler med deltagelse af bestyrelsesformænd og skoleledere

Beslutning
1. - 3. Tiltrådt.






Efterretningssager

109. Fælles borgere - fælles praksis: Evaluering af effektmål
27.00G00 - 2012/09680

Sagsfremstilling
Indledning
Nærværende sag forelægges enslydende for Børneudvalget, Arbejdsmarkedsudvalget og Social- og Sundhedsudvalget. Sagen forelægges med henblik på at orientere udvalgene om evaluering af de målsætninger for samarbejdet om og med fælles borgere, som blev vedtaget i Social- og Sundhedsudvalget i september 2013 på baggrund af input fra Arbejdsmarkedsudvalget og Børneudvalget (forelagt disse udvalg på møder juni 2013).

Samarbejdet - som er implementeret under overskriften "Fælles borgere - fælles praksis" - er om borgere, som har en sag i mere end ét socialt center. Ofte er der tale om borgere, som ud over ledighed også har sundhedsrelaterede eller sociale problemer, eventuelt familier med børn. Målet er mere effektive arbejdsprocesser i administrationen, bedre serviceoplevelse for borgerne og en mere sammenhængende indsats og følgelig bedre effekt. Det overliggende formål er, at ledige borgere med personlige og/eller sociale og/eller sundhedsmæssige problemer, og som eventuelt har børn, støttes i at udnytte egne ressourcer bedre - hen imod selvforsørgelse.

Effektmål for samarbejdet om og med fælles borgere - evaluering
Fælles borger arbejdet omfatter som bekendt fem målgrupper, hvor vi erfaringsmæssigt ved, at der ofte er borgere, som har sager i flere centre, og hvor barrierer for samarbejdet ofte gør sig gældende. Der er væsentlige overlap med de målgrupper, som er omfattet af aktuelle nationale reformer m.h.p. at nedbringe antallet af borgere på passiv forsørgelse m.v., og fælles borger arbejdet har sikret, at Gribskov Kommune er rustet til at implementere reformerne. Målgrupperne er:

• Unge - unge op til 25 år, herunder unge i målgruppe for STU, hvor der er behov for særlig støtte i overgangen barn/voksen - særligt m.h.p. uddannelse (dog ikke unge med hjerneskade eller unge under integrationsloven)
• Hjerneskade - børn og voksne med erhvervet hjerneskade i rehabiliteringsfasen, hvor der er et særligt behov for samarbejde for at sikre genoptræning og rehabilitering, der svarer til den enkelte borgers behov
• Genoptræning - borgere med genoptrænings- og rehabiliteringsbehov, hvor målet er, at borgeren hurtigst muligt kan starte på arbejde igen eller komme i uddannelse
• Rehabilitering - borgere, der er langt fra arbejdsmarkedsmarkedet, og som har komplekse sociale og sundhedsmæssige problemer
• Integration - børn og voksne under integrationsloven og etniske minoriteter, hvor målet er integration i det danske samfund og selvforsørgelse

For hver målgruppe af fælles borgere blev opstillet et sæt af effektmål, som tog afsæt i allerede formulerede mål på sektorområderne suppleret med enkelte nye mål.

Effektmålene er nu evalueret, og resultatet fremgår af bilag 1.

På overordnet niveau skal følgende fremhæves i.f.t. evalueringen:

• at der er tale om generation 1 af tværgående effektmål, og som sådan er effektmålene i sig selv en milepæl i forhold til at styrke det tværorganisatoriske samarbejde i komplekse borgersager, idet der er evidens for, at fælles mål i sig selv styrker samarbejdet
• at evalueringen derfor også er udtryk for aktuel status for arbejdet med tværgående effektmål som sådan, herunder muligheder for forbedring af form og indhold i form af f.eks. rækkevidde, mulighed for opfølgning mv.

Konkret viser evalueringen samlet set, at flertallet af de opstillede mål er opfyldt, at enkelte ikke er opfyldt, og at det for nogle af målene ikke har været muligt at evaluere.

Udvalget bedes tage evalueringen til efterretning ud fra det enkelte fagudvalgs perspektiv med tværgående hensyn for øje.

På baggrund af evalueringen arbejdes der fremadrettet med oplæg til, hvordan vi samlet set arbejder videre med fortsat at styrke det tværgående samarbejde i komplekse borgersager, herunder generation 2 af tværgående effektmål, som forelægges politisk i det nye år.

Status på kompetenceudvikling
Med henvisning til at det af budgetaftale 2013 fremgik, at arbejdet med fælles borger - fælles praksis var et strategisk prioriteret indsatsområde i kommunen, bevilgede Økonomiudvalget kr. 300.000 fra strategisk investeringspulje 2013 til at gennemføre et relevant kompetenceudviklingsforløb. På den baggrund gives her afslutningsvist en kort status på dette.

Følgende aktiviteter har været eller er på vej til at blive afviklet på tværs af de tre sociale centre:

• temadag september 2013 med fokus på samarbejdet med borger
• temadag november 2013 om det gode møde
• generelt løbende ledelsesmæssigt fokus
• temadag 14. november 2014 om Relationel Koordinering med fokus på, hvordan tværgående samarbejde kan styrkes via fælles mål, fælles viden, gensidig respekt og hyppig, rettidig og præcis problemløsende kommunikation - kompetenceudvikling på tværs

Aktiviteterne har medvirket til en fortsat styrket forankring af arbejdsgange og -kultur i forhold til tværgående samarbejde og koordinering i komplekse borgersager, herunder afdækning også af fortsatte udfordringer.


Lovgrundlag
Bekendtgørelse af lov om kommunernes styrelse, LBK nr 186 af 19/02/2014

Økonomi


Bilag
Bilag SSU 26.11.14: Evaluering af effektmål oktober 2014 (Dokumentnr. 2012/09680 096)

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget at:

1. at tage orientering om evaluering af effektmål til efterretning

Beslutning

1. Taget til efterretnng.

110. Regnskab for skoler og FO, skoleåret 2013/2014
00.32S00 - 2014/43713

Sagsfremstilling
Sagen forelægges Børneudvalget til efterretning.

Bevillinger til skoler og fritidsordninger i Gribskov Kommune følger skoleåret. Derfor opgør vi deres regnskabsresultater, når skoleåret slutter 31. juli 2014. Den øvrige del af skolerammen afsluttes i forbindelse med kommunens regnskab 31. december.

Regnskaberne er nu afsluttet og og forelægges for Børneudvalget til efterretning.

Skolernes regnskabsresultater
Nedenfor er regnskabet for skoleåret 2013/2014 opgjort. Tabellen viser også overførsler fra skoleåret 2012/2013.

Skole 1.000 kr.	Overførsel 2012/2013	Overførsel 2013/2014	Overførsel 2013/2014 i % af bevilling
Bjørnehøjskolen	1.183	811	4%
Gilbjergskolen	1.727	1.741	4%
Gribskolen	1.928	274	1%
Nordstjerneskolen	744	-1.609	4%
Sankt Helene Skole	2.340	1.307	6%
I alt	7.922	2.524

Regnskaberne viser, at alle skoler undtagen Nordstjerneskolen kommer ud med et mindreforbrug i skoleåret 2013/2014. Alle skoler har - i modsætning til sidste skoleår reduceret deres overskud. Samlet set kommer skolerne ud med et mindreforbrug på 2,5 mio. kr. Reduktionen i overskuddet er naturlig idet, alle skoler havde nogle Lock-out-midler, der var overført fra skoleåret 12/13, som skulle anvendes i skoleåret 13/14.
Skolernes mindreforbrug overføres til skoleåret 2013/2014

Skolernes regnskabsbemærkninger
Bjørnehøjskolen fik et mindreforbrug på 0,8 mio. kr. Overførslen er en konsekvens af ikke fuldt udnyttet normering i perioden 2012 til 2014. 120.000 kr. er en opsparing til imødegåelse af udgifter i forbindelse med fratrædelse af medarbejdere. 160.000 kr. skal bruges til betaling af aktiviteter igangsat i skoleåret 13/14, men først betales i skoleåret 14/15. Endelig er der afsat 500.000 kr. til en "SP-buffer".

Gilbjergskolens fik et mindreforbrug på 1,7 mio. kr. Overførslen forventes anvendt til strategiske driftsinvesteringer og disponeringer i forhold til nye ansættelser.

Gribskolen har udvist tilbageholdenhed på lønbudget og har et mindreforbrug på 0,3 mio kr. Gribskolen har således gennemført sin genopretning og har stadig fokus på det. Det lille mindreforbrug skyldes, at udgifter til feriepenge for stoppede medarbejdere først betales i det nye skoleår og overførslen skal således også anvendes til dette.

Nordstjerneskolens underskud på 1,6 mio. kr. er opstået på grund af følgende faktorer:
1) Markant stigning i elevtal
2) Merforbrug på specialpædagogiske indsatser
3) Merforbrug på driftsudgifter (indkøb af bøger mv.)
4) Ekstraordinært højt forbrug på vikardækning i forbindelse med sygdom, lærerfravær mv

Nordstjerneskolen er ekstraordinært tilført 3,9 mio. kr. i skoleåret 13/14.
Der er igangsat en række tiltag for at komme merforbruget til livs i skoleåret 14/15 og 15/16.

Sankt Helene Skole fik et mindreforbrug på på 1,3 mio. kr. Mindreforbruget skyldes flere ting, men generelt er der tale om følger af, at 700.000 kr. i driftsmidler ikke er anvendt til I-pads og udvendige læringsmiljøer, hvilket vil ske i skoleåret 14/15. Resten af mindreforbruget skyldes manglende udgifter til løn og feriepenge samt nogle teknikaliteter i forhold til dagpengerefusioner mellem skoleårene.

Fritidsordningernes regnskabsresultater
Nedenfor er regnskabet for skolåret 2013/2014 opgjort. Tabellen viser også overførsler fra skoleåret 2012/2013.

Fritidsordninger (FO) 1.000 kr.	Overførsel 2012/2013	Overførsel 2013/2014	Overførsel 2013/2014 i % af bevilling
Bjørnehøj FO	433	75	1%
Gilbjerg FO	88	-268	2%
Grib FO	254	-602	7%
Nordstjerne FO	-264	-133	2%
Sankt Helene FO	-48	199	4%
I alt	463	-729

Regnskaberne viser, at 2 fritidsordninger kommer ud med et mindreforbrug i skoleåret 2012/2013. Det drejer sig om Bjørnehøj og Skt. Helene. Samlet set kommer fritidsordningerne ud med et merforbrug på 0,7 mio. kr. mod et mindreforbrug på 0,5 mio. kr. sidste skoleår.

Fritidsordningernes regnskabsbemærkninger
Bjørnehøj FO's mindreforbrug skal anvendes på forbedring af legeplads. Sankt Helenes mindreforbrug skyldes opsparing til legeplads samt uforbrugte lønmidler. Det er planen, at mindreforbruget skal bruges til ekstra personale i en periode samt opdatering af IT. Merforbruget på Gilbjerg FO forventes nedbragt i skoleåret 14/15 ved allerede igangsatte nedbringelser af arbejdstider for enkelte medarbejdere. Merforbruget i Gribskolens FO skyldes et faldende børnetal og mange langtidssyge medarbejdere. Det forventes, at budgettet kan komme i balance i skoleåret 15/16 ved allerede igangsatte justeringer af personalet. Nordstjerneskolens FO følger aftale i forhold til nedbringelse af sit merforbrug.

Lovgrundlag
Kommunestyrelsesloven, lovbekendtgørelse 971 af 25. juli 2013, kapitel V om kommunens økonomiske forvaltning

Økonomi
Se sagsfremstilling

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget

1. at tage regnskabsopgørelsen for skoler og fritidsordninger til efterretning

Beslutning

1. Taget til efterretning.

111. Årsplan for politiske udvalg 2015
00.01A00 - 2014/32692

Sagsfremstilling
Mødeplanen for Byråd, Økonomiudvalg og de stående udvalg for 2015 er den 27. oktober blevet godkendt i Byrådet. Den godkendte mødeplan forelægges de stående udvalg til orientering.

De politiske møder i 2015 er forsøgt lagt tæt op af de kutymer, der har været i 2014.
Følgende er værd at bemærke i forhold til den fremlagte plan:

• Der er i foråret 2015 kun lagt 5 politiske forløb, hvor der i 2014 har været 6 forløb. Dette for at sikre, at der ikke skal være politiske møder den første uge efter jul og i uge 27, lige inden sommerferien.
• Der er indarbejdet datoer for både budgetseminaret i foråret og efter sommerferien. Den endelige planlægning for budgetarbejdet for budget 2016-2019 er ikke afklaret, og såfremt ændringer i denne får indflydelsen på de planlagte datoer for budgetseminarerne vil mødekalenderen blive opdateret.

• ETUs møder er forsøgt lagt så tæt på de øvrige fagudvalgsmøder som muligt. Der skal i administrationen være særlig opmærksomhed på, at sager, der skal i forløb fra ETU til ØU i nogle tilfælde skal planlægges i forløbet inden. Hvis ETU får sager af hastende karakter, kan det være nødvendigt at indlægge et morgenmøde for at sikre, at sagerne kommer med i forløb.

• § 17, stk 4 udvalget omkring ny skole, som er aftalt under budgetforhandlingerne er ikke lagt ind kalenderen endnu.
• ØU holder møde en enkelt tirsdag, den 7. april 2015, lige efter påske.
• Børneudvalget holder møde torsdag, den 8. oktober, og torsdag den 26. november 2015.
  
  Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 186 af 19. februar 2014, § 8, stk. 1.

Bilag
Bilag: Kalender over møder i de politiske udvalg 2015. Dok nr: 2014/32692 007

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget

1. at tage orienteringen til efterretning.

Beslutning

1. Taget til efterretning

Mødet startet:
02:30 PM

Mødet hævet:
10:30 PM