Teknisk Udvalg

Indholdsfortegnelse:

Åbne
1 Mødeplan 2017 - ændringer i mødeplanen
2 Godkendelse af takster for Gribvand Spildevand 2017
3 Privates finansiering af vejudstyr på kommunens offentlige veje
4 Frigivelse af anlægsmidler til ny bil til affaldsområdet


Efterretningssager
5 Musik i Lejet. Evaluering af 2016 og anbefaling af rammer for 2017
6 Evaluering af midlertidige arangementer og events i 2016

Medlemmer:

Bo Jul Nielsen

Brian Lyck Jørgensen

Jørgen Emil Simonsen

Steen Pedersen

Michael Hemming Nielsen

Godkendelse af dagsorden:
Godkendt

Fraværende:
Bo Jul Nielsen
Michael Hemming Nielsen

Meddelelser:
Brian Lyck Jørgensen orienterede om møde med Lokaltog vedr. lukning af overskæring. Mødet måtte aflyses pga. stort fremmøde
.
Brian Lyck Jørgensen orienterede om henvendelse vedr. trafikken i Gilleleje Hovedgade.
.
Brian Lyck Jørgensen orienterede om besøg af GribVand, som vil give præsentation vedr. takster.
.
Administrationen orienterede tiltag fra oversvømmelsesvagten ifb. med Urd. Tisvarende sket der orientering vedr. stormen i almindelighed.




Åbne

1. Mødeplan 2017 - ændringer i mødeplanen
00.01A00 - 2014/32692

Sagsfremstilling
Teknisk Udvalg behandler sagen for at beslutte udvalgets mødeplan og for at anbefale en beslutning om den samlede mødeplan til Økonomiudvalget og Byrådet.

Baggrund
Byrådet besluttede den samlede mødeplan for 2017 på byrådsmødet den 5. september 2016.
Omkonstituering af de stående udvalg i december 2016 skabte på den ene side behov for at justere mødeplanen i forhold til møder i Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget, Kultur- og Idrætsudvalget, Teknisk Udvalg samt Social- og Sundhedsudvalget og på den anden side mulighed for at justere mødeplanen på en måde, så møderne i stående udvalg kunne afvikles på færre dage, hvilket har været et tilbagevendende ønske fra flere af byrådsmedlemmerne.

Mødeplan 2017 - de stående udvalg

Mødeuger for møder i de stående udvalg fastholdes af hensyn til sager i forløb til Økonomiudvalget og Byrådet.

Forslag til mødeplanen indebærer følgende:

• Alle møder i de stående udvalg afholdes i samme uge.
• Antal af mødedage i de stående udvalg reduceres fra tre til to om ugen.
• Datoer og tidspunkter i den samlede plan justeres så lidt som muligt af hensyn til øvrig planlægning (både hos udvalgsmedlemmer og i den kommunale organisation).
• Der er taget højde for at kun Børneudvalget og Plan- og Miljøudvalget kan afholde møde på samme tid.

Forslag til mødeplanen er vedhæftet dette dagsordenspunkt som bilag 1.

En alternativ løsning, hvor møder i de stående udvalg er fordelt på tre dage om ugen er vedhæftet som bilag 2.


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 769 af 9. juni 2015, § 8, stk. 1, § 20, stk. 1

Økonomi


Bilag
Bilag 1: Forslag til revideret mødeplan Dokumentnummer 2014/32692 039

Bilag 2: Alternativt forslag til revideret mødeplan med tre mødedage om ugen Dokumentnummer 2014/32692 040


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg

1. at godkende udvalgets mødeplan for 2017 som foreslået i bilag 1
2. at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at godkende den samlede mødeplan som foreslået i bilag 1

Beslutning

1. Tiltrådt
2. Anbefalingen tiltrådt

Bo Jul Nielsen og Michael Hemming Nielsen fraværende





2. Godkendelse af takster for Gribvand Spildevand 2017
06.00G00 - 2016/37458

Sagsfremstilling
Teknisk Udvalg og Økonomiudvalget behandler sagen for at anbefale en beslutning til Byrådet.

Sagen lægger op til Byrådet, at godkende takster 2017 som Gribvand Spildevand A/S bestyrelse har godkendt på sit møde den 13.12.2016. Vejbidraget er ikke medtaget i taksten.

Kloakforsyningen
Forsyningssekretariatet har truffet afgørelse om prisloft for 2017 på 49,75 kr/m3. Gribvands Spildevand A/S bestyrelse har besluttet en delvis udnyttelse af prisloftet, hvilket ikke er i overensstemmelse med kommunens ejerstrategi for Gribvand. Derudover har bestyrelsen besluttet at anvende 6,4 mill. kr. i uforbrugte anlægslån.
Prisloftet er beregnet ud fra fast og variabelt.

I nedenstående tabel ses forslag til takst for 2017 sammenholdt med taksten for 2016. Takstberegningerne og takster fremgår af bilag 1. Alle beløb er kr/m3 eksklusive moms.

	Trin 1 Mindre kunder (0-499 m3)	Trin 2 Store kunder (500-19999 m3)
2016	42,71	38,63
2017 forslag til takst	44,68	37,53

Tømningsordningen
Tømningsordningerne for bundfældningstanke og samletanke skal hver for sig hvile økonomisk i sig selv. Omsætningen skal justeres i forhold til overskud eller underskud fra foregående år. Taksten skal dække indsamling, kørsel, behandling og administration, forslag til takster og beregning fremgår af bilag 2.

Gribskov Kommune har 20. december 2016 fået taksterne efter udbud fra Gribvand Spildevand A/S. De endelige foreslåede takster fremgår af bilag 3.

Vejbidrag
Vejbidraget er ikke medtaget i taksterne, da Gribvand Spildevand A/S bestyrelse ønsker en nærmere dialog mellem forsyning og kommunen om dette.

Vurdering
Byrådet skal ved sin godkendelse - legalitetskontrol - påse, at taksterne er beregnet i overensstemmelse med lovgivningen, altså at hvile i sig selv-princippet. Gribvand Spildevand A/S oplyser, at taksterne er beregnet af revisionsfirmaet E&Y i overensstemmelse med betalingsloven.

Administrationen vurderer, at Byrådet kan godkende taksterne, men gør opmærksom på, at den foreslåede takst ikke svarer til prisloftet og derfor ikke er i overensstemmelse med kommunens ejerstrategi for Gribvand.


Lovgrundlag
Betalingsloven, Lovbekendtgørelse nr. 633 af 7. juni 2010. Lov om betalingsregler for spildevandsforsyningsselskaber.

Vandsektorloven, Lov nr. 469 af 12. juni 2009. Lov om vandsektorens organisering og økonomiske forhold.

Økonomi


Høring
Takster og betalingsvedtægt er vedtaget af Gribvand Spildevand A/S bestyrelse den 13. december 2016

Bilag
Bilag 1 TEK 11-1-2017 Gribvand Spildevand A/S forslag til takster 2017 dok.nr. 2016/37458 009

Bilag 2 TEK 11-01-2017 Gribvand Spildevand A/S forslag og beregning til takster for tømningsordningen før udbud 2017

Bilag 3 TEK 11-01-2017 Gribvand Spildevand A/S forslag til takster for tømningsordningen efter udbud


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg og Økonomiudvalget at anbefale Byrådet at:

1. godkende taksterne for kloakforsyningen i 2017
2. godkende taksterne for tømningsordningerne i 2017

Beslutning
1.-2. Anbefalingen tiltrådt

Bo Jul Nielsen og Michael Hemming Nielsen fraværende





3. Privates finansiering af vejudstyr på kommunens offentlige veje
05.00G00 - 2016/41395

Sagsfremstilling
Teknisk Udvalg behandler sagen for at tage principiel stilling til, om udvalget vil give private mulighed for at finansiere vejbump, belysning og ligende vejinventar på kommunens offentlige veje. Og såfremt det tillades, hvilke vilkår der skal stilles.

Baggrund
Det er et helt principielt spørgsmål, som rejses i sammenhæng med at kommunens ressourcer kontinuerligt bliver reduceret, i sammenhæng med at vi modtager konkrete henvendelser fra grundejerforeninger mv. med ønsker til vejenes indretning og forslag om medfinansiering.

På Holmevej/Helsingevej i Annisse Nord spørger en grundejerforening, om de må sponsorere noget gadelys ved et busstoppested. De vil efterleve vores krav til udformning og placering. Og ønsker at kommunen skal betale for den efterfølgende drift - herunder strøm.

I Rågeleje har Carl Nielsen luftet tanken om at få private til at finansiere midlertidige chikaner mhp. trafikdæmpning i sommerhalvåret. Og måske også noget gadebelysning.

Af lov om offentlige veje §8 fremgår, at det er vejmyndighedens ansvar at holde sine offentlige veje i den stand, som trafikkens art og størrelse kræver. Stykke 3 giver mulighed for at tillade privat finansiering af f. eks. vejbump og vejudstyr.

Hvad gør andre kommuner
Flere kommuner har vedtaget at det skal være muligt, primært på de mindre lokalveje i byerne. Spørgsmålet er dog af principiel karakter, blandt andet fordi det som udgangspunkt er det offentlige der betaler for udgifter på offentlige veje, ligesom private betaler udgifter til private veje. Desuden kan det være, at de ønskede trafiksikkerhedsfremmende foranstaltninger vil være til gavn for dem som ønsker dem og vil betale, mens de for andre kan være til ulempe.

I de kommuner som har vedtaget principper for medfinansiering, omfatter det typisk fartdæmpende foranstaltninger på de mindre lokalveje uden mulighed for gennemfart. Disse kan søges anlagt og medfinansieret, hvis der er enighed herfor i det område som ansøger kommer fra - typisk i en grundejerforening. Det er typisk kommunen som anlægger fartdæmperne og efterfølgende står for og finansierer drift og vedligehold.

I København, Kolding, Viborg og nabo kommunen Fredensborg har man sagde nej til, at private kan betale for vejbump / vejudstyr.

I Frederiksberg, Randers, Esbjerg og Odense kommuner siger man ja til, at grundejerforeninger selv vil betale for et vejbump / vejudstyr på en kommunal vej. Odense Kommune prioriterer at trafiksikre skoleveje og veje med mange ulykker, når kommunen selv skal betale, men ser intet problem i, at lokale beboere financierer et vejbump.

Etik
Der er et etisk spørgsmål i at trafiksikkerhed bliver noget man kan betale sig fra. Forholdet er i konflikt med ligebehandlingsprincipperne og kan betyde en skævvridning ift. den besluttede politiske prioritering, f.eks. i forhold til belysningsplan, trafiksikkerhedsplan m.v.

Vurdering
Administrationen foreslår, at der åbnes op for at private kan betale for vejbump og vejudstyr på følgende vilkår:

1. at det alene er vejudstyr som kommunen ikke er forpligtiget til at varetage
2. at det begrænses til lokalveje i byområde
3. at ansøger dokumenterer konsekvenser ift. trafik, støj og øvrige påvirkning
4. at kommunen kan stille kvalitetskrav til udstyr og indretning
5. at kommunen er bygherre, så det sikres at udførelsen er i overensstemmelse med kravene
6. at kommunen indhenter tilbud og laver overslag over udgifter ifm. anlægsarbejdet (herunder administrativ tid)
7. at ansøger betaler til kommunen i overensstemmelse med overslaget inden arbejdet sættes i værk
8. at anlægsarbejdet indpasses ift. årstiderne og øvrige driftsmæssige betragtninger
9. at kommunen skal stå for efterfølgende drift og vedligehold og ansvar ved eventuelle skader
10. at udstyret skal passe ind i kommunens planer; f.eks. belysningsplan, trafiksikkerhedsplan, lokal- og kommuneplan.
11. at ændringer skal vurderes i sammenhæng med optimering af vejdriften generelt
12. at aftaler kun kan indgås med flertal i lokalområdet (grundejerforeninger, handels- eller erhvervsforeninger eller ligende interessenter)
13. at administrationen bemyndiges til at indgå aftaler for anlæg op til 30.000,- kr, større anlæg skal besluttes af Teknisk Udvalg

Lovgrundlag
Lov om offentlige veje nr. 1520 af 27. december 2014 § 8.

Økonomi
Privatfinansiering af vejudstyr vil betyde en mindre ændring i udgift til den løbende vejvedligeholdelse. Det forventes dog at blive i meget begrænset omfang, og forventes at have en meget begrænset indflydelse, og ikke direkte være målbart.

Samlet set vurderes det at kunne give muligheder og være et alternativt til en afvisning af borger ønsker.

Bilag


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg:

1. at træffe principiel beslutning og tillade at private kan finansiere vejudstyr på kommunens offentlige veje
2. at der stilles vilkår jævnfør administrationens anbefaling
3. at kompetencen til at indgå aftaler for anlæg under 30.000 kr gives til administrationen

Beslutning

1. Ikke tiltrådt. Udvalget giver alene tilladelse til etablering af belysning
2. Tiltrådt ift. belysning
3. Tiltrådt ift. belysning

Bo Jul Nielsen og Michael Hemming Nielsen fraværende





4. Frigivelse af anlægsmidler til ny bil til affaldsområdet
07.18G00 - 2016/40634

Sagsfremstilling
Teknisk Udvalg behandler sagen for at anbefale en beslutning til Økonomiudvalget og Byrådet.

Introduktion
Affaldsområdet har en medarbejder ansat til at lave tilsyn på de ca. 90 minigenbrugsstationer, der er opstillet rundt i kommunen. Her sker reparationer og oprydning efter borgerne. Medarbejderen hjemtager og opstiller også nye skraldespande og containere til dagrenovation. Til at udføre arbejdet har medarbejderen en lille lastvogn (mindre end 3.500 kg.) med kran til rådighed.

Økonomi
Den nuværende bil er ca. 10 år gammel og står til at skulle repareres for ca. 30.000 kr. inden for en kortere tidshorisont.
I investeringsplan 2017-2021 for forsyningsområdet er der i 2017 afsat 1 mio. kr. til vedligeholdelse af bygninger på genbrugsstationerne samt indkøb af større materiel.

Ønske om hurtig frigivelse af midler
Lastvognen er i så dårlig stand, at administrationen har vurderet, at frigivelsen af midler ikke kan vente til 1. budgetopfølgning i 2017.

Administrationen indstiller, at der frigives 700.000 kr. af de afsatte 1 mio. kr. til indkøb af ny lastvogn til affaldsområdet.


Lovgrundlag
Affaldsbekendtgørelsen (BEK nr. 1309 af 18/12/2012) § 61

Gribskov Kommunes investeringsplan for forsyningsområdet 2017-2021

Økonomi
En ny lastvogn forventes at koste 700.000 kr.

Udgiften finansieres af affaldsområdets uforbrugte anlægsmidler i 2016 der er forudsat overført til 2017 til bl.a. finansiering af investeringsplanen.

Af investeringsplanen er der under punkt 4c) Pulje til bygningsvedligeholdelse og anskaffelse af større materiel er afsat 1 mio. kr. i 2017, bl.a. med henblik på indkøb af ny bil til affaldsområdet.

Bilag


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at beslutte

1. At frigive midler til indkøb af ny bil til affaldsområdet

Beslutning

1. Anbefalingen tiltrådt

Bo Jul Nielsen og Michael Hemming Nielsen fraværende






Efterretningssager

5. Musik i Lejet. Evaluering af 2016 og anbefaling af rammer for 2017
05.14G00 - 2016/26137

Sagsfremstilling
Plan- og Miljøudvalget og Teknisk Udvalg får sagen til orientering.

Sagen er senest behandlet på Byrådets møde 12.12.2016. Byrådet besluttede at orientere Plan- og Miljøudvalget og Teknisk Udvalg om dets beslutning.

Nedenstående oprindelige sagsfremstilling forelægges uændret.

"Introduktion
Kultur- og Idrætsudvalget og Erhvervs- og Turismeudvalget behandler sagen for at anbefale en beslutning til Økonomiudvalget og Byrådet. Sagen handler om de fremadrettede rammer for musikfestival Musik i Lejet.

Baggrund
Musik i Lejet er en musikfestival i Tisvildeleje, som har vokset sig til en stor succes, som tiltrækker mange gæster.

Sagen kommer på dagsorden, fordi administrationen har brug for en politisk beslutning, om Gribskov Kommune skal understøtte planlægning og afvikling af de kommende års arrangementer i samme størrelsesorden som i 2016 eller om der skal justeres rammerne for størrelsen af arrangementet.

Sagens forhold
Om Musik i Lejet
Musik i Lejet er en musikfestival i Tisvildeleje. Festivalen er blevet en landskendt musikfestival, som tiltrækker rigtig mange gæster.

Festivalen løber af stabelen fra torsdag til lørdag i uge 29 og foregår på den store parkeringsplads i Tisvildeleje, som Kommunen lejer af Naturstyrelsen.

Om planlægningsprocessen 2016
I forhold til planlægning af årets festival har administrationen afholdt en række møder med Musik i Lejet for at sikre en så smidig og god planlægningsproces som muligt.

I planlægningsprocessen har der også været afholdt fælles møder med arrangørerne, politiet, Naturstyrelsen og kommunen. Dette bl.a. for at imødekomme ønsker om at mindske tung trafik igennem Tisvilde Hovedgade under opbygning og nedtagning af festivalpladsen. Der blev derfor givet særlig tilladelse fra Naturstyrelsen til, at udvalgte transporter kunne foregå igennem skoven i stedet for igennem Hovedgaden.

Under arrangementet i år blev der desuden lavet forsøg med delvis afspærring af Tisvilde Hovedgade og indsætning af shuttelbusser, betalt af Musik i Lejet.

Evaluering
Hvert år foretager Musik i Lejet og Gribskov Kommune en evaluering af sommerens arrangement med henblik på hele tiden at optimere og justere planlægning og afvikling af det kommende års arrangement.

I år har administrationen udvidet evalueringsprocessen. Udover at evaluere med arrangørerne, har der været afholdt møder med en række lokale interessenter:

Tisvilde Lokalråd
Grundejerforeningen for Tisvilde og Omegn
Tisvilde Erhvervsforening
Forpagter af iskiosken på den store parkeringsplads i Tisvildeleje (telefonmøde)
Naboer til den midlertidige campingplads på idrætsarealet ved Idrætshuset i Tisvilde

Elementer i evalueringer med lokale interessenter
Generelt.
Generelt er der stor opbakning til arrangementet fra de lokale interessenter og enighed om, at det er godt for Tisvilde og Gribskov Kommune.

Der er også enighed om, at arrangementet nu har en størrelse, som er det absolut størst mulige. Nogen mener også, at arrangementet er blev for stort.

Politi og beredskab roser arrangementet. Sikkerhed og logistik håndteres meget professionelt af arrangørerne.

Hos nogen af parterne er der en bekymring for, at Tisvilde mister sin tiltrækningskraft på turister og sommerhusejere, hvis der hen over sommeren, og specielt i uge 29, er så massivt med arrangementer og tiltag i byen.

Nogle butikker melder, at de har meget få kunder under Musik i Lejet.
Andre butikker, restauranter og hoteller melder, at deres omsætning under arrangementet er det største hele året.

Afspærring af den store parkeringsplads
Flere nævner, at perioden hvor den store parkeringsplads i Tisvildeleje er lukket for almindelig parkering er meget lang. Det tager en lille uge at bygge festivalpladsen op og igen en lille uge at tage den ned, så parkeringspladsen er samlet set afspærret i næsten 3 uger. Det er et problem for mennesker, som gerne vil køre til stranden i bil - typisk ældre og børnefamilier/turister. Det er ligeledes noget, som har negativ betydning for iskioskens omsætning i opsætnings- og nedtagningsperioden.

Der er således et ønske fra mange parter om, at perioden for lukning af hele parkeringspladsen afkortes, så der i dele af opsætnings- og nedtagningsperioden er et antal parkeringspladser til rådighed for bade- og strandgæster.

Der er brug for at undersøge, om den komplicerede logistik omkring opbygning og nedtagning af festivalpladsen kan ændres, således at der friholdes et antal p-pladser i flere dage under opbygning og nedtagning end det har været tilfældet i 2016.

Affald og oprydning
Generelt positive tilbagemeldinger på arrangørernes håndtering af affaldshåndtering og oprydning før, under og efter festivalen. Der er modtaget enkelte klager i forbindelse med affald mv. på stranden og i naturen. Disse arealer er ejet af Naturstyrelsen.

Der er et ønske om, at kommunen gør en øget indsats i forhold til affaldshåndtering i Tisvilde under festivalen. Musik i Lejet gør en stor indsats på festivalpladsen og i Hovedgaden, men der er behov for ekstra tiltag i Tisvilde By.

Afspærring af Tisvilde Hovedgade
Der er positive tilbagemeldinger på forsøget med afspærring af Hovedgaden. Det skabte ro i gaden og minimerede trafikgener kraftigt. Derudover blev der skabt en hyggelig stemning i Hovedgaden, og restauranterne der satte borde ud på gaden, hvilket skabte en fin stemning.
Der er kommet et forslag om, at afspærring med fordel kan ske før Vængevej på Hovedgaden.

Det var frivillige fra Musik i Lejet, som stod for at guide folk ved afspærringen. Flere har bemærket, at det bør være en instans med myndighed, som står for den opgave.

Der er behov for at sætte yderligere ind i forhold til skiltning, så det er helt tydeligt, at Hovedgaden er lukket, og at der henvises til alternative p-pladser (ved Godhavn).

Lydniveau
Nogle borgere har været generet af musikken og lydniveauet indtil kl. 5 om morgenen. Vindretningen er afgørende for, hvem der generes af dette. Det er foreslået, at lydniveauet de sidste timer nedsættes.

Kørsel gennem skoven med aftalt tung trafik
Tiltaget var sat i værk for at minimere gener med tunge trafik igennem Hovedgaden. Tiltaget fungerede overordnet set godt, men nogen tilkendegiver, at de ikke ønsker trafik igennem skoven.

Midlertidig campingplads på Idrætsarealet ved Idrætshuset
Dette element er blevet evalueret særskilt på møde mellem Musik i Lejet, naboer til campingpladsen og kommunens administration.

Naboerne havde været meget bekymrede for tiltaget, og ønsker fortsat, at der findes en anden placering til den midlertidige campingplads i forbindelse med Musik i Lejet. Der stilles spørgsmål ved, om etablering af campingpladsen på stedet opfylder gældende campingreglement. Administrationen undersøgte det i 2016 men vil undersøge sagen igen.

Den fælles evaluering var overordnet positiv med god drøftelse af de udfordringer, der har været. Der er nogle opmærksomhedspunkter, som arrangørerne vil være opmærksomme på til næste år. Tisvilde Idrætsforening havde påtaget sig en stor opgave med at være ansvarlig på campingpladsen, og det fungerede rigtig fint. Det letter bl.a. dialogen med naboerne, at det er lokale folk, som er på pladsen. Naboerne gav udtryk for, at hvis der skal være campingplads på området i 2017, vil man være tryg ved, at det er Idrætsforeningen, som står for vagtordningen på pladsen.

Administrationens vurdering
Administrationen vurderer, at musikfestivalen Musik i Lejet er et stort attraktiv for Tisvildeleje og Gribskov Kommune. Begivenheden falder fint i tråd med kommunens Turismestrategi, og understøtter Byrådets ønske om vækst og bosætning.

Administrationen har samtidig forståelse for, at et så stort arrangement uundgåeligt vil medføre gener for byens borgere og turister, som ikke deltager i festivalen. Derfor arbejder kommunen tæt sammen med arrangørerne for, sammen med dem, at mindske generne så meget som muligt. Det er administrationens opfattelse, at arrangørerne gør en stor indsats for at løbende at justere og optimere elementer i festivalen. Dette arbejde skal naturligvis fortsætte.

Det er imidlertid administrationens vurdering, at det er nødvendigt, at der skabes klarhed over, hvilke rammer arrangørerne kan forvente, så der ikke hvert år er usikkerhed omkring eksempelvis størrelsen af det areal, som stilles til rådighed.

Der er behov for, at Byrådet kommer med en tilkendegivelse om dette spørgsmål.

Administrationens anbefaling
Administrationen anbefaler, at Byrådet bakker op om Musik i Lejet i den form og den størrelse, som arrangementet har nu.

Administrationen vil fortsætte det tætte samarbejde med arrangørerne for at minimere gener så meget som muligt."


Lovgrundlag


Økonomi
Hvis kommunen skal gøre mere, end kommunen har gjort i 2016, kan det medføre ydede udgifter for kommunen.

Bilag


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Plan- og Miljøudvalget og Teknisk Udvalg:

1. at tage orienteringen til efterretning

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget og Erhvervs- og Turismeudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet

1. at beslutte om Gribskov Kommune fremadrettet skal understøtte planlægning og afvikling af Musik i Lejet i den form og den størrelse som festivalen havde i 2016.

Erhvervs- og Turismeudvalgets beslutning den 28-11-2016:

1. Anbefalet med den tilføjelse, at udvalget anbefaler at beslutte, at der arbejdes med en rullende 3-årig tilladelse, herunder i forhold til alkoholbevilling

Fraværende: Thomas Elletoft, Lone Birgit Halskov Møller, Anders Gerner Frost


Økonomiudvalgets beslutning den 05-12-2016:

1. Anbefalet, at Gribskov Kommune fremadrettet skal understøtte planlægning og afvikling af Musik i Lejet i den form og den størrelse som festivalen havde i 2016 med den tilføjelse, at der arbejdes med en rullende 3-årig tilladelse, herunder i forhold til alkoholbevilling

Besluttet at sende sagen til orientering i Teknisk Udvalg og Plan- og Miljøudvalget.

Byrådets beslutning den 12-12-2016:
1. Tiltrådt økonomiudvalgets anbefalinger.

Fraværende: Nick Madsen



Beslutning

1. Taget til efterretning

Bo Jul Nielsen og Michael Hemming Nielsen fraværende





6. Evaluering af midlertidige arangementer og events i 2016
05.14G00 - 2016/26137

Sagsfremstilling
Plan- og Miljøudvalget, Teknisk Udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet får sagen til orientering.

Sagen er senest behandlet på Økonomiudvalgets møde 05.12.2016. Udvalget besluttede at sende sagen til orientering i Plan- og Miljøudvalget og Teknisk Udvalg og videre herfra til Økonomiudvalget og Byrådet.

Nedenstående oprindelige sagsfremstilling forelægges uændret.

"Kultur- og Idrætsudvalget, Erhvervs- og Turismeudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet
får sagen til orientering.

Introduktion.
Formålet med sagen er, at give fagudvalgene og Byrådet en orientering om evaluering af sommerens større arrangementer.

Baggrund.
Der afholdes et meget stort antal events, festivaler og arrangementer i Gribskov Kommune hen over sommeren. I 2016 har der været en stigning på 29%, i antallet af midlertidige arrangementer i forhold til 2015.

I 2015 blev der behandlet 126 arrangementtilladelser, her af 24 motionsløb på vejene.
I 2016 er der i årets første 8 måneder behandlet i alt 108 arrangementtilladelser, her af 29 motionsløb på vejene.

Sagens forhold.
Efter sommerens arrangementer har administrationen afholdt et antal evalueringsmøder, med arrangører af største event's og lokale foreninger i Gilleleje, Helsinge og Tisvilde.
De allerfleste arrangementer er forløbet helt uden problemer til stor tilfredshed for arrangørerne og de mange deltagere. Fælles for de tre byer er, at de alle ønsker at vedligeholde og udvikle de tre byers særlige miljø.

Gilleleje
Gilleleje Handel- og Turistforening oplyser at der har været mange gæster ved sommerens arrangementer, som været meget posetive og flere har vist interesse i at bosætte sig i kommunen. Turisteren har været tiltrukket af atmosfæren og de mange events. Den store indsats fra foreningens tovholder har været afgørende for udviklingen.

Den positiv stemning i løbet af sommeren, har tiltrukket flere frivillige og Gilleleje Handel- og Turistforening arbejder på at skabe et øget samarbejde med Havnen og byens foreninger som helhed. Alle aktivisterne i byen er blevet samlet på én kalender der bliver delt ud og kan læses på Gilleleje Handel- og Turistforenings hjemmeside.

Det er organiseringen og samarbejdet, mere end de fysiske rammer, som har været afgørende for at arrangementer er blevet til noget. I 2016 har der, ud over de sædvanlige, også været nye event's, som f. eks. opera på havnen. Gilleleje Handel- og Turistforening arbejder for, at Gilleleje festivalen kommer til at omfatte en større del af byen.

Erhvervsforeninger fra Dragør og Allerød, samt Helsingør og Tingryd kommune i Sverige, har kontakt Gilleleje Handel- og Turistforening, for at få konkret inspiration til midlertidige aktiviteter.

Generelt opleves rengøringen som forbedret. I sommerperioden efterlyses der placering af større skraldespande på torvet, som kan rumme de støre mængder affald, som generes som følge af de mange besøgende.

Helsinge
Helsinge Byfest tiltrak mange mennesker, men indtægterne var desværre ikke stor nok til at det løber rundt. Byfesten koncentrerede sig mest på markedspladsen og Helsinge Gadekærforening arbejder for, at byfesten kommer til at brede sig mere ind på gågadeområdet.

Kulturnatten tiltrak mange mennesker til byen og de åbne butikker. Torsdagskoncerterne var et stort tilløbsstykke og overdækning af torvet med markiserne fungere rigtig godt. De bruges også til at overdække torvet ved børneloppemarkedsdagene. Et flertal af de handlede fortrækker, at loppemarkedet igen placeres på markedspladsen og er med til at bringe liv til gågadeområdet.

Som følger af, at udgiften til ny julebelysning er blevet opprioriteret, er nogle event's desværre udgået, men Helsinge Gadekærforeningen er meget optaget af, at arrangere flere event's i det kommende år.

Tisvilde
Der er har været afholdt arrangementer, som Kildemarked, Tisvildeleje går i Fisk, Loppemarked, Torvedage, Kulturtoget, Kunst festival og Musik i Lejet.
De nye torvedage på Birkepladsen er blevet taget godt imod.

Holdningen til typen og omfanget af arrangementer i byen er forskellig i følge Tisvilde Lokalråd og Område Grundejerforeningen for Tisvilde. Fastboende vil gerne have at der er aktivitet og landliggere vil gerne have fred og ro.

Landliggerne mener at størrelsen på festivalen Musik i Lejet har nået et punkt, hvor arrangementet er for dominerer og har brudt den samlede balance af events i Tisvilde.
Lokalrådet oplyser at handlen i festivalperioden er med til at sikre at butikkerne i Tisvilde og Vejby kan overleve om vinteren. Lokalrådet ønsker at aktiviteterne i Tisvilde tiltrække flere fastboene og at arrangementer styrker Tisvilde som helhed.
Tisvilde Lokalråd og Område Grundejerforeningen for Tisvilde vil kontakte Tisvilde Erhvervsforeningen, for sammen skrive et oplæg til hvilken typer aktiviteter der kan foregå i Tisvilde.

Affaldshåndtering i løbet af sommeren har ikke været tilstrækkelig. Skraldespande bliver tømt for sjældent, er for små og kan ikke rumme pizzabakker. Affaldshåndteringen i byen fungerede under festivallen, på grund af en særlige indsats fra de frivillige. Desværre efterlod festivalgæsteren en del affald på standen og Natrurstyrelsens arealer.

Nærmere evaluering af Musik i Lejet, bliver behandlet under andet dagsordenspunkt.

Administrationens opsamling og vurdering.
Administrationens overordnede vurdering af sommerens arrangementer er, at de i alt væsentligt er forløbet tilfredsstillende.
De mange motions- og cykelløb har forløbet problemløst. Behandlingen ved vejmyndighed og politi har i nogle sager været presset, på grund af at det fremsendte ansøgnings materiale har været manglefulgt.

Administrationen vurderer at antallet af arrangementer og events i kommunen, afhænger af et godt lokalt samarbejde.
Det er fortsat vigtigt med den tætte dialog mellem arrangør og kommune, i forhold til de mange praktiske spørgsmål og behov undervejs i planlægning af arrangementerne.

Kommunens organisering fungere fint med det tværfaglig opgavefælleskab som arbejder for flere event's i kommunen. Eventgruppen vejleder arrangører, behandler arrangementtilladelser og er med til at sikre sammenhæng, mellem center for Teknik og Miljø, Kultur, center for Fritid og Turisme, samt center for Bolig, Byg og Erhverv, i forhold til udfoldelse af kommunes Turismestrategi .

Forbedringstiltag
Administrationen har med baggrund i evalueringen besluttet følgende:

• At der fortsat stilles en kommunal kontaktperson til rådighed ved event's og større arrangementer. En kontaktperson, som kan være indgangen til kommunen for ansøgeren/aktøren - og som kender den interne organisering og dermed vil være i stand til at henvise til de korrekte medarbejdere i de forskellige sammenhænge.
  
• At informationen på hjemmesiden bliver forbedret, således at nye arrangører kan få et større overblik over de praktiske elementer.
  
• At der udarbejdes generelle rammer for events, som kan oplyse arrangører om hvor forskellige event kan arrangeres i Kommunen.
• At der udarbejdes et 'eventårshjul', som kan sikre overblikket over event's lokalt, event's i kommunen og som hjælp for arrangører ved planlægningen af større event's.
  

Evalueringer peger på, at der bør arbejdes videre med at afsætte en pulje/økonomi til ekstra renholdelse og affaldshåndtering, som følge af mange besøgende i sommerperioden i Gilleleje og Tisvilde. Administrationen vil arbejde videre med emnet."


Lovgrundlag


Økonomi


Bilag


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Plan- og Miljøudvalget, Teknisk Udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet:

1. at tage orienteringen til efterretning

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, Erhvervs- og Turismeudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet:

1. at tage orienteringen til efterretning

Erhvervs- og Turimeudvalgets beslutning den 28-11-2016:

1. Taget til efterretning

Fraværende: Thomas Elletoft, Lone Birgit Halskov Møller, Anders Gerner Frost


Kultur- og Idrætsudvalgets beslutning 22-11-2016:

1. Taget til efterretning.

Fraværende: Morten Ulrik Jørgensen

Økonomiudvalgets beslutning 05-12-2016:

1. Besluttet at sende sagen til orientering i Teknisk Udvalg og Plan- og Miljøudvalget. Sagen genoptages til behandling i Økonomiudvalget efter behandling i Teknisk Udvalg og Plan- og Miljøudvalget.

Plan- og Miljøudvalgets beslutning 09-01-2017:

1. Taget til efterretning

Beslutning

1. Taget til efterretning

Bo Jul Nielsen og Michael Hemming Nielsen fraværende





Mødet startet:
03:00 PM

Mødet hævet:
03:50 PM