Økonomiudvalget

Indholdsfortegnelse:

Åbne
149 Kampsport - samling af faciliteter
150 Gilleleje læringsområde. Tidsplan og videre proces

Lukkede
151 Gilleleje Læringsområde. Dagsordenpunkt. Forundersøgelse -
beslutningsgrundlag Kvalificerings af Business Case


Medlemmer:

Kim Valentin

Jannich Petersen

Nick Madsen

Michael Hemming Nielsen

Jonna Hildur Præst

Susan Kjeldgaard

Bo Jul Nielsen

Jan Ferdinandsen

Anders Gerner Frost

Godkendelse af dagsorden:
Anbefalinger fra fagudvalgenes behandling af dagsordenspunkter formidlet i mødet.
Dagsorden godkendt.

Fraværende:
Anders Gerner Frost

Meddelelser:
Meddelelser:
Økonomiudvalgets temamøde afholdt fra kl. 16.05 til kl. 16.30




Åbne

149. Kampsport - samling af faciliteter
18.00G00 - 2015/01479

Sagsfremstilling
Introduktion
Kultur- og Idrætsudvalget og Økonomiudvalget behandler sagen for at anbefale en beslutning til Byrådet.

Sagen omhandler forslag til fremtidig indretning af kampsportcenter i Toftehallen samt anvendelse af midler afsat i Budget 2016 -. 2019 til dette formål.

Sagen om indretning af kampsportscenter behandles på ekstraordinære udvalgsmøder i Kultur- og Idrætsudvalget og Økonomiudvalget den 20. juni 2016. Anbefalinger fra udvalgsbehandling forelægges for Økonomiudvalget og Byrådet på mødet.

Sagens baggrund
I budgetaftalen for 2015 - 2019 besluttede Byrådet, at samling af kampsport skal indtænkes i eksisterende bygningsmasse efter færdigopførelse af springhal i Helsinge. Et enigt Kultur- og Idrætsudvalg anbefalede på sit møde den 18. august 2015, at samling af kampsporten skal ske i Toftehallen i Helsinge.

I budgetaftalen for 2016 - 2019 er der afsat en pulje, Investeringsplan - bygninger og klimatiltag. I budgetaftalen anføres her: Såfremt det besluttes at understøtte et nyt kampsporthus, skal midlerne findes inden for denne ramme.

Opførelse af den nye springhal er nu tilendebragt, og samling af kampsporten kan gå i gang.

Kultur- og Idrætsudvalget behandlede sagen på sit møde den 7. juni 2016. Her forelå et forslag fra administrationen til indretning af kampsportcenter i Toftehallen. Et flertal af Kultur- og Idrætsudvalgets medlemmer besluttede at sende sagen tilbage til administrationen med henblik på at skabe plads til Haletudserne (privat legestue) i sidelokalerne uden at påvirke kampsportens anvendelse af træningsfaciliteter uhensigtsmæssigt.

Administrationen har arbejdet med at udarbejde et forslag nr. 2 til indretning af Toftehallen, og fremlægger således et yderligere forslag til indretning af Toftehallen, hvor der er gjort plads til Haletudserne i sidelokalerne.

Sagens forhold
Samling af kampsporten omfatter 4 kamsportsforeninger i Helsingeområdet:

• Bushi Helsinge
• Helsinge Taekwondo
• Bokseteam Helsinge
• Ramløse Judo og Jiu Jitsu

Disse foreninger skal fremover have træningstid i Toftehallen.

I dag er Toftehallen én stor hal (20 m x 40 m) med sidelokaler, som køkken, opholdsrum og møderum (den tidligere FO).

For at kunne anvende Toftehallen til samling af kampsport i Helsingeområdet, er det nødvendigt med en ombygning.

Ombygning af Toftehallen - Forslag 1 (se bilag 1)
Administrationen har afholdt møder med de 4 kampsportforeninger samt været på fælles studietur for at afklare ønsker og muligheder for indretning i det kommende kampsporthus. Administrationen har, i samarbejde med foreningerne, derefter udarbejdet forslag til ombygning af Toftehallen (Forslag 1):

• Hallen inddeles i 4 areaner - en til hver forening. Arenaerne opdeles med lydisolerede skillevægge, som kan hejses op, således at hallen også kan bruges som ét stort rum.
• Der etableres en forbindelsesgang langs de 4 træningsarenaer, således at hver træning kan foregå uforstyrret.
• Der etableres et styrketræningsrum i de tilstødende lokaler til brug for styrketræning og konditionstræning som supplement til kampsporten.
• Mødelokale og AV-rum etableres i de tilstødende lokaler (kræver ikke ombygning).
• Etablering af fællesrum og samlingssted for brugerne af huset. Her vil være socialt samvær, opholdsrum for forældre, lektiecafé mv. (kræver ikke ombygning).

Samlet investering til forslag 1: 2,3 mio. kr. (se bilag 2)

I dette beløb er der ikke indregnet måtter til arenaerne og øvrig inventar, som det forventes, at foreningerne selv bekoster.

Ombygning af Toftehallen, så der skabes plads til Haletudserne - Forslag 2 (se bilag 1)
Administrationen har udarbejdet forslag 2:

• Indretning af hallen - som i forslag 1
• Forbindelsesgang - som i forslag 1
• I sidelokalerne tildeles Haletudserne 2 lokaler og Kampsporten 2 lokaler, som de hver i sær frit kan disponere over.
• Etablering af fællesrum, som skal være fælles for de 2 brugergrupper (kræver ikke ombygning).
• Et lille lokale i umiddelbar tilknytning til fællesrummer tildeles Kampsporten til kontor (kræver ikke ombygning).

Samlet investering til forslag 2: 2,3 mio. kr.

I dette beløb er der heller ikke indregnet måtter til arenaerne og øvrig inventar, som det forventes, at foreningerne selv bekoster.

I forbindelse med projekteringen vil der blive foretaget en gennemgang med henblik på at sikre tilgængelighed for mennesker med handicap. Handicaprådet vil blive inviteret til at deltage.

Helsinge Hallerne
For at kunne rumme Toftehallens nuværende aktiviteter kan det blive nødvendigt at foretage mindre ændringer i Helsinge Hallerne. Det anslås, at nødvendige ændringer vil koste omk. 100.000 kr. Dette vil blive taget op, når behovet er endeligt klarlagt.

Dialog med kampsporten og Haletudserne
Administrationen har afholdt møde med hhv. kampsporten og Haletudserne med henblik på at få deres kommentarer til forslag 2, som rummer plads til begge parter.

Kommentarer fra kampsporten:

• Forslag 2 spænder ben for de 4 kampsportforeningers visioner om at etablere samarbejde med skoler, arbejdsmarkedsområde mv. om forløb i formiddagstimerne
• Kampsporten ønsker at skabe et miljø omkring kampsporten i sidelokalerne med en indretning og dekoration, som understøtter det
• Foreningernes egne medlemmer vil i nogle tilfælde komme og morgentræne i perioden kl. 6 - ca. 9
• Der er drøftelse med skolerne om at etablere morgentræning for talent- og eliteudøvere. Dette vil være i perioden kl. 7.30 - ca. 10.00

Kommentarer fra Haletudserne:

• Det er afgørende for legestuen, at fælleslokalet bevares med legetøj som det er i dag
• Legestuen ønsker, at fælleslokalet bevares som et børnerum tilrettet kampsporten og ikke, et lokale til kampsporten tilrettet børn
• Det er afgørende for legestuen, at fælleslokalet er legestuens i de perioder, hvor legestuen er åben (pt. man-tors kl. 9 - 14 + lejlighedsvis om lørdagen)
• Legestuen opererer, som kampsporten, med skofri områder, men det er urealistisk at tro, at man helt kan undgå, at der kommer lidt sand på gangarealet om sommeren.
• Legestuen har behov for, at der etableres et udeareal, som kan anvendes af Haletudserne - med indhegning og legeredskaber (dette er ikke en del af projektet i denne sagsfremstilling)

Administrationens vurdering
Administrationen vurderer, at det bliver svært at tilgodese begge parters ønsker og behov i de fysiske rammer i Toftehallen. Visioner og værdier på henholdsvis legestuen og kampsporten vurderes at være svære at forene og svære at få realiseret i fælles lokaler.

Administrationen understreger, at forslag 2 vil pålægge de to parter, som har forskellige og til dels kolliderende mål og ønsker i forhold til lokaleanvendelse, at de skal samarbejde med hinanden og lave interne aftaler om anvendelse af hal og de fælles områder i dagligdagen.

Administrationens anbefaling
Administrationen anbefaler derfor, at Toftehallen med sidelokaler indrettes som forslag 1, samt at der frigives midler til de foreslåede ombygninger.


Lovgrundlag
Idrætspolitik. Gribskov Kommune 2013

Økonomi
Det økonomiske overslag på ombygning i henhold til både forslag 1 og forslag 2 beløber sig til 2,3 mio. kr.

Udgiften finansieres af de afsatte midler til anlægsprojekter "Investeringsplan - bygninger og klimatiltag". Der søges om frigivelse af de 2,3 mio. kr. (ved forslag 1) eller 2,4 mio. kr. (ved forslag 2).

Der er i 2016 afsat 9,5 mio. kr. i puljen, hvoraf der er disponeret 5,8 mio. kr. Til rest: 3,7 mio. kr.


Bilag
1. Bilag KIU 200616 Tegninger - forslag 1 og 2 Dokumentnummer 2015/01479 011

2. Bilag: Overslag på udgifter af Toftehallen - Domumentnummer. 2015/01479 010


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet:
1. at vælge forslag 1 eller
2. at vælge forslag 2 til ombygning af Toftehallen
3. at frigive midler til ombygningen på 2,3 mio. kr.


Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Kultur- og Idrætsudvalgets beslutning den 20.06.2016

Ændringsforslag fra Morten Ulrik Jørgensen (G):
Udvalget beder administrationen sætte sig sammen med kampsporten og Haletudserne med henblik på at finde en løsning, hvor Toftehallen indrettes som kampsporthus, og at der også findes plads til Haletudserne i lokalerne.

For: G, Pia Foght (A), Bettina Søver Hansen (A) (3)
Imod: V, Ulla Dræbye (A) (5)

Ændringsforslaget ikke tiltrådt

Afstemning om indstilling
1. Anbefales tiltrådt med bemærkning om, at der skal findes alternativ placering til Haletudserne

For: V, Ulla Dræbye (A) (5)
Imod: G, Pia Foght (A), Bettina Sølver Hansen (A) (3)

Anbefalet tiltrådt med bemærkning om, at der skal findes alternativ placering til Haletudserne.

2. Udgår

3. Anbefalet

Fraværende: Anders Gerner Frost

Beslutning
Sagen sendes til tilbage til Kultur- og Idrætsudvalget med henblik på en fornyet behandling af sagen inklusive de nye oplysninger, som er kommet i sagen fra Haletudserne.

Fraværende: Anders Gerner Frost




150. Gilleleje læringsområde. Tidsplan og videre proces.
02.00G00 - 2016/10803

Sagsfremstilling
Plan- og Miljøudvalget behandlede sagen og afgav anbefalinger den 6. juni 2016. Børneudvalget udsatte behandling af sagen til ekstraordinært udvalgsmøde den 20. juni 2016.

Børneudvalget og Økonomiudvalget behandler derfor sagen på ekstraordinære udvalgsmøder den 20. juni 2016. Anbefalinger fra udvalgsbehandling forelægges for henholdsvis Økonomiudvalget og Byrådet på mødet. Sagen går fra Økonomiudvalget til Byrådet.

Sagen blev forelagt for Børneudvalget med følgende ordlyd:

"Sagen er udsat fra udvalgets møde 12.04.2016 og udvalgets aflyste møde 26.04.2016 og fremlægges derfor på ny.

Punktet behandles under forudsætning af, at der er anbefalet et scenarie som grundlag for udvikling af Gilleleje Læringsområde, Gilbjergskolen (sagen behandles på dette møde)

Introduktion
Vækst- og Skoleudvalget, Børneudvalget og Plan- og Miljøudvalget behandler sagen for at anbefale en beslutning til Økonomiudvalget.

Der skal træffes beslutning om hvilken udbudsform, der skal sætte retning for det videre arbejde med Gilleleje Læringsområde, Gilbjergskolen.

Baggrund
Vækst- og Skoleudvalget besluttede 2. februar 2016, at den udarbejdede businesscase for Gilleleje Læringsområde skulle suppleres med en teknisk bygningsgennemgang af Gilbjergskolen. Udvalget besluttede, at de afledte scenarier af businesscase - scenarierne 1b og 3 og 3a - skulle undersøges.

Tidsplanscenarier for udbudsformer lægges frem nu for at sikre projektets fremdrift.

Sagens Forhold
Administrationen har udarbejdet to tidsplanscenarier baseret på to udbudsformer,

1. Totalentreprisekonkurrence
2. Totalrådgivning med efterfølgende udbud i hovedentreprise

Ved opstart i juni 2016 vurderer administrationen, at Ny Skole Gilleleje kan gå i jorden efterår 2018 og stå færdigt forår 2020.

Tidsplanscenarierne er skitseret, så de så vidt muligt giver et sammenligneligt beslutningsgrundlag. De adskiller sig derfor ikke væsentligt fra hinanden tidsmæssigt. Dette skyldes primært, at lokalplan starter op på baggrund af idéoplæg frem for dispositionsforslag. Dertil er tidsplan for totalrådgivning komprimeret, idet projektering gennemføres sideløbende med lokalplan.

De to beskrevne udbudsformer kan hver især optage mindre justeringer:

• Totalentreprisekonkurrencen kan tage form af totalentrepriseudbud. Dette forkorter tidsplan.
• Totalrådgivning kan bydes ud i form af projektkonkurrence. Dette forlænger tidsplan.
• Totalrådgivning kan bydes ud i fagentreprise. Dette har ikke betydning for tidsplan.

Udgifter til afholdelse af totalentreprisekonkurrence omfatter vederlag, fagdommere mv. og skønnes på nuværende tidspunkt at koste 500.000 kr.

Vurdering

1. Totalentreprisekonkurrence

• Totalentreprisekonkurrencen bydes ud på baggrund af vision, idéoplæg, byggeprogram og konkurrencemateriale udarbejdet af administration og bygherrerådgiver.
• Totalentreprisekonkurrencen sikrer en økonomi på projektet meget tidligt.
• Projektet låses fast på baggrund af konkurrenceprojekt svarende til dispositionsforslag.
• Konkurrenceformen sikrer flere bud på projekt og økonomi. Ved totalentrepriseudbud kan de afgivne tilbud efterfølgende forhandles med tilbudsgiverne.
• Konkurrenceformen giver mulighed for at lægge forslag frem politisk og for følgegruppe.

2. Totalrådgivning med efterfølgende udbud i hovedentreprise

• Totalrådgivning bydes ud på baggrund af gennemarbejdet vision, byggeprogram og udbudsmateriale udarbejdet af administration og bygherrerådgiver.
• Projektets økonomi fastlægges, når projektet er detailprojekteret (hovedprojekt) og bydes ud i hovedentreprise.
• Projektet låses fast ved indsendelse af myndighedsprojekt.
• Totalrådgivning sikrer løbende justering og tilpasning af projekt. Dog opnås ikke samme variation i forslag som ved en konkurrence.
• Totalrådgivning giver mulighed for at lægge forslag frem politisk og for følgegruppe.

Tilpasning af tidsplan til scenarie
Begge udbudsformer vurderes at være velegnede til alle tre fire scenarier - 1b, 3, 3a og 4 (præcisering i kursiv indarbejdet i dagsorden som følge af Vækst- og Skoleudvalgets beslutning af den 12. maj 2016)
Scenarierne kan tidsmæssigt variere indbyrdes. Umiddelbart vurderes scenarie 3a at stå færdigt først. Projektkonkurrencen kan umiddelbart ikke anbefales til scenarie 3a, da der er tale om ombygning.
Totalentreprisekonkurrencen kan umiddelbart anbefales for alle tre scenarier.

Anbefaling
Administrationen anbefaler at der igangsættes idéoplæg og byggeprogram med efterfølgende udbud i totalentreprisekonkurrence.

Lovgrundlag


Økonomi
Tidsplanen har ingen økonomiske konsekvenser, dog skal der afsættes økonomi til afholdelse af totalentreprisekonkurrence.


Bilag
VSU 12-04-2016 Tidsplanscenarier (nyt bilag) Dok. nr: 2016/10803 002

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Vækst- og Skoleudvalget at anbefale Børneudvalget, Plan og Miljøudvalget og Økonomiudvalget,

1. at idéoplæg og byggeprogram igangsættes
2. at udbudsform vedtages"

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Vækst- og Skoleudvalgets beslutning den 26-04-2016:
Mødet er aflyst

Vækst- og Skoleudvalgets beslutning den 12-05-2016:

1. Anbefales
2. Udvalget anbefaler Totalentreprisekonkurrence

Udvalget ønsker at det sikres i udbuddet:
at mindre virksomheder har mulighed for at deltage i projektet.
at der lægges vægt på relevante erfaringer og referencer fra rådgiver.

Udvalget henstiller til administrationen, at den søger at fremrykke processen, således at vurderingen af forslag ligger senest november 17.

Plan- og Miljøudvalgets beslutning den 06-06-2016:
Vækst- og Skoleudvalets anbefaling tiltrædes

Børneudvalgets beslutning den 06-06-2016:

1. Sagen genoptages på ekstraordinært Børneudvalgsmøde 20. juni inden byrådsmødet.

Beslutning
Ændringsforslag fra C og Ø:
Forslag om at bygge en ny skole.

For: C, Ø (2)
Imod: V, A, O (6)

Ændringsforslag ikke tiltrådt.


Afstemning om anbefalinger fra Vækst - og Skoleudvalget på indstillingens punkt 1 og 2

For: V, A, O (6)
Imod: C, Ø (2)

1. - 2. Anbefaling fra Vækst- og Skoleudvalget anbefalet tiltrådt.

Fraværende: Anders Gerner Frost





Sager behandlet på lukket møde:
151 Gilleleje Læringsområde. Dagsordenpunkt. Forundersøgelse - beslutningsgrundlag


Mødet startet:
03:35 PM

Mødet hævet:
04:05 PM