Indholdsfortegnelse:
Åbne
58 4. Budgetopfølgning 2016, Kultur- og Idrætsudvalget
59 Budget 2017-2020 - Udmøntning af budgetvedtagelse
60 Selvejende haller - ny tilskudsmodel
61 Ansøgninger til puljen for Kultur, Idræt og Landsbyer. 2. runde.
62 Åbningstider med betjening - bibliotekerne
63 Musik i Lejet. Evaluering af 2016 og anbefaling af rammer for 2017
Efterretningssager
64 Evaluering af midlertidige arangementer og events i 2016
65 Ny skole i Gilleleje - Funktionsprogram
Medlemmer:
 |
|
|
|
Jørgen Emil Simonsen |
|
|
|
Ulla Dræbye |
|
|
|
|
|
Pia Foght |
|
|
|
Morten Rohde Klitgaard |
|
|
|
|
|
Michael Bruun |
|
|
|
Morten Ulrik Jørgensen |
|
|
|
|
|
Poul-Erik Engel Høyer |
|
|
|
Betina Sølver Hansen |
|
|
|
|
|
Birgit Roswall |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Godkendelse af dagsorden:
I punkt 58 "4. Budgetopfølgning 2016, Kultur- og Idrætsudvalget" udgår afsnittet "Frivillighed" under "Omplaceringer". Derudover udgår "Frivillighed" af indstillingens punkt 4.
I punkt 61 "Ansøgninger til puljen for Kultur, Idræt og Landsbyer. 2. runde" rettes beløb i ansøgning nr. 10. Det ansøgte beløb i ansøgning nr. 10 er 152.000 kr.
Herefter dagsorden godkendt.
Fraværende:
Morten Ulrik Jørgensen
Meddelelser:
Nytgribskov-gruppen bestemte i forbindelse med fravær af Anders Gerner Frost (G), at Morten Rohde Klitgaard (G) som medlem af Byrådet indtræder i udvalget og deltager i udvalgsmøde den 22.11.2016 (LBK nr. 769 af 09.06.2015 § 28, stk. 2)
Udvalgets medlemmer har modtaget mail fra Grundejerforeningen Tisvilde og Omegn vedrørende Musik i Lejet.
Udvalgets medlemmer har modtaget invitation til åbning af biblioteket i Kulturhavnen den 3. december kl. 10.00
Åbne
58. 4. Budgetopfølgning 2016, Kultur- og Idrætsudvalget
00.30Ø00 - 2016/31808
Sagsfremstilling
Budgetopfølgningen generelt
Kultur- og Idrætsudvalget behandler sagen for at anbefale en beslutning til Økonomiudvalget og Byrådet.
Administrationen ønsker med denne budgetopfølgning (forkortet BO) at præsentere Kultur- og Idrætsudvalget for udviklingen og det forventede resultat for de enkelte områder i Gribskov Kommune.
Denne budgetopfølgning er den sidste i år.
Budgetopfølgning 4
Fokus i denne budgetopfølgning er, at sikre overensstemmelse mellem bevillinger og forbrug. I denne sag skal der derfor søges tillægsbevillinger/omplaceringer for de områder, hvor der forventes afvigelser til det korrigerede budget.
Gennemgangen af økonomien skal ligesom i de tidligere BO'er indeholde:
- En vurdering af økonomien på baggrund af forløbet hidtil i år
- Fokus på de forhold, der kom op i de tidligere BO'er
- Fokus på forhold, der er kommet op som følge af årets lovgivningsarbejde
- Fokus på eventuelle andre ændringer i forudsætninger m.v.
Endvidere indeholder denne BO4 et afsnit, der beskriver eventuelle udfordringer som administrationen vurderer vil blive båret ind i næste budgetår.
Budgetopfølgning for Kultur og Idrætsudvalg
Samlet konklusion
Administrationen forventer et mindre forbrug på 0,2 mio. kr. i 2016 på Kultur- og Idrætsudvalgets område. Det er en ændring på 0,2 mio. kr. ift. BO3. Mindreforbruget svarer til en afvigelse fra det korrigerede budget på 0,3 procent.
Mindreforbruget finansierer øgede driftsudgifter til el, vand og varme i svømmehallen på Ejendomme.
Budgetopfølgningens grundlag
Grundlaget for budgetopfølgningen på Kultur- og Idrætsudvalget bliver gennemgået nærmere i de følgende afsnit. Det sker for hvert af udgiftsområderne.
Kultur- og Idrætsudvalget
Figur 1 og 2 herunder viser hhv. forventningerne til regnskab 2016 samt forbrugsprocenten i 2016 i forhold til 2015 for Kultur- og Idrætsudvalget.
Som det fremgår af figuren forventes et mindre forbrug på 0,2 mio. kr., som søges anvendt til øgede driftsudgifter til el. vand og varme på Ejendomme.
Ejendomsudgifter, KIU
Budgettet på delramme Ejendomsudgifter under KIU er flyttet til ovenstående ramme, således at der er en samlet ramme på Kultur- og Idrætsudvalget. Denne flytning er foretaget af hensyn til at understøtte en bedre styring/opfølgning.
Tillægsbevillinger og omplaceringer
Omplaceringer
Teknisk korrektion
Rammen Ejendomsudgifter, KIU vedrørende Baner er omplaceret til den styringsmæssige
korrekte Rammen Kultur- og Idrætsudvalget under idræt i 2016 og frem.
Frivillighed
Afsnittet "Frivillighed" udgår af denne dagsorden. Rettelsen er sket i forbindelse med godkendelse af dagsorden.
I budgetaftale 2013-2016 blev der vedtaget et projekt under navnet " Fokus på frivillighed,
botilbud og plejecentre". Efterfølgende er projektet udvidet i efterfølgende budgetaftaler.
Midlerne er afsat på SSUs Sundheds- og Forebyggelsesramme og foreslås omplaceret
til KIU, da projektet nu administreres under KIU. Det drejer sig om 500.000 kr. i 2017 og
250.000 kr. i 2018. Beløbet finansierer frivillighedskoordinatoren.
Svømmehal/Nordstjerneskolen
Kontrakt mellem Helsinge Skole OPS A/S og Gribskov Kommune er blevet reguleret. Der forventes et merforbrug på 0,5 mio. kr. årligt i 2016 og frem på Ejendomsudgifter. På Kultur- og Idrætsudvalgets møde d. 25.10.16 og Økonomiudvalgets møde d. 07.11.16 er det besluttet, at halvdelen af merforbrug finansieres af Kultur- og Idrætsudvalgets område. Der foreslås derfor overført 0,2 mio. kr. årligt i 2016 og frem fra Kultur- og Idrætsudvalget til Ejendomsudgifter under Økonomiudvalget.
Reguleringen i 2016 forventes at kunne blive finansieret med et forventet ekstraordinært mindreforbrug på svømmehallens budget på 0,2 mio. kr. i 2017 og frem finansieres de øgede udgifter ved stigning i billetpriserne fra 1.1.2017.
Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, LBK nr 769 af 09/06/2015
Økonomi
Bevillingsstrukturen i Gribskov Kommune er følgende:
- Økonomiudvalget og Byrådet godkender omplaceringer mellem fagudvalg og tillægsbevillinger.
- Fagudvalg bemyndiges til at godkende omplaceringer mellem rammer inden for eget udvalg.
- Administrationen bemyndiges til at foretage ændringer mellem delrammer inden for samme ramme under forudsætning af, at de politisk fastsatte rammebetingelser overholdes.
Bilag
Bilag 1 KIU 22-11-16 Opfølgning på budgetaftalens elementer Dok.nr. 2016/31808 026
Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget:
- at godkende budgetopfølgning for Kultur- og Idrætsudvalgets område.
- at godkende omplaceringer mellem rammer indenfor Kultur og Idrætsudvalgets område jf. nedenstående tabel.
| Ramme |
Omplace- ringer
i kr.
|
| Kultur- og Idrætsudvalget |
3.361.909
|
| Ejendomsudgifter, KIU |
-3.361.909
|
| I alt |
0
|
|
|
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet
- at godkende de foreslåede omplaceringer mellem udvalg og tillægsbevillinger jf. nedenstående tabel.
| Ramme |
Omplace- ringer
i kr.
|
Tillægsbe- villinger
i kr.
|
| Svømmehal |
-230.000
|
0
|
| I alt |
-230.000
|
0
|
|
|
|
- at godkende de foreslåede ændringer vedr. budgetoverslagsårene jf. nedenstående tabel.
| Ramme |
2017
|
2018
|
2019
|
2020
|
| Kultur- og Idrætsudvalget |
3.361.909
|
3.361.909
|
3.361.909
|
3.361.909
|
| Ejendomsudgifter, KIU |
-3.361.909
|
-3.361.909
|
-3.361.909
|
-3.361.909
|
Frivillighed
Udgår. Rettelsen er sket i forbindelse med godkendelse af dagsorden |
500.000
|
250.000
|
0
|
0
|
| Svømmehal |
-230.000
|
-230.000
|
-230.000
|
-230.000
|
I alt
Rettelse indarbejdet i forbindelse med protokollering. |
270.000
- 230.000
|
20.000
- 230.000
|
-230.000
|
-230.000
|
|
|
|
|
|
Beslutning
1-4. Anbefalet
Fraværende: Morten Ulrik Jørgensen
59. Budget 2017-2020 - Udmøntning af budgetvedtagelse
00.30S00 - 2016/29332
Sagsfremstilling
Indledning
Kultur- og Idrætsudvalget behandler sagen for at træffe beslutning om den konkrete udmøntning af de besparelser, der er vedtaget på udvalgets område i forbindelse med Budget 2017-2020.
Alle udvalg behandler sagen på møder i november. Sagen forelægges til endelig beslutning i fagudvalgene.
Baggrund
Byrådet har den 10. oktober vedtaget budget 2017-2020. Budgettet indeholder krav til besparelser på Kultur- og Idrætsudvalget
På udvalgsmødet i oktober besluttede udvalget et bruttokatalog over besparelsesemner, som efterfølgende har været sendt i høring. Høringssvarerne fremgår af bilag 2.
På dette møde skal udvalget beslutte den endelige udmøntning af de vedtagne besparelser samt evt. yderligere besparelser.
Kultur- og Idrætsudvalget skal på dette møde beslutte udmøntning af det vedtagne budget. Konkret betyder det, at Kultur og Idrætsudvalget skal:
• træffe beslutning om udmøntning af de vedtagne rammebesparelser
• træffe beslutning om evt. manglende udmøntning af tidligere besluttede besparelser
• vurdere om der er iboende udfordringer indenfor udvalgets budgetområde, og i givet fald beslutte hvordan disse udfordringer kan finansieres, så udvalget overholder budgettet.
Det er vigtigt, at udvalget træffer beslutninger på dette møde, da beslutningerne på nogle områder vil have konsekvenser for taksterne, der skal udmeldes senest ultimo november. Taksterne skal behandles i Økonomiudvalget og Byrådet før de kan udmeldes. Derudover kan de store besparelser med virkning allerede fra 2017 kun opnås, hvis beslutning om udmøntningen sker nu.
Afgrænsning
Budget 2017-2020 forudsætter at kommunen opnår effektiviseringsgevinster via Velfærdsudviklingsprogrammet (VUP). Udmøntningen af disse gevinster kører i et separat spor, og skal derfor ikke behandles i denne sag.
Budget på Kultur- og Idrætsudvalget
Rammebesparelser mv. på Kultur- og Idrætsudvalgets område fremgår af denne tabel:
Tabellen er beskrevet i dagsordenen til oktobermøderne.
Takster for 2017
Udvalget har behandlet foreløbige takster på udvalgets møde i september. De besparelser der vedtages på dette møde, kan få betydning for taksterne. Derfor genberegnes taksterne, umiddelbart efter udvalgets møde, hvorefter de behandles på et ekstraordinært møde i Økonomiudvalget og Byrådet den 30. november 2016. Fagudvalgene vil således ikke få forelagt taksterne igen før behandling i Økonomiudvalget og Byrådet. Dette skyldes, at taksterne for 2017 skal være besluttet inden den 1. december 2016.
Budgetprocessen i forbindelse med udmøntning af de vedtagne besparelser i budget 2017-2020
| Fagudvalgenes møder i oktober |
Beslutte bruttoprioriteringskatalog,der skal sendes i høring. |
| Perioden frem til den 11. november |
Høringsfase af bruttoprioriteringskataloget |
| Fagudvalgenes møder i november |
Endelig beslutning om udmøntning af budget 2017-2020 inkl. høringssvar |
| Den 30. november |
Ekstraordinært ØU /BY – endelig vedtagelse af takster |
Lovgrundlag
LBK nr 769 af 09/06/2015 (Kommunestyrelsesloven) kapitel 5.
Økonomi
Jævnfør sagsfremstilling og bilag.
Bilag
1. Bilag 1 KIU 22-11-16 Prioriteringskatalog til rammebesparelse Dok. nr. 2016/29332 018
2. Bilag Oversigt over høringssvar (Kulturrådet, Kulturskolens bestyrelse, Idrætsrådet) Dok. nr. 2016/29332 037
Obs! Navnet på pdf filen i bilag 2 er misvissende, men filen har det rette indhold.
3. Bilag Høringssvar FU Børn/Unge & Kultur/Fritid/Turisme (FU er en forkortelse for fælles udvalg) Dok. nr. 2016/29332 034
4. Bilag Høringssvar LU fra kulturområdet (LU er en forkortelse for lokaludvalg) Dok. nr. 2016/29332 033
Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget:
1. at udvalget med udgangspunkt i nedenstående prioriteringskatalog træffer beslutning om den konkrete udmøntning af besparelser på 1.881.000 kr. i 2017-19 og 1.800.000 kr. i 2020
| - 1.000 kr. - |
2017
|
2018
|
2019
|
2020
|
| Samlede prioriteringskrav |
-1.881
|
-1.881
|
-1.881
|
-1.800
|
| Ramme 380 Kultur og Idræt |
|
|
|
|
| 1. Generel besparelse på alle konti undtagen personalekonti |
-1.086
|
-1.068
|
-975
|
-894
|
| Kultur |
|
|
|
|
| 2. Pyramiden – konto til det Gamle Rådhus |
-32
|
-32
|
-32
|
-32
|
| 3.. Kulturpas - nedlægges |
-62
|
-62
|
-62
|
-62
|
| Kulturkontrakter |
|
|
|
|
| 4. Kulturkontrakter - reduktion af beløb hertil |
-72
|
-72
|
-72
|
-72
|
| 5. Musik i lejet - reduktion af beløb hertil |
0
|
-79
|
-79
|
-79
|
| 6. Veterantræf – reduktion af beløb hertil |
0
|
0
|
-93
|
-93
|
| Puljer |
|
|
|
|
| 7. Idrætspulje - reduceres |
-64
|
-64
|
-64
|
-64
|
| 8. Børn- og ungepuljen - reduceres |
-84
|
-23
|
-23
|
-23
|
| 9. Kulturrådspulje - reduceres |
-61
|
-61
|
-61
|
-61
|
| 10. Kunstråd – tilføre økonomi |
50
|
50
|
50
|
50
|
| Bibliotek |
|
|
|
|
| 11. Indkøb af materialer - reduktion af materialekontoen |
-250
|
-250
|
-250
|
-250
|
| Kulturskolen |
|
|
|
|
| 12. Fastholde besparelse på ledelsesadministration |
-70
|
-70
|
-70
|
-70
|
| Svømmehal |
|
|
|
|
| 13. Skolesvømning – omlægning |
0
|
0
|
0
|
0
|
| Folkeoplysning |
|
|
|
|
| 14. Aktivitetstilskud til foreninger - reduktion af tilskud |
-100
|
-100
|
-100
|
-100
|
| 15. Nedsætte udviklingspuljen |
-50
|
-50
|
-50
|
-50
|
| Besparelsesforslag i alt |
-1.881
|
-1.881
|
-1.881
|
-1.800
|
Beslutning
Kultur- og Idrætsudvalget sender sagen videre til Økonomiudvalget uden indstilling
Fraværende: Morten Ulrik Jørgensen
60. Selvejende haller - ny tilskudsmodel
18.20G00 - 2013/02934
Sagsfremstilling
Introduktion
Kultur- og Idrætsudvalget behandler sagen for at træffe beslutning om, hvordan tilskud/leje til de selvejende skal fordeles fra 2018 og fremover.
Sagens baggrund
De selvejende haller modtager tilskud til drift eller leje af hallerne fra Gribskov Kommune. Disse tilskud og lejebeløb er historisk bestemt, og der er på området ikke en egentlig tilskudsmodel.
Gribskov Kommunes Idrætspolitik blev vedtaget den 2. september 2013. Én af målsætningerne heri er, at der skal udarbejdes en ny tilskudsmodel for de selvejende haller.
Kultur- og Idrætsudvalget besluttede i maj 2013, at bede BDO - Kommunernes Revision, om at udarbejde en analyse, hvor de selvejende hallers regnskaber blev kortlagt og hvor der opstilles en model med ensartet regnskabspraksis.
Kultur- og idrætsudvalget besluttede på mødet den 3. juni 2014 yderligere at bede BDO Kommunernes Revision udarbejde et forslag til en ny tilskudsmodel, med henblik på at harmonisere tilskuddene.
Siden da har administrationen samarbejdet med BDO og de selvejende haller om forslaget til ny tilskudsmodel. Forslaget lægges nu op til politisk beslutning.
Sagens forhold
Nuværende tildelingsmetode
BDO har vurderet af den nuværende tilskudsmodel ikke bygger på objektive kriterier, men er baseret på historiske tilskud, som er videreført fra Græsted-Gilleleje og Helsinge kommuner. Dette medfører, at tilskuddene/leje er forskellige for de enkelte haller.
Fordele ved den nuværende model er at den giver tryghed omkring kendskab til næste års tilskudsstørrelse.
Ulemperne er at der ikke anvendes objektive kriterier i fordelingen. Der mangler ensartethed og det har ingen økonomiske betydning for hallene, hvis hallen står tom.
BDO's forslag til ny tilskudsmodel
BDOs forslag til en ny tilskudsmodel er, at der tages udgangspunkt i hallernes faktiske udgifter til:
- El, vand og varme
- Skatter
- Forsikringer
- Renter og afdrag
Derudover betales der en fast pris til:
- Rengøring og tilsyn
- Indvendig vedligeholdelse
- Udvendig vedligeholdelse
Desuden indgår i modellen:
- Udgifter til kontorhold
- En pulje til aktivitsbaseret tilskud ud fra foreningstimer og skoletimer
Inddragelse af de selvejende haller
BDO har sammen med Gribskov Kommune og de selvejende haller arbejdet med dette forslag til en ny tilskudsmodel.
De selvejende haller har været involveret i udarbejdelsen af den nye tilskudsmodel ved afholdelse af en række møder gennem de sidste 2-3 år. Ligeledes har der været afholdt møder med BDO, hvor kriterierne i modellen er aftalt med de selvejende haller.
Aktiviteter og skolernes brug af hallerne
I den nuværende tildelingsmetode er der ikke taget højde for, hvor mange aktiviteter foreningerne og skolerne har haft i hallerne. Dog er der i gl. Helsinge Kommune betalt leje til hallerne efter skolernes faktiske forbrug.
Den nye model forudsætter, at budgetrammen til skolernes brug flyttes over til Kultur- og Idrætsudvalget, da den fremover vil indgå i den nye tilskudsmodel. Administrationen indarbejder dette i budgetoplæg for 2018
I første omgang indgår Toftehallen og Springcenteret ikke beregningerne. På Toftehallen er der særlig kontrakt, som først udløber 31.12.2025 og springcenteret har endnu ikke et helt år i drift.
Opsigelse af nuværende aftale med Gribskov Hallen
Den nuværende aftale mellem Gribskov Hallen og Gribskov Kommune indeholder en opsigelsesvarsel på 1 år til opsigelse til den 31. december i et kalenderår. Derfor kan en ny tilskudsmodel først træde i kraft pr. 1.1.2018.
Administrationens vurdering
Administrationen vurderer, at BDO's forslag til ny tilskudsmodel er fornuftig. Der er brug for, at de tilskud, som hallerne får er gennemskuelige og bygger på et ensartet og objektivt fundament, som det er tilfældet i forslaget.
Der vil imidlertid blive tale om en omfordeling af midlerne, da nogle haller, af historiske grunde, har fået forholdsvis mere i tilskud/leje end de øvrige haller.
Hvis tilskud/leje fremover skal fordeles ud fra objektive kriterier kan det kun gøres ved at fremtidige tilskud fordeles ud fra en ny tilskudsmodel.
Administrationens anbefaling
Administrationen anbefaler derfor, at der fra 1.1. 2018 fordeles tilskud til de selvejende haller ud fra den nye tilskudsmodel.
Lovgrundlag
Økonomi
Forslag til ny tilskudsmodel har ingen økonomisk konsekvens for Gribskov Kommune, idet det er den givne budgetramme som fordeles efter nye kriterier.
For de enkelte haller, vil der være tale om en forandring, idet der vil ske en omfordeling mellem hallerne efter objektive kriterier.
Bilag
Læsevejledning
Forslag til ny tilskudsmodel fra BDO er vedhæftet dagsorden som bilag 1. Bilaget er lukket for offentligheden, fordi bilaget indeholder konkrete beregninger. Bilaget er tilgængeligt for udvalgsmedlemmer via POLAR. For at have adgang til POLAR skal man være logget på Lotus Notes.
Bilag 1: "Notat fra BDO vedr. ny tilskudsmodel selvejende haller" Dokumentnummer 2013/02934 108
Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget at godkende
- at den nye tilskudsmodel træder i kraft fra 1.1.2018
- at nuværende aftale med Gribskovhallen opsiges i forhold til tilskuddets størrelse
- at Kultur- og Idrætsudvalget får forslag til tilskud til de selvejende haller for 2018 til behandling i efteråret 2017
Beslutning
1-3 Tiltrådt
Fraværende: Morten Ulrik Jørgensen
61. Ansøgninger til puljen for Kultur, Idræt og Landsbyer. 2. runde.
18.16A00 - 2016/32465
Sagsfremstilling
Introduktion
Kultur- og Idrætsudvalget behandler indkomne ansøgninger til puljen for Kultur, Idræt og Landsbyer med henblik på at udvælge projekter, som skal have støtte fra puljen..
Baggrund
I forbindelse med tildeling af midler fra puljen for Kultur, Idræt og Landsbyer har Kultur- og Idrætsudvalget besluttet at gennemføre ansøgningsproces i to runder. I første runde indsendte ansøgere ansøgninger på max 1/2 side, som i korte træk beskriver projektets formål, indhold og målgruppe.
Der kom 41 ansøgninger til første ansøgningsrunde, og Kultur- og Idrætsudvalget udvalgte på mødet den 25. oktober 2016 14 projekter, som udvalget ønskede at modtage en gennemarbejdet ansøgning fra.
Om puljen
Puljen for Kultur, Idræt og Landsbyer er en pulje, som har til formål at understøtte strategiske investeringer på kultur- og idrætsområdet samt initiativer i landsbyerne i tæt samarbejde med lokalsamfundene.
Kultur- og Idrætsudvalget godkendte den 16. august 2016 ansøgningskriterier for puljen for kultur, idræt og landsbyer, som fremgår af bilag 3
Den samlede pulje er på 1.025.000 kr.
Administrationen har oplistet ansøgningerne i en ikke-prioriteret rækkefølge i nedenstående skema.
|
2. runde - ansøgninger til Puljen for Kultur, Idræt og Landsbyer
|
|
Ansøgning nummer
|
Ansøger
|
Beløb i kr.
|
|
1
|
Friluftskort for Arresø |
67.000,00
|
|
2
|
Pilgrimsruten Tisvildevejen |
224.000,00
|
|
3
|
Sommersejlsportsaktiviteter - åbent hus |
92.200,00
|
|
4
|
Etablering af naturlegeplads i Tisvilde |
100.000,00
|
|
5
|
Sommerskole i Billedskolen - Naturskolen i Ramhuset |
25.000,00
|
|
6
|
Brobygning mellem det sportslige og det sociale v/Vejbyhallen |
350.000,00
|
|
7
|
Bålhytte og pizzaovn ved Ramløse Skole |
267.000,00
|
|
8
|
Filmoptagelse af guidede ture |
40.000,00
|
|
9
|
Sang i Laden - Kunst på væggene - Mad i gryderne - Livet i Ørby |
36.000,00
|
|
10
|
Opførelse af shelters, betalingsvandhane og overdækning af bålsted |
121.600,00
Rettet i forbindelse med godkendelse af dagsorden til
152.000,00
|
|
11
|
Græsted Veterantræf udvidelse af aktiviteter |
100.000,00
|
|
12 A & 12 B
|
Lys og træning samt skilte v/Naturlegeplads i Esrum |
42.100,00
|
|
13
|
Multibane i Bøgeskoven ved Gillelejehallen |
200.000,00
|
|
|
|
| I alt |
|
1.664.900,00
Rettet i forbindelse med godkendelse af dagsorden til
1.695.300
|
|
|
|
Lovgrundlag
Kommunalfuldmagt
Økonomi
Der er i 2016 afsat 1.025.000 kr. til formålet
Bilag
Bilag 1: 2. runde Pulje for Kultur, Idræt og Landsbyer - skemaer - Dokumentnr.: 2016/32465 nr. 157
Bilag 2: 2. runde Pulje for Kultur, Idræt og Landsbyer - samlet - Dokumentnr.: 2016/32465 nr. 158
Bilag 3. Ansøgningskriterier for puljen for kultur, idræt og landsbyer Dokumentnr.: 2016/05638 010
Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget
- at beslutte, hvilke projekter skal få støtte og hvor meget
Beslutning
Kultur- og Idrætsudvalget besluttede at give tilskud til følgende projekter:
1. Friluftskort for Arresø 0
2. Pilgrimsruten Tisvildevejen 224.000
3. Sommersejlsportsaktiviteter - åbent hus 0
4. Etablering af naturlegeplads i Tisvilde 50.000
5. Sommerskole i Billedskolen - Naturskolen i Ramhuset 25.000
6. Brobygning mellem det sportslige og det sociale v. Vejbyhallen 155.000
7. Bålhytte og pizzaovn ved Ramløse Skole 141.000
8. Filmoptagelse af guidede ture 0
9. Sang i Laden - Kunst på væggene - Mad i gryderne - Live 36.000
10. Opførelse af shelters, betalingsvandhane og overdækning 152.000
11. Græsted Veterantræf udvidelse af aktiviteter 0
12 A & 12 B Lys og træning samt skilte/naturlejeplads i Esrum 42.100
13 Multibane i Bøgeskoven ved Gillelejehallen 200.000
I alt 1.025.100
Fraværende: Morten Ulrik Jørgensen
62. Åbningstider med betjening - bibliotekerne
21.00A00 - 2016/35971
Sagsfremstilling
Introduktion
Kultur- og Idrætsudvalget behandler sagen for at træffe en beslutning. Sagen handler om eventuel lukning for betjening af bibliotekerne mellem jul og nytår samt fremtidige åbningstider i Kulturhavn Gilleleje.
Kultur- og Idrætsudvalget får samtidig orientering om bibliotekernes lukkedage i forbindelse med konvertering til nyt IT- system.
Baggrund
Fra og med december 2016 har alle 3 biblioteker i Gribskov kommune åbent for borgerne fra kl 8 - 22 hver dag.
Bibliotekerne råder over en omfattende portefølje af digitale løsninger.
Løsninger der i udstrakt grad giver borgerne mulighed for at betjene sig selv.
Det er vigtigt, at medarbejderne er tilstede på de tidspunkter, hvor borgerne efterspørger hjælpen og vi forsøger derfor løbende at tilpasse den betjente åbningstid til de tidspunkter på dagen, hvor borgerne har mest behov for hjælp.
Tilpasningen sker på baggrund af tal på besøgende, antal af udlån samt medarbejdernes oplevelse af belastningen.
Når det er vigtigt med en skarp prioritering af medarbejderressourcerne, er det for at have ressourcer til de aktiviteter bibliotekerne også har fokus på at løfte indenfor områderne,
- digital formidling og ny teknologi,
- læringsaktiviteter for børn og voksne,
- understøttelse og facilitering af meningsfulde fællesskaber samt
- nye partnerskaber med andre aktører.
Forslag
Oplæg til ingen betjening mellem jul og nytår.
Da antallet af besøgende på bibliotekerne er mindre i ferieperioderne, vurderer vi at
bibliotekerne kan være ubemandede i dagene mellem jul og nytår.
Vi lægger derfor op til, at der ikke vil være betjening på vores biblioteker mellem jul og nytår samt, at der fremover lukkes for betjening kl 16 d 23 december.
Åbningstider med betjening i dag
Helsinge bibliotek:
mandag - tirsdag, torsdag, fredag 9 - 17
onsdag 9 - 19
lørdag 10 - 14
Helsinge bibliotek ( i skolernes ferie)
mandag, tirsdag, torsdag, fredag 10 - 17
onsdag 10 - 19
lørdag 10 - 14
BLIK
Mandag, onsdag, torsdag, fredag 8 - 16
tirsdag 8 - 14
BLIK (i skolernes ferie)
Mandag, tirsdag, torsdag, fredag 10 - 14
Kulturhavn Gilleleje
Ved åbningen af biblioteket i Kulturhavnen, er det ikke muligt på forhånd at kende hverken besøgstal eller belastning og Gilleleje Bibliotek har et ønske om, at være meget synligt til stede fra og med åbningen d 3 december 2016 og lægger derfor op til følgende åbningstid med betjening
Mandag til fredag 10 - 18.30
Lørdag 10 - 14
Der lægges op til at Gilleleje bibliotek med udgangen af 2017 revurderer den betjente åbningstid på baggrund af besøgstal og belastning.
Orientering om lukning i forbindelse med konvertering til nyt IT system
Gribskov kommunes skole- og folkebiblioteker skifter IT-system d 1 februat 2017
Det vil i forbindelse med implementeringen blive nødvendigt at lukke for betjeningen på følgende dage 1 - 5 februar 2017
Borgerne vil stadig kunne komme og bruge bibliotekernes faciliteter og læse avisen, men det vil ikke være muligt at låne, aflevere eller reservere materialer.
Administrationens anbefaling
Administrationen anbefaler, at bibliotekerne prioritere den betjente åbningstid til de tidspunkter, hvor efterspørgslen på hjælp er størst, for på den måde at skabe mulighed for andre aktiviteter. Derfor anbefaler administrationen de ændrede åbningstider.
Lovgrundlag
LBK nr 100 af 30/01/2013 (Biblioteksloven)
Økonomi
Bilag
Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget
- at lukke Gilleleje bibliotek, Helsinge bibliotek samt BLIK for betjening dagene mellem jul og nytår samt 23 december fra kl 16
- at Gilleleje bibibliotek i Kulturhavnen har en betjent daglig åbningstid fra 10 - 18.30 samt lørdag fra 10 - 14
Beslutning
1-2 Tiltrådt.
Fraværende: Morten Ulrik Jørgensen
63. Musik i Lejet. Evaluering af 2016 og anbefaling af rammer for 2017
05.14G00 - 2016/26137
Sagsfremstilling
Introduktion
Kultur- og Idrætsudvalget og Erhvervs- og Turismeudvalget behandler sagen for at anbefale en beslutning til Økonomiudvalget og Byrådet. Sagen handler om de fremadrettede rammer for musikfestival Musik i Lejet.
Baggrund
Musik i Lejet er en musikfestival i Tisvildeleje, som har vokset sig til en stor succes, som tiltrækker mange gæster.
Sagen kommer på dagsorden, fordi administrationen har brug for en politisk beslutning, om Gribskov Kommune skal understøtte planlægning og afvikling af de kommende års arrangementer i samme størrelsesorden som i 2016 eller om der skal justeres rammerne for størrelsen af arrangementet.
Sagens forhold
Om Musik i Lejet
Musik i Lejet er en musikfestival i Tisvildeleje. Festivalen er blevet en landskendt musikfestival, som tiltrækker rigtig mange gæster.
Festivalen løber af stabelen fra torsdag til lørdag i uge 29 og foregår på den store parkeringsplads i Tisvildeleje, som Kommunen lejer af Naturstyrelsen.
Om planlægningsprocessen 2016
I forhold til planlægning af årets festival har administrationen afholdt en række møder med Musik i Lejet for at sikre en så smidig og god planlægningsproces som muligt.
I planlægningsprocessen har der også været afholdt fælles møder med arrangørerne, politiet, Naturstyrelsen og kommunen. Dette bl.a. for at imødekomme ønsker om at mindske tung trafik igennem Tisvilde Hovedgade under opbygning og nedtagning af festivalpladsen. Der blev derfor givet særlig tilladelse fra Naturstyrelsen til, at udvalgte transporter kunne foregå igennem skoven i stedet for igennem Hovedgaden.
Under arrangementet i år blev der desuden lavet forsøg med delvis afspærring af Tisvilde Hovedgade og indsætning af shuttelbusser, betalt af Musik i Lejet.
Evaluering
Hvert år foretager Musik i Lejet og Gribskov Kommune en evaluering af sommerens arrangement med henblik på hele tiden at optimere og justere planlægning og afvikling af det kommende års arrangement.
I år har administrationen udvidet evalueringsprocessen. Udover at evaluere med arrangørerne, har der været afholdt møder med en række lokale interessenter:
Tisvilde Lokalråd
Grundejerforeningen for Tisvilde og Omegn
Tisvilde Erhvervsforening
Forpagter af iskiosken på den store parkeringsplads i Tisvildeleje (telefonmøde)
Naboer til den midlertidige campingplads på idrætsarealet ved Idrætshuset i Tisvilde
Elementer i evalueringer med lokale interessenter
Generelt.
Generelt er der stor opbakning til arrangementet fra de lokale interessenter og enighed om, at det er godt for Tisvilde og Gribskov Kommune.
Der er også enighed om, at arrangementet nu har en størrelse, som er det absolut størst mulige. Nogen mener også, at arrangementet er blev for stort.
Politi og beredskab roser arrangementet. Sikkerhed og logistik håndteres meget professionelt af arrangørerne.
Hos nogen af parterne er der en bekymring for, at Tisvilde mister sin tiltrækningskraft på turister og sommerhusejere, hvis der hen over sommeren, og specielt i uge 29, er så massivt med arrangementer og tiltag i byen.
Nogle butikker melder, at de har meget få kunder under Musik i Lejet.
Andre butikker, restauranter og hoteller melder, at deres omsætning under arrangementet er det største hele året.
Afspærring af den store parkeringsplads
Flere nævner, at perioden hvor den store parkeringsplads i Tisvildeleje er lukket for almindelig parkering er meget lang. Det tager en lille uge at bygge festivalpladsen op og igen en lille uge at tage den ned, så parkeringspladsen er samlet set afspærret i næsten 3 uger. Det er et problem for mennesker, som gerne vil køre til stranden i bil - typisk ældre og børnefamilier/turister. Det er ligeledes noget, som har negativ betydning for iskioskens omsætning i opsætnings- og nedtagningsperioden.
Der er således et ønske fra mange parter om, at perioden for lukning af hele parkeringspladsen afkortes, så der i dele af opsætnings- og nedtagningsperioden er et antal parkeringspladser til rådighed for bade- og strandgæster.
Der er brug for at undersøge, om den komplicerede logistik omkring opbygning og nedtagning af festivalpladsen kan ændres, således at der friholdes et antal p-pladser i flere dage under opbygning og nedtagning end det har været tilfældet i 2016.
Affald og oprydning
Generelt positive tilbagemeldinger på arrangørernes håndtering af affaldshåndtering og oprydning før, under og efter festivalen. Der er modtaget enkelte klager i forbindelse med affald mv. på stranden og i naturen. Disse arealer er ejet af Naturstyrelsen.
Der er et ønske om, at kommunen gør en øget indsats i forhold til affaldshåndtering i Tisvilde under festivalen. Musik i Lejet gør en stor indsats på festivalepladsen og i Hovedgaden, men der er behov for ekstra tiltag i Tisvilde By.
Afspærring af Tisvilde Hovedgade
Der er positive tilbagemeldinger på forsøget med afspærring af Hovedgaden. Det skabte ro i gaden og minimerede trafikgener kraftigt. Derudover blev der skabt en hyggelig stemning i Hovedgaden, og restauranterne der satte borde ud på gaden, hvilket skabte en fin stemning.
Der er kommet et forslag om, at afspærring med fordel kan ske før Vængevej på Hovedgaden.
Det var frivillige fra Musik i Lejet, som stod for at guide folk ved afspærringen. Flere har bemærket, at det bør være en instans med myndighed, som står for den opgave.
Der er behov for at sætte yderligere ind i forhold til skiltning, så det er helt tydeligt, at Hovedgaden er lukket, og at der henvises til alternative p-pladser (ved Godhavn).
Lydniveau
Nogle borgere har været generet af musikken og lydniveauet indtil kl. 5 om morgenen. Vindretningen er afgørende for, hvem der generes af dette. Det er foreslået, at lydniveauet de sidste timer nedsættes.
Kørsel gennem skoven med aftalt tung trafik
Tiltaget var sat i værk for at minimere gener med tunge trafik igennem Hovedgaden. Tiltaget fungerede overordnet set godt, men nogen tilkendegiver, at de ikke ønsker trafik igennem skoven.
Midlertidig campingplads på Idrætsarealet ved Idrætshuset
Dette element er blevet evalueret særskilt på møde mellem Musik i Lejet, naboer til campingpladsen og kommunens administration.
Naboerne havde været meget bekymrede for tiltaget, og ønsker fortsat, at der findes en anden placering til den midlertidige campingplads i forbindelse med Musik i Lejet. Der stilles spørgsmål ved, om etablering af campingpladsen på stedet opfylder gældende campingreglement. Administrationen undersøgte det i 2016 men vil undersøge sagen igen.
Den fælles evaluering var overordnet positiv med god drøftelse af de udfordringer, der har været. Der er nogle opmærksomhedspunkter, som arrangørerne vil være opmærksomme på til næste år. Tisvilde Idrætsforening havde påtaget sig en stor opgave med at være ansvarlig på campingpladsen, og det fungerede rigtig fint. Det letter bl.a. dialogen med naboerne, at det er lokale folk, som er på pladsen. Naboerne gav udtryk for, at hvis der skal være campingplads på området i 2017, vil man være tryg ved, at det er Idrætsforeningen, som står for vagtordningen på pladsen.
Administrationens vurdering
Administrationen vurderer, at musikfestivalen Musik i Lejet er et stort attraktiv for Tisvildeleje og Gribskov Kommune. Begivenheden falder fint i tråd med kommunens Turismestrategi, og understøtter Byrådets ønske om vækst og bosætning.
Administrationen har samtidig forståelse for, at et så stort arrangement uundgåeligt vil medføre gener for byens borgere og turister, som ikke deltager i festivalen. Derfor arbejder kommunen tæt sammen med arrangørerne for, sammen med dem, at mindske generne så meget som muligt. Det er administrationens opfattelse, at arrangørerne gør en stor indsats for at løbende at justere og optimere elementer i festivalen. Dette arbejde skal naturligvis fortsætte.
Det er imidlertid administrationens vurdering, at det er nødvendigt, at der skabes klarhed over, hvilke rammer arrangørerne kan forvente, så der ikke hvert år er usikkerhed omkring eksempelvis størrelsen af det areal, som stilles til rådighed.
Der er behov for, at Byrådet kommer med en tilkendegivelse om dette spørgsmål.
Administrationens anbefaling
Administrationen anbefaler, at Byrådet bakker op om Musik i Lejet i den form og den størrelse, som arrangementet har nu.
Administrationen vil fortsætte det tætte samarbejde med arrangørerne for at minimere gener så meget som muligt.
Lovgrundlag
Økonomi
Hvis kommunen skal gøre mere, end kommunen har gjort i 2016, kan det medføre ydede udgifter for kommunen.
Bilag
Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget og Erhvervs- og Turismeudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet
- at beslutte om Gribskov Kommune fremadrettet skal understøtte planlægning og afvikling af Musik i Lejet i den form og den størrelse som festivalen havde i 2016.
Beslutning
- Anbefalet, at Gribskov Kommune fremadrettet skal understøtte planlægning og afvikling af Musik i Lejet i den form og den størrelse som festivalen havde i 2016.
Fraværende: Morten Ulrik Jørgensen
Efterretningssager
64. Evaluering af midlertidige arangementer og events i 2016
05.14G00 - 2016/26137
Sagsfremstilling
Kultur- og Idrætsudvalget, Erhvervs- og Turismeudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet
får sagen til orientering.
Introduktion.
Formålet med sagen er, at give fagudvalgene og Byrådet en orientering om evaluering af sommerens større arrangementer.
Baggrund.
Der afholdes et meget stort antal events, festivaler og arrangementer i Gribskov Kommune hen over sommeren. I 2016 har der været en stigning på 29%, i antallet af midlertidige arrangementer i forhold til 2015.
I 2015 blev der behandlet 126 arrangementtilladelser, her af 24 motionsløb på vejene.
I 2016 er der i årets første 8 måneder behandlet i alt 108 arrangementtilladelser, her af 29 motionsløb på vejene.
Sagens forhold.
Efter sommerens arrangementer har administrationen afholdt et antal evalueringsmøder, med arrangører af største event's og lokale foreninger i Gilleleje, Helsinge og Tisvilde.
De allerfleste arrangementer er forløbet helt uden problemer til stor tilfredshed for arrangørerne og de mange deltagere. Fælles for de tre byer er, at de alle ønsker at vedligeholde og udvikle de tre byers særlige miljø.
Gilleleje
Gilleleje Handel- og Turistforening oplyser at der har været mange gæster ved sommerens arrangementer, som været meget posetive og flere har vist interesse i at bosætte sig i kommunen. Turisteren har været tiltrukket af atmosfæren og de mange events. Den store indsats fra foreningens tovholder har været afgørende for udviklingen.
Den positiv stemning i løbet af sommeren, har tiltrukket flere frivillige og Gilleleje Handel- og Turistforening arbejder på at skabe et øget samarbejde med Havnen og byens foreninger som helhed. Alle aktivisterne i byen er blevet samlet på én kalender der bliver delt ud og kan læses på Gilleleje Handel- og Turistforenings hjemmeside.
Det er organiseringen og samarbejdet, mere end de fysiske rammer, som har været afgørende for at arrangementer er blevet til noget. I 2016 har der, ud over de sædvanlige, også været nye event's, som f. eks. opera på havnen. Gilleleje Handel- og Turistforening arbejder for, at Gilleleje festivalen kommer til at omfatte en større del af byen.
Erhvervsforeninger fra Dragør og Allerød, samt Helsingør og Tingryd kommune i Sverige, har kontakt Gilleleje Handel- og Turistforeningder, for at få konkret inspiration til midlertidige aktiviteter.
Generelt opleves rengøringen som forbedret. I sommerperioden efterlyses der placering af større skraldespande på torvet, som kan rumme de støre mængder affald, som generes som følge af de mange besøgende.
Helsinge
Helsinge Byfest tiltrak mange mennesker, men indtægterne var desværre ikke stor nok til at det løber rundt. Byfesten koncentrerede sig mest på markedspladsen og Helsinge Gadekærforening arbejder for, at byfesten kommer til at brede sig mere ind på gågadeområdet.
Kulturnatten tiltrak mange mennesker til byen og de åbne butikker. Torsdagskoncerterne var et stort tilløbsstykke og overdækning af torvet med markiserne fungere rigtig godt. De bruges også til at overdække torvet ved børneloppemarkedsdagene. Et flertal af de handlede fortrækker, at loppemarkedet igen placeres på markedspladsen og er med til at bringe liv til gågadeområdet.
Som følger af, at udgiften til ny julebelysning er blevet opprioriteret, er nogle event's desværre udgået, men Helsinge Gadekærforeningen er meget optaget af, at arrangere flere event's i det kommende år.
Tisvilde
Der er har været afholdt arrangementer, som Kildemarked, Tisvildeleje går i Fisk, Loppemarked, Torvedage, Kulturtoget, Kunst festival og Musik i Lejet.
De nye torvedage på Birkepladsen er blevet taget godt imod.
Holdningen til typen og omfanget af arrangementer i byen er forskellig i følge Tisvilde Lokalråd og Område Grundejerforeningen for Tisvilde. Fastboende vil gerne have at der er aktivitet og landliggere vil gerne have fred og ro.
Landliggerne mener at størrelsen på festivalen Musik i Lejet har nået et punkt, hvor arrangementet er for dominerer og har brudt den samlede balance af events i Tisvilde.
Lokalrådet oplyser at handlen i festivalperioden er med til at sikre at butikkerne i Tisvilde og Vejby kan overleve om vinteren. Lokalrådet ønsker at aktiviteterne i Tisvilde tiltrække flere fastboene og at arrangementer styrker Tisvilde som helhed.
Tisvilde Lokalråd og Område Grundejerforeningen for Tisvilde vil kontakte Tisvilde Erhvervsforeningen, for sammen skrive et oplæg til hvilken typer aktiviteter der kan foregå i Tisvilde.
Affaldshåndtering i løbet af sommeren har ikke været tilstrækkelig. Skraldespande bliver tømt for sjældent,.er for små og kan ikke rumme pitza bakker. Affaldshåndteringen i byen fungerede under festivallen, på grund af en særlige indsats fra de frivillige. Desværre efterlod festivalgæsteren en del affald på standen og Natrurstyrelsens arealer.
Nærmere evaluering af Musik i Lejet, bliver behandlet under andet dagsordenspunkt.
Administrationens opsamling og vurdering.
Administrationens overordnede vurdering af sommerens arrangementer er, at de i alt væsentligt er forløbet tilfredsstillende.
De mange motions- og cykelløb har forløbet problemløst. Behandlingen ved vejmyndighed og politi har i nogle sager været presset, på grund af at det fremsendte ansøgnings materiale har været manglefulgt.
Administrationen vurderer at antallet af arrangementer og evnts i kommunen, afhænger af et godt lokalt samarbejde.
Det er fortsat vigtigt med den tætte dialog mellem arrangør og kommune, i forhold til de mange praktiske spørgsmål og behov undervejs i planlægning af arrangementerne.
Kommunens organisering fungere fint med det tværfaglig opgavefælleskab som arbejder fore flere event's i kommunen. Eventgruppen vejleder arrangører, behandler arrangementtilladelser og er med til at sikre sammenhæng, mellem center for Teknik og Miljø, Kultur, center for Fritid og Turisme, samt center for Bolig, Byg og Erhverv, i forhold til udfoldelse af kommunes Turismestrategi .
Forbedringstiltag
Administrationen har med baggrund i evalueringen besluttet følgende:
- At der fortsat stilles en kommunal kontaktperson til rådighed ved event's og større arrangementer. En kontaktperson, som kan være indgangen til kommunen for ansøgeren/aktøren - og som kender den interne organisering og dermed vil være i stand til at henvise til de korrekte medarbejdere i de forskellige sammenhænge.
- At informationen på hjemmesiden bliver forbedret, således at nye arrangører kan få et større overblik over de praktiske elementer.
- At der udarbejdes generelle rammer for events, som kan oplyse arrangører om hvor forskellige event kan arrangeres i Kommunen.
- At der udarbejdes et 'eventårshjul', som kan sikre overblikket over event's lokalt, event's i kommunen og som hjælp for arrangører ved planlægningen af større event's.
Evalueringer peger på, at der bør arbejdes videre med at afsætte en pulje/økonomi til ekstra renholdelse og affaldshåndtering, som følge af mange besøgende i sommerperioden i Gilleleje og Tisvilde. Administrationen vil arbejde videre med emnet.
Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, Erhvervs- og Turismeudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet:
- at tage orienteringen til efterretning.
Beslutning
- Taget til efterretning.
Fraværende: Morten Ulrik Jørgensen
65. Ny skole i Gilleleje - Funktionsprogram
02.00A00 - 2016/36401
Sagsfremstilling
Introduktion
Vækst- og Skoleudvalget og Børneudvalget behandler sagen for at anbefale en beslutning til Økonomiudvalget og Byrådet.
Plan- og Miljøudvalget, Kultur- og Idrætsudvalget samt Teknisk Udvalg får sagen til orientering.
Der skal træffes beslutning om godkendelse af det funktionelle byggeprogram (fremover funktionsprogrammet) for Gilleleje Læringsområde, Gilbjergskolen.
Der gøres opmærksom på, at den del af funktionsprogrammet ,der omhandler trafikale forhold, behandles på særskilt punkt.
Baggrund
Funktionsprogrammet tager afsæt i de forudsætninger, der er politisk besluttet.
Følgende forudsætninger er fremlagt alle inddragede interessenter.
- Etablering af et samlet Læringsområde i Gilleleje.
- Et folkeskoletilbud med 3 spor for 0.-6. klasse, 4 spor for 7.-9. klasse, specialklasser med omkring 30 elever, Fritidsordning og Klub.
- Den eksisterende skole skal ombygges til et fremtidssikret læringsmiljø, hvor Gribskovs målsætning for Børn unge indtænkes.
- Der skal nedrives en klynge og tilbygges op til 1550 m2
- Drøftelser om den mest hensigtsmæssige funktion foregår blandt brugerne.
- Beslutningen om det endelige funktionsprogram/byggeprogram og projekt tages på politisk niveau.
- Budgettet er 99,5 mio kr. (budget 2016-2019).
- Der er ikke afsat midler til dagtilbud og idrætsfaciliteter.
Sagens Forhold
Proces for udarbejdelse af funktionsprogram
Funktionsprogrammet er udarbejdet af Bascon og Gribskov Kommunes administration på baggrund af en lang række møder med skolens ledelse, repræsentanter for medarbejdere og elever, skolebestyrelse, kultur- og idrætsforeninger og handicaprådet. Møderne har haft til hensigt at præcisere de funktionelle krav og ønsker, der er til den nye skole.
Der er afholdt møder på tre niveauer:
Følgegruppe: Bestående af skoleledelse og repræsentanter for skolebestyrelse, medarbejdere, elever, kultur- og fritidsforeninger og handicapudvalget. På disse møder har den overordnede rammesætning samt det samlede funktionsprogram været drøftet.
Skolearbejdsgruppe: Bestående skoleledelsen, sikkerheds- og tillidsrepræsentant og repræsentanter for skolebestyrelse, medarbejdere og elever. På disse møder har rammesætning, organisering og læringsrum samt det samlede funktionsprogram været drøftet.
Fokusgrupper Bestående af repræsentanter fra skoleledelsen, fagspecifikke medarbejdere, elever og - i relevante møder - repræsentanter for kultur og idrætsforeninger. Skolebestyrelsen har været inviteret til disse møder, men har ikke haft mulighed for for at deltage.
Der har været afholdt møde mellem skolebestyrelsen og Vækst- og Skoleudvalget. Alle brugere har haft mulighed for skriftligt at kommentere funktionsprogrammet (eller de dele, der vedrører brugergruppen). Skolebestyrelsen har ikke benyttet sig af denne mulighed. Dog blev der på det sidste møde med Skolearbejdsgruppen og Følgegruppen, hvor funktionsprogrammet blev gennemgået, indledt med følgende kommentar fra et skolebestyrelsesmedlem: "I har ramt ånden i det, vi gerne vil".
Bekymringer blandt brugere
Igennem hele processen har skolens brugere haft nogle gennemgående bekymringer. Disse bekymringer er forankret i de politiske besluttede forudsætninger, der er opstillet som ramme om funktionsprogrammet. Vækst- og Skoleudvalget har undervejs i forløbet været involveret i disse bekymringer.
Der har især været bekymringer om:
- Hvordan man fastholder det unikke udskolingsmiljø der er på Rostgårdsvej
- Hvorvidt der er kvadratmeter nok til at indeholde alle skolens elever
- Hvorvidt nedrivning og opbygning af nye kvadratmeter er fordelagtigt
- At der ikke er afsat midler til at renovere og udbygge idrætsfaciliteter.
Punkt 1 er prioriteret helt overordnet i funktionsprogrammet. Det er skrevet ind som et meget klart krav, der ikke kan overses.
Punkt 2 og 3 er begge en del af de politisk vedtagede overordnede forudsætninger. Derfor er der ikke skrevet noget om disse ind i funktionsprogrammet. Der er lavet et arealkrav, hvor det fremgår meget præcist, hvor mange m2, der som minimum forventes afsat til de forskellige funktioner. Der er som udgangspunkt afsat 13 m2 pr. elev, hvilket sammenlignet med andre skoler er over middel.
Punkt 4 Center for Bygninger, Ejendomme og Erhverv har udarbejdet en vedligeholdelsesplan for den eksisterende hal og gymnastiksal.
I forhold til udvidelse af skolens idrætsfaciliteter, med fx en ny hal, er disse ikke med i de overordnede forudsætninger og derfor ikke indskrevet i funktionsprogrammet. Der er dog stillet krav til gode udemiljøer der, i forlængelse af skolens generelle udformning og indretning med fokus på bevægelse, skal indeholde fagrelaterede udearealer til bevægelse. Idræt skal i størst mulig udstrækning kunne udøves på skolens eget udeareal, ligesom der bør etableres mulighed for boldspil. Endvidere fremhæves det i funktionsprogrammet, at der som minimum skal være en placering af en multibane som en del af det samlede projekt for udearealerne.
Funktionsprogrammet
Funktionsprogrammet ses i bilag 1. Her er der lagt vægt på fire overordnede elementer
- Et trygt indskolingsmiljø og en spændende Fritidsordning (FO).
- Et udviklende mellemtrin med et bredt spænd i de faglige tilbud og en god klub.
- Et unikt udskolingsmiljø med stor læringsprogression.
- Et inkluderende specialtilbud, som er integreret i den almene undervisning.
Funktionsprogrammet er bygget op omkring visionen for Gilleleje Læringsområde, som lyder:
Læringslaboratorium Gilleleje Læringsområde skal være et læringslaboratorium, der understøtter en bred sammenhængende tilgang til læring, hvor man lærer gennem refleksion, afprøvning og evaluering. Undervisningen skal være fremtidssikret, eksperimenterende og innovativ samt give mulighed for at inddrage skolens udearealer, nærområde og lokalområde i undervisningen.
Undervisningsmiljø Gilleleje Læringsområde skal indeholde folkeskole, specialtilbud og fritidsordning inden for samme område. Dette skal skabe en samlet fysisk aktiv og social ramme, hvor børn fra 0. -9. klasse trives godt og inspireres til bevægelse uanset alderstrin.
Gilleleje Læringsområde skal samtidig bestå af opdelte elevmiljøer for indskoling, mellemtrin og udskoling. Denne opdeling skal tilgodese de forskellige aldersgrupper og skabe sociale relationer og fællesskaber der sikrer, at alle føler sig trygge og medfører et både fagligt, fysik og socialt ansvar for hinanden og for skolen. Yderlige skal denne opdeling sikre, at udskolingen fortsat kan arbejde ud fra den linjefagsorganisering som er en stor succes.
Lokalområdet Gilleleje Læringsområde skal som primært formål opføres for eleverne, men det er også et krav, at der skabes gode muligheder for integration med lokalområdets foreninger. Det betyder at hele lokalområdets aktive idræts-og foreningsliv skal have gavn og glæde af de nye rammer – gerne så skolen bliver lokalområdets samlingssted, der summer af liv fra klokken 7 til 23.
Bæredygtighed Gilleleje Læringsområde skal være bæredygtigt både miljømæssigt, økonomisk og socialt. Ambitionen er flest mulige bæredygtige tiltag indenfor budgetrammen. Teknisk og økonomisk skal byggeriet etableres i holdbare materialer med reduceret vedligehold og minimalt forbrug af ressourcer – både under opførelsen og i den efterfølgende drift ved energibesparende tiltag.
Arkitektur Gilleleje Læringsområde skal etableres i en arkitektur, som både tager afsæt i de eksisterende rammer og understøtter lokalområdets kvaliteter og særpræg.
Funktionelt skal Gilleleje Læringsområde fremstå som en helhed med flydende overgange mellem indendørs og udendørs undervisning. Alle arealerne skal være optimalt udnyttet og rumme en fleksibilitet, som kan imødekomme varierede undervisningsformer og fremtidige strukturændringer.
Vurdering
Administrationens vurdering er, at det færdige funktionsprogram er gennemarbejdet og , indenfor de fastlagte forudsætninger, indeholder de krav og ønsker til en ny skole, som den samlede brugergruppe ønsker.
Lovgrundlag
Vækst- og Skolevalgets kommissorium. Godkendt af Byrådet 31.08.2015
LBK nr 747 af 20/06/2016 (Folkeskoleloven)
Økonomi
Det af Byrådet vedtagne scenarium har et anlægsbudget på ca. 115 mio. kr. (2016 niveau).
Lånoptag/finansiering behandles i 2017.
Bilag
Bilag 1: VSU 21-11-2016 Funktionelt byggeprogram Dok. nr: 2016/36401 004
Bilag 2: VSU 21-11-2016 Under- og delkriterier Dok. nr: 2016/36401 005
Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Plan- og Miljøudvalget, Kultur- og Idrætsudvalget og Teknisk Udvalg:
- at tage orienteringen til efterretning.
Beslutning
- Taget til efterretning.
Fraværende: Morten Ulrik Jørgensen
Mødet startet:
03:30 PM
Mødet hævet:
05:10 PM