Økonomiudvalget

Indholdsfortegnelse:

Åbne
54 Gribskov Kommunes nye indkøbs- og udbudsstrategi
55 Gilbjergskolen - Statsforvaltningens anmodning om redegørelse fra Byrådet


Lukkede
56 Kulturhus Gilleleje. Scenarier og økonomi for Kulturhuset
Medlemmer:

Kim Valentin

Jannich Petersen

Poul-Erik Engel Høyer

Nick Madsen

Jonna Hildur Præst

Susan Kjeldgaard

Bo Jul Nielsen

Jan Ferdinandsen

Anders Gerner Frost

Godkendelse af dagsorden:
Godkendt.

Fraværende:
Jonna Hildur Præst

Meddelelser:
Punkt 56: Kulturhus Gilleleje: Scenarier og Økonomi for Kulturhuset:
Formand for Plan- og Miljøudvalget Morten U. Jørgensen deltog i behandling af punktet.
Kommunaldirektøren orienterede om procesplanen omkring budgetudfordringerne på børneområdet. Dette fremlægges for Økonomiudvalget på et ekstraordinært møde den 18. marts.


Åbne

54. Gribskov Kommunes nye indkøbs- og udbudsstrategi
88.00Ø00 - 2015/04442

Sagsfremstilling
Sagen forlægges for Vækstudvalget, Erhvervs- og Turismeudvalget, Arbejdsmarkedsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet med henblik på godkendelse af Indkøbs- og udbudsstrategien for Gribskov Kommune.

Gribskov Kommunes nye indkøbs- og udbudsstrategi (bilag 1) erstatter den nuværende strategi og politik. Det var tidligere lovpligtigt at udarbejde udbudspolitik og udbudsstrategi. Det er det ikke længere, men administrationen finder det hensigtsmæssigt, at der er en politisk vedtaget strategi, som udstikker rammerne for arbejdet med udbud og indkøb. Hensigten med Gribskov Kommunes nye strategi er at give borgere og leverandører et overblik over kommunens holdninger på området.

Udover strategien udarbejdes der vejledninger til administrationen om den praktiske og administrative proces for gennemførelse af udbud.

Der er offentliggjort udkast til en kommende dansk udbudslov, som ikke er besluttet i folketinget endnu, men som p.t forventes vedtaget inden sommerferien. Det kan betyde en ændring af afsnittet om love og regler for gennemførelse af udbud (afsnit C, underafsnit 'Regler', side 7), og det anbefales at administrationen kan tilpasse afsnittet når lovgivningen er vedtaget.

I forhold til den tidligere politik og strategi er der ændringer af beskrivelsesmæssig karakter, og der lægges ikke op til en radikal ændring af kommunens praksis. Nedenfor kommenteres de væsentligste ændringer:

Nyt i oplægget til strategi:

• Interne principper - Gribskov Kommunes interne principper for indkøb under 500.000 kr. er blevet fornyet. Hvor der tidligere var regler for, at der skulle indhentes flere tilbud ved indkøb over 25.000 kr., lægges der i strategien vægt på godt købmandsskab, og i de administrative retningslinjer at det dokumenteres om man har indhentet tilbud eller der er en god grund til ikke at gøre det, fx i de tilfælde hvor der kun er én leverandør til ydelsen.
• Fagentrepriser/delaftaler - opdeling af opgaver i fagentrepriser/delaftaler, som gør at også mindre virksomheder har mulighed for at byde på opgaverne, hvor det er relevant.
• Den politiske behandling af udbud - Der har hidtil været forskellig praksis for hvornår og hvilket indhold der forelægges til politisk beslutning.
  Udbud forelægges politisk når:
  • Udbud af kommunens egne driftsopgaver, der ikke før har været udbudt, eller er hjemtaget og udbydes på ny
  • Udbud af store bygge- og anlægsopgaver
  • Udbud af opgaver, der har et særligt politisk fokus
  • Udbud, der indebærer væsentlige ændringer i service eller kvalitetsniveau og/eller i budgettet.

Politisk besluttes evalueringskriterierne (pris/kvalitet/service mv.) og om der skal bruges sociale klausuler og/eller arbejdsklausuler mv.

Efterfølgende orienteres der politisk om valg af leverandør.

Udbud af:

• simple varekøb og tjenesteydelser
• mindre bygge- og anlægsopgaver
• genudbud uden væsentlige ændringer i service- og/eller kvalitet

behandles ikke politisk.

Som en del af et godt samarbejde med kommunens leverandører, etableres et samarbejde med Gribskov Erhvervscenter, og 1 gang årligt afholdes møde med nuværende og evt. kommende leverandører, hvor der er dialog og bl.a orienteres om kommende udbud.


Lovgrundlag

• Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer, § 1, stk. 1.
• Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om amordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
• Bekendtgørelse nr. 936 af 16. september 2004 om indgåelse af kontrakter inden for vand- og energifyrsyning, transport samt posttjenester med senere ændringer, § 1, stk. 1.
• Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/17/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester.
• Bekendtgørelse nr. 1410 af 07. december 2007 af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter med senere ændringer (tilbudsloven).

Ny udbudslov:

• Erhvervs- og vækstministeriets forslag til udbudslov, offentliggjort 05. december 2014.

Nyt udbudsdirektiv:

• Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF

Nyt forsyningsvirksomhedsdirektiv:

• Direktiv 2014/25/EU om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF.

Økonomi
-


Høring
Med baggrund i tidligere kritik i landsundersøgelser af Gribskov Kommunes praksis i forbindelse med udbud har vi valgt at sende indkøbs- og udbudsstrategien til udtalelse i LO Hovedstaden, Dansk Industri og Dansk Bryggeri (bilag 2-4). Strategien har ligeledes været drøftet i HU.

Alle har udtrykt anerkendelse af, at de har haft lejlighed til at kommentere udkastet inden den endelige politiske behandling. Ud over de kommentarer, som allerede er omfattet af strategien fremhæves følgende

LO Hovedstaden (LO):

• Fair trade og CSR - LO bemærker, at der i strategien ikke nævnes fair trade produkter og vurdering af virksomhedernes CSR.
  Corporate Social Responsibility (CSR) er betegnelsen for virksomheders arbejde med at integrere sociale og miljømæssige hensyn i deres forretningsaktiviteter.
  
  Administrationens kommentar: Administrationen anbefaler, at fair trade produkter ved varekøb ikke generelt tages med i alle udbud, men at det overvejes ved hvert udbud, hvor det kan være relevant. For så vidt angår CSR, så adresseres det i strategien under afsnittet 'Etisk Ansvar', hvor Gribskov Kommune stiller krav om at kommunens leverandører og deres underleverandører overholder en række grundlæggende ILO-konventioner om bl.a. tvangsarbejde, sikkert arbejdsmiljø mv.
  
• Arbejdsklausul ILO konvention nr. 94 - LO bemærker at det kan tydeliggøres hvordan og på hvad vi anvender arbejdsklausuler.
  
  Administrationens kommentar: I strategien står der, at der vil blive taget stilling i arbejdet med de enkelte kontrakter og medtaget hvor det giver mening. Dette vil blive beskrevet i retningslinjerne til administrationen, som LO også foreslår.

Dansk Industri (DI):

• ILO konvention nr. 94 - DI bemærker at kommunens brug af ILO konvention nr 94 er i konflikt med udstationeringsdirektivet.
  
  Administrationens kommentar: Beskæftigelsesministeriet har i et cirkulere anbefalet kommunerne alligevel at anvende ILO nr 94. Dette er i dag en udbredt praksis i kommunerne landet over, hvorfor administrationen anbefaler at vi fortsat anvender ILO nr 94 eller tilsvarende formulering, i de udbud og kontrakter, hvor det er relevant.

Dansk Byggeri (DB):

• Mål for konkurrenceudsættelse - DB anbefaler at der indskrives et mål for Kommunens konkurrenceudsættelse.
  
  Administrationens kommentar: Administrationen mener ikke det bør indgå i strategien. Gribskov Kommune har landets højeste konkurrenceudsættelsesprocent, så derfor er det ikke relevant at fastsætte et mål for denne. GK konkurrenceudsætter opgaver, hvor der kan være gevinster at hente i form af kvalitetsforbedringer, bedre priser og mangfoldighed i kommunens tilbud til borgerne mv., ikke for at nå en bestemt konkurrenceudsættelsesprocent. - jf. indledning i strategien.
  
• Garantistillelse - DB forslår at der i strategien indskrives politik for krav om arbejdsgaranti ved kommunale bygge- og anlægsarbejder med en entreprisesum over 1 mio. kr.
  
  Administrationens kommentar: Administrationen anbefaler ikke at medtage dette i strategien. Som udgangspunkt stilles der altid krav om garantistillelse, hvor vi lægger os op ad Klima- Energi- og Bygningsministeriets cirkulærebeskrivelse om vejledende mindstegrænser for sikkerhedsstillelse. Konkret overvejes det fra opgave til opgave, hvordan garantistillelsen udformes i den enkelt kontrakt. Brug af garantistillelse vil blive beskrevet i retningslinjerne til administrationen.
  
• Kontrolbud - I strategien er det beskrevet, at der altid laves et kontrolbud, når en opgave udbydes første gang. DB skriver, at det ikke er hensigtsmæssigt i alle tilfælde, men kun efter nøje overvejelse og konkret vurdering.
  
  Administrationens kommentar: Formålet med beskrivelsen i strategien er, at der altid udarbejdes kontrolbud, når en driftsopgave, der udføres i kommunalt regi, udbydes til privat leverandør. Der foretages en beregning af hvad det koster at udføre opgaven i kommunalt regi, så der er et udgangspunkt for at vurdere de indkomne tilbud.
  
• Uddannelsesklausuler og partnerskabsaftaler - DB anfører, at de gerne vil i dialog med kommunen om brug af klausuler og har en holdning til at klausulerne i sig selv ikke skaber flere lærepladser, praktikpladser mm.
  
  Administrationens kommentar: I strategien anføres det netop, at det skal overvejes hvornår det er hensigtsmæssigt at indarbejde krav om disse klausuler. Administrationen foreslår ligeledes at vi tager et møde med DB om disse forhold.
  
• Sociale klausuler, arbejdsklausuler og kædeansvar - DB anfører at de er klar over at mange kommuner arbejder med disse, men har en række bemærkninger om at DB ikke mener det skal indgå i kontrakterne.
  
  Administrationens kommentar: Administrationen anbefaler at vi fastholder formuleringerne i strategien om anvendelse hvor det er hensigtsmæssigt.
  

HU
HU har fået en orientering om den nye udbuds- og indkøbsstrategi og har udtalt:
HU udtrykker tilfredshed med at det sikres, at der er opmærksomhed om sociale- og arbejdsklausuler og at der er fokus på at spørge de berørte medarbejdergrupper. Betydningen af begge understreges, og at der er enighed om at inddrage medarbejderne, hvor det er relevant.

Medarbejdersiden spørger til hvorfor høringen sker i LO, når der er et MED system.

Administrationens kommentar: I arbejdet med strategien har administrationen talt med andre kommuner, som har haft god gavn af tilbagemelding fra LO, og har derfor besluttet at høre LO.


Bilag
Bilag 1 ØU 02-03-15 Gribskov Kommunes indkøbs- og udbudsstrategi Dok.nr. 2015/04442 017
Bilag 2 ØU 02-03-15 Høringssvar fra LO Hovedstaden Dok.nr. 2015/04442 018
Bilag 3 ØU 02-03-15 Høringssvar fra Dansk Industri Dok.nr. 2015/04442 019
Bilag 4 ØU 02-03-15 Høringssvar fra Dansk Byggeri Dok.nr. 2015/04442 020


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Vækstudvalget, Erhvervs- og Turismeudvalget og Arbejdsmarkedsudvalget, at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet

1. at godkende Indkøbs- og udbudsstrategien for Gribskov Kommune.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Vækstudvalgets beslutning 17-02-2015:
1. Tiltrådt

Arbejdsmarkedsudvalgets beslutning 18-02-2015:
1. Tiltrådt, idet det anbefales, at der i arbejdet med udbud er et skærpet fokus på CSR, Fairtrade og økologi.

Fraværende: Knud Antonsen

Erhvervs- og Turismeudvalgets beslutning 23-02-2015:

1. Anbefalingen tiltrådt.

A (1) anbefaler, at der i arbejdet med udbud er et skærpet fokus på CSR, fairtrade og økologi.
G (2) undlod at stemme.

Økonomiudvalgets beslutning den 02-03-2015:
Udskydes til behandling på ekstraordinært økonomiudvalgsmøde den 9. marts.

Fraværende Nick Madsen.


Beslutning
Ændringsforslag fra Borgmesteren:
Punktet tiltrædes idet det anbefales, at der i arbejdet med udbud er et skærpet fokus på CSR, Fairtrade og økologi, samt mindre erhvervsdrivenes struktur.
For stemmer: V (4), C (1)
Undlader at stemme: G (1), A (2)

Fraværende Jonna Præst.





55. Gilbjergskolen - Statsforvaltningens anmodning om redegørelse fra Byrådet
17.01K02 - 2014/30511

Sagsfremstilling
Sagen forelægges Byrådet for at afgive redegørelse til Statsforvaltningen om håndtering af skolebestyrelsesvalg samt valg af leverandør til madordning på Gilbjergskolen.

Håndtering af skolebestyrelsesvalg har tidligere været forelagt Børneudvalget ved møde den 08-09-14 samt møde den 06-10-14.

Baggrund
Statsforvaltningen har ved brev af 28. november 2014 anmodet Byrådet i Gribskov Kommune om at redegøre for en række forhold i forbindelse med afholdelse af valg til skolebestyrelsen samt håndtering af valg af leverandør til madordning på Gilbjergskolen med henblik på Statsforvaltningens overvejelser om, hvorvidt der er grundlag for at rejse en sag i medfør af den kommunale styrelseslov.

Statsforvaltningens anmodning om redegørelse sker efter henvendelse til Statsforvaltningen fra skolebestyrelsesmedlem Heidi Sørensen.

Heidi Sørensen har anmodet Statsforvaltningen om at se på valgprocedurer og optællingen ved bestyrelsesvalget på Gilbjergskolen i 2014, og på skoleleder Mette Grønvaldts beslutning om at ophæve samarbejdet med skolens tidligere madleverandør og etablere samarbejde med en ny madleverandør.

Administrationen vedlægger denne sag et udkast til redegørelse til Statsforvaltningen.

Konklusionerne i denne redegørelse er at:

• der er begået en procedure fejl ved optælling af stemmer efter skolebestyrelsesvalg på Gilbjergskolen i maj 2014, idet hele valgbestyrelsen ikke var tilstede ved første optælling
• grundet denne fejl blev sagen forelagt Børneudvalget i møde den 08-09-14, som besluttede, at der skulle ske genoptælling af stemmerne, idet data fra valget kunne anvendes til genoptælling
• valget i maj 2014 var et ordinært valg, hvorfor der skulle stemmes på 3 kandidater
• anvendelse af forældreintras modul for afstemning var ikke optimal, idet der var opstillet mere end 10 kandidater ved valget, men data var anvendeligt til optælling af stemmer
• efter forelæggelse af sag for Børneudvalget skete der genoptælling af stemmerne den 26-09-14
• genoptællingen viste samme resultat som tidligere optælling med få variationer, som dog ikke medførte ændring på bestyrelsens sammensætning sammenlignet med første optælling
• den nye skolebestyrelse konstituerede sig i uge 40
• baggrunden for skoleleders manglende orientering af skolebestyrelsen og inddragelse af den nedsatte arbejdsgruppe ved valg af ny madleverandør var sagens hastende karakter, idet skoleleder prioriterede at have en ny leverandør efter sommerferien 2014
• skoleleder burde dog have orienteret skolebestyrelsen og have inddraget den nedsatte arbejdsgruppe om ophævelse af aftale med tidligere leverandør og indgåelse af aftale med ny leverandør ved bestyrelsesmøde den 19-06-14

Som opfølgning på de to hændelsesforløb i skolebestyrelsen på Gilbjergskolen er der i efteråret 2014 igangsat en proces for at styrke samarbejde i skolebestyrelsen, som KLs konsulentvirksomhed faciliteter.

Administrationen skal beklage, at sagen ikke er blevet forelagt Byrådet tidligere, hvilket beror på en fejl.


Lovgrundlag
Folkeskoleloven, jf. Lov 509 af 30-06-1993 om folkeskolen, jf. lovbekendtgørelse 665 af 20-06-2014.
Bekendtgørelse om valg af forældrerepræsentanter til skolebestyrelser i folkeskolen og om vederlag til forældre- og elevrepræsentanter i skolebestyrelser i folkeskolen, jf. bek. nr. 28 af 14-01-14.


Økonomi
-


Bilag
Bilag 1: Administrationens udkast til redegørelse til Statsforvaltningen. Dok. nr. 2014/30511 093

Bilag 2: Anmodning om redegørelse fra Statsforvaltningen (af 28-11-2014) Dok. nr. 2014/30511 099

Bilag 3: BØR 08-09-14 Regler for valg af forældrerepræsentanter
(Gribskov Kommunes regelsæt om valg af forældrerepræsentanter til skolebestyrelser, som vedtaget af Børneudvalget d. 10-03-14). Dok. nr. 2014/30511 041

Bilag 4: Styrelsesvedtægt for skoler i Gribskov Kommune. Dok. nr. 2014/30511 098


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:

1. at kommunen besvarer henvendelsen af 28. november 2014 fra Statsforvaltningen i overensstemmelse med det fremlagte udkast til redegørelse.

Beslutning
Tiltrådt.

Fraværende Jonna Præst






Sager behandlet på lukket møde:
Punkt 56: Kulturhus Gilleleje: Scenarier og Økonomi for Kulturhuset:
Økonomiudvalget afgav sin anbefaling til Byrådet.



Mødet startet:
02:05 PM

Mødet hævet:
03:10 PM