Økonomiudvalget

Publiceret 01-09-2014

Mandag den 01-09-2014 kl. 15:45

Indholdsfortegnelse:

Åbne
221 Gribskov Kultursal og arealer omkring gymnasiet

Medlemmer:

Kim Valentin Jannich Petersen
Poul-Erik Engel Høyer Nick Madsen
Brian Lyck Jørgensen Flemming Møller
Bo Jul Nielsen Susan Kjeldgaard
Anders Gerner Frost  
   

Godkendelse af dagsorden:
Godkendt

Fraværende:
Jannich Petersen

Meddelelser:



Åbne

221. Gribskov Kultursal og arealer omkring gymnasiet
82.02Ø00 - 2012/11587

Sagsfremstilling
Økonomiudvalget besluttede på møde 25.08.14 at udsætte sagen mhp. yderligere behandling. Borgmesteren har besluttet, at indkalde Økonomiudvalget til ekstraordinært møde 01.09.14 med henblik på anbefaling til Byrådets beslutning 01.09.14.
Administrationen udarbejder to ekstra bilag i form af en uddybende redegørelse samt en revideret nutidsværdiberegning, som vil blive udsendt til Økonomiudvalget og Byrådet pr. mail 27.08.14, og som vil være tilgængeligt i POLAR og på hjemmesiden 28.08.14.
Økonomiudvalgets anbefalinger vil foreligge til Byrådets møde 01.09.14, og er således ikke udsendt rettidigt 4 dage før Byrådets møde.

Der er desuden tilføjet en ændring til indstillingen efter Økonomiudvalgets møde 25.08.14.

Administrationens sagsfremstilling til Økonomiudvalget 25.08. og Byrådet 01.09.2014:
Administrationens formål med denne dagsorden er at indhente Byrådets accept af, at kommunen indgår aftaler med Gribskov Gymnasium om afståelse af kommunens ideelle andel på 68,42 % af Gribskov Kultursal, om kommunens leje af salen, om kommunens afståelse af arealer ved gymnasiet samt om servitutmæssig regulering til sikring af kommunens trafikplanmæssige interesser ved gymnasiet.

1. Tidligere politisk behandling og indgåelse af procesaftale
På sit møde den 3. juni 2013 (dagsordenspunkt 166) behandlede Økonomiudvalget en orientering fra administrationen om det igangværende arbejde med at tilvejebringe et grundlag for, at kommunen kunne overdrage sin ideelle andel af Kultursalen ved Gribskov Gymnasium til Undervisningsministeriet. Denne afståelse skulle ske med henblik på, at ministeriet efterfølgende kunne overdrage gymnasieejendommen inklusive Kultursalen til Gribskov Gymnasium som selvejende institution med pligt og ret for Gribskov Kommune til at leje Kultursalen med tilhørende faciliteter indtil 2029 til en anvendelse svarende til kommunens hidtidige anvendelse. Administrationens arbejde omfattede endvidere en påtænkt afståelse af nogle kommunalt ejede arealer på ca. 7.200 m2 ved gymnasiet samt en servitutmæssig sikring af kommunens trafikplanmæssige interesser i området.

Administrationens førnævnte orientering indeholdt en grundig redegørelse for bl.a.:

  • det historiske forløb ved indgåelse af aftalen den 5. november 2004 mellem det daværende Frederiksborg Amt/Helsinge Gymnasium og den daværende Helsinge Kommune om anlæg, drift og brug af Kultursalen, ibrugtagningen i maj 2006, den efterfølgende drift og baggrunden for at Undervisningsministeriet, som blev ejer af gymnasiebygningerne ved amtets nedlæggelse, nu ønskede at overdrage bygningerne inklusiv Kultursalen til gymnasiet
  • udgifterne til Kultursalens opførelse og indretning
  • forhandlingerne mellem kommunen og Undervisningsministeriet om indgåelse på administrativt niveau af "Aftale om ejer- og brugsforhold til Gribskov Kultursal og om overdragelse og servitutmæssig regulering af arealer ved Gribskov Gymnasium"
  • det planlagte videre forløb og de økonomiske konsekvenser

Økonomiudvalget tog administrationens orientering til efterretning på mødet den 3. juni 2013 og Gribskov Kommune og Undervisningsministeriet underskrev den 11. juli 2013 "Aftale om ejer- og brugsforhold til Gribskov Kultursal og om overdragelse og servitutmæssig regulering af arealer ved Gribskov Gymnasium". Denne aftale var en ren procesaftale, der fastlagde procedurerne og temaerne for de vurderinger, som skulle gennemføres som grundlag for egentlige aftaler om overdragelse og leje mv. Aftalen indeholdt betingelser om, at Byrådet skulle godkende alle overdragelser og øvrige dispositioner.

2. Resultat af sagkyndige vurderinger
Kommunen og Undervisningsministeriet gennemførte i efteråret 2013 hver sin vurdering af Kultursalens aktuelle kontante markedsværdi henholdsvis uden og med de særlige indretninger, løst og fast inventar, lys- og lydpakke mv. anskaffet og betalt af kommunen. Vurderingerne omfattede endvidere den aktuelle kontante lejeværdi af Kultursalen henholdsvis uden og med de særlige indretninger betalt af kommunen. Vurderingerne blev foretaget af de statsautoriserede ejendomsmæglere Peter Reinholdt, København (udpeget af ministeriet) og Christian Gordon Jessen, Helsinge (udpeget af kommunen). Resultatet af vurderingerne var følgende:

Genstand Kommunens vurderingsmand Ministeriets vurderingsmand
Værdi af Kultursalen uden særlige indretninger mv. kr. 12.100.000 kr. 13.500.000
Værdi af Kultursalen med særlige indretninger mv. kr. 14.100.000 kr. 15.600.000
Værdi af særlige indretninger i Kultursalen kr. 2.000.000 kr. 2.100.000
Årlig lejeværdi af Kultursalen uden særlige indretninger mv. kr. 967.150 kr. 975.000
Årlig lejeværdi af Kultursalen med særlige indretninger mv. kr. 1.129.000 kr. 1.129.000



3. Resultat af forhandlinger mellem kommunen og ministeriet/gymnasiet
Der blev siden foråret 2014 gennemført en række forhandlinger på administrativt niveau mellem kommunen på den ene side og Undervisningsministeriet og Gribskov Gymnasium på den anden side. Det var på dette tidspunkt afklaret, at gymnasiet ville blive kommunens direkte aftalepart. Forhandlingerne mundede ud i bl.a. følgende foreløbige resultater:

  • værdien af Kultursalen blev på grundlag af de sagkyndige vurderinger sat til 12,8 mio., og som følge heraf kunne kommunens provenu fastsættes til kr. 8.757.800 baseret på en andel på 68,42 % svarende til kommunens andel af den samlede betaling for opførelse af Kultursalen (uden særlige indretninger) i 2006
  • værdien af de særlige indretninger, løst og fast inventar, lys- og lydpakke mv. i Kultursalen blev på grundlag af de sagkyndige vurderinger sat til kr. 2.100.000, som vil være kommunens provenu ved overdragelse til gymnasiet
  • den årlige lejeværdi af Kultursalen uden særlige indretninger blev på grundlag af de sagkyndige vurderinger sat til kr. 970.000 og som følge heraf vil kommunens betaling andrage kr. 514.000 baseret på en andel på 53 % svarende til kommunens ret til at anvende Kultursalen i forhold til den samlede dispositionstid
  • den årlige a´conto betaling til indvendig vedligeholdelse blev sat til kr. 104.650 og som følge heraf vil kommunens betaling andrage kr. 55.465 svarende til den forholdsmæssige anvendelsesret
  • den årlige betaling for leje og vedligeholdelse (a´conto) af de særlige indretninger blev sat til kr. 159.000 og som følge heraf vil kommunens betaling andrage kr. 84.270 svarende til den forholdsmæssige anvendelsesret
  • værdien af de arealer, som kommunen afstår, vil andrage ca. kr. 1.080.000, nemlig ca. kr. 7.200 m2 á kr. 150; der er tale om arealer, som gymnasiet allerede i dag anvender til bl.a. parkering, brandvej mv. og prisen svarer til markedsprisen for tilsvarende arealer


Disse foreløbige forhandlingsresultater har udmøntet sig i udkast til tre aftaler, der gennemgås i det følgende afsnit.

4. Indholdet af aftaleudkastene
Udkastet til "Overdragelsesaftale vedr. Gribskov Kommunes ideelle andel samt inventar og løsøre i Gribskov Kultursal" med bilag 1 ("Oversigt over inventar og løsøre"), der er vedhæftet denne dagsorden som bilag, fastlægger, at kommunen overdrager sin ideelle andel på 68,42 % af Kultursalen uden særlige indretninger til gymnasiet for en kontant betaling på kr. 8.757.800. Aftalen bestemmer endvidere, at kommunen overdrager sine inventar- og løsøregenstande i Kultursalen til gymnasiet for en kontant betaling på kr. 2.100.000.

Udkastet til "Erhvervslejekontrakt vedr. Gribskov Kultursal" med bl.a. Bilag 3 ("Beregning af anvendelsestimer) og Bilag 4 ("Vedligeholdelse og drift"), der er vedhæftet denne dagsorden som bilag, fastlægger betalingen og øvrige vilkår for Gribskov Kommunes leje af Kultursalen med inventar og løsøre. Aftalen fastlægger, at kommunen betaler en årlig leje på kr. 514.000 excl. moms til gymnasiet for sin anvendelsesret beregnet til 3.030 timer ud af den samlede mulige dispositionstid på 5.680 timer (53 %). Kommunen skal endvidere bidrage til betaling af indvendig vedligeholdelse, for leje og vedligeholdelse af inventar og løsøre, for forbrug af vand, elektricitet, vagtordning, planteservice og renovation samt for varme, rengøring og snerydning i forbindelse med egne arrangementer. Endelig skal kommunen afholde udgifter til teknisk servicebistand. Leje og a´contobeløb til vedligeholdelse pristalsreguleres løbende. Aftalen er uopsigelig fra begge parters side indtil den 1. august 2029.

Udkastet til "Aftale om overdragelse og servitutmæssig regulering af arealer ved Gribskov Gymnasium" sammen med Bilag A (kortskitse) og Bilag B (deklarationstekst og rids), der er vedhæftet denne dagsorden som bilag, fastlægger, at kommunen overdrager arealer på ca. 7.200 m2 til gymnasiet. Disse arealer fungerer i dag som bl.a. parkeringsareal og til brandvej for gymnasiet. Aftalen fastlægger grundlaget for at en snarlig udstykning og gennemførelse af overdragelsen kan ske. Prisen for arealerne er sat til kr. 150 pr. m2, svarende til i alt ca. kr. 1.080.000 excl. moms. Aftalen fastlægger endvidere indholdet af den deklaration, der skal sikre kommunens trafikplanmæssige interesser i området.

Aftaleudkastene indeholder betingelser om, at de skal godkendes af statsforvaltningen og Økonomi- og Indenrigsministeriet, inden de kan træde i kraft. Betingelsen om statsforvaltningens godkendelse følger af, at det daværende Statsamt København i oktober 2004 i forbindelse med indgåelsen af samarbejdsaftalen af 5. november 2004, der nu planlægges erstattet af de nye aftaler, udtalte, at samarbejdet om Kultursalens drift krævede tilsynsmyndighedens godkendelse på grund af bestemmelsen i kommunestyrelseslovens § 60 samt på grund af aftalens uopsigelighed og pligten til at finansiere årlige driftsudgifter. Hertil kommer at det kræver statsforvaltningen godkendelse, at kommunen sælger arealer på ca. 7.200 m2 til gymnasiet uden offentligt udbud, jfr § 2, stk. 3 i bekendtgørelsen om offentligt udbud ved salg af kommunens faste ejendomme. Baggrunden for betingelsen om ministeriets godkendelse er bestemmelsen i lånebekendtgørelsens § 11 om kommuners salg og samtidig leje af anlæg, inventar og driftsmidler (sale-and-lease-back arrangementer).

5. De økonomiske konsekvenser ved gennemførelse af aftalerne
En gennemførelse af aftalerne vil betyde, at Gribskov Kommune får tilført kontante midler på i alt ca. kr. 11.937.800, nemlig kr. 8.757.800 for salg af kommunens ideelle andel af Kultursalen, kr. 2.100.000 for salg af inventar og løsøre og ca. kr. 1.080.000 (excl. moms) for salg af grundareal.

En del af dette provenu skal deponeres af kommunen ifølge bestemmelserne i lånebekendtgørelsens § 3, stk. 1, nr. 6 og § 6, stk. 1, der bl.a. omhandler lejeaftaler om benyttelse af ejendomme, lokaler mv. Ifølge § 5, stk. 1 skal værdien af lejeaftalen opgøres til opførelsesomkostningerne eller den seneste offentlige vurdering, hvis denne er højere. Kommunen skal dog kun deponere et beløb svarende til den kommunale anvendelse på 53 %. Beregnet på grundlag af den offentlige ejendomsværdi (værdien af Kultursalen beregnes som 15 % af gymnasiets samlede ejendomsværdi på kr. 88 mio.) vil deponeringsbeløbet være kr. 6.996.000.

Deponeringsbeløbet frigives med en femogtyvendedel hvert år i 25 år, jfr. lånebekendtgørelsens § 6, stk. 3 - 4. Kommunen oppebærer renterne. Restbeløbet frigives ved lejekontraktens udløb, tidligst i 2029.

Kommunens udgifter til den løbende drift af Kultursalen øges som konsekvens af aftaleindgåelsen, navnlig som følge af at kommunen nu skal betale en årlig leje på kr. 514.000, men også på grund af de øvrige omlægninger af indtægter og udgifter, der vil finde sted, herunder opkrævning af a´contobeløb til indvendig vedligeholdelse og til leje og vedligeholdelse af inventar. Administrationen har udarbejdet en økonomisk oversigt, der viser indtægter og udgifter efter henholdsvis den eksisterende ordning og den nye ordning. Oversigten er vedhæftet denne dagsorden som bilag. Den viser, at nettoudgifterne efter den hidtidige ordning var kr. 989.000 om året. Efter den nye model vil nettoudgifterne være kr. 1.717.735. Merudgiften på kr. 728.735 kan finansieres ved det førnævnte salgsprovenu på kr. 11.937.800.

Administrationen har udarbejdet den som bilag vedhæftede beregning af salgsprovenu, merudgifter, deponering og likviditetspåvirkningen i uopsigelighedsperioden på 15 år. Beregningen viser en positiv likviditetspåvirkning i de første 10 år, en mindre negativ likviditetspåvirkning i de sidste 5 år og et overskud på kr. 1.006.775.

6. Administrationens vurdering og anbefalinger
Såfremt kommunen og gymnasiet indgår aftaler i overensstemmelse med de i afsnit 4 anførte udkast, vil kommunen opnå, at det eksisterende særegne samejeforhold om Kultursalen bringes til afslutning og at der i stedet etableres et mere sædvanligt og gennemskueligt ejer-/lejerforhold. Dispositionerne vil bidrage til at skabe økonomisk klarhed og overblik. Kommunen vil samtidig afhænde et areal, der allerede i dag anvendes af gymnasiet. Endelig vil kommunen opnå at sikre sine trafikplanmæssige interesser med en deklaration, der betyder at gymnasiet skal spørge kommunen ved planer om nye bygninger eller anlæg eller andre ændringer, der vil hindre en forlængelse af Rådhusvej i en rundkørsel eller et T-kryds.

Undervisningsministeriet og gymnasiet vil opnå, at den gennem lang tid planlagte overdragelse af gymnasieejendommen omsider kan gennemføres.

Aftaleudkastene er som anført ovenfor i vid udstrækning udarbejdet på grundlag af sagkyndige vurderinger og de er resultatet af indgående forhandlinger mellem kommunens administration på den ene side og ministeriet og gymnasiet på den anden side. Administrationen kan anbefale, at Byrådet bemyndiger borgmester og kommunaldirektør til at foretage eventuelle mindre justeringer af aftalerne, hvorefter de underskrives og forelægges til godkendelse i Økonomi- og Indenrigsministeriet og statsforvaltningen.


Lovgrundlag
Kommunestyrelsesloven, § 60, jfr. lbkg. nr. 971 af 25. juli 2013 om kommunernes styrelse
Bekendtgørelse om offentligt udbud ved salg af kommunens henholdsvis regionens faste ejendomme, § 2, stk. 3, jfr. bkg. nr. 799 af 24. juni 2011
Bekendtgørelse nr. 1580 af 17. december 2013 om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier mv., § 3, stk. 1, nr. 6, jfr. §§ 5-7


Økonomi
De økonomiske konsekvenser af de aftaler, som administrationen anbefaler indgået af kommunen, er udførligt beskrevet i afsnit 5 i sagsfremstillingen.


Bilag
Udkast til overdragelsesaftale
Bilag 1 til overdragelsesaftale: oversigt over inventar og løsøre
Udkast til lejekontrakt
Bilag 3 til lejekontrakt: beregning af anvendelsestimer
Bilag 4 til lejekontrakt: vedligeholdelse og drift
Udkast til arealaftale
Bilag A til arealaftale: kortskitse
Bilag B til arealaftale: deklarationstekst og rids
Økonomisk oversigt: sammenligning mellem gammel og ny model
Beregning af salgsprovenu, merudgifter, deponering og likviditetspåvirkning

Tilføjet efter Økonomiudvalgets møde 25.08.14:
Uddybende redegørelse for økonomien bag indstillingen. Dok.nr. 2012/11587 114
Revideret likviditetsberegning. Dok.nr. 2012/11587 116
De to bilag er udsendt til Økonomiudvalget og Byrådet pr. mail 27.08.14, og er tilgængelige i POLAR og på hjemmesiden 28.08.14.


Administrationens indstilling
A. Indstilling som den forelå ved Økonomiudvalgets behandling 25.08.14:
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:

  1. at bemyndige borgmester og kommunaldirektør til at foretage eventuelle mindre justeringer af de i afsnit 4 i sagsfremstillingen anførte aftaler, hvorefter de underskrives og forelægges til godkendelse i Økonomi- og Indenrigsministeriet og statsforvaltningen
  2. at den nugældende årlige bevilling på kr. 1.220.000 til drift af kultursalen øges med en tillægsbevilling på kr. 514.000 til kr. 1.734.000 til dækning af leje og driftsudgifter for 2014 og frem til 2029 finansieret af kassebeholdningen.
  3. at salgsindtægterne på kr. 11.937.800 minus det deponerede beløb på kr. 6.996.000 tilføres kassebeholdningen


ELLER

B. Indstilling tilføjet efter Økonomiudvalgets møde 25.08.14:
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:

  1. at bemyndige borgmesteren og kommunaldirektøren til at tilvejebringe en mere økonomisk fordelagtig løsning for Kultursalens drift end indeholdt i administrationens indstillinger under indstillingspunkterne A 1-2 og herefter foretage de fornødne tilpasninger af de i afsnit 4 i sagsfremstillingen anførte aftaler, hvorefter de underskrives og forelægges til godkendelse i Økonomi- og Indenrigsministeriet og i statsforvaltningen
  2. at den nugældende årlige bevilling på kr. 1.220.000 til drift af Kultursalen øges med en tillægsbevilling, således at den samlede bevilling kommer til at svare til de fremtidige udgifter til leje og drift af Kultursalen for 2014 og frem til 2029 i overensstemmelse med den af borgmesteren og kommunaldirektøren tilvejebragte løsning; tillægsbevillingen finansieres af kassebeholdningen
  3. at salgsindtægterne på kr. 11.937.800 minus det deponerede beløb på kr. 6.996.000 tilføres kassebeholdningen



Beslutning
Økonomiudvalget anbefaler Byrådet at tiltræde indstilling B.

Fraværende: Jannich Petersen.







Mødet startet:
03:45 PM

Mødet hævet:
04:05 PM