Kultur- og Idrætsudvalget

Indholdsfortegnelse:

Åbne
109 4. Budgetopfølgning 2014
110 Idrætsværesteder i Gribskov Kommune. Status for 2. halvår 2014 og
beslutning om idrætsværestedernes fremtid
111 Implementering af budget 2015-2018
112 Idrætsprisuddeling 2015
113 Forslag til reviderede retningslinier for lokaler og anlæg i Gribskov
Kommune
114 TV2 på tour 2015.


Efterretningssager
115 Årsplanlægning politiske udvalg
116 Sommerarrangementer i 2014
117 Evaluering af Musik i Lejet 2014
118 Evaluering af Græsted Veterantræf Forenings Veterantræf 2014

Medlemmer:

Jørgen Emil Simonsen

Ulla Dræbye

Pia Foght

Sisse Krøll Willemoes

Anders Gerner Frost

Michael Bruun

Poul-Erik Engel Høyer

Betina Sølver Hansen

Birgit Roswall

Godkendelse af dagsorden:
Godkendt.

Fraværende:

Meddelelser:
Udvalget ønsker et punkt om Gribskov Svømmehal på et kommende møde.


Åbne

109. 4. Budgetopfølgning 2014
00.30Ø00 - 2014/38429

Sagsfremstilling
4. budgetopfølgning:

I dette dagsordenspunkt forelægges 4. Budgetopfølgning 2014 for Kultur- og Idrætsudvalget, som efterfølgende indgår i den samlede opfølgning for hele Gribskov Kommune til Økonomiudvalget og Byrådet.

Som et led i at skabe et godt og sikkert styringsgrundlag på såvel det politiske som det administrative niveau arbejdes der i Gribskov Kommune med en fælles ramme for budgetopfølgningerne.

Formålet med budgetopfølgningerne er at præsentere en samlet fremstilling og vurdering af, udviklingen og det forventede resultat på de enkelte resultatansvarlige enheder/områder i Gribskov Kommune. Budgetopfølgningerne formidler således udvalgte resultatindikatorer, dvs. indikatorer på om givne politiske, økonomiske og faglige/kvalitetsmæssige forudsætninger, målsætninger og resultatkrav realiseres og præsenterer ledelsens vurdering af, hvad indikatorerne er udtryk for, herunder hvilke evt. korrigerende handlinger der er iværksat eller bør iværksættes.

I 2014 udarbejdes 4 årlige budgetopfølgninger efter følgende plan:
1. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i februar
2. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i maj
3. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i august
4. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i november

Der vil som hovedregel primært blive ansøgt om bevillingsændringer i BO1 og BO4. I de øvrige budgetopfølgninger vil der ske en beskrivelse af de områder, hvor der er forhold, der peger på budgetafvigelser. Men der kan være undtagelser - f.eks. hvis der kommer helt nye opgaver til eller hvis der sker en ændret organisering af de eksisterende opgaver.

Denne budgetopfølgning sammenfatter således de overordnede forventninger til årets resultat. Der vil i forhold til de kommende budgetopfølgninger blive arbejdet med at finde modgående foranstaltninger og eventuelle råderum inden for de enkelte udvalgsområder til imødegåelse af evt. udfordringer, således at der samlet set kan ske budgetoverholdelse i 2014.

Fokus i denne fjerde resultatstatus er Bevillingsstyring. Der skal søges tillægsbevillinger/ omplaceringer for de områder, hvor der forventes afvigelser til det korrigerede budget.

Opfølgning på budgetaftale 2014-2017

Budgetopfølgningen indeholder en opfølgning på de aftaleelementer, der blev vedtaget med budgetaftalen 2014-2017. Det sker i selve sagsfremstillingen en kort beskrivelse af aftaleelementerne på dette område, af hvordan der arbejdes med elementerne og af hvor langt man er kommet ift. implementering af aftalerne. Beskrivelserne bliver yderligere uddybet i det vedlagte bilag 1.

Såfremt det enkelte udvalg ønsker øvrige relevante vurderinger end dem, der fremgår af selve sagsfremstillingen, vil disse fremgå af et evt. bilag 2.

Generel bemærkning til overførsler og vedtaget budget

I budgetopfølgningens korrigerede budget er kun medtaget de overførsler, der er overført til konkrete og planlagte aktiviteter i 2014.

Derudover vil der være en række overførsler til vores virksomheder (skoler, daginstitutioner, sociale institutioner mv.), hvor der er automatisk overførselsadgang, her vil overførslerne typisk gå igen år efter år. Disse overførsler giver et ”sløret” billede af rammen, fordi de overførte beløb mellem årene er forholdsvis konstante, og de er derfor ikke medtaget i budgetopfølgningens korrigerede budget.

Det vedtagne budget indeholder de ændringer der er resultatet af ændringen af styrelsesvedtægten, ændringerne som følge af samling af ejendomsudgifterne under ØU samt ændrede rammer på Arbejdsmarkedsområdet.

1. Samlet konklusion:
På Kultur- og Idrætsudvalgets område er forventningen til regnskab 2014 et mindre forbrug på 390.000 kr. svarende til 0,7 pct., hvilket er en budgetafvigelse, på lønsumskroner til vakant chefstilling fra januar til juli.



Til opgørelsen af forventet regnskab 2014 på Kultur- og Idrætsudvalgets område er det væsentligt at knytte følgende overordnede forudsætninger og opmærksomhedspunkter:

• En forudsætning ved vurderingen af det forventede regnskab 2014 er, at de resterende midler i puljen til Springcenteret på 220.000 kr. bliver udmøntet og anvendt i året.

Negative beløb = indtægter/mindreforbrug/merindtægter/overskud.
Positive beløb = udgifter/merforbrug/mindreindtægter/underskud


2. Budgetopfølgningens grundlag:
I de følgende delafsnit vil grundlaget for budgetopfølgningen blive gennemgået nærmere for hvert af udgiftsområderne på Kultur- og Idrætsudvalget.

2.1 Kultur og Idræt
Herunder er illustreret udviklingen i forventningerne til regnskab 2014 i løbet af årets budgetopfølgningen på Kultur- og Idrætsudvalgets område:




Som det fremgår af illustrationen er der et mindre forbrug på lønsummen vedr. vakant chefstilling i perioden fra januar til juli, beløbet udgør 390.000 kr.


3. Tillægsbevillinger og omplaceringer:

Tillægsbevillinger
Der indberettes en tillægsbevilling på -390.000 kr. for vakant chefstilling.

Omplaceringer
Gevinstrealisering - biler
I forbindelse med gevinstrealisering på biler overføres der i alt 66.000 kr. i 2014 fra de øvrige fagudvalgsområder til Politiske udvalg og administration.


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, LBK nr. 186 af 19.02.2014 (budgetopfølgning besluttet af Byrådet)

Økonomi
Bevillingsstrukturen i Gribskov Kommune er følgende:

• Økonomiudvalget og Byrådet godkender omplaceringer mellem fagudvalg og tillægsbevillinger.
• Fagudvalg godkender omplaceringer mellem rammer inden for eget udvalg.
• Administrationen foretager ændringer mellem delrammer inden for samme ramme under forudsætning af, at de politisk fastsatte rammebetingelser overholdes.

Bilag
KIU: Bilag 1 til budgetopfølgning BO4 - Opfølgning på budgetaftalens elementer
Dokument nr. 2014/38429 031


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur og Idrætsudvalget

1. at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at godkende budgetopfølgning 4 for Kultur- og Idrætsudvalgets område.
   
2. at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at godkende de foreslåede omplaceringer mellem udvalg samt tillægsbevillinger jf. nedenstående tabel.
   

   Ramme	Omplace- ringer i kr.	Tillægsbe- villinger i kr.
   Kultur og Idrætsudvalget (Gevinstrealisering kørsel)	-66.000
   Kultur og Idrætsudvalget (Vakant stilling)		-390.000

Beslutning
1.-2. Anbefales.





110. Idrætsværesteder i Gribskov Kommune. Status for 2. halvår 2014 og beslutning om idrætsværestedernes fremtid
18.00G00 - 2012/54908

Sagsfremstilling
Sagen forlægges Kultur- og Idrætsudvalget til evaluering af idrætsværestederne i 2. halvår 2014 med henblik på beslutning om idrætsværestedernes fremtid.

Baggrund
Kultur- og Idrætsudvalget har behandlet sagen den 3. juni 2014 og godkendte, at idrætsværestederne fortsætter efter skolernes sommerferie 2014 og at der fortsat ydes tilskud til Idrætsværestederne, med en differentiering af tilskud til hallerne. Udvalget besluttede endvidere, at sagen evalueres på udvalgets møde i november med henblik på beslutning om idrætsværestedernes fremtid, som følge af læringsreformen.

I forbindelse med udarbejdelse af budget 2015, besluttede Kultur- og Idrætsudvalget at lægge Idrætsværestedernes økonomi i prioriteringskataloget over mulige besparelser på kultur- og idrætsområdet. Her indgik halvdelen af det samlede beløb til idrætsværestederne i budgetforliget. Der er således et budget for 2015 på 369.000 kr.

I forbindelse med implementering af budget 2015 - 2018 er Kultur- og Idrætsudvalget blevet pålagt en rammebesparelse på de kommende års budgetter. Administrationen har på Kultur- og Idrætsudvalgets møde den 4.11.14 fremlagt et forslag til, hvordan udvalget kan imødegå de økonomiske udfordringer. I forslaget indgår en nedlæggelse af idrætsværestederne.
Kultur- og Idrætsudvalget skal på mødet den 25.11.14 tage stilling til, om idrætsværestederne skal bevares eller indgå i den udmeldte rammebesparelse for 2015 og frem.

Historie
Idrætsværestederne i de fire selvejende haller (Ramløse Hallen, Helsinge Hallerne, Gribskov Hallen og Gilleleje Hallen) blev etableret i 2009.

Idrætsværestederne var fra starten primært tænkt for børn i 6.-9. klasse. Konceptet har dog ændret sig gennem årene på de 4 steder i forhold til skiftende målgrupper. Der har været en del børn og unge fra 3.-7 klasse, som har gjort brug af idrætsværestederne og der har været stor tilfredshed med tilbuddene.

Status
I slutningen af oktober 2014 har administrationen indhentet oplysninger for 2. halvår af 2014 på de fire idrætsværesteder.

Gillelejehallen:

Åbningstid: mandag, tirsdag og torsdag fra 14.00-16.00
Derudover 3 sodavandsdiskotek "Diskotek på Toppen" i løbet af 2. halvår 2014.

Deltagere: i gennemsnit 11 børn pr. dag.
Til Diskotek på toppen deltager omkring 300 børn.

Det er primært idrætsaktive børn som deltager i idrætsværestedet, inden de skal til foreningsidræt.

Gribskovhallen:

Åbningstid: mandag til fredag fra kl. 14.30 til 17.00

Deltagere: i gennemsnit 13 børn pr. dag.

Der er stor aktivitet i hallen og ved computerne på første sal. Ligeledes bruges mulitibanen, når vejret tillader det.

Helsinge Hallerne:

Åbningstid: mandag til fredag fra 14.00 til 16.00

Deltagere: i gennemsnit 15 børn pr. dag.

Idrætsværestedet meddeler, at børnene er glade for at være der. De er dog gladest for at få lov til at springe på trampolin og airtrack. Der er også nogle børn, der bare er der for at hygge og snakke. Børnenes interesse fanges ved brug af Facebook, hvor der er oprettet en side.

Ramløsehallen:

Åbningstid: mandag til torsdag kl. 14.15-15.45.

Deltagere: i gennemsnit 9 børn pr. dag.

I perioden fra skolesommerferien og frem til nu er det lykkedes at få idrætsværestedet til at fungere mellem skole, FO, RIF-afdelinger og hallen.
Idrætsværestedet har etableret et fast samarbejde med FO på tirsdage, hvor alle fra FO, der har lyst til at komme, kan deltage i idrætsværestedets aktiviteter.
Idrætsværestedet har spurgt børnene, hvordan de syntes, idrætsværestedet fungerer. og de er rigtig glade for at komme der. De leger på tværs af klasserne, judorummet giver gode legemuligheder, udendørs parkourpark er fedt, når vejret er godt. Nogle har svaret, at hvis der ikke var idrætsværested, ville de gå alene hjem og se fjernsyn/spille computer.

Administrationens vurdering og anbefaling
Ideen med idrætsværesteder som et fleksibelt tilbud til børn og unge i eftermiddagstimerne er god, og hallerne er gået engageret og konstruktivt ind i arbejdet. Det vurderes, at de deltagende børn har glæde af tilbuddet.

Efter etablering af ordningen, er læringsreformen trådt i kraft med bl.a. en længere skoledag for eleverne som resultat. Antallet af børn, som bruger tilbuddet vurderes af administrationen til at være relativt lavt i forhold til omkostningerne. Disse ting sammenholdt med det udmeldte besparelseskrav betyder, at administrationen anbefaler en lukning af idrætsværestederne fra 2015. Behandlingen af dette, vil ligeledes blive medtaget i punktet Implementering af budget 2015 - 2018.


Lovgrundlag
Kommunalfuldmagten


Økonomi
Tilskud til idrætsværestederne i anden halvdel af 2014:
Ramløse Hallen: 63.124 kr.
Helsinge Hallerne: 65.000 kr.
Gribskov Hallen: 37.000 kr.
Gilleleje Hallen: 32.100 kr. (bevilget på KIU på møde den 04.11.2014)

Budget 2015: 369.000 kr.


Miljøforhold
-

Høring
-

Bilag
-

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget

1. at tage evalueringen til efterretning
2. at idrætsværestederne nedlægges fra 2015, og at budgettet for 2015 på 369.000 kr. indgår i den udmeldte rammebesparelse
3. under forudsætning af, at idrætsværestederne bevares, at godkende, at tilskud til idrætsværestederne i 2015 fordeles udfra samme niveau som 2. halvår 2014, indenfor det afsatte budgets rammer.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger


Beslutning

1. Taget til efterretning.
2. Tiltrådt med bemærkning om, at Kultur- og Idrætsudvalget besluttede at ordningen fortsætter i Ramløse med 125.000 kr., pga kvaliteten i tilbuddene og betydningen i lokalsamfundet. Budgettet for 2015 med restbeløbet på 244.000 kr. indgår i den udmeldte rammebesparelse.
3. Ikke tiltrådt.

111. Implementering af budget 2015-2018
00.30Ø00 - 2014/39838

Sagsfremstilling
Dette er det andet møde vedr. implementering af budget 2015-2018 for Kultur og Idrætsudvalget. På sidste møde blev udvalgets samlede udfordring præsenteret, og administrationen pegede på områder, indsatser og temaer, der kunne arbejdes med til imødegåelse af udfordringen. Udvalget besluttede på den baggrund hvilke områder og indsatser der frem mod dette møde skulle arbejdes med.

Formålet med denne sag er, at sikre at alle udvalg er klar over udvalgets økonomiske rammer fra budget 2015 og frem, herunder de allerede besluttede omprioriteringer fra tidligere budgetaftaler, samt en konkretisering af rammebesparelserne på fagudvalgene.

På dette møde skal udvalget beslutte konkrete tiltag til sikring af budgetoverholdelse ift. omprioriteringer og rammebesparelser fra budget 2015-2018 og budgetreduktioner fra budget 2013-2016 og budget 2014-2017.

Derudover bedes udvalget om at pege på hvilke områder og hvilke indsatser, administrationen skal arbejde videre med ift. at tilpasse udgifterne til udvalgets budget vedr. nye udgiftskrævende opgaver og kendte udfordringer. Der kan arbejdes med disse frem til BO2 2015, men udvalgene bør allerede nu drøfte mulige områder eller temaer, og beslutte hvilke som administrationen skal arbejde videre med.


Kultur og Idrætsudvalgets økonomiske ramme for 2015 og frem

På sidste møde blev Kultur og Idrætsudvalgets samlede udfordringer inden for den økonomiske ramme for 2015 og frem skitseret. Dette er gengivet herunder:

Udvalget besluttede, at administrationen kvalificerer områder og indsatser til udvalget for at imødegå budgetudfordringerne.

Administrationen har i overensstemmelse med ovenstående kvalificeret forslag og temaer til budgettilpasning og omprioritering, der kan sikre budgetoverholdelse ift. omprioriteringer og rammebesparelser. Beskrivelse er sendt til udvalgets medlemmer inden mødet.

Udvalget skal drøfte og beslutte hvilke af forslagene der konkret skal besluttes til at imødegå udvalgets udfordringer.


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, LBK nr. 186 af 19.02.2014

Økonomi
-

Bilag

Nyt Bilag 1 KIU : Prioriteringskatalog besparelser KIU med yderligere oplysninger
Dokument nr. 2014/39838 035


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur og Idrætsudvalget

1. at beslutte hvilke forslag, der skal imødegå udvalgets samlede udfordring på 2,23 mio. kr. vedrørende:
   - rammebesparelsen budget 2015-2018

Beslutning

1. Kultur- og Idrætsudvalget besluttede besparelse på følgende områder :

2. KIU	2015	2016	2017	2018
   Idrætsværesteder	244.000	244.000	244.000	244.000
   Voksenundervisning	60.000	60.000	60.000	120.000
   Idrætsprisuddeling	20.000	20.000	20.000	20.000
   Idrætspaspulje	25.000	25.000	25.000	25.000
   Kunstråd		150.000	150.000	150.000
   Kulturelle arrangementer		56.000	56.000	52.000
   Børn og ungepulje				60.000
   Aktivitetstilskud				100.000
   Ialt	349.000	555.000	555.000	771.000

112. Idrætsprisuddeling 2015
18.13A00 - 2014/29752

Sagsfremstilling
Sagen forelægges Kultur- og Idrætsudvalget med henblik på godkendelse af nye tiltag for kommende idrætsprisuddelinger.

Kultur- og Idrætsudvalget besluttede den 4. november 2014 at udsætte sagen til behandling på udvalgets møde den 25. november 2014.

Idrætsrådet har på sit møde den 1. september 2014 nedsat en arbejdsgruppe med det formål at se på forslag til rammerne for kommende idrætsprisuddelinger.

Arbejdsgruppen har bl.a. taget udgangspunkt i tilbagemeldinger og kommentarer fra Kultur- og Idrætsudvalgets møde den 7.4.2014.

Arbejdsgruppens kommentarer til Kultur- og Idrætsudvalgets bemærkninger til dette års prisuddeling:

• Der skal være en tovholder/konferencier for aftenen.
• Det forsøges at få flere faner med til idrætsprisuddelingen, så der kan stå faner både på gulvet og på scenen.
• Spisning forud for idrætsprisuddelingen sker på den måde, at alle spiser samtidig og politikerne blander sig med de øvrige deltagere i arrangementet - og har ikke speciel opdækning.

Derudover har arbejdsgruppen følgende forslag:

• At ingen mesterskabsvindere skal stå med ryggen ud mod publikum, som tilfældet var ved dette års prisuddeling
• I stedet for optræden af en forening, foreslås det, at der laves nogle videooptagelser, som kan vises. Arbejdsgruppen har forslag til at optage 3-4 foreningsrepræsentanter samt videooptage i den forening, der bliver udpeget til at være Årets Forening 2014.

Arbejdsgruppen har gennemgået oversigten over mesterskabsvindere, og der var en klar tilkendegivelse af, at man gerne vil have nr. 3 og derved bronzevindere ved DM inden for DIF og DGI med til idrætsprisuddelingen. Disse blev taget ud for et par år siden, men mange idrætsforeninger har efterfølgende efterlyst disse nr. 3-mestre. Derfor foreslår arbejdsgruppen, at de atter medtages.

Arbejdsgruppen foreslår således følgende mesterskabsvindere til at komme i betragtning ved idrætsprisuddelingen:
Sjællandsmestre v/DIF & DGI - kun for idrætsudøvere under 18 år
Nr. 1, 2 og 3 v/Danmarksmesterskaber v/DIF i højeste række
Nr. 1, 2 og 3 v/Landsmesterskaber i DGI i højeste række
Nr. 1, 2 og 3 v/Nordiske Mesterskaber
Nr. 1-6 v/Europamesterskaber
Nr. 1-10 v/Verdensmesterskaber og OL

Bemærkninger til ovenstående: Idrætsudøvere i B, C og D-rækker vil ikke kunne komme i betragtning.

Placeringer ved Nordiske Mesterskaber, Europamesterskaber og Verdensmesterskaber samt OL ønskes uændret, idet det er store mesterskaber og placeringer at hjemtage.

Idrætsudøvere, der har opnået Nordisk Mesterskab, Europamesterskab og Verdensmesterskab får specielle gaver - ud over alm. gave, som de øvrige mesterskabsvindere får.

Der skal være forskellige gaver til børn/unge (op til 15 år) og voksne.

Idrætsprisuddelingen ønskes fortsat afholdt i Kultursalen med start kl. 17:30, hvor der vil være spisning forud for arrangementet.

Der ønskes fortsat med de tre priser, som man har i dag; nemlig Idrætslederprisen, Årets Fund-prisen og Årets Forening-prisen. Uændret beløbs- og gavestørrelse. Idrætsrådet vil gøre en indsats for at få flere foreninger til at indstille kandidater til Idrætslederprisen, Årets Fund-prisen og Årets Forening-prisen.

Lovgrundlag
Kommunalfuldmagten.

Økonomi
-

Miljøforhold
-

Høring
-

Bilag
Nyt bilag skal sættes ind

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og idrætsudvalget

1. at godkende arbejdsgruppens forslag til fremtidige idrætsprisuddelinger

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Kultur- og Idrætsudvalgets beslutning den 04-11-2014:

1. Udsættes til næste møde.

Beslutning

1. Tiltrådt.

113. Forslag til reviderede retningslinier for lokaler og anlæg i Gribskov Kommune
18.13G00 - 2014/13807

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Kultur- og Idrætsudvalget med henblik på at godkende de reviderede retningslinier for lokaler og anlæg i Gribskov Kommune, hvor bemærkninger fra Kulturrådet og Idrætsrådet indarbejdes.

Gribskov Kommune anviser i prioriteret rækkefølge til den frie folkeoplysende virksomhed, egnede ledige lokaler, herunder idrætshaller og andre haller samt udendørsanlæg, som tilhører kommunen eller er beliggende i denne.

Kommunale lokaler stilles gratis til rådighed for arrangementer af kulturel-, forenings- og uddannelsesmæssig karakter for organisationer og institutioner, der er beliggende i Gribskov Kommune og som er godkendt som en forening. Lokaler anvises i en prioriteret rækkefølge.

Kommunale lokaler stilles ikke til rådighed til private formål.

Administrationen i Idræt og Folkeoplysning har udarbejdet ændringsforslag til retningslinier for benyttelse af lokaler og anlæg i Gribskov Kommune.

Retningslinierne er tilpasset, så de er logisk opbygget og procedurer for ansøgning om lokalelån er ensrettet.

Tilføjelser og ændringer omhandler bl.a. Gribskov Svømmehal og hallerne samt tilføjelse om, at alle tider skal bookes via kommunens digitale lokalebookingssystem.

Forslag til reviderede retningslinier for lokaler og anlæg i Gribskov Kommune har været forelagt for Kulturrådet den 20. oktober 2014 og Idrætsrådet den 21. oktober 2014.

Anbefalinger fra Kulturrådet og Idrætsrådet
Kulturrådet anbefaler til Kultur- og Idrætsudvalget at godkende forslag til reviderede retningslinier for benyttelse af lokaler og anlæg i Gribskov Kommune med følgende bemærkning: I afsnittet: Anvisning af lokaler i prioriteret rækkefølge; ændres punktopstilling til talopstilling.

Idrætsrådet anbefaler til Kultur- og Idrætsudvalget at godkende forslag til reviderede retningslinier for benyttelse af lokaler og anlæg i Gribskov Kommune med følgende bemærkning: At GB-klubhus indarbejdes i retningslinierne.

Administrationen anbefaler, at Kultur- og Idrætsudvalget godkender forslag til reviderede retningslinier for lokaler og anlæg i Gribskov Kommune, hvor bemærkninger fra hhv. Kulturrådet og Idrætsrådet indarbejdes (bilag 2).

Lovgrundlag
Folkeoplysningsloven, Lovbekendtgørelse nr. 854 af 11. juli 2011, Kapitel 6.

Økonomi
-

Høring
Sagen har været forelagt for Kulturrådet og Idrætsrådet.


Bilag
Bilag 1. Forslag til reviderede retningslinier for benyttelse af lokaler og anlæg i Gribskov Kommune. (1. udkast) Dokument nr. 2014/13807 001

Bilag 2: Forslag til reviderede retningslinier for benyttelse af lokaler og anlæg i Gribskov Kommune. (2. udkast) Ændringer er fremhævet med rødt. Dokument nr. 2014/13807 006


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget

1. at godkende forslag til reviderede retningslinier for lokaler og anlæg i Gribskov Kommune, hvor bemærkninger fra Kulturrådet og Idrætsrådet er indarbejdet

Beslutning

1. Tiltrådt.

114. TV2 på tour 2015.
20.11G00 - 2014/45354

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges enslydende til Kultur- og Idrætsudvalget og Erhvervs- og Turismeudvalget med henblik på godkendelse af, at der indledes samarbejde med TV2 om besøg i Gribskov Kommune under Tour de France 2015.

TV2 har henvendt sig, fordi de ønsker at inddrage Gribskov Kommune i deres tur rundt i landet under Tour de France 2015. Der vil være tale om et 2-dages ophold et sted i Gribskov, konkrete foreslås Gilleleje. Der etableres en form for markedsplads med TV2's studievogn, storskærm hvor der vises Tour de France m.m. Gribskov Kommune kan lave aftale med lokale foreninger, restauranter mv. om salg af mad og drikkevarer, og vi kan etablere boder eller andet på pladsen, hvis vi ønsker det.

Under besøget vil der blive afholdt 2 cykelløb. Et børneløb den ene dag og et voksenløb den anden. TV2 samarbejder med Dansk Cykel Union og de lokale cykelklubber om dette.

Der vil være musik og underholdning i løbet af de to dage, og der vil være mulighed for lokale arrangementer, hvis vi vil byde ind med det.

TV2 forventer at producere ca. 2 X 45 minutters live udsendelse fra stedet, og der vil blive produceret et 5 minutters indslag om byen.

Udover det beløb, som kommunen skal betale for deltagelse på ca. 200.000 kr. stilles der en række krav til kommunen:

• Stort engagement og lyst til at løfte eventen til en succes
• Byen skal markedsføre eventen lokalt
• Bidrage med aktiviteter og underholdning
• Udnytte muligheden for salg af mad og drikke
• Central location til eventen ca. 2500 m2
• Indkvartering af 5-7 personer i 2 dage
• Udarbejdelse af cykelruter, skilteplaner og afspærringstilladelser i samarbejde med DCU
• Vagter til området i aften- og nattetimerne
• Adgang til strøm og vand
• Toiletter og renovation
• Samaritter

Der er således et relativt stort arbejde, som kommunen skal udføre. Det skal afklares hvordan de ovenstående krav kan opfyldes, og hvilke udgifter det vil medfører for kommunen.

Administrationen vurderer, at det vil være attraktivt for kommunen at få besøg af TV2. Det vil skabe stor synlighed, mulighed for at brande Gilleleje og tiltrække mange interesserede gæster og turister til Gilleleje. Det vurderes at ligge fint i tråd med Kulturstrategiens mål om at koble kultur, viden, turisme, erhverv og byplanlægning til værdiskabende aktiviteter.

Administrationen foreslår, at der meldes positivt tilbage til TV2, og at der indledes samarbejde om det videre forløb. Når der er et overblik over de økonomiske konsekvenser, vil sagen blive genoptaget på de respektive politiske udvalgsmøder.

Lovgrundlag
-

Økonomi
For deltagelse i TV2 på Tour 2015 skal kommunen betale ca. 200.000 kr. til TV2. Derudover vil der komme udgifter til at opfylde de krav, som TV2 stiller til kommunen som beskrevet i sagsfremstillingen. Det foreslås, at dette beløb kan finansieres af forskellige puljer som eksempelvis Investeringspuljen, Puljen til Kultur- og Fritidspolitikken (KIU's pulje) samt ETU's pulje.

Bilag
-

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget

1. at godkende, at administrationen indleder samarbejde med TV2 om besøg i Gribskov Kommune under Tour de France 2015.

Beslutning
Kultur- og Idrætsudvalget traf ikke beslutning i sagen.
Sagen begæres i Byrådet G (2).




Efterretningssager

115. Årsplanlægning politiske udvalg
00.01A00 - 2014/32692

Sagsfremstilling
Mødeplanen for Byråd, Økonomiudvalg og de stående udvalg for 2015 er den 27. oktober blevet godkendt i Byrådet. Den godkendte mødeplan forelægges de stående udvalg til orientering.

De politiske møder i 2015 er forsøgt lagt så tæt op af de kutymer, der har været i 2014.

Følgende er værd at bemærke i forhold til den fremlagte plan:

• Der er i foråret 2015 kun lagt 5 politiske forløb, hvor der i 2014 har været 6 forløb. Dette for at sikre, at der ikke skal være politiske møder den første uge efter jul og i uge 27, lige inden sommerferien.
• Der er indarbejdet datoer for både budgetseminaret i foråret og efter sommerferien. Den endelige planlægning for budgetarbejdet for budget 2016-2019 er ikke afklaret, og såfremt ændringer i denne får indflydelsen på de planlagte datoer for budgetseminarerne vil mødekalenderen blive opdateret.

• ETUs møder er forsøgt lagt så tæt på de øvrige fagudvalgsmøder som muligt. Der skal i administrationen være særlig opmærksomhed på, at sager, der skal i forløb fra ETU til ØU i nogle tilfælde skal planlægges i forløbet inden. Hvis ETU får sager af hastende karakter, kan det være nødvendigt at indlægge et morgenmøde for at sikre, at sagerne kommer med i forløb.

• § 17, stk 4 udvalget omkring ny skole, som er aftalt under budgetforhandlingerne er ikke lagt ind kalenderen endnu.
• ØU holder møde en enkelt tirsdag, den 7. april 2015, lige efter påske.

Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 186 af 19. februar 2014, § 8, stk. 1.

Bilag
Bilag: Kalender over møder i de politiske udvalg 2015. Dok nr: 2014/32692 007


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget

1. at tage orienteringen til efterretning.

Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 20-10-2014:
Anbefales.
Byrådets Beslutning den 27-10-2014:
Tiltrådt


Beslutning

1. Taget til efterretning.

116. Sommerarrangementer i 2014
20.20G00 - 2014/41551

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges enslydende for Kultur- og Idrætsudvalget og Erhvervs- og Turismeudvalget med henblik på, at begge fagudvalg anbefaler Økonomiudvalget og Byrådet at tage administrationens orientering om de større arrangementer i kommunen i sommeren 2014 til efterretning.

Formålet med dagsordenen er at give udvalgene og Byrådet en orientering om administrationens arbejde med arrangementerne og om forløbet af dem.

Administrationens arbejde tog afsæt i Byrådets beslutning den 16. december 2013 (dagsordenspunkt 263) om, at forvaltningen fortsat skulle arbejde på at skabe de bedst mulige forhold for afvikling af arrangementer i kommunen. Administrationen har i perioden februar 2014 til oktober 2014 udført et ganske tidskrævende arbejde for at leve op til denne målsætning.

Administrationens arbejde i foråret 2014 koncentrerede sig om en tidlig og god tilrettelæggelse af arrangementerne ved møder og kontakter med arrangørerne, andre myndigheder og aktører samt borgere forud for arrangementernes afholdelse.

Administrationens fokusområder var navnlig:

• at sikre, at der var opmærksomhed på sikkerhedskravene og at de blev fulgt
• at sikre, at de nødvendige tilladelser fra grundejere og andre aktører (f.eks. Naturstyrelsen) blev opnået
• at sikre, at de nødvendige myndighedstilladelser blev opnået (alkoholbevillinger m.v.)
• at generne blev mest muligt reduceret, for så vidt angik eksempelvis lydniveau, parkeringsproblemer, affaldsproblemer, utilstrækkelige toiletforhold, manglende eller sen oprydning osv.

Administrationens arbejde i efteråret 2014 koncentrerede sig om at opsamle erfaringer og gennemføre evalueringer af arrangementerne både internt og sammen med borgere, arrangører og andre aktører og myndigheder i form af Naturstyrelsen, Nordsjællands Politi m.fl.

Administrationens arbejde har navnlig været koncentreret om følgende arrangementer:

• Musik i Lejet i Tisvildeleje
• Musikarrangementer afholdt på restauranter i Tisvildeleje, hvor kommunen har modtaget klager over arrangementerne
• Gilleleje Festival, Gilleleje

Som åbent bilag til denne dagsorden er vedhæftet et notat med en oversigt over de afholdte møder m.v. i den omtalte periode. Som lukket bilag er vedhæftet oversigten med links til referater og notater; dette bilag er tilgængeligt for politikere i POLAR-systemet, sag nr. 2014/41551 dokument nr. 03.

Administrationens overordnede vurdering af sommerens arrangementer er, at de i alt væsentligt forløb tilfredsstillende. Administrationen deler denne vurdering med hovedparten af de øvrige involverede. Det er således administrationens opfattelse, at en række af de kritikpunkter, der blev rejst i forbindelse med først og fremmest arrangementerne i Tisvilde i 2013, blev afbødet eller i hvert fald reduceret i 2014 og at dette i betydeligt omfang kan tilskrives det intensiverede planlægningsarbejde. Der er dog forhold, det vil være relevant at arbejde videre med. Dette gælder bl.a. parkeringsforholdene i Tisvilde, hvor parkeringsforbuddet i forbindelse med Musik i Lejet-arrangementet ikke var tilstrækkeligt effektivt. Det gælder også musikarrangementer i Gilleleje, hvor der i sommer var betydelige problemer med sceneplaceringerne. Endelig er affaldsproblemet til stede ved stort set alle arrangementer og vanskeligt at løse alene på frivillig basis. Center for Kultur, Fritid og Turisme har imidlertid mulighed for inden for sit eksisterende budget, at stille en mindre pulje til rådighed for bortskaffelse af affald. Denne pulje vil indgå i planlægningen af arrangementerne i 2015.

Men det er også vigtigt at understrege, at der på trods af den øgede planlægningsindsats og de forbedringer, der efter administrationens opfattelse er opnået, er borgere både i Tisvilde og Gilleleje, som oplever betydelige gener ved arrangementerne, og som har udtrykt deres utilfredshed både på evalueringsmøder og i breve til kommunen, som administrationen har besvaret med oplysning om, at deres klager vil indgå i den videre behandling.

På grundlag Byrådets beslutning den 16. december 2013, der tog udspring i en generel positiv holdning til større arrangementer i kommunen, og de nævnte positive effekter af det øgede administrative arbejde med arrangementerne i sommer, vil administrationen i 2015 fortsætte arbejdet med at søge at forbedre planlægningen og afviklingen af arrangementerne, som nærmere beskrevet i sagsfremstillingen.

Lovgrundlag
Kulturstrategien 2008-2200.

Bilag
Bilag. Samlet notat sommerens events i Gribskov Kommune 2014 Dokument nr. 2014/41551 004

Lukket bilag, som er tilgængeligt for politikere i POLAR-systemet:
Referater fra møder. Dokument nr. 2014/41551 003

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget og Erhvervs- og Turismeudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet

1. at tage orienteringen om sommerens arrangementer til efterretning.

Beslutning

1. Taget til efterretning.

117. Evaluering af Musik i Lejet 2014
20.15G00 - 2014/39360

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Kultur- og Idrætsudvalget til orientering om kulturkontrakt med Musik i Lejet (MIL). I den indgåede Kulturkontrakt for 2014 til 2017 med Musik i Lejet (MIL) indgår en ønsket evaluering af MIL 2014.

Der har været afholdt evalueringsmøder mellem MIL og Naturstyrelsen, samt administrative møder, hvori også MIL´s event 2014 har været drøftet.

Denne evaluering forholder sig til intentionerne i den indgåede Kulturkontrakt.
MIL har derfor fremsendt en række dokumenter der dels belyser opfyldelsen af beskrevne elementer i Kulturkontrakten,den lokaløkonomiske effekt, branding, regnskab og dels en tilfredshedsundersøgelse foretaget blandt de tilknyttede frivillige.

Naturstyrelsen har udtrykt anerkendelse overfor MIL og det arbejde de udfører for hele tiden at forbedre praktiske forhold, samt rette op på tidligere udtrykte kritikpunkter.
MIL har i deres bilag med titlen "Tillægsseddel 2014-15 kulturkontrakt" indarbejdet elementer der vedrører aftaler med Naturstyrelsen, og taget højde for dette i regnskabsbilaget.

MIL arbejder målrettet på at festivalen lever op til intentionerne i deres strategi " Tisvilde Grøn BY" og forsøger igennem dette også at tilgodese de trafikale problemstillinger som opstår på grund af tilstrømningen til Tisvildeleje under arrangementet.
I forbindelse med den store tilstrømning og dermed det øgede behov for renovation der stærkest kommer til udtryk i uge 29, har MIL organiseret en række frivillige der bidrager med denne betydningsfulde opgave.
I de administrative evalueringsmøder med MIL øgedes opmærksomheden på at den store tilstrømning til området kan medføre behov for øget kapacitet i forbindelse med tømning af skraldestativer, herunder også de mindre fastmonterede skraldestativer langs hovedgaden.

Som det fremgår af regnskabet for 2014 havde MIL en omsætning på godt 5 mill. kr. og ender med et overskud på godt 20.000 kr.

MIL har i strategierne for 2015 yderligere fokus på at styrke den internationale profil, at udvikle samarbejder med uddannelsesinstitutioner, styrke det lokale samarbejde mellem foreninger, fortsat bidrage med samarbejde i forbindelse med udvikling af Tisvilde Eventplads (Støttepunkt for udeliv på grusparkeringen), samt styrke det frivillige arbejde.

MIL har fokus på arbejdet med frivillige i en sådan grad at de har fået foretaget en kvantitativ tilfredshedsundersøgelse blandt de frivillige ved festivalen i 2014.
Med denne undersøgelse og de erfaringer undersøgelsen giver anledning til, vil MIL fortsat udvikle samarbejdet med de frivillige.




Lovgrundlag
Gribskov Kommunes Kulturstrategi 2008-2020


Økonomi

-


Høring
-


Bilag
Tillægsseddel 2014-15 Kulturkontrakt samt tilhørende bilag Dokument ID 2014/39360 002

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget

1. at udvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning

1. Taget til efterretning.

118. Evaluering af Græsted Veterantræf Forenings Veterantræf 2014
20.15G00 - 2014/39361

Sagsfremstilling

Sagen forelægges for Kultur- og Idrætsudvalget til orientering om kulturkontrakt med Græsted Veterantræf Forening (GVTF). I den indgåede Kulturkontrakt for 2014 til 2016 med GVTF indgår en ønsket evaluering af GVTF 2014.
.
Denne evaluering forholder sig til intentionerne i den indgåede Kulturkontrakt.
GVTF har derfor fremsendt dokumentet "Målsætninger GVTF 2014 og frem" der belyser opfyldelsen af beskrevne elementer i Kulturkontrakten med opfølgning på økonomi- og eventudvikling i kulturkontraktens periode frem til 2016.
Det fremgår af dokumentet at nogle af de planlagte tiltag er mere omkostningstunge end først vurderet.
Det fremgår desuden at GVTF har væsentligt samarbejde med Fredbogård-fonden.
GVTF påtager sig opgaver i forbindelse med nye initiativer, der samlet styrker Eventpladsen i Græsted.

I det fremsendte regnskab for GVTF 2014 fremgår det at Græsted Veterantræf 2014 lykkedes med et flot overskud som resultat, og vil på denne baggrund kunne overføre midler til Fredbogård-fonden.
I de samlede indtægter på godt 1,7 mill. kr. indgår dels entréindtægter, og dels Gribskov Kommunes bidrag gennem Kulturkontrakten, samt sponsor indtægter.


Lovgrundlag
Gribskov Kommunes Kulturstrategi 2008-2020


Økonomi

Miljøforhold
-


Høring
-


Bilag
Målsætninger GVTF 2014 og frem Dokument ID 2014/39361 011
Regnskab 2014 Dokument ID 2014/39361 010



Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget

1. at udvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning

1. Taget til efterretning.

Sager behandlet på lukket møde:
119 Drift af idrætsarealer områder
Beslutning
Kultur- og Idrætsudvalget afgav sin anbefaling til ØU og BY.

Mødet startet:
03:30 PM

Mødet hævet:
06:15 PM