Byrådet

Publiceret 24-02-2014

Mandag den 24-02-2014 kl. 19:00

Indholdsfortegnelse:

Åbne
19 Ændring af bevillingsstruktur
20 Samling af ejendomsrammerne under ØU
21 1. Budgetopfølgning 2014 - Hele kommunen
22 Økonomiudvalgets rammeudmelding for budgetproces 2015-2018
23 1. behandling: Ændring af styrelsesvedtægt - indkaldelse af stedfortrædere
24 Brevstemmeafgivning i forbindelse med Europa-parlamentsvalg og
folkeafstemning om patentdomstolen den 25. maj 2014
25 Afstemningssteder i forbindelse med Europa-parlamentsvalget den 25. maj

2014
26 Garanti, Gilleleje Fjernvarme
27 Ansøgning om forhøjelse af beløbsgrænse for individuel råderet
28 Frederiksborgvej Askly anlægsregnskab (skema C)
29 Ansøgning til Ældrepuljen FL 2014
30 Ledelse på skolerne
31 Beredskabsplan for forebyggelse og håndtering af vold og seksuelle overgreb
mod børn og unge
32 Status efter stormen 'Bodil'
33 Udbud af visiteret kørsel
34 Mødekalender 2014
48 Trafiksanering af kryds - Nakkehoved Strandvej/Bonderupvej/Industrivej/

Hillerødvej


Lukkede
35 Indkaldelse af stedfortræder til Byrådet for Anders Gerner Frost
36 Udbud 2014: Økonomiske betragtninger
37 Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 1
38 Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 2
39 Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 3
40 Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 4
41 Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 5
42 Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 6
43 Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 7
44 Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 8
45 Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 9
46 Kulturhavn Gilleleje etape 2. Beskrivelse af rammer og økonomi.
47 Belysning i Gribskov Kommune i dag og i fremtiden
49 Forberedelse af salg af ejendom


Medlemmer:

Kim Valentin Bo Jul Nielsen
Jannich Petersen Lone Birgit Halskov Møller
Birgit Roswall Susan Kjeldgaard
Michael Bruun Pia Foght
Poul-Erik Engel Høyer Ulla Dræbye
Jørgen Emil Simonsen Jan Ferdinandsen
Trine Mette Egetved-Sørensen Thomas Elletoft
Nick Madsen Flemming Møller
Knud Antonsen Morten Ulrik Jørgensen
Betina Sølver Hansen Sisse Krøll Willemoes
Jonna Hildur Præst Michael Hemming Nielsen
Brian Lyck Jørgensen  

Godkendelse af dagsorden:
Godkendt med følgende bemærkninger: Pkt. 48 Trafiksanering af kryds - Nakkehoved Strandvej/Bonderupvej/Industrivej/Hillerødvej flyttes fra lukket til åben dagsorden.

Fraværende:
Jannich Petersen
Jørgen Emil Simonsen
Nick Madsen


Meddelelser:
a) Byrådet holdt pause kl. 18.05-19.00. Der var lukket møde kl. 17.00-18.05 og kl. 21.15-21.40.
b) Trine Egetved var fraværende til kl. 19.00. Poul-Erik Engel Høyer var fraværende fra kl. 20.30.





Åbne

19. Ændring af bevillingsstruktur
00.01Ø00 - 2013/41998

Sagsfremstilling
I forbindelse med etableringen af Gribskov Kommune blev den nuværende bevillingsstruktur besluttet, hvor de enkelte fagudvalg har været bemyndiget til at godkende omplaceringer mellem delrammer indenfor samme ramme under udvalget, og Økonomiudvalget og Byrådet skal godkende alle øvrige ændringer, som er omplaceringer mellem rammer og tillægsbevillinger.

Denne bevillingsstruktur medfører en række sager af mere teknisk karakter til Økonomiudvalget og Byrådet som skal godkende alle ændringer mellem rammer inden for de enkelte fagudvalg.
De enkelte fagudvalg kan således i dag ikke lave ændringer mellem rammer inden for deres eget udvalg. Denne begrænsning giver nogle styringsmæssige udfordringer for det enkelte fagudvalg og en række tekniske sager til Økonomiudvalget og Byrådet.

Det er administrationens vurdering, at det vil være hensigtsmæssigt at ændre den nuværende bevillingsstruktur for bedst muligt at understøtte styringsindsatsen i Gribskov Kommune. Administrationen anbefaler at den fremadrettede bevillingsstruktur ændres, således at følgende struktur gælder:

  • Økonomiudvalget og Byrådet godkender omplaceringer mellem fagudvalg og tillægsbevillinger.
  • Fagudvalg bemyndiges til at godkende omplaceringer mellem rammer inden for eget udvalg.
  • Administrationen bemyndiges til at foretage ændringer mellem delrammer inden for samme ramme under forudsætning af, at de politisk fastsatte rammebetingelser overholdes.


Denne ændring i bevillingsstrukturen vil understøtte fagudvalgenes ansvar og give en større smidighed i styringen inden for de enkelte fagudvalgs ressortområder.


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, LBK nr. 885 af 29/08/2012, § 40.


Økonomi
-


Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller,

  1. at Økonomiudvalget anbefaler Byrådet at godkende den nye bevillingsstruktur.



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
Anbefaling tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller


Beslutning
Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





20. Samling af ejendomsrammerne under ØU
00.22Ø00 - 2013/42354

Sagsfremstilling
Indledning
Sagen forelægges for Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet.

Baggrund
Frem til 2012 har Gribskov Kommunes ejendomme været fordelt på de respektive udvalg, hvor man også har valgt at lægge de dertil hørende budgetter. I forbindelse med den seneste organisationsændring valgte Gribskov Kommune at samle ansvaret for ejendomsporteføljen under Center for Ejendomsservice (CES). CES har fokus på den kommunale bygningsdrift og en række understøttende services og er dermed med til at sikre, at rammerne for at producere service og velfærd for borgerne er så optimale som muligt. Hermed kan de øvrige centre og institutioner fokusere på deres kerneopgaver.

I forbindelse med etableringen af CES valgte man at lade ejendomsrammerne blive liggende under de respektive udvalgs budgetrammer. Med ansvar og økonomi liggende to forskellige steder, er der udfordringer med at have det økonomiske overblik og styring over ejendomsporteføljen.

En samling af ejendomsrammerne under ØU giver mulighed for at samle ansvar og økonomi, hvilket leder til øget effektivisering og optimering af bygningsdriften samt øget synliggørelse og gennemsigtighed, hvad angår prioriteringer på tværs af ejendomsporteføljen.

Effektivisering og optimering
En samling af det politiske ansvar for de kommunale ejendomme i Økonomiudvalget vil betyde en effektivisering på flere niveauer. Herunder bedre koordinering af aktiviteter og bedre overblik.

En forankring under Økonomiudvalget kan være med til at:

  • give bedre mulighed for at optimere fokus på forvaltning af kommunens samlede ejendomsportefølje på tværs i organisationen og effektiv udnyttelse af de ressourcer som bygningerne repræsenterer
  • understøtte både en mere økonomisk orienteret udformning af målsætninger og anvendelse af økonomiske styringsinstrumenter. Desuden kan den kommunale ejendomsforvaltning mere effektivt rette sin aktivitet mod mål sat ud fra økonomiske rationaler
  • optimere den fleksible ejendomsdrift i form af tværgående indsatser for ejendomsporteføljens genopretning og vedligeholdelse, eksempelvis ved større tværgående tagentrepriser eller vinduesudskiftninger mv.
  • styrke den politiske strategi om ejendomsoptimering
  • foretage driftsoptimeringer på eksisterende bygninger og aftaler, blandt andet ved at samle de bygningsadministrative funktioner, services og aftaler
  • styrke effektivisering af driften med henblik på at frigøre omkostninger til drift og vedligehold, således at disse kan anvendes til andre formål, samtidig med at bygningernes værdi bringes på et fornuftigt niveau


Synliggørelse og gennemsigtighed
Med etableringen af Center for Ejendomsservice og ved samlingen af ejendomsrammerne bliver det muligt at sikre et helhedsperspektiv i udviklingen af den samlede ejendomsportefølje samt at synliggøre de tværgående prioriteringer vedrørende drift- og vedligeholdsopgaver og serviceaktiviteter i forhold til de kommunale bygninger.

En væsentlig forudsætning herfor er, at der udvikles nøgletal vedrørende bygningsdrift og -vedligehold samt forsyningsudgifter m.v., som kan indgå i en intern benchmark, så der skabes gennemsigtighed på tværs af organisationen.

Ved at samle ejendomsrammerne under Økonomiudvalget, vil vi sikre en gennemsigtighed i de reelle ejendomsudgifter, og dermed synliggøre de faktiske omkostninger til brug for benchmark - samtidig vil der være mulighed for at skabe en anden form for incitamentstyring, da man overordnet kan dele ejendomsudgifterne ind i fem overordnede kategorier:

Indtægter: udleje, fremleje, salg, tilskud mv.
Udgifter: leje, tomgang, underskud ift. leje vs. udleje, tab mv.
Vedligehold: sikrer bygningernes stand og beskaffenhed fremstår jf. vedligeholds niveau
Drift: sikrer bygninger under brug, og vil hovedsagligt ligge som funktionskontrakter, hvor økonomi er ligefrem proportionalt med ydelsesbeskrivelse - ex. rengøring, kaffemaskiner, mv.
Forsyning: El, vand, varme, afledning mv., hvor en evt. besparelser over et angivet niveau, kan deles mellem besparelse i kommune og merøkonomi for brugerne.


Tidsplan
Realiseringen af ovenstående tænkes i hovedtræk gennemført på følgende måde:

  • Ved 2. budgetopfølgning for 2014 er budgetterne for alle ejendomme flyttet fra de hidtidige udvalgsområder til ØU (en til en).
  • Ved 3. budgetopfølgning for 2014 kan man foretage udtræk på de fem overordnede budgetposter (vedligehold, drift, forsyning, indtægter og udgifter) samt have oversigt over lønsummerne for området på plads.
  • Senest i forbindelse med 2. budgetopfølgning for 2015, er en ny revideret kontoplan og ny rapporteringsstruktur klar, således at Budget 2016 kan blive lagt efter dette.



Lovgrundlag
Bekendtgørelse nr. 971 af 25.07.2013 om lov om kommunernes styrelse § 40
Gribskov Kommunes styrelsesvedtægt tiltrådt den 9. december 2013, § 10, stk. 5.


Økonomi
Økonomitabel med oversigt over de budgetter til ejendomsudgifter, der omplaceres ved samling af ejendomsrammerne under Økonomiudvalget:

Udvalg Beløb
318 Teknisk Udvalg
-3.747 t.kr.
328 Plan- og Miljøudvalg
+122 t.kr.
338 Børneudvalget
-58.013 t.kr.
348 Social- og Sundhedsudvalget
-12.528 t.kr.
378 Arbejdsmarkedsudvalget
-3.300 t.kr.
388 Kultur og Idrætsudvalget
-9.633 t.kr.
395 Økonomiudvalget
+87.099 t.kr.



Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget

  1. at anbefale Byrådet at godkende, at ejendomsrammerne samles under Økonomiudvalget
  2. at anbefale Byrådet at godkende budgetomplaceringer af ejendomsrammerne i overensstemmelse med økonomitabellen ovenfor.



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
1.-2. Anbefalinger tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller.


Beslutning
1.-2. Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





21. 1. Budgetopfølgning 2014 - Hele kommunen
00.30S00 - 2014/00294

Sagsfremstilling
Som et led i at skabe et godt og sikkert styringsgrundlag på såvel det politiske som det administrative niveau arbejdes der i Gribskov Kommune med en fælles ramme for budgetopfølgningerne (forkortet BO).

Formålet med budgetopfølgningerne er at præsentere en samlet fremstilling og vurdering af udviklingen og det forventede resultat på de enkelte resultatansvarlige enheder/områder i Gribskov Kommune. Budgetopfølgningerne formidler således udvalgte resultatindikatorer, dvs. indikatorer på om givne politiske, økonomiske og faglige/kvalitetsmæssige forudsætninger, målsætninger og resultatkrav realiseres og præsenterer administrationens vurdering af, hvad indikatorerne er udtryk for, herunder hvilke evt. korrigerende handlinger der er iværksat eller bør iværksættes.


I
2014 udarbejdes 4 årlige budgetopfølgninger efter følgende plan:

1. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i februar
2. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i maj
3. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i august
4. budgetopfølgning forelægges på fagudvalgsmøder i november

Denne første budgetopfølgning er placeret så tidligt på året, at der ikke vil kunne tilvejebringes et kvalificeret bud på det forventede regnskab. Endelige regnskabstal for foregående år foreligger heller ikke ved udarbejdelsen af denne første budgetopfølgning.

Fokus i denne 1. budgetopfølgning er derfor:

  • At få fremhævet ændringer i vilkår i forhold til det, der indgår i årets budget (fx ændrede budgetforudsætninger eller ændret lovgivning og andet der medfører forventninger om et ændret fokus i året).
  • At få fremhævet særlige relevante udfordringer, der "bæres ind" i året fra det forgangne år


Denne budgetopfølgning sammenfatter således de overordnede forventede udfordringer. Der vil i forhold til de kommende budgetopfølgninger blive arbejdet med at finde modgående foranstaltninger og eventuelle råderum inden for de enkelte udvalgsområder til imødegåelse af disse udfordringer, således at der samlet set kan ske budgetoverholdelse i 2014.


Det Tekniske Område

Udfordringer og opmærksomhedspunkter

Indenfor det Tekniske område er der følgende opmærksomhedspunkter, vedrørende begivenheder der er sket efter budget 2014 er blevet lavet, og som kan have en indflydelse på den ordinære drift i 2014.

Olieforureningssager
Budget 2014 indeholder ikke midler til de nødvendige indsatser der må forventes til verserende jordforureningssager. Hvor den foreløbige vurdering er, at der kommer jordforureningssager i 2014 på omkring 6 mio. kr, til hhv. Klokkerskoven 5 og Strandåsen 6-8, på begge er der givet påbud om at fjerne forureningen og de forventes behandlet i løbet af foråret 2014.

Vejafvandingsbidrag
Der er i budget 2014 indeholdt afregning af vejafvandingsbidrag for 2014 til Gribvand A/S, medens der fortsat udestår en afregningen for 2012 og afregningen for 2013, som der ikke er budgetteret med i 2014.

Stormflod
Konsekvenserne af de skader som stormfloden og stormen i december medførte på bl.a. kommunens veje og kyster, er ikke medtaget i budget 2014, hvorfor beløbet vil være afhængig af, hvilket ekstra arbejder der måtte besluttes at blive udført.

Omplaceringer mellem rammer

Flytning af kørselsbudget
På byrådets møde d. 9. december 2013 punkt 241, blev den nye styrelsesvedtægt pr. 1. januar 2014 vedtaget. I denne styrelsesvedtægt blev det besluttet, at personbefordring på Børneudvalgets og Social- og Sundhedsudvalgets områder skal flyttes til Teknisk Udvalg. Der foreslås omplaceret i alt 25,9 mio. kr. til Kollektiv trafik og kørsel fra 2014 og frem. For 2015-2018 indarbejdes det i den kommende budgetproces.


Børneudvalget

Udfordringer og opmærksomhedspunkter

Da resultatet af regnskab 2013 ikke kendes endnu vil der i næste budgetopfølgning (BO2) blive fulgt op på budgetgrundlaget på Børneudvalgets område, som blev ændret fra 2013 og frem. Nedenfor er nævnt de økonomiske fokusområder/udfordringer der forventes på udvalgets område i 2014.

Modtageklasser
Som beskrevet i Resultatstatus 4, 2013 modtager vi flere elever i 2-sprogsundervisning (modtageklasser) på grund af et højere elevtal end forudsat ved implementeringen af tilbuddet i Uddannelsescentret august 2013 (hjemtagelse fra ekstern opgaveløsning). Det højere elevtal forventes at udfordre budget 2014 og følges derfor tæt.

Specialpædagogisk bistand (SP)
På SP-rammen skoler blev der i forbindelse med Resultatstatus 4, 2013 forventet et merforbrug 4,8 mio. kr. for skoleåret 2013/2014. SP-rammen er fortsat presset og merforbruget forventes på nuværende tidspunkt at kunne udgøre op imod 7 mio. kr.

En stigning i visitationer til eksterne SP-tilbud udenfor kommunen gør, at SP-rammen er under pres. Visitationer der skal ses i sammenhæng med anbringelser af børn udenfor hjemmet, der som hovedregel betyder, at barnet også skal have et specialiseret skoletilbud. Men stigningen skyldes også, at der i højere grad efterspørges specialiserede skoletilbud som Gribskov Kommune ikke har i øjeblikket.

Børneudvalget besluttede i 2013, at Gribskov Kommunes SP model skulle udvikles, således
at en skole ikke kun beslutter og betaler for elever i distriktet i specialtilbud i kommunen, men også i tilbud udenfor kommunen. Dog ikke for børn hvor Gribskov Kommune har besluttet en anbringelse udenfor kommunen. Dette for at imødegå det stigende pres på eksterne tilbud. Arbejdet med implementeringen af den videreudviklede model fortsætter ind i 2014.

Undersøgelse og socialfaglig indsats
Der forventes fortsat et stort pres på budgettet på Undersøgelse og socialfaglig indsats, idet udgifterne til anbringelser har været og fortsat er stigende. Som nævnt i Resultatstatus 4, 2013 skyldes stigningen i udgifterne blandt andet at typen af anbringelser har ændret sig, fordi den ændrede strategi om at sætte ind tidligere slår igennem. Prisen på anbringelser af yngre børn er typisk dyrere end til ældre børn og har effekt på gennemsnitsprisen på anbringelser.

Et andet pres kommer fra de eksterne forebyggende foranstaltninger, hvor den forventede udgiftsstigning både skyldes en reel stigning i antallet af foranstaltninger, men også en stigning i prisen. Der forventes et merforbrug i størrelsesorden 6-8 mio. kr.

Administrationen har igangsat en række indsatser med henblik på at reducere omkostningerne. Blandt andet kan nævnes et øget fokus på arbejdsprocesserne og samarbejdet mellem de medarbejdere der arbejder med tidlig forebyggende indsats og foranstaltninger. Der vil også være øget fokus på registrering og dermed styring og budgetopfølgning på området, samt implementering af de tiltag og investeringer der blev afsat i Budgetaftale 2014.

Omplacering indenfor Børneudvalget

På mødet d. 2. september 2013 punkt 159 godkendte byrådet de nye rammer indenfor Børneudvalgets område. Der søges om budgetneutral omplacering i 2014 og frem for at få budgettet på plads på de nye rammer. For 2015-2018 bliver det indarbejdet i den kommende budgetproces.

Omplaceringer mellem udvalg

Flytning af kørselsbudget
På byrådets møde d. 9. december 2013 punkt 241, blev den nye styrelsesvedtægt pr. 1. januar 2014 vedtaget. I denne styrelsesvedtægt blev det besluttet, at personbefordring vedr. Børneudvalgets område skal flyttes til Teknisk Udvalg. Der foreslås omplaceret 14,1 mio. kr. fra Læring og Undervisning til Kollektiv trafik og kørsel under Teknisk Udvalg fra 2014 og frem. For 2015-2018 indarbejdes det i den kommende budgetproces.

Elever i administrationen
Hvert 2. år bliver der ansat elever i administrationen, hvor der samtidig bliver besluttet uddannelsesplan for dem. Byrådsservice og HR har det koordinerende ansvar for eleverne.
For bedre at kunne styre udgifter og indtægter til eleverne samles budgettet i Politiske udvalg og administration under Økonomiudvalget.
Der foreslås omplaceret 0,03 mio. kr. fra Stabs- og støttefunktioner under Børneudvalget til Politiske udvalg og administration under Økonomiudvalget i 2014 og frem.
For 2015-2018 indarbejdes det i den kommende budgetproces.


Social og sundhedsudvalget

Udfordringer og opmærksomhedspunkter

Nedenfor er der i punktform nævnt en række budgetmæssige udfordringer. Udgangspunktet for økonomistyringen er, at budgetmæssige udfordringer dækkes indenfor egne rammer, dvs. at der som udgangspunkt ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger.

"Listen" nedenfor med udfordringer skal derfor opfattes som en udpegning af de områder udvalget og administrationen skal arbejde med i 2014 med henblik på at skabe balance i udvalgets økonomi.

Til Næste budgetopfølgning (BO2) vil administrationen have udarbejdet forslag til, hvilke tiltag der kan gøres for at modgå de nedenstående udfordringer.

Midlertidige pladser/ventepladser
Der er et stærkt pres på kommunens midlertidige pladser, som bevirker, at kommunen ikke kan tage alle borgere hjem fra sygehus så hurtigt, som det er ønskeligt. Det betyder, at kommunen afregnes for "ventedage" på sygehuse af regionen. Ventedage opstår, når borger/patient ifølge sygehuset er færdigbehandlet, og kommunen ikke kan tage borgeren hjem på plejecenter eller i midlertidig ophold.


For at modgå dette er 5 af de lukkede boliger på Helsingegården (Søstien) åbnet igen og taget i brug som midlertidige pladser. Der vil blive indgået en aftale, der dækker PlejeGribskov omkostninger. For kommunen forventes det at være neutralt, om der betales for ventedage eller bruges midlertidige pladser. Dog vil den generelle aktivitetsstigning betyde en stigning i kommunens udgifter. Hvor stor en merudgift afhænger af om presset er vedvarende.

Indsatser til borgere med handicap
I 2013 har der været udfordringer med at overholde det afsatte budget vedr. hjælp til borgere med handicap. Ved resultatstatus (RS) 4 i november 2013 blev der anmodet om en tillægsbevilling til budgettet i 2013 på 7,9 mill. kr.

Denne udfordring består stadigt i 2014, og presset på handicaprammen forventes at fortsætte. Det er i særlig grad udgifterne til borgere med erhvervet hjerneskade; såvel børn som voksne, der flytter fra eget hjem til døgntilbud og aktivitets- og samværstilbud, samt stigningen i udgifterne til såvel længerevarende som midlertidige botilbud, der skaber budgetpresset. Administrationen er i gang med at analysere udfordringerne mhp. identifikation af handlemuligheder for at reducere udgiftspresset.


Flygtningeområdet
Der forventes et stigende antal flygtninge i 2014 med op til 50% flere end den udmeldte kvote. Kvoten for Gribskov Kommune 2014 er meldt ud til 38. Op til 50% flere vil sige op til 57 flygtninge i 2014. Udgiftsstigningen afhænger af, hvor tidligt på året den starter, og hvor hurtigt den forløber. Der vil derfor blive fulgt op på udviklingen på området. Udover den konkrete udgift til indsats/forsørgelse medfører stigningen også et pres på de administrative ressourcer til at løfte et højere antal flygtninge.

Det sociale område
Der forventes et stigende pres fra især psykisk sårbare unge, både psykotiske og ikke psykotiske, der har behov for en tidlig indsats, herunder nogle der har brug for at bo i et opgangsfællesskab i en periode for at kunne komme i gang med livet med uddannelse, egen bolig m.v. Udgiftsstigningen afhænger af, hvor mange psykisk sårbare unge der kommer i løbet af året samt af varigheden af de indsatser, der er behov for. Udviklingen følges tæt.

Aktivitetsbaseret medfinansiering af sygehus og sygesikringsområdet
På sygehusområdet var der meget store udfordringer i 2013 med en budgetoverskridelse på mere end 7 mio. kr. Overskridelsen skyldtes, at Region Hovedstaden overskred det produktionsniveau, der er aftalt med staten, og dermed det grundlag, som Gribskov Kommunes budgetter var baseret på.

Umiddelbart forventes denne udfordring dog ikke båret ind i 2014. Dels kan det ikke som udgangspunkt forventes, at Region Hovedstaden overskrider den produktion på sygehusområdet, som er aftalt med staten, igen i 2014, dels er Gribskov Kommunes andel af kommunernes samlede sygehusbudget steget fra 2013 til 2014, og dels tilbagebetales en mindre del af de merudgifter, som skyldes, at regionen overskred produktionsloftet i 2013 til Gribskov Kommune i 2014.

Forsørgelse og boligstøtte
Der forventes et mindreforbrug i 2014 på samlet 2,5 mio. kr. Dette bæres ind fra 2013 og er i overensstemmelse med RS 4 2013. Mindreforbruget er det samlede resultat af:

1) et fald i antallet af førtidspensionister i forhold til det budgetterede niveau, som skyldes en større afgang til folkepension end forudsat og færre tilkendelser af førtidspension end forventet. Sidstnævnte som følge af førtidspensionsreformen, hvor især ændring af fleksjobsbevillingen (under Arbejdsmarkedsudvalget), der nu kan bevilges helt ned til 1 time om ugen, påvirker tilgangen til førtidspension. Tidligere fik arbejdsgivere alene økonomisk dækning op til 2/3 af den fulde løn for en fleksjobsansat. Effekten i faldet i antal førtidspensionsbevillinger kan opgøres til en reduktion i udgifterne på 8,5 mio. kr.

2) en forventet stigning i udgifterne til boligstøtte på ca. 6,0 mio. kr., som skyldes, at antallet af folkepensionister forventes at blive større end forudsat i budgetgrundlaget.


Udbuddet på social- og sundhedsområdet
Udbuddet ændrer priser og serviceniveau på ældre, sundheds- og handicapområdet fra 1. maj 2014 for så vidt angår hjemmeplejen og fra 1. juni fra de øvrige. Konsekvenserne af udbuddet kan først opgøres endeligt, når udfaldet af udbuddet kendes. PlejeGribskov
Regnskabet for 2013 viser et forventet merforbrug på 7,6 mio kr. Forventningen til 2014 er, at der jf. handleplanen skal ske en yderligere reduktion af lønomkostningerne ved en bedre planlægning. Denne forventning ligger også til grund for det kontrolbud, som PlejeGribskov har afgivet. For første halvår 2014 vil der med det nuværende omkostningsniveau kunne blive et merforbrug på 3,8 mio kr. Der er åbnet 5 midlertidige pladser på det tidligere Søstien, som forudsættes at være omkostningsneutrale for PlejeGribskov.


Omplaceringer mellem udvalg

Omplacering af kørselsbudgettet til Teknisk Udvalg
På Byrådets møde d. 9. december 2013 blev den nye styrelsesvedtægt pr. 1. januar 2014 vedtaget. I denne styrelsesvedtægt blev det besluttet, at personbefordring vedr. Social- og Sundhedsudvalgets område skal flyttes til Teknisk Udvalg. Der foreslås omplaceret 11,8 mio. kr. fra kørselsrammen under Social- og Sundhedsudvalget til til Kollektiv trafik under Teknisk Udvalg fra 2014 og frem.


Erhvervs- og Turismeudvalget

I forbindelse med konstitueringen af Byrådet fra 2014 er det besluttet, at Erhvervs- og Turismeudvalget fra 2014 skal fungere som et stående udvalg.
Til denne budgetopfølgning foreslås derfor overført budget fra Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget, som vedrører erhvervs- og turistområdet.

Der forventes ingen særlige økonomiske udfordringer på området.


Omplaceringer mellem udvalg:

Erhvervsfremme og turisme
Under Økonomiudvalget er der afsat budget til erhvervsfremme og turisme. Budgettet består af 3,1 mio. kr. årligt til drift af erhvervs- og turistområdet samt en pulje på 2,0 mio. årligt i 2014 og 2015 til erhvervsudvikling.
Der foreslås overført 5,1 mio. kr. årligt i 2014 og 2015 samt 3,1 mio. kr. i 2016-2018 til Erhverv og turisme fra Politiske udvalg og formål under Økonomiudvalget.

Erhvervsrelationer
Under Arbejdsmarkedsudvalget er der afsat budget på 0,7 mio. kr. til kommunens ansvar for at yde erhvervsservice til virksomheder og iværksættere. Her betales et årligt honorar til Væksthuset Region Hovedstaden.
Der foreslås overført 0,7 mio. kr. årligt i 2014-2018 til Erhverv og turisme fra Erhvervsrelationer under Arbejdsmarkedsudvalget.


Arbejdsmarkedsudvalget

Udfordringer og opmærksomhedspunkter

Arbejdsmarkedsområdet har i en længere periode været udsat for flere lovændringer og reformer med økonomiske konsekvenser. I 2014 er der foreløbigt kommet yderligere 2 ændringer til Arbejdsmarkedsområdet med større økonomiske konsekvenser. Det drejer sig om kontanthjælpsreformen og indførelsen af den midlertidige arbejdsmarkedsydelse.

Blandt andet pga. de mange ændringer de sidste par år fremlagde administrationen på Arbejdsmarkedsudvalgets møde d. 4. september 2013 (pkt. 53), hvordan der var taget initiativ til at iværksætte en budgetanalyse på arbejdsmarkedsområdet i efteråret 2013, således at et opdateret budgetgrundlag kunne ligge til grund for indsatserne i 2014 og frem.

Formålet med budgetudredningen var, at skabe det bedst mulige fundament for den fremtidige styringsindsats på arbejdsmarkedsområdet. Administrationen har samarbejdet med KL´s Konsulentvirksomhed om budgetanalysen.

Omplaceringer mellem udvalg:

Budgetudredning budget 2014
Der er for 2014 et vedtaget budget under Arbejdsmarkedsudvalget på 338,0 mio. kr. I forlængelse af budgetudredningen er administrationen kommet frem til et nyt budget 2014 på i alt 341,4 mio. kr., som er 3,4 mio. kr. højere end det vedtaget budget 2014. Merudgiften kommer som følge af førtidspensionsreformen, som medfører et stigende antal borgere på kontanthjælp, ledighedsydelse og sygedagpenge. Der forventes derfor en tilsvarende mindreudgift på SSU´s budgetrammer. Der mangler dog en endelig administrativ afklaring af disse forhold.

Administrationen indstiller, at Arbejdsmarkedsudvalget budgetrammer bliver tilført de omtalte 3,4 mio. kr. Da dette ikke netto skal påvirke kommunens likviditet indstilles det samtidigt, at der under Økonomiudvalgets budgetramme bliver placeret en negativ ramme på tilsvarende 3,4 mio. kr.
Denne negative ramme under Økonomiudvalget vil blive udmøntet i forbindelse med en endelig administrativ afklaring af de ovenfor nævnte udeståender.

Erhvervsrelationer
I forbindelse med konstitueringen af Byrådet fra 2014 er det besluttet, at Erhvervs- og Turismeudvalget fra 2014 skal fungere som et stående udvalg.
Derfor indstilles overflytning af rammen Erhvervsrelationer fra Arbejdsmarkedsudvalget over til Erhvervs- og Turismeudvalget. Budgettet består af 0,7 mio. kr. årligt til honorar til Væksthuset Region Hovedstaden.


Kultur- og Idrætsudvalget

Kultur- og Idrætsudvalget har ingen ændringer til denne budgetopfølgning.


Økonomiudvalget

Udfordringer og opmærksomhedspunkter

Ejendomme
Ved etablering af Ny Helsinge Skole (Nordstjerneskolen) blev der overført budget fra de nedlagte skoler, Helsinge Skole og Tofteskolen, til finansiering af driftsudgifterne. I 2013 har det vist sig, at de faktiske udgifter til driften af Ny Helsinge Skole har været større end de overførte budgetter. Der forventes derfor et merforbrug i 2014. Området analyseres i forbindelse med regnskab 2013 og vil blive fulgt op i forbindelse med de kommende budgetopfølgninger.

I 2014 er der ikke afsat budget til drift af Toftehallen, da dette bl.a. afventer en afklaring af aftalen med Helsinge Hallerne om brugen af denne. Ligeledes er der i 2014 ikke afsat budget til en verserende skimmelsvampsag på Helsingegården. Disse forhold vil der blive fulgt op på i de kommende budgetopfølgninger.

Omplaceringer mellem udvalg:

Elever i administrationen
Hvert 2. år bliver der ansat elever i administrationen, hvor der samtidig bliver besluttet en uddannelsesplan for eleverne. Byrådsservice og HR har det koordinerende ansvar for eleverne, og for bedre at kunne styre udgifter og indtægter til eleverne samles budgettet under Økonomiudvalget i Politiske udvalg og administration.
Der foreslås overført 0,03 mio. kr. fra Stabs- og støttefunktioner under Børneudvalget til Politiske udvalg og administration under Økonomiudvalget fra 2014 og frem.

Erhverv og turisme
I forbindelse med konstitueringen af Byrådet fra 2014 er det besluttet, at Erhvervs- og Turismeudvalget fra 2014 skal fungere som et stående udvalg.
Under Økonomiudvalget er der afsat budget til erhvervsfremme og turisme. Budgettet består af 3,1 mio. kr. årligt til drift af området samt en pulje på 2,0 mio. årligt i 2014 og 2015 til erhvervsudvikling.
Der foreslås overført 5,1 mio. kr. årligt i 2014 og 2015 samt 3,1 mio. kr. i 2016-2018 til Erhvervs- og Turismeudvalget.

Budgetudredning budget 2014 under Arbejdsmarkedsudvalget
I forbindelse med budgetudredningen på Arbejdsmarkedsområdet forventes der i 2014 et merforbrug på 3,4 mio. kr. i forhold til vedtaget budget. Merforbruget kommer som følge af førtidspensionsreformen, som medfører et stigende antal borgere på kontanthjælp, ledighedsydelse og sygedagpenge. Der forventes derfor et tilsvarende mindreforbrug på SSU´s budgetrammer. Der mangler dog en endelig administrativ afklaring af disse forhold.

For ikke at skulle indstille en tillægsbevilling til Arbejdsmarkedsudvalget, indstiller administrationen, at der under Økonomiudvalgets budgetpuljer bliver placeret en negativ budgetramme på de samme 3,4 mio. kr., som foreløbigt skal dække det forventede merforbrug på Arbejdsmarkedsudvalget. Denne ramme vil blive udmøntet via afklaring af forholdene mellem mindreforbruget på førtidspension og merforbruget på Arbejdsmarkedsudvalget.


Finansiering

Der er i det vedtagne budget til Renter af lån til betaling af ejendomsskatter (pensionistlånene) forudsat en rente på 2%. Den faktiske rente er jf. udmelding fra Økonomi og Indenrigsministeriet er fastsat til 1,84%. Det giver en mindreindtægt på 0,5 mio. kr.


Byudvikling

Der blev på ØU's møde den 2. december 2013 pkt. 311 besluttet at købe Laugøvej 1 i Helsinge, og det blev samtidig besluttet at 85% af købesummen skulle finansieres ved lånoptagelse.

I denne Budgetopfølgning søges tillægsbevilling til finansiering af renter og afdrag af lån. Den årlige ydelser er i 2014 på 1,8 mio. kr., og der ansøges derfor om en tillægsbevilling på dette beløb i 2014 samt i budgetårene 2015-2018.


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, LBK nr. 971 af 25/07/2013, § 40.


Økonomi
Denne budgetopfølgning bygger på en forudsætning om, at Økonomiudvalget og Byrådet
godkender den nye bevillingsstruktur, som er følgende:

  • Økonomiudvalget og Byrådet godkender omplaceringer mellem fagudvalg og tillægsbevillinger.
  • Fagudvalg bemyndiges til at godkende omplaceringer mellem rammer inden for eget udvalg.
  • Administrationen bemyndiges til at foretage ændringer mellem delrammer inden for samme ramme under forudsætning af, at de politisk fastsatte rammebetingelser overholdes.


Derudover baseres denne budgetopfølgning på en forudsætning om, at Økonomiudvalget og Byrådet godkender en samling af ejendomsrammerne under Økonomiudvalget.


Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget:

  1. anbefaler Byrådet at godkende budgetopfølgningen.
  2. anbefaler Byrådet at godkende de foreslåede omplaceringer mellem udvalg og tillægsbevillinger jf. nedenstående tabel.
    Ramme
    Omplace- ringer
    i kr.
    Tillægsbe- villinger
    i kr.
    Kollektiv trafik
    25.905.000
    Læring og Undervisning
    -14.105.000
    Stabs- og støttefunktioner
    -29.000
    Sundhedsrammen
    -11.800.000
    Erhverv og turisme
    5.740.000
    Overførsler
    3.421.000
    Erhvervsrelationer
    -669.000
    Politiske udvalg og formål
    -8.463.000
    Byudvikling
    1.849.000



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
1.-2. Anbefalinger tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller


Beslutning
1.-2. Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





22. Økonomiudvalgets rammeudmelding for budgetproces 2015-2018
00.30S00 - 2013/41890

Sagsfremstilling
Med udgangspunkt i tidligere års hovedstruktur for budgetprocessen har administrationen udarbejdet følgende oplæg til Økonomiudvalgets rammeudmelding for budgetproces 2015-2018.

Processen tager udgangspunkt i Økonomiudvalgets rammesætning i februar og løber hen over de kommende måneder for at intensiveres i august og september forud for Byrådets 2. behandling i oktober. Dette er illustreret herunder:


De forskellige faser i budgetprocessen er beskrevet herunder:

Februar: Økonomiudvalgets rammeudmelding
Rammeudmeldingen indeholder Økonomiudvalgets fastsatte ramme og prioriteringer for årets budgetproces.

April: Budgetseminar
Basisbudgettet udarbejdes forud for budgetseminaret og skitserer de kendte og forventede ændringer i budgetgrundlaget, der danner grundlag for drøftelserne under budgetseminaret og det videre arbejde i budgetprocessen.

Juni: Administrationens oplæg til budget i balance – borgmesterens forhandlingsoplæg – Dialog- og høringsproces
Administrationen udarbejder et oplæg til budget i balance på baggrund af basisbudgettet som indeholder en overordnet vurdering af perspektiverne for investeringer og udvikling samt effektiviseringer og produktivitetsstigninger. Dette forelægges for Økonomiudvalget og danner grundlag for den videre budgetproces.
Borgmesteren udarbejder et forhandlingsoplæg på baggrund af administrationens oplæg til budget i balance, der danner grundlag for gennemførelse af dialog- og høringsprocessen.

August: Dialog- og høringsproces – budgetseminar – ØU 1. behandling – politiske forhandlinger
Den igangsatte dialog- og høringsproces fortsætter til ultimo august, hvorefter høringssvarene indgår i fagudvalgenes behandlinger primo september.

På budgetseminaret den 21. og 22. august præsenteres borgmesterens forhandlingsoplæg korrigeret for tekniske ændringer foretaget på baggrund af økonomiaftalen mellem regeringen og Kommunernes Landsforening.

Økonomiudvalget har 1. behandling af budgettet umiddelbart efter budgetseminaret, som tager udgangspunkt i borgmesterens forhandlingsoplæg.

De politiske forhandlinger påbegyndes.

September: Fagudvalgsmøder – politiske forhandlinger – ØU 2. behandling
På baggrund af Økonomiudvalgets 1. behandling gennemføres fagudvalgenes behandling af budgettet, hvori høringssvarene indgår, samt de videre politiske forhandlinger foregår. Begge indarbejdes i Økonomiudvalgets 2. behandling.

Oktober: Fortsat politiske forhandlinger og politisk vedtagelse
De videre politiske forhandlinger fortsætter og vedtagelse af næste års budget sker ved Byrådets 2. behandling.



Lovgrundlag
LOV nr 547 af 18/06/2012 Budgetlov


Økonomi
-


Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget

  1. anbefaler Byrådet at godkende og beslutte rammeudmeldingen, således at denne danner grundlag for budgetproces 2015-2018.



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
Anbefaling tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller.


Beslutning
Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





23. 1. behandling: Ændring af styrelsesvedtægt - indkaldelse af stedfortrædere
00.22A00 - 2012/13759

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet.

Sagen angår om der i styrelsesvedtægten (vedtaget på Byrådets møde 9. december 2013) skal vedtages bestemmelser om indkaldelse af stedfortrædere til møder i Byråd og udvalg ved lovligt forfald, der forventes at være kortere end en måned samt ved inhabilitet i udvalg.

Ved denne 1. behandling skal Byrådet alene beslutte om punktet skal overgå til 2. behandling og denne behandling vil ske på Byrådets ordinære møde i marts.

Hvis Byrådet ved denne behandling ikke ønsker videre behandling af de i denne dagsorden stillede forslag til ændringer i styrelsesvedtægten (ikke tiltræder indstilling om overgang til 2. behandling), slutter sagen med denne behandling. Det er alene ændringer i styrelsesvedtægten, der skal behandles i 2 møder.

Ændringer i styrelsesvedtægten er et byrådsanliggende, men sagen forelægges via Økonomiudvalget, fordi sagen indeholder økonomiske og administrative konsekvenser jf. kommunestyrelseslovens § 18, stk. 2.

1. Tidligere behandling
Spørgsmålet om at indføre bestemmelser om indkaldelse af stedfortrædere i styrelsesvedtægten blev forelagt for Byrådet på møde den 17. juni 2013 (pkt. 99). Byrådet besluttede, at udskyde beslutningen til det nye Byråd.

2. Ændringerne
Forslagene til ændring vedrører:

  1. indkaldelse af stedfortræder til Byrådet ved lovligt forfald på mindre end en måned
  2. indkaldelse af stedfortræder til økonomiudvalg og stående udvalg ved lovligt forfald på mindre end en måned
  3. indkaldelse af stedfortræder (et medlem af Byrådet) til økonomiudvalg og stående udvalg til et punkt på dagsorden, når et udvalgsmedlem er inhabil


3. Formål med ændringerne
Formålet med at indføre de nedenfor anførte bestemmelser i styrelsesvedtægten er, at Byrådet derved kan sikre, at magtbalancen ved fravær ikke forrykkes. Dette har særlig betydning, hvis blot et medlems fravær kan forrykke balancen. Det samme gælder for indkaldelse til udvalg ved medlemsfravær eller inhabilitet, men i et udvalg kan en evt. forrykkelse af magtbalancen også imødegås af, at et udvalgsmedlem benytter sin standsningsret og dermed henskyder den endelige beslutning til Byrådet.

4. Forfaldsgrunde, der kan udløse indkaldelse af stedfortræder
De lovlige forfaldsgrunde i pkt. 2.1 og 2.2 er følgende (kommunestyrelseslovens (KSL) § 15, stk. 2):

    • egen helbredstilstand,
    • graviditet, barsel eller adoption,
    • varetagelse af andet offentligt hverv,
    • forretninger
    • eller lignende.

"Eller lignende" er udtryk for, at bestemmelsens opremsning af forfaldsgrunde ikke er udtømmende. Lignende forfaldsgrunde kan bl.a. være:

    • sygdom hos medlemmets barn eller anden nærtstående.
    • pligter, som følge af medlemmets ansættelsesforhold, kan begrunde lovligt forfald. Det følger af KSL § 16 b, at en ansat har ret til fravær til deltagelse i bl.a. byrådsmøder og udvalgsmøder, men at retten til fravær ikke omfatter tilfælde, "hvor afgørende hensyn til arbejdets varetagelse taler imod, at der indrømmes ret til fravær."
    • selvstændige erhvervsinteresser kan begrunde lovligt forfald, hvis varetagelsen er en forudsætning for at undgå alvorlig ulempe eller tab
    • studier
    • ferie


5. Forslag til bestemmelser i styrelsesvedtægten:
I styrelsesvedtægten indsættes et nyt kapitel VII om indkaldelse af stedfortræder, med paragrafferne 22, 23 og 24:

"Kapitel VII: Indkaldelse af stedfortræder

§ (22). Borgmesteren indkalder stedfortræder til førstkommende møde i Byrådet, når borgmesteren får meddelelse om eller på anden måde får kendskab til, at et medlem vil være forhindret i at varetage sine kommunale hverv af de grunde, der er anført i styrelseslovens § 15, stk. 2, 1. pkt., uanset om hindringen har en kortere varighed end en måned (jf. styrelseslovens § 15, stk. 2, 2. pkt.). Medlemmet giver så vidt muligt formanden meddelelse om forfaldet.

§ (23). Når et udvalgsmedlem har forfald af de grunde, der er anført i styrelseslovens § 15, stk. 2, 1. pkt., kan den gruppe, der har indvalgt medlemmet, bestemme at et andet medlem indtræder i udvalget, så længe hindringen varer. Dette gælder uanset, at hindringen har en kortere varighed end en måned (jf. styrelseslovens § 28, stk. 2, 2. pkt.). Udvalgsmedlemmet giver så vidt muligt valggruppen meddelelse om forfaldet.

§ (24). Hvis det forventes, at et udvalgsmedlem vil blive erklæret inhabil i forhold til en sag, der skal behandles i et udvalg, kan den gruppe, der har indvalgt medlemmet, bestemme, at et andet medlem i givet fald indtræder i udvalget ved sagens behandling (styrelseslovens § 28, stk. 3)."


Forslaget til ændring vil medføre, at nuværende Kapitel VII om "Ændringer i vedtægten" med § 22 bliver til Kapitel VIII med § 25. Der er sat parentes om § numre fordi disse kan ændres, i det omfang Byrådet ikke vedtager alle 3 bestemmelser, se afsnit 5.1. om beslutningsscenarier.

Som bestemmelserne (§§ 22 og 23) er formuleret, vil det gælde alt lovligt forfald, d.v.s også forfald til et enkelt møde. Byrådet kan også bestemme en bestemt forventet varighed kortere end en måned. Varigheden skal være identisk i begge bestemmelser.

Forud for forelæggelsen den 17. juni 2013 havde administrationen forhørt sig i to kommuner, der har haft bestemmelse om indkaldelse af stedfortræder til Byrådet uanset fraværets længde. Der var stort set udelukkende tale om fravær af så kort varighed, at det alene har omfattet et enkelt møde. For de to kommuner blev dagsordener for perioden 1. januar 2012 - 31. marts 2012 på kommunernes hjemmesider gennemgået med henblik på om ordningen medfører mere fravær. Der sås ikke signifikant mere fravær. Der er ikke foretaget yderligere undersøgelser ved denne forelæggelse

5.1. Beslutningsscenarier
Byrådet kan beslutte (ved 2. behandlingen), om det ønsker indført bestemmelserne §§ 22 (byråd) , 23 (udvalg) og 24 (udvalg/inhabilitet). §§ 22 (byråd) og 24 (udvalg inhabilitet) kan besluttes uafhængigt af hinanden og af § 23 (udvalg), men § 23 (udvalg) kan kun besluttes, hvis § 22 (byråd) besluttes.

Derudover kan Byrådet som nævnt ovenfor fastsætte en bestemt forventet varig kortere end en måned i §§ 22 og 23.

6. Udkast til administrationsgrundlag:
Ved forelæggelsen den 17. juni 2013 blev forelagt udkast til administrationsgrundlag (bilag 1). Heri fremgår hvordan reglerne i praksis kan administreres i forhold til afbud, indkaldelse af stedfortræder, politisk behandling af fravær, dagsordener/bilag til stedfortræder og vederlag. Det fremgår bl.a. hvilken opgave den valggruppe, der har indvalgt det fraværende medlem, vil have i forbindelse med forfald i udvalg og ved inhabilitet i udvalg

Udkastet forelægges til dette møde til orientering med henblik på beslutning ved endelig beslutning om ændringerne i styrelsesvedtægten ved Byrådets 2. behandling.

6. Særligt om vederlæggelsen af stedfortrædere
Efter vederlagsbekendtgørelsen §§ 6 og 8 betales stedfortrædervederlag i forhold til det konkrete fraværs længde.

Månedsvederlaget for medlemskab af Byrådet udgør kr. 5.532,33. Ved lovligt forfald på 1 dag (et møde) vil vederlaget udgøre kr. 184,00.

Månedsvederlaget for medlemsskab af et udvalg udgør 1.377,75. Ved lovligt forfald på 1 dag (et møde) vil vederlaget udgøre kr. 46,00. I disse situationer vil der typisk være tale om et andet medlem af Byrådet.

Der er hverken hjemmel til at yde diæter eller vederlag ved indkaldelse til et enkelt punkt på en udvalgsdagsorden p.g.a. et medlems inhabilitet. Der er også her tale om indkaldelse af et byrådsmedlem.

6.1. Dispensationsmuligheder
For så vidt angår vederlæggelsen af stedfortrædere i Byrådet, kan Byrådet beslutte, at søge Økonomi- og Indenrigsministeriet om dispensationen fra reglen om forholdsmæssig vederlag jf. vederlagsbekendtgørelsen § 6, stk. 1, 1. og 2. pkt. således, at der udbetales mødediæter i overensstemmelse med vederlagsbekendtgørelse § 6 stk. 1, 3. pkt. jfr. § 4 med mindre vederlaget beregnet forholdsmæssigt udgør et højere beløb. Mødediæt udgør pr. 1. januar 2014 kr. 400 kr. for møde op til 4 timer og 800 kr. for møder på mere end 4 timer.


Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 971 af 25. juli 2013, § 2, stk. 2, (om behandling i to byrådsmøder), § 15, stk. 2, 2. pkt., § 28, stk. 2, 2. pkt. og stk. 3 (om stedfortræderindkaldelse ved fravær og inhabilitet), § 65 c (om dispensation vedr. vederlæggelsen).

Byrådets forretningsorden § 6, stk. 2.

Vederlagsbekendtgørelsen, bekg. nr. 1537 af 13. december 2013, §§ 4, 6 og 8


Økonomi
Administrative ressourcer: Der henvises til administrationsgrundlaget med hensyn til de hovedaktiviteter administrationen af reglerne vil medføre. Den samlede administrationstid, der medgår, vil selvfølgelig afhænge af antallet af stedfortræderindkaldelser. Opgaven vedr. indkaldelse af stedfortræder i Byrådet er tidsmæssigt den mest krævende, da administrationen skal have kontakt til en stedfortræder evt. flere, foretage evt. justering af dagsordenspunkt og sørge for dagsordensmateriale til stedfortræderen m.v. på anden måde end ved stedfortrædere til udvalg. Dertil kommer, at det må forudses, at meldinger om lovligt forfald kommer efter, at dagsorden er udsendt og så sent som på selve mødedagen. Dette stiller særlige krav til administrationens arbejdstilrettelæggelse.

Om omfanget af afbud, der kan udløse stedfortræderindkaldelse, kan oplyses, at i de første 5 måneder af 2013 har været 5 byrådsmøder, hvor der har være afbud fra i alt 9 byrådsmedlemmer. 3 møder med 1 afbud og to møder med hver 3 afbud. Der har været afholdt 46 udvalgsmøder (ØU, stående udvalg og § 17, stk. 4 udvalg), hvor der har været afbud fra i alt 32 medlemmer. Antallet af møder omfatter også ekstraordinære møder." Denne optælling er foretaget ved forelæggelsen 17. juni 2013. Der er ikke foretaget fornyet optælling ved denne forelæggelse.

Merudgiften vedr. vederlæggelsen beror på omfanget af fravær og indkaldelse af stedfortrædere og om Byrådet beslutter at søge dispensation og får dispensation til at yde diæter ved stedfortræder indkaldelse til Byrådet. Dertil kommer øgede udgifter til befordringsgodtgørelse.


Bilag
Bilag 1: Udkast til administrationsgrundlag ved stedfortræderindkaldelse (Byråd, udvalg og ved inhabilitet i udvalg) (2012/13759 dok. nr. 040)

Dette bilag svarer med få justeringer til bilag 1 (2012/13759 dok. 010) til punkt 99 på Byrådets møde 17.6.13

Bilag 2: Økonomi- og Indenrigsministeriets telefonnotat af 8. juli 2013 om forståelse af reglerne for stedfortræderindkaldelse samt de dertil knyttede vederlagsregler (2012/13759 dok.nr. 041)


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget

  1. at anbefale Byrådet at beslutte at forslagene til ændringer i styrelsesvedtægten overgår til 2. behandling på Økonomiudvalget og Byrådets møder i marts
  2. at anbefale Byrådet at tage orienteringen om administrationsgrundlag til efterretning og evt. afgive bemærkninger med henblik på beslutning sammen med ændringer i styrelsesvedtægten jf. indstillingens pkt. 1
  3. at tage orienteringen om muligheden for at søge dispensation fra vederlagsreglerne til efterretning og afgive evt. bemærkninger med henblik på beslutning sammen med ændringer i styrelsesvedtægten jf. indstillingens pkt. 1



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
Pkt. 1-3. Økonomiudvalget kan ikke anbefale forslag om at sende ændring af styrelsesvedtægten til 2. behandling.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller.


Beslutning
1.-3. Byrådet besluttede ikke at tiltræde forslaget.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





24. Brevstemmeafgivning i forbindelse med Europa-parlamentsvalg og folkeafstemning om patentdomstolen den 25. maj 2014
84.07G00 - 2014/01658

Sagsfremstilling
Brevstemmeafgivningen i forbindelse med valg til Europa-parlamentet og folkeafstemning om patentdomstolen den 25. maj 2014, skal påbegyndes 3 måneder før valgdagen, det vil sige tirsdag den 25. februar 2014. Brevstemmeafgivningen slutter fredag den 23. maj 2014.
Brevstemmeafgivningen til folkeafstemning om patentdomstolen følger sammen tidsfrister som valg til Europa-parlamentet, selv om det ikke endeligt er afgjort om der skal være folkeafstemning om patentdomstolen.

1. Brevstemmeafgivning ved kommunalvalget den 19. november 2013
Ved kommunalvalget, tilbød kommunen brevstemmeafgivning følgende steder:

  • Borgerservice på Rådhuset i den fulde åbningstid i den lovgivet periode
  • Biblioteket i Gilleleje og BLIK i Græsted i den bemandede åbningstid de sidste 6 uger af valgperioden
  • Valgbus ved 9 af afstemningssteder samt ved gymnasiet og produktionsskolen
  • Plejecentrene havde udvidet mulighed for brevstemmeafgivning for andre end beboerne


Ved kommunalvalget modtog kommunen en del flere brevstemmer (ca 68%) end tidligere, hvilket kan skyldes de mere fleksible muligheder for brevstemmeafgivning og den store landsdækkende kampagne for at få flest mulige til at stemme.

Brevstemmemodtagelsen på bibliotekerne blev en succes, da der blev givet 335 brevstemmer på bibliotekerne, der var markant flest i Gilleleje (275). Valgbussen hentede i alt 70 stemmer, hvilket ikke kan betragtes, som værende en succes, set i forhold til indsatsen. På plejecentrene var der udover beboerne et begrænset antal vælgere (ca 20), der gjorde brug af brevstemmeafgivningen på plejecentrene. Der var i alt 157 der brevstemte på plejecentrene.

Ved kommunevalg blev der aftalt en særskilt aflønning i forbindelse med valgbussen på i alt 12.000 kr, hvilket betyder at hver stemme kostede ca 171 kr.

Når der åbnes mulighed for, at andre end beboerne på plejecentrene kan stemme i forbindelse med valghandlingen på centrene, har det den konsekvens, at der skal afsættes administrative ressourcer af til dette, hvilket svarer til i alt 32 timer.

I forbindelse med valg til Europa-parlamentet og folkeafstemning om patentdomstolen, anbefales det, at der holdes åbent for brevstemmeafgivning følgende steder og perioder

2. Brevstemmeafgivning ved valg til Europa-parlamentet og folkeafstemning om patentdomstolen 25. maj 2014
Borgerservice på Rådhuset i åbningstiden fra 25. februar - 23. maj 2014:
Mandag til torsdag kl. 10.00 til 17.00
Fredag kl. 10.00 til 13.00
De to sidste mulige lørdage (10. maj og 17. maj) før valgdagen fra kl. 10.00 - 13.00

Bibliotekerne i den bemandede åbningstid fra den 7. april - 23. maj 2014:

Ugedag Gilleleje Bibliotek BLIK
(uge 16 = påskeugen)
Mandag kl. 13 - 20 kl. 8 - 19 (kl. 15-19)
Tirsdag Lukket kl. 8 - 15 (kl. 09-13)
Onsdag kl. 10 - 18 kl. 8 - 15 (lukket)
Torsdag kl. 13 - 18 kl. 8 - 16 (lukket)
Fredag kl. 10 - 16 kl. 8 - 16 (lukket)
Lørdag kl. 10 - 14 kl. 10 - 14 (lukket)


Begge biblioteker holder lukket lørdag den 19. april (påskelørdag) og torsdag den 1. maj lukkes der for betjening kl. 12.00.

3. Om brevstemmeafgivning på plejecentre, andre boformer samt eget hjem
Brevstemmeafgivning kan ske (efter nærmere planlægning) i perioden fra den 4. maj til 23. maj. Borgere der ønsker at stemme i eget hjem, skal anmode om dette i perioden fra den 27. april til den 13. maj kl. 18.00. Byrådet har mulighed for at fastsætte en senere frist for indgivelse af anmodning om brevstemmeafgivning i eget hjem. Administrationen foreslår, at denne frist forlænges til onsdag den 14. maj kl. 15.00. Af hensyn til den praktiske planlægning, foreslås ikke en senere frist.


Lovgrundlag
Lov om valg af danske medlemmer til Europa-parlamentet, lovbekendtgørelse nr. 126 af 11/02/2013, Kapitel 8 om brevstemmeafgivning, § 26
Lov om valg til Folketinget, kap. 12


Økonomi
Udgifterne afholdes af midler afsat til afholdelse af valg til Europa-parlamentet.


Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Byrådet

  1. at beslutte, at der ikke skal være valgbus ved dette valg
  2. at beslutte, at valghandlingen på plejecentrene ikke omfatter andre end beboerne.
  3. at beslutte, at brevstemmeafgivning sker i overensstemmelse med det anførte ovenfor under pkt. 2.
  4. at beslutte, at fristen for at anmode om at brevstemme i eget hjem fastsættes til 14. maj 2014 kl. 15.00.



Beslutning
Ø stillede følgende forslag:

    • udvidet mulighed for at brevstemme på plejecentre for pårørende og ansatte
        • brevstemme på Jobcenteret
        • mobil stemmebus, der kan anvendes til at brevstemme
            • på gymnasium og produktionsskolen
            • på stationerne
            • ved indkøbscentre
            • ved store arbejdspladser
            • i bebyggelser/landsbyer med sædvanligvis lav valgdeltagelse
    • Fristen for anmodning om at stemme i eget hjem udvides til fredag 23. maj for særlige situationer. Eksempelvis for personer der på grund af sygdom eller ulykke ikke har haft mulighed eller kendt behovet for at ansøge den 14. maj eller tidligere."


For: 1 (Ø). Imod: 19 (A, C, G, O, V)

1.-4. Indstillingen er tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.




25. Afstemningssteder i forbindelse med Europa-parlamentsvalget den 25. maj 2014
84.07G00 - 2014/01662

Sagsfremstilling
Byrådet skal i denne sag beslutte en ændring af nogle afstemningssteder.

Indledning
I forbindelse med Europa-parlamentsvalget den 25. maj 2014 har det ikke været muligt at booke de 12 afstemningssteder, som kommunen plejer at anvende til valg. Dette skyldes primært, at det er en søndag i maj, hvor forsamlingshusene ofte er booket til private arrangementer.

De afstemningsområder, hvor det ikke har været muligt at booke de vanlige steder, er der forhåndsbooket andre steder (skoler) i samme område, for at sikre, der kan afholdes valg i alle 12 afstemningsområder.

Afstemningsområder og -steder
I følgende afstemningsområder er der reserveret andet afstemningssted:
Skema 1:

Afstemningsområde Tidligere afstemningssted Forslag til afstemningssted til valget den 25. maj 2014
Mårum Mårum forsamlingshus Mårum skole
Ramløse Ramløse forsamlingshus Nordstjerneskolen - Ramløse afd.
Søborg Søborg forsamlingshus Søborg Skole
Tibirke Idrætshuset Tisvilde Sankt Helene skole - Tisvilde afd
Vejby Vejby forsamlingshus Sankt Helene Skole - Vejby afd


Det er således muligt at fastholde afstemning i de 12 kendte afstemningsområder.

Folkeafstemning
Økonomi- og Indenrigsministeriet har meddelt, at det kan forventes, at der samme dag skal afholdes folkeafstemning om en fælles patentdomstol og at de to valg skal behandles som to adskilte valg. I givet fald der også skal afholdes valg til patentdomstolen, vil dette kunne ske de samme steder som valget til Europa-parlamentet.

Administrationens anbefaling
Administrationen anbefaler, at der afholdes valg til Europa-parlamentet og evt. folkeafstemning søndag den 25. maj 2014 på følgende 12 afstemningssteder:

  1. Annisse - Annisse Forsamlingshus
  2. Blistrup - Gilbjergskolen, Blistrup afdelingen
  3. Esbønderup - Tingbakkehallen
  4. Gilleleje - Gilleleje Hallen
  5. Græsted - Gribskov Hallen
  6. Helsinge - Helsinge Hallen
  7. Mårum - Mårum Skole
  8. Ramløse - Nordstjerneskolen, Ramløse afdelingen
  9. Søborg - Søborg Skole
  10. Tibirke - Sankt Helene Skole, Tisvilde afdelingen
  11. Valby - Valby Forsamlingshus
  12. Vejby - Sankt Helene Skole, Vejby afdelingen



Lovgrundlag
Lov om valg af danske medlemmer til Europa-parlamentet, lovbekendtgørelse nr. 126 af 11/02/2013


Økonomi
Udgifterne afholdes af midler afsat til afholdelse af valg til Europa-parlamentet


Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller, at Byrådet

  1. beslutter at de ovennævnte 5 afstemningssteder ændres i overensstemmelse med det anførte i skema 1.



Beslutning
Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





26. Garanti, Gilleleje Fjernvarme
13.03Ø00 - 2014/04070

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet.

Formålet med sagsfremstillingen er at få Byrådets bevilling af kommunal garanti til lån, som ønskes optaget af Gilleleje Fjernvarme A.m.b.a.. Lånet optages som et fastforrentet 25-årigt obligationslån.

Gilleleje Fjernvarme ansøger i vedlagte bilag om kommunal garanti ifm. optagelse af et lån på 7,5 mio. kr. incl. kurstab. Lånet, med en løbetid på 25 år, ønskes optaget som et fast forrentet obligationslån. Lånet forventes, ligesom tidligere finansiering, jf. bilag, optaget i KommuneKredit.

Jf. ansøgningen skal lånet dække en finansieringsramme til nyanlæg over de næste 5 år. Der skal foretages investeringer i nye tilslutninger både på det eksisterende ledningsnet og evt. på nyetableret net. Desuden har værket udgifter på 1,8 mio. kr. til ledningsomlægning ifm. Kulturhavn-projektet. Herudover skal der udføres mindre anlægsarbejder, som estimeres til 2 mio. kr.

Ansøgningen er vedlagt supplerende redegørelse vedr. likviditet, budget mv., idet værket ultimo 2013 havde problemer med dets likviditet. Problemet gav sig udslag i, at værket måtte bede om henstand med terminsbetalinger på dets lån hos Kommunekredit.

Konkret blev der d. 19. dec. 2013 ansøgt om udsættelse af betaling på 4 lån:

Lån 19824 - ydelse 1.464.789,72 kr. – forfald 18. december 2013 – henstand til 1. marts 2013

Lån 201137926 - ydelse 899.713,38 kr. – forfald 30. december 2013 – henstand til 1. marts 2013

Lån 201137927 - ydelse 156.242,72 kr. – forfald 30. december 2013 – henstand til 15. januar 2014

Lån 201239126 - ydelse 138.396,78 kr. – forfald 30. december 2013 – henstand til 1. februar 2014

Gribskov kommune blev, som garant, sammen med KommuneKredit enige om at bevilge den ansøgte henstand.

Kommunen har mulighed for at yde garanti til diverse forsyningsselskabers låneoptagelse. Der er tidligere givet garanti til fjernevarmeværker. Den kommunale garanti omfatter det fulde lånebeløb, herunder evt. kurstab. En afgivelse af kommunal garanti for lån til kollektive varmeforsyningsanlæg kan ske, uden at det påvirker den kommunale låneramme, jf. § 2, stk. 1, nr. 5 i lånebekendtgørelsen.

Der er tidligere givet følgende garantier til lån optaget af fjernvarmeselskaber:

Selskab Hovedstol, mio. kr. Restgæld ultimo 2013, mio. kr.
Helsinge Fjernvarme
103,1
57,9
Gilleleje Fjernvarme
67,9
42,6
Vejby-Tisvilde Fjernvarme
60,0
39,9
Græsted Fjernvarme
41,6
22,6
I alt
272,6
163,0


Med denne ansøgning bliver den samlede garanti givet til lån optaget af Gilleleje Fjernvarme 50,1 mio. kr.


Lovgrundlag
BEK nr. 1580 af 17/12/2013, bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier mv. (lånebekendtgørelsen), § 2, stk. 1, nr. 5 og § 12.


Økonomi
Som nævnt søges der om en garanti for et obligationslån på 7,5 mio. kr. incl. kurstab med en løbetid på 25 år og med fast rente.

Risiko:
Fjernvarmeværkets økonomi bygger på brugerfinansiering. Værket skal fastsætte sine takster ift. dets udgifter til anlæg og drift, således at indtægterne kommer til at svare til udgifterne.

Det fremsendte materiale i ansøgningen viser, med de indlagte forudsætninger om likviditet, pengestrømme, kassekredit, varmeafgifter m.v., at værket vil være i stand til at afholde sine udgifter/forpligtelser.

På den baggrund vurderes den samlet risiko for en udløsning af kommunens garanti at være lav. Det skal dog tages i betragtning, at en evt. udløsning af garanti kan være en betragtelig belastning for kommunen, idet det garanteret beløb, jf. ovenfor er af en anselig størrelse.

Administrationen er i gang med at undersøge vilkårene/forudsætningerne for garantiprovisioner. Resultatet heraf vil snarest blive forelagt Økonomiudvalget og Byrådet i en generel sag. Det vil være relevant, at der i tilsagnet til Gilleleje Fjernvarme A.m.b.a. tages forbehold for, at kommunen skal kunne kræve provision på markedsvilkår af garantien.


Bilag
Ansøgning fra Gilleleje Fjernvarme


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet,

  1. at der gives en garanti til Gilleleje Fjernvarme A.m.b.a. på 7,5 mio. kr., incl. kurstab, ifm optagelse af et 25-årigt fastforrentet obligationslån.
  2. at garantien gives under forudsætning om, at lånet anvendes i overensstemmelse med ansøgningen og med forbehold for opkrævning af garantiprovision på markedsvilkår.



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
1.-2. Anbefalinger tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller


Beslutning
1.-2. Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





27. Ansøgning om forhøjelse af beløbsgrænse for individuel råderet
03.10G00 - 2014/02976

Sagsfremstilling
Indledning
Sagen forelægges for Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet.

Baggrund
Boligforeningen VIBO har sendt en ansøgning til Gribskov Kommune om tilladelse til at forhøje beløbsgræsen for individuel råderet i almene boliger fra kr. 119.217 til kr. 173.283 (2013 niveau) . Ansøgningen gælder for alle VIBOs 13 boligafdelinger der ligger i Gribskov Kommune.

En forhøjelse af beløbsgrænsen vil være med til at styrke den enkelte beboers mulighed for at skabe attraktive boliger, hvor den enkelte beboers individuelle ønsker kan tilgodeses.

Individuel råderet
Den individuelle råderet i almene boliger er den enkelte lejers ret til at udføre forbedringer i egen bolig. Lejeren kan som udgangspunkt foretage alle former for forbedringer i boligen. Det kan for eksempel være energiforbedringer, nyt køkken eller bad.

Lejer skal anmelde planlagte forbedringer til boligorganisationen. Boligorganisationen forestår byggesagsbehandling og sikrer at arbejdet sker i henhold til gældende lovgivning.

Lejer finansierer selv forbedringerne. Afdelingen i boligorganisationen deltager ikke i finansieringen.

Lejers forbedringer bliver afskrevet over mindst 10 år og højst 20 år, afhængig af forbedringen forventede levetid.

Hvis lejer fraflytter inden forbedringerne bliver afskrevet har han ret til at få økonomisk godtgørelse for de afholdte udgifter til forbedringer. Det er boligorganisationen der udbetaler godtgørelsen. Boligafdelingens udgift til godtgørelsen betales af den nye lejer. Den nye lejer kan vælge mellem at betale et engangsbeløb eller en lejeforhøjelse. Lejeforhøjelsen ophører når nedskrivningsperioden ophører.

Den økonomiske godtgørelse er i lovgivningen fastsat til maximalt 119.217 (2013 niveau) men der er mulighed for at boligorganisationen kan indgå aftale med kommunen om forhøje beløbsgrænsen til kr. 173.283 (2013 niveau)

Vurdering
En udvidelse af beboernes råderet giver øget mulighed for individuelle løsninger, som kan være med til at gøre boligafdelingen mere attraktiv. Det fastsatte beløb til råderet skal samtidig fortsat gøre det muligt at fastholde et rimeligt huslejeniveau, så boligerne kan leve op til det overordnede boligsociale formål. Der er dog en risiko for at huslejeniveauet i de renoverede boliger stiger hvis lejer flytter i afskrivningsperioden.

Boligforeningen VIBO oplyser, at det er deres erfaring at de lejere som benytter sig af råderetten, og således bruger egne penge på forbedring af deres bolig, også bliver boende i boligen i en lang årrække. Typisk i så mange år, at forbedringen er afskrevet og ikke kommer til at belaste en ny lejer huslejemæssigt. Boligforeningen VIBO ser derfor ingen umiddelbar risiko for at der i forbindelse med en eventuel tilladelse til forhøjelse af godtgørelsesbeløbet skulle kunne opstå situationer med udlejningsvanskeligheder.

Boligforeningen VIBO har i 2011 fået tilladelse af Københavns Kommune til at forhøje beløbs-grænsen for individuel råderet, for de af VIBOs boliger som ligger i Københavns Kommune.


Lovgrundlag
Bekendtgørelse nr. 1540 af 16/12/2013 om drift af almene boliger m.v. - kapitel 18.


Økonomi
Der er ingen direkte økonomiske konsekvenser for kommunen. Men der er stillet kommunale garantier for lån i afdelingerne. Risikoen for, at en forhøjelse af den individuelle råderet påvirker garantistillelsen vurderes dog til at være minimal.

Derudover kan lejeforhøjelsen indgå i beregning for individuel boligstøtte.


Bilag
BILAG ØU 17.02.2014 Ansøgning om forhøjet godtgørelse


Administrationens indstilling
Administration indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet

  1. at godkende VIBOs ansøgning og give tilladelse til, at beløbsgrænsen for den individuelle råderet forhøjes fra 119.217 kr. (2013 priser) til 173.283 kr. (2013 priser)



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
Anbefaling tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller


Beslutning
Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





28. Frederiksborgvej Askly anlægsregnskab (skema C)
03.02G00 - 2014/04364

Sagsfremstilling
Indledning
Sagen forelægges for Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet.

Baggrund

Domea har fremsendt revisionspåtegnet anlægsregnskab (Skema C) for 25 nyopførte ældreboliger og 25 nyopførte familieboliger på Frederiksborgvej i Helsinge. Boligerne ejes af boligselskabet Rosenvænget (tidligere boligselskabet af 1961 i Helsinge) og drives af Domea.
Sagen er startet med godkendelse af Skema A (tilsagn om tilladelse til opførelse af støttede byggeri) den 13. september 2010.

Efterfølgende er Skema B (licitationsresultat/anlægsudgift) godkendt af Gribskov Kommune d. 29. august 2011 med 93.666.000 kr. Det fremsendte anlægsregnskab udviser udgifter kr. 93.998.000

Det betyder, at det samlede byggeregnskab for både ældreboliger og familieboliger er overskredet i forhold til skema B med kr. 332.000.

Merudgiften skyldes indeksering af entreprisesummen udover fastprisperioden. I henhold til Støttebekendtgørelsen kan indeksregulering af entreprisesummen efter fastprisperiodens udløb medtages i anskaffelsessummen udover maksimumsbeløbet.

Revisor har overfor Gribskov Kommune tilkendegivet, at overskridelsen af fastprisperioden svarer til det der er aftalt mellem bygherren og entreprenøren.

De økonomiske konsekvenser er beskrevet under punktet økonomi.

Lovgrundlag

  • Bekendtgørelse nr. 1023 af 21/8-2013 om lov om almene boliger m.v. - kapitel 9
  • Bekendtgørelse nr. 1226 af 14/12-2013 om støtte til almene boliger m.v. - kapitel 4

    Økonomi

Kommunen har i denne type anlægsprojekt medvirket til finansieringen af byggeriet i form af indskud i Landsbyggefonden (Kommunal Grundkapital). Indskuddet er siden hen udbetalt til boligselskabet. For dette projekt har indskuddet udgjort 7% af anlægssummen.

Skema nedenfor viser udvikling i byggeriets finansiering fra skema B til skema C:

Skema B Skema C Difference (yderligere finansiering)
Realkreditlån 91 %
85.267.000 kr.
85.538.000 kr.
271.000 kr.
Kommunal Grundkapital 7%
6.556.000 kr.
6.580.000 kr.
24.000 kr.
Beboerindskud 2%
1.873.000 kr.
1.880.000 kr.
7.000 kr.
I alt
93.666.000 kr.
93.998.000 kr.
332.000 kr.


Som det fremgår af ovenstående skema, bliver den endelige kommunale grundkapital 24.000 kr. højere end oprindeligt antaget.

I gennemsnit forhøjes beboerindskuddet med kr. 140 pr. lejemål. Domea oplyser, at indskuddet først reguleres ved genudlejning således, at det ikke får betydning for de nuværende beboerne.

Desuden er kommunen forpligtet til at yde garanti for den del af realkreditbelåningen, der ligger over 65% af anlægssummen, dvs fra 65%-91%. Dermed bliver garantiandelen (91-65)/91= 28,6%.


Bilag
BILAG ØU 17.02.2014 Skema C og revisorpåtegning


Administrationens indstilling
Administration indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Byrådet

  1. at godkende anlægsregnskabet for for 25 nyopførte ældreboliger og 25 nyopførte familieboliger på Frederiksborgvej i Helsinge med 93.998.000 kr.
  2. at godkende bevilling af yderligere grundkapital med 24.000 kr. som betales af kassen

    Udvalgenes anbefalinger/indstillinger

Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
1.-2. Anbefalinger tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller


Beslutning
1.-2. Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





29. Ansøgning til Ældrepuljen FL 2014
27.00G00 - 2013/42416

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges for Social- og Sundhedsudvalget og Økonomiudvalget (ØU) med henblik på beslutning i Byrådet (BY). Sagen handler om, hvilke indsatsområder Gribskov Kommune skal ansøge om midler til fra puljen ”Løft af Ældreområdet” fra Social-, Børne- og Integrationsministeriet.

Baggrund:
Om puljen "Løft af Ældreområdet":
Partierne bag Finansloven for 2014 besluttede at afsætte 1 mia. kr. til fordeling mellem kommunerne i 2014 til løft af ældreområdet. Midlerne udmøntes første gang i 2014 gennem en ansøgningspulje. Midlerne fordeles mellem kommunerne udfra en objektiv fordelingsnøgle for udgiftsbehovet. Gribskov Kommune kan ud fra denne ansøge om 8,5 mio. kr i 2014.

For at få del i midlerne skal kommunen indsende en ansøgning, hvori det fremgår, hvilke indsatser kommunen ønsker at iværksætte for det ansøgte beløb. Der kan kun søges om midler til indsatser, der ligger udover det eksisterende budget på ældreområdet.
Der kan søges om indsatser indenfor områderne:

  • Styrket rehabiliterings- og genoptræningsindsats.
  • Bedre praktisk hjælp og personlig pleje
  • Bedre forhold for de svageste ældre, fx på plejehjem.


Gribskov Kommune skal indsende ansøgningen senest den 14. februar 2014 for at få del i de 8,5 millioner kroner. Kommunens revision skal efterfølgende validere, at midlerne er anvendt til indsatserne, og at disse har ligget uden for det vedtagne budget. Vilkår for ansøgningen fremgår af bilag 1.

SSU's beslutning d. 13.1.14:
Social- og Sundhedsudvalget besluttede på møde d. 13.1.14, at midlerne fra puljen "Løft af ældreområdet" i første omgang prioriteres til at fastholde de nye indsatser, der allerede er besluttet som en del af det nye serviceniveau, der træder i kraft med det igangværende udbud. Udvalget besluttede samtidig, at hvis resultatet af udbuddet balancerer med budgettet, skal følgende indsatser prioriteres:
1. Et ekstra mellemmåltid til beboere på plejecentre
2. Tilbud til plejecenterbeboere om vin, snaps eller øl en gang om ugen
3. Iværksættelse af projekt med fokus på borgere uden pårørende på plejecenter vedr. øget aktivitet og omsorg.

Anbefalede indsatsområder:
Da resultatet af udbuddet endnu ikke kendes er det administrationens anbefaling, at ældrepuljen på nuværende tidspunkt ansøges med de nedenfor skitserede indsatser.

I indsatskataloget (tabellen) nedenfor fremgår de indsatser, som administrationen anbefaler at ansøge om midler til herunder indsatsernes formål samt økonomi. Tabellen er inddelt efter de tre områder, som der jf. puljekriterierne ”Løft af Ældreområdet” kan søges midler til:
1. Styrket rehabiliterings- og genoptræningsindsats,
2. Bedre praktisk hjælp og personlige pleje og
3. Bedre forhold for de svageste ældre, fx. på plejehjem.

Indenfor hvert af disse tre områder er der vægtet indsatser, der understøtter velfærdsteknologi, rehabilitering og forebyggelse, frivillige indsatser og styrket demensindsats. Prioriteringen af disse indsatser er bl.a. baseret på det vedtagne budget for 2014-17 og høringssvar fra Ældreråd og Fællesudvalget for Social og Sundhed og Arbejdsmarked.

Da de ansøgte midler skal anvendes i 2014, og en fortsættelse af puljen over de kommende år ikke er sikker, er der desuden lagt vægt på investeringer i de foreslåede indsatser – det gælder eksempelvis midler til fysisk materiel samt kompetenceudvikling af medarbejdere.

Indsats Formål Økonomi
Styrket rehabiliterings- og genoptræningsindsats
1. Velfærdsteknologi:
Implementering af online træning og IT baseret genoptræning.

Indsatsen omfatter anskaffelse af materiel, herunder skærme, samt undervisning af medarbejdere.
Give borgere der bor i eget hjem mulighed for at få en mere fleksibel genoptræning i eget hjem via skærme, og hvor kørsel til og fra træningscenteret kan undgås.
kr. 430.000
2. Forebyggelse og rehabilitering:
Etablering af udendørs motionsbane for ældre.

Motionsbanen etableres udenfor kommunes største plejecenter, Helsingegården, og i tæt samarbejde med aktivitetscenteret til ældre, Gribskov Seniorcenter.
Motionsbanen giver borgerne, herunder beboere på plejecenteret mulighed for at benytte redskaberne efter forløb med henblik på at fastholde funktionsniveau.

Motionsbanen giver Gribskov Seniorcenter mulighed for at oprette et ugentligt træningshold med frivillige instruktører, samt inddrage banen i allerede etablerede motionshold som fx stavgang og cykling (forebyggende sigte)

Helsingegården får mulighed for at inddrage udendørsarealer i den rehabiliterende undervisning i genoptræningscenteret på plejecenteret.
kr. 135.000
3. Forebyggelse:
Træningsredskaber til brug for selvtræning i træningslokaler på kommunens plejecentre.

Gribskov Kommune har en selvtrænerordning, hvor pensionist, førtidspensionist og efterlønsmodtager har mulighed for at benytte træningslokalerne på kommunens plejecentre indenfor bestemte tidsrum. For at deltage i ordningen betales et årligt kontingent på 500 kr. På nuværende tidspunkt er 354 borgere tilmeldt ordningen.
Indsatsen indeholder investering af ekstra træningsmaskiner, så disse kan understøtte træningsbehovet hos kommunens selvtrænere.
Sikre at ældre borgere har et sundt og aktivt liv.
Fastholde borgerens funktionsniveau efter endt rehabiliteringsforløb.
kr. 260.000
4. Forebyggelse og rehabilitering:
  • En kortlægning af borgernes vej gennem systemet, med det formål at få det fulde overblik over borgernes potentialer for henholdsvis rehabiliterende, aktiverende og kompenserende pleje.
  • Kompetenceudvikling af medarbejdere i driften gennem en praksisnær undervisning

Gribskov Kommune har arbejdet med udgangspunkt i den aktiverende og rehabiliterende tilgang i en årrække. I forbindelse med udvikling af nye kvalitetsstandarder og en ny måde at organisere kommunes pleje og træning på, sættes der yderligt fokus på området, herunder kompetenceudvikling af medarbejdere samt organisering.
Styrke borgernes evne og funktionsniveau for at sikre borgerne er længst muligt i eget liv.

Styrke kompetencer hos medarbejdere ift. at understøtte at borgere bliver længst muligt i eget liv.
kr. 900.000
Bedre praktisk hjælp og personlig pleje
5. Øge serviceniveauet indenfor madservice:
Tilbyde beboere på plejecentre mulighed for at få ét glas vin, øl eller snaps til maden én gang ugentligt.
Skabe bedre trivsel og forhold for beboerne på plejecenter ved at hæve serviceniveauet.
kr. 100.000
6. Forebyggelse og rehabilitering:
Effektevaluering i forhold til indsatser på ældreområdet, herunder benchmarking af kommunens leverandørs indsatser på hjemmehjælps- og plejecenterområdet. Indsatsen anbefales i Hjemmehjælpskommissionens anbefalinger.
Forbedre kommunes hjælp og støtte til ældre borgerne der har plejebehov.
kr. 500.000
Bedre forhold for de svageste ældre, fx på plejecenter
7. Forebyggelse:
Implementering af ”Aktivt Ældreliv” - et projekt hvor ensomme og isolerede ældre bliver identificeret og får tilbudt aktuelle, lokale og relevante frivillige tilbud.

Indsatsen indeholder både drift af hjemmeside, hvor relevante aktivitetstilbud i Gribskov Kommune fremgår, undervisningsforløb for medarbejdere samt dialogmøder med frivillige foreninger.

Indsatsen gennemføres i samarbejdes med Marselisborg, som har gennemfør lignende projekter i flere andre kommuner.
Forebygge ensomhed hos ældre uden pårørende.
kr. 300.000
8. Velfærdsteknologi:
Implementering loftslifte med tilhørende integreret plejestole på alle kommunens plejecentre.

Indsatsen dækker anskaffelse af materiel, opsætning af lifte samt undervisning af medarbejderne ift. anvendelse.
Sikre beboerne på plejecentrene en mere effektiv, tryg og sikker forflytning.
kr. 4.600000
9. Velfærdsteknologi og styrket demensindsats:
Implementering af demensteknologi på de plejecentre, som endnu ikke har installeret en ”demensalarm”.

Indsatsen dækker installation af selve alarmen samt dertil hørende kaldeanlæg og eventuelle ekstra funktioner som kan kobles på.
Give borgere med demens som bor på plejecenter mulighed for at færdes mere trygt og sikkert udenfor
hjemmet.

Øge trygheden for de pårørende og plejepersonalet.
kr. 1.170.000
10. Styrket demensindsats:
Opstart af pilotprojekt ”Motion til borgere med demens”, på de af kommunens plejecentre hvor der på nuværende tidspunkt ikke eksisterende lignende tilbud.
Understøtte livskvalitet hos borgerne med demens sygdom samt understøtte at borgernes kognitive og fysiske funktionsniveau opretholdes længst muligt.
kr. 125.000


Administrationens anbefaling:
Administrationen anbefaler, at ovenstående indsatsområder indgår i kommunens ansøgning til puljen "Løft af Ældreområdet", som udbydes af Social-, Børne- og integrationsministeriet.
Ansøgningsfristen til puljen "Løft til ældreområdet" er den 14. februar 2014.

Næste byrådsmøde ligger efter dette tidspunkt. Det anbefales derfor, at ansøgningen bliver sendt til ministeriet efter behandling på ekstraordinært ØU den 5. februar 2014 med bemærkning om, at ansøgningen er med forbehold for godkendelse i Byrådet i Gribskov Kommune den 24. februar 2014.

Det skal bemærkes, hvis resultatet af udbuddet ligger over den budgetterede ramme kan det blive nødvendigt at justere indsatserne i ansøgningen således at nogle af de allerede besluttede tiltag, der indføres i forbindelse med udbudet indarbejdes i ansøgningen.


Lovgrundlag
Lov om Social Service § 83, 86 m.fl.
Sundhedsloven § 138


Økonomi
-


Høring
Sagen har været i høring hos Ældrerådet og Fællesudvalget for Social og Sundhed og Arbejdsmarked. Høringssvar fremgår af bilag 2.


Bilag
1. BILAG SSU 5.2.2014: Vilkår for at søge puljen "Løft af Ældreområdet"
2. BILAG SSU 5.2.2014: Indkomne høringssvar


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Social- og Sundhedsudvalget, at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at:

  1. tiltræde, at der søges midler til ovenstående indsatser fra puljen "Løft af Ældreområdet" som overfor skitseret svarende til 8,5 mill kr i 2014.



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Social- og Sundhedsudvalgets beslutning den 05-02-2014:
Tiltrådt med følgende ændringer

  • Indsats 8 nedjusteres med 1.050.000 mio. kr. til i alt kr. 3.550.000 kr.
  • Etablering af to demenspladser. I alt kr. 500.000 kr. i 2014. Social- og Sundhedsudvalget afsætter 850.000 kr. i 2015 under forudsætning af at puljen fortsættes i 2015.
  • Oprettelse af demenskoordinatorfunktion. I alt 550.000 kr. i 2014



Økonomiudvalgets beslutning den 05-02-2014:
Social- og Sundhedsudvalgets anbefaling tiltrådt.

Fraværende: Poul-Erik Høyer.


Beslutning
Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





30. Ledelse på skolerne
17.01A00 - 2014/01092

Sagsfremstilling
Denne sag forelægges for Børneudvalget og Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet. Sagen handler om ledelse på skolerne.

Baggrund
Børneudvalget har ønsket at få forelagt en sag, som beskriver muligheder for mere selvstændig ledelse på skolerne.

Med henblik på præcisering af ordet selvstændig har administrationen afklaret med Undervisningsministeriet, at der alene kan tales om selvstændig ledelse, hvis der er tale om en selvstændig skole med egen bestyrelse og egen økonomi. Det betyder, at selvstændig ledelse af de nuværende afdelinger kun kan finde sted, hvis skolestrukturen ændres, og afdelingerne omdannes til selvstændige skoler. Den juridiske forståelse af selvstændig ledelse indebærer således grundlæggende ændringer af skolestrukturen. Der henvises i øvrigt til Folkeskoleloven (se bilag).

Ledelsen kan imidlertid godt styrkes, og afdelingerne kan få en mere lokal profil inden for den nuværende skolestruktur.

På nuværende tidspunkt er der fem folkeskoler med undervisning på i alt ti afdelinger:

  • Bjørnehøjskolen: En samlet enhed - ingen afdelinger
  • Gilbjergskolen: Tre afdelinger (Blistrup, Rostgårdsvej og Parkvej)
  • Gribskolen: To afdelinger (Græsted og Esrum)
  • Nordstjerneskolen: To afdelinger (Helsinge og Ramløse)
  • Sankt Helene Skole: To afdelinger (Vejby og Tisvilde)


På fire ud af fem skoler er forudsætningen for at bedrive ledelse ens i og med, der er flere afdelinger. Afdelingerne adskiller sig dog ved forskellig størrelse i forhold til antal børn og unge og antal medarbejdere.

Forudsætninger
Ved ny organisering af ledelsen er der en række faktorer, der skal tages i betragtning.

Økonomisk bæredygtighed
En væsentlig udfordring for skolerne både i den nuværende skolestruktur og i en eventuelt ændret skolestruktur er afdelingernes manglende økonomiske bæredygtighed.

Ingen af de fire mindre afdelinger er økonomisk bæredygtige i forhold til den resurse, afdelingerne tildeles på baggrund af elevtallet. Det vil sige, at de store afdelinger er med til at finansiere de mindre afdelinger. Den manglende økonomiske bæredygtighed skyldes blandt andet, at de mindre afdelinger ofte har meget små årgange på mellem 30 og 35 elever, hvilket giver klasser med lave klassekvotienter (15 til 18 elever). De lave klassekvotienter er en udfordring i forhold til at udnytte lærerresurserne optimalt på afdelingen. Normalt regnes med, at en klassekvotient på 22 eller derover er økonomisk bæredygtig.

Flere skoler arbejder med rullende skolestart og aldersblandet undervisning (hold på tværs af årgange) for bl. a. at oppebære en bæredygtig hold/klassestørrelse. Dette er med til at gøre de mindre afdelinger mere økonomisk bæredygtige.

Størrelse på de mindre afdelinger i lokalområderne
Størrelsen på de fire mindre afdelinger i lokalområderne varierer i forhold til antal elever og tildelte midler til lærere og ledelse. Afdelingernes elevtal og normerede antal lærer- og lederstillinger udgør mellem 20% og 30% af de sammenlagte skolers samlede elevtal og normering til lærer og ledelsestid.

Det er et fællestræk for afdelingerne, at der ikke i den nuværende tildeling af resurser til ledelse kan oppebæres timer nok til en fuldtidsstilling på afdelingen.

Antal elever
Antal tildelte lærerstillinger
Antal tildelte lederstillinger*
Blistrup
193
15,5
0,76
Ramløse
185
15,2
0,73
Esrum
207
17,2
0,82
Tisvilde
137
9,8
0,6

* 6,47 time pr. elev til ledelse
Antal elever pr. 5. september 2013
Antal tildelte lærer- og ledelsesstillinger i 2013/2014

Dertil kommer ambitionen om at have stillinger, som kan tiltrække dygtige ledere med de nødvendige kompetencer, erfaring og ballast i forhold til de konkrete ledelsesopgaver.

Befolkningsfremskrivning
Som yderligere grundlag for at træffe beslutning er udarbejdet prognoser for henholdsvis 0-5 årige på dagtilbudsområdet og 6-16 årige på skoleområdet i Gribskov Kommune (se bilag).

Overordnet set viser prognosen, at det fald i børnetal, der har været på 0-5 årsområdet i de senere år, nu fremgår af børnetallet i skolerne. Samt at børnetallet på 0-5 års området forventes at falde yderligere.

Prognoserne viser dermed også, at der kan være behov for yderligere strukturændringer i udvalgsperioden.

Andre vinkler
En yderligere dimension som kan have betydning for fremtidige løsninger er det eksterne konsulentfirma Brøndum & Fliess analyser af bl.a. bygninger, økonomi mv. på børne- og ungeområdet, som blev forelagt for Byrådet i foråret 2013. Brøndum & Fliess' analyser viser, at der er ca. 50% for stor bygningskapacitet på skolerne.

Endelig nævnes Byrådets beslutning om at ansætte læringsvejledere fra skoleåret 2014-2015 som en del af budgetaftalen. Hensigten med læringsvejledere er dels at styrke den pædagogiske praksis ved at ansætte faglige fyrtårne, der kan understøtte det pædagogiske arbejde, dels at styrke den pædagogiske ledelse på skolerne og dermed være et supplement til den nuværende ledelse.

Fem scenarier
Der forelægges fem scenarier. I de fem scenarier skelnes mellem mulige scenerier indenfor den nuværende skolestruktur og i en ny skolestruktur. Scenarierne er beskrevet i overskrifter nedenfor og er mere uddybende udfoldet i bilag. I bilaget indgår fordele og ulemper i forhold til faglig kvalitet, ledelse og økonomi.

De fem scenarier beskriver nye måder at organisere ledelse på skolene.

Nuværende skolestruktur
Ny skolestruktur
A
B
C
D
E
Styrket ledelse på afdelingen i lokalområdet.
Lokal skoleprofil
Styrket ledelse i afdelingen og i samarbejde med dagtilbud i lokalområdet. Lokal områdeprofil Selvstændig skole, hvor afdelinger omdannes til skoler.
Lokal skoleprofil
Selvstændig skole, hvor skoleledelse og dagtilbudsledelse samarbejder i et lokalområde.
Lokalområdeprofil
Landsbymodel, hvor der er en samlet ledelse for skole og dagtilbud i et lokalområde.
Lokal områdeprofil


I de seneste otte år er skolestrukturen ændret ad flere omgange. Der er ikke lukket skoler, men flere skoler er sammenlagt, og der er etableret mindre afdelinger med undervisning fra 0.-6. klasse. Det gælder i fire lokalområder: Blistrup, Ramløse, Esrum og Tisvilde.

De 5 scenarier kan kobles med ændringer af tildelingsmodel, herunder muligheden for en øget tildeling til de mindre afdelinger.

Proces
Den konkrete proces tilrettelægges afhænger af, hvilket scenarium der besluttes, at administrationen skal arbejde videre med. Scenarie C, D og E kræver egentlig høring, mens A og B ikke kræver høring i forhold til folkeskoleloven. Der vil dog være tale om høring i forhold til at justere styrelsesvedtægt og tildelingsmodel.

Administrationen anbefaler, at der gennemføres en dialogbaseret proces, uanset hvilket scenarium der skal arbejdes videre med. I tilknytning hertil vil høring indgå.

Lovgrundlag
Folkeskoleloven (LBK nr 521 af 27/05/2013 ) § 36, 40 og 45

Økonomi
En styrkelse af ledelsen kan fx ske ved opnormering til en fuldtidslederstilling på de mindre afdelinger. Det vil koste ca. 709.000 kr. om året.

Opnormering i stilling
Opnormering i kroner/året
Blistrup
0,24
156.000 kr.
Ramløse
0,27
176.000 kr.
Esrum
0,18
117.000 kr.
Tisvilde
0,4
260.000 kr.
I alt
1,09
709.000 kr.

Beregningen er baseret på en afdelingsleders årsløn på 650.000 kr. inkl. pension.

Skolernes tildeling
Skolerne tildeles resurser pr. elev indskrevet i skolen pr. 1. marts forud for skoleårets start. (elevtalsbaseret tildelingsmodel). Skolernes budgetter reguleres efterfølgende for eventuelle ændringer i elevtallet pr. 5. september, det vil sige kort efter skoleårets start.

Finansiering
En opnormering til en fuldtidslederstilling på de mindre afdelinger vil, som det fremgår af ovenstående tabel, koste ca. 0,7 mio. kr. årligt. Denne merudgift bliver i første omgang finansieret inden for Børneudvalgets budgetramme. Endelig stillingtagen til finansiering vil ske i forbindelse med gennemførsel af overordnet "kasseeftersyn" for 2014, bestilt af borgmesteren.

I forbindelse med kommende sag om skolernes tildelingsmodel vil mulighederne for en øget tildeling til de mindre afdelinger og finansiering heraf blive belyst.

For så vidt angår scenarie C, D og E udestår en mere grundlæggende belysning af de økonomiske konsekvenser. Dette vil ske, såfremt scenarierne vælges.


Bilag

Bilag BØR 03.02.2014: Paragrafer i Folkeskoleloven om selvstændige skoler

Bilag BØR 03.02.2014: Scenarier for ledelse på skolerne

Bilag BØR 03.02.2014: Prognoser dagtilbud og skole RETTET
Bilag med prognoser blev rettet for fejl i grafikken på side 8; rettelsen er sket i forbindelse med behandling af sagen på Børneudvalget den 3. februar 2014.


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at beslutte:

  1. hvilket scenarium administrationen skal arbejde videre med
  2. hvilke afdelinger, der skal omfattes af det valgte scenarium



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Børneudvalgets beslutning den 03-02-2014:

  1. Anbefales scenarium A.
  2. Anbefales, at afdelinger i Blistrup, Ramløse, Esrum og Tisvilde skal omfattes af det valgte scenarium.


Fraværende: Jan Ferdinandsen, Sisse Krøll Willemoes.

Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
1.-2. Børneudvalgets anbefalinger tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller.


Beslutning
Børneudvalgets anbefaling tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen.





31. Beredskabsplan for forebyggelse og håndtering af vold og seksuelle overgreb mod børn og unge
27.24G00 - 2012/40680

Sagsfremstilling
Sagen forelægges for Børneudvalget og Økonomiudvalget med henblik på beslutning i Byrådet. Sagen omhandler beredskabsplan for forebyggelse og håndtering af vold og seksuelle overgreb mod børn og unge.

Baggrund
I oktober 2013 trådte nye regler i kraft, der skal styrke den samlede og tværfaglige indsats til beskyttelse af børn mod overgreb. Som et led i denne lovgivning ('Overgrebspakken'), er alle kommuner nu forpligtet til at have et skriftligt beredskab til forebyggelse, opsporing og håndtering af sager om vold og seksuelle overgreb mod børn og unge.

Gribskov Kommunes beredskabsplan henvender sig til medarbejdere i Center for Børn og Unge, skoler, dagtilbud, sundhedsplejen, tandplejen, ungdomsskole/ungdomshuse samt kommunens svømmehal, biblioteker og kulturskole.

Planen er udarbejdet af en arbejdsgruppe sammensat af rådgivere og konsulenter fra Center fra Børn og Unge og er undervejs blevet drøftet og kvalificeret af skole- og dagtilbudsledere samt øvrige ledere, der arbejder med børn og unge. Socialstyrelsens videnscenter for vold og seksuelle overgreb mod børn (SISO) har ydet konsulentbistand i forhold til indholdet. Nordsjællands Politi har ligeledes været inddraget som sparringspart.

Formålet med beredskabsplanen
at forebygge vold og seksuelle overgreb
at gribe tidligt ind ved bekymringer og mistanker om vold og/eller seksuelle overgreb
at alle sager om vold og/eller seksuelle overgreb håndteres professionelt og effektivt
at alle sager om vold og/eller seksuelle overgreb følges op med passende indsatser for alle involverede

Indhold i planen
Planen indeholder kommunens samlede beredskab for forebyggelse og håndtering af vold
og/eller seksuelle overgreb på børn og unge i alderen 0-18 år. Den beskriver, hvordan det
samlede børneområde arbejder med forebyggelse og indeholder procedurer, som skal følges i
tilfælde af konkrete mistanker. Herudover beskrives samarbejdet i børnehuse og med politi,
samt den kommunale ansvarsfordeling i forhold til opfølgning på på sager om vold/seksuelle
overgreb.

Planen indeholder en liste med relevante bilag for medarbejdere. Disse forventes ikke læst i
forbindelse med den politiske behandling.

Formidling og implementering
Planen formidles til ledere og medarbejdere på skoler, dagtilbud, kulturskole, biblioteker og
svømmehal. Formidlingen sker dels skriftligt og dels via et heldagstemamøde for ledere og
udvalgte medarbejdere i foråret 2014. På mødet gennemgås planen og Socialstyrelsens
Videnscenter (SISO) bidrager med fagligt indhold samt konsulentbistand ifht det
forebyggende arbejde.


Lovgrundlag
LBK nr 1093 af 05/09/2013 (Serviceloven) § 19, stk. 5


Økonomi
-


Bilag
1. Bilag til BØR 3.2.2014: Beredskabsplan for forebyggelse og håndtering af vold og seksuelle overgreb på børn og unge (2012/40680 021)


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Børneudvalget

  1. at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet at tiltræde beredskabsplanen



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Børneudvalgets beslutning den 03-02-2014:

  1. Anbefales.


Fraværende: Jan Ferdinandsen

Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
Anbefaling tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller


Beslutning
Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen, Poul-Erik Engel Høyer.





32. Status efter stormen 'Bodil'
08.03G00 - 2014/00797

Sagsfremstilling
Denne sag er til orientering til Teknisk Udvalg. Sagen redegør for status i arbejdet med eftervirkningerne af stormfloden. Sagen har senest været forelagt Byrådet den 27. januar 2014.

Ved godkendelse af dagsorden for Teknisk Udvalgs møde 05.02.14 er dette dagsordenpunkt ændret fra et efterretningspunkt til et beslutningspunkt.
Ændringen er sket med henblik på indstilling til Økonomiudvalget og Byrådet om at frigive finansiering til genopretning af kommunens beskadigede ejendomme langs kysten, som fremgår af tilføjet pind 2 under Administrationens indstilling.

Skader på Kommunens ejendomme
En foreløbig opgørelse over efterårets stormskader på anlæg under veje og kyst er opgjort til knap 6.000.000 kr. Se detaljer i skema herunder.

Hertil kommer skader i form af væltede træer. Træerne er ikke prissat, men oprydningen har kostet ca. 600.000 kr. og er gennemført og betalt over driften i 2013.

Lånegaranti
Der er i kystbeskyttelseslovens § 9 hjemmel til, at kommunen kan stille garanti for lån til kystbeskyttelsesforanstaltninger. Det følger af lånebekendtgørelsens § 3, stk. 2, nr. 3, at garantier for lån til sådanne foranstaltninger ikke henregnes til den kommunale låntagning. Dette betyder, at kommunen ikke skal foretage deponering. Det er en betingelse herfor, at der er etableret digelag, kystsikringslag eller kystbeskyttelseslag, som kan pålægges bidragspligt.

Myndighedsbehandling
Reparation af eksisterende kystbeskyttelsesanlæg kan umiddelbart iværksættes. Grundejer har pligt til at vedligeholde anlægget - og sørge for reetablering efter stormen.
Hvis man vil udbygge eller ændre sin kystbeskyttelse eller lave helt nye anlæg, forudsætter det en tilladelse efter kystbeskyttelsesloven. Kystdirektoratet er myndighed på disse tilladelser.

Visse steder langs kysten gør fredninger, beskyttet natur eller forhold omkring strandbeskyttelseslinjen at der også skal ske sagsbehandling efter anden lovgivning. Kommunen kan være behjælpelig med at screene behovet for sagsbehandling af et konkret projektforslag.

Køreadgange
Ifm. arbejder med udbedring af anlæg er der behov for at få gravemaskiner ned på kysten.
P.t. er det muligt at køre til kysten via Rågeleje Molevej, Fyrrestien, Havstokken, Sognevej, Fejlbergsvej i Gilleleje og Strandkrogen i Dronningmølle.
Adgang via Heatherhill og Helenekilde er ikke mulig, da nedgangene er ødelagt af stormen. Da Heatherhill er et fredet område, må man hverken køre eller grave i området uden godkendelse fra Fredningsnævnet.

Information og dialog
Siden stormen har administrationen ugentligt lagt nyheder på hjemmesiden om status og hvordan man skal forholde sig.
Teknisk Udvalg er vært ved et dialogmøde den 29. januar 2014, hvor alle interessenter er inviterede. Havnen og Samvirket for Nordsjællandske kyst- og digelag holder oplæg ved mødet.
Derudover har Kommunen deltaget i DN´s konference om kystsikring den 22. januar og planlægger at deltage ved det møde, som Kystbeskyttelse Gribskov holder den 2. februar.
Den 6. februar har Bo Jul Nielsen inviteret udvalgsformænd fra Helsingør og Halsnæs til møde om tværkommunal koordinering af tiltag efter stormen. Emnet er desuden sat på dagsordenen til borgmestermødet i februar måned.
Der er aftalt en møderække med Gilleleje Havn og administrationen.

Pilotprojekt
Foreningen Kystbeskyttelse Gribskov foreslog i 2012 et pilotprojekt med sandfodring fra Tisvilde til Rågeleje. COWI A/S har afgivet tilbud på udarbejdelse af et skitseprojekt til kr. 92.888,-. Teknisk Udvalg gav i september 2012 tilsagn om at støtte skitseprojektet med 32.000 kr.
Et skitseprojekt er et dokument, som beskriver projektet på et overordnet niveau. Skitseprojektet kan bruges som baggrund for myndighedsbehandling og dialog med lodsejerne. Såfremt et konkret projekt skal gennemføres, skal der efterfølgende udarbejdes detailprojekt og udbudsmateriale.
Prisen for gennemførselen af pilotprojektet anslås til godt 11 mio kr, afhængig af udformning og kravspecifikation.
Kystbeskyttelse Gribskov ønsker at sikre sig tilsagn fra relevante aktører, inden udarbejdelse af skitseprojekt.

Vurdering
Administrationen forventer at dialogmødet den 29. januar vil forbedre overblikket over skader samt ønsker fra borgere og lodsejere om bistand fra Kommunen.
På den baggrund vil administrationen ikke på nuværende tidspunkt fremkomme med konkrete forslag til prioritering og indsatser.


Lovgrundlag
-


Økonomi
-


Miljøforhold
-


Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg

  1. at tage orienteringen til efterretning
  2. at anbefale Økonomiudvalget at indstille til Byrådet, at frigive en ramme på 7 mio. kr. til genopretning af kommunens beskadigede ejendomme langs kysten efter stormen "Bodil", jfr. administrationens liste pr. 05.02.2014 over opgjorte skader med dertil hørende budgetoverslag, dertil diverse opgaver med oprydning og kystsikring. (Tilføjet i.f.b.m. ændring til beslutningspunkt).



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Teknisk Udvalgs beslutning den 05-02-2014:

  1. Tiltrådt.
  2. Tiltrådt.


Poul-Erik Engel Høyer deltog ikke.

Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
1. Taget til efterretning.
2. Teknisk Udvalgs anbefaling tiltrådt med bemærkning om, at udgiften afholdes indenfor den samlede anlægsramme. Der vil i de kommende budgetopfølgninger blive fulgt op på, hvorvidt denne beslutning vil medføre et pres på den samlede anlægsramme. I så fald er der enighed om at tilføre anlægsrammen op til 7 mio. kr. fra kassebeholdningen.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller


Beslutning
Økonomiudvalgets anbefaling tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen, Poul-Erik Engel Høyer.





33. Udbud af visiteret kørsel
88.16Ø00 - 2014/03123

Sagsfremstilling
Sagen fremlægges med henblik på, at Teknisk Udvalg træffer beslutning om enten, at

  • udbyde aktivitetskørslen på Social og Sundhedsområdet sammen med befordring på Børneområdet, og fastholde de udbudsprincipper som Byrådet den 16.12.2013 besluttede skulle gælde for det udbud
  • anbefale Økonomiudvalget at indstille til Byrådet, at det samlede kommunale udbud af befordring udbydes efter reviderede principper som anbefalet nedenfor.

Teknisk Udvalg har i henhold til styrelsesvedtægten ansvaret for den umiddelbare forvaltning af personbefordring også for Social og Sundhedsudvalgets område og Børneudvalgets område. De to fagudvalg definerer service-niveau og behov/visiteringspraksis inden for de budgetmæssige rammer, mens Teknisk Udvalg står for det udbudstekniske.

Baggrunden for sagen er at Byrådet den 27.01.2014 besluttede at kommunen selv skulle udbyde aktivitetskørslen på Social og Sundhedsområdet. Administrationens anbefaling er, at aktivitetskørslen udbydes sammen med den del af befordringen på Børneområdet som kommunen også skal udbyde; herunder elevbefordring, svømmekørsel og ungdomsskolekørsel. Dette skyldes, at der samlet set bør kunne opnås lavere priser ved at skabe mere volumen i udbuddet, og fordi aktivitetskørslen kan gøre det samlede udbud mere attraktivt for vognmændene, der vil kunne opnå en mere effektiv udnyttelse af vogne og chaufførtimer ved at koordinere elevbefordring med aktivitetskørslen.

Byrådet besluttede 16.12.2013 følgende om udbudet af befordring på Børneområdet

  • Udbudet af skolebus er et offentligt udbud med tildelingskriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud" til valg af leverandør.
  • Der kan være flere leverandører af skolebuskørsel
  • Kontraktperioden er på 4 år, med option på to gange 1 års forlængelse

Administrationen har siden arbejdet med forberedelse af udbudet, og har i den forbindelse indhentet ekstern rådgivning fra Cowi samt undersøgt erfaringer fra udbud i andre kommuner samt fra Movia. Konklusionen på den erfaringsopsamling, er at hvis der udbydes med tildelingskriteriet 'laveste pris' fremfor 'økonomisk mest fordelagtige bør der både kunne opnås lavere priser og mindre efterfølgende administration, fordi den efterspurgte ydelse er beskrevet præcist fra starten.

I lyset af Byrådets beslutningen om også at gennemføre aktivitetskørslen som eget udbud anbefaler administrationen derfor, at Teknisk Udvalg anbefaler Økonomiudvalget at indstille til Byrådet, at ændre tildelingskriteriet for det samlede udbud, således at principper i stedet er:

  • Udbuddet er et offentligt udbud med tildelingskriteriet 'laveste pris' til valg af leverandør
  • Der kan være flere leverandører af kørsel
  • Kontraktperioden er på 4 år, med option på to gange 1 års forlængelse


Om tildelingskriterier - fordele og ulemper ved de to modeller

Tildelingskriterier anvendes ved vurdering af det enkelte tilbuds forslag til opgaveløsning, herunder valg af leverandør. Der sondres i EU's udbudsregler mellem to hoved-tildelingskriterier: 'laveste pris' og 'det økonomisk mest fordelagtige tilbud' Vælger man det økonomisk mest fordelagtige tilbud, har man mulighed for at se på andet og mere end bare prisen. Det kan fx være teknisk værdi, kvalitet, driftsomkostninger, æstetik, miljøegenskaber eller kundeservice m.v. Disse kriterier kaldes underkriterier og danner grundlag for konkurrencen mellem tilbudsgiverne. I medfør af udbudsdirektivet skal underkriterier til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud som udgangspunkt vægtes relativt. Det er ordregiveren selv, der skal fastsætte hvilken vægtning, man ønsker at give underkriterierne.

Langt de fleste udbud der har været gennemført på kørsels området har været med tildelingskriteriet 'laveste pris', ved det sidste kørselsudbud valgte Gribskov at anvende tildelingskriteriet 'det økonomisk mest fordelagtige tibud, med flg. underkriterier: Pris (50%), Organisation & Service(15%), Kvalitet (10%), rselsbeskrivelser (15%) og Servicepartnerskab (10%).

Hvis Teknisk Udvalg vælger at fastholde udbudet som økonomisk mest fordelagtig anbefaler administrationen at 1) Køretøjernes alder, 2) Erfaring og 3) Beredskab ved sygdom indgår som underkriterier. Dog skal det hertil nævnes, at det er en udfordring, at der reelt kan være tale om hensigtserklæringer fra leverandørens side, som det siden hen kan være vanskeligt at følge op på.

Administrationens vurdering efter forberedelse af udbud, indhentning af erfaringer og arbejde med valg af underkriterier er imidlertid, at underkriterier har størst betydning ved udbud af opgaver, hvor det er op til tilbudsgiver at komme med forslag til, hvordan en given opgave skal løses. Dette er ikke tilfældet med befordring, hvor der stilles detaljerede og ufravigelige krav til ydelsen i fastlæggelse af service-niveau.

Baggrunden for at der i seneste udbud og anbefaling fra administration af kørselsudbud blev valgt 'økonomisk mest fordelagtige' var, at man ved at lægge ansvaret for kørselsbeskrivelser og -planlægning over til vognmanden kan spare den administrative opgave det er at beskrive kørslen detaljeret. Erfaringen viser dog, at den administrative besparelse, der opnås, ikke kan modsvare den administrative opgaver, der efterfølgende ligger i at kontrollere om kørslen er udført som beskrevet og på den mest effektive måde. Ligeledes ses der heller ikke incitament for vognmanden i at optimere kørslen.
På den baggrund anbefaler administrationen således, at der gøres en administrativ indsats evt. med ekstern bistand for forud for udbuddet med at beskrive alle behov og krav til kørslen præcist. Såfremt denne beskrivelse frembringes bør kørslen udbydes til laveste pris.

Tidsplan for kommunens udbud af kørsel

Februar SSU og BU godkender forslag til serviceniveau til høring
TU godkender principper for kontrakter og udbud
Marts SSU og BU endelig beslutning om serviceniveau, herunder kvalitetsstandarder
TU godkender de dele af udbudsmateriale, der er ikke koblet til serviceniveau
April Udbudsmateriale offentliggøres
Maj Indsendelse af tilbud
Juni Valg af leverandør
Juli Leverandør forbereder sig
August Kontraktstart



Lovgrundlag
Lovbekendtgørelse nr. 521 af 27.05.2013 (Folkeskoleloven) § 26.
Bekendtgørelse nr. 25 af 10.01.1995 (Bekendtgørelse om befordring af elever i folkeskolen).

Bekendtgørelse nr. 712 af den 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, § 1 (udbudsdirektivet).

Serviceloven § 117, LBK nr 1093 af 05/09/2013


Økonomi
Økonomien vedr. den omhandlede kørsel fordeles således i den nuværende kontrakt

Kørsel for Børneområdet
Kroner
Alm. skolekørsel
7.806.000
Kørsel, kommunale specialtilbud
717.000
Kørsel, specialunderv. særlige tilbud
619.000
Svømmekørsel
340.000
Ungdomsskolekørsel
586.000
HUC-kørsel light
1.190.000
Kørsel til Specialbørnehaven og Paraplyen
355.000
Kørsel, midl. syge til ung.udd.
130.000
Kørsel i andre kommuner
336.000
Kørsel for Social og Sundhedsområdet
Aktivitetskørsel
900.000
Total
15.005.000



Bilag
-


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg at træffe beslutning om én af de to nedenstående forslag

  1. træffe beslutning om at anbefale ØU at indstille til Byrådet at udbyde den samlede kørsel med det reviderede tildelingskriterie 'laveste pris' jf sagsfremstillingen
  2. træffe beslutning om at udbyde den samlede kørsel med fastholdelse af tildelingskriteriet 'økonomisk mest fordelagtige'



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Teknisk Udvalgs beslutning den 05-02-2014:
Forslag 1 tiltrådt.
Forslag 2 bortfalder.

Poul-Erik Engel Høyer deltog ikke.

Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
Teknisk Udvalgs anbefaling tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller.


Beslutning
Teknisk Udvalgs anbefaling tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen, Poul-Erik Engel Høyer.





34. Mødekalender 2014
00.01G00 - 2013/28237

Sagsfremstilling
Byrådet vedtog på mødet den 27. januar 2014 den politiske mødekalender for 2014.

Der er siden da fremsat ønske om en ændring, der betyder at Byrådsmødet den 25. juni 2014 ønskes flyttet til mandag den 23. juni 2014 med starttidspunkt kl. 15.00.

Der er vedhæftet udkast til ny politisk mødekalender for 2014 med den ønskede ændring, som forelægges til Byrådets godkendelse.


Lovgrundlag
Lov om Kommunernes Styrelse § 8, stk. 1 og § 20, stk. 1.


Økonomi
-


Bilag
BILAG BY 24.02.2014: Politisk mødekalender 2014 (2013/28237 014)


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller,

  1. at Byrådet godkender mødekalenderen for 2014.



Beslutning
Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen, Poul-Erik Engel Høyer.





48. Trafiksanering af kryds - Nakkehoved Strandvej/Bonderupvej/Industrivej/Hillerødvej
05.01G00 - 2013/30933

Sagsfremstilling
Sagen fremlægges for Teknisk Udvalg med henblik på, dels at udvalget tager stilling til administrationens forslag om:

  • Valg af skitseprojektet, der skal arbejdes videre med. Signalreguleret kryds eller rundkørsel.
  • Bemyndigelse af administrationen til at gennemføre detailprojektering, udbud og anlæg.


Dels at anbefale ØU at indstille til BY at

  • Frigive 3.985 tkr. fra det på anlægsbudgettet afsatte rådighedsbeløb til trafikforhold på 21,7 mio. kr.
  • Frigive 40.000 kr til udvidelse af projektet med en analyse af strækningen frem til Parkvej, for at tage højde for det samlede uheldsbillede.


Baggrund
Den østlige indfaldsvej til Gilleleje fra Harevænget til Gilleleje Station, der indeholder krydset Nakkehoved Strandvej/Hillerødvej i Gilleleje er i såvel den forrige som i den aktuelle trafiksikkerhedsplan 'Trafiksikkerhed i Gribskov Kommune - et fælles ansvar 2013-2020' udpeget som den mest uheldsbelastede strækning i kommunen.
Der er på hele strækningen registreret i alt 17 i uheld, heraf 4 i krydset i perioden mellem 2007 og 2012. De fleste uheld skyldes, at den skyldige part ikke har overholdt vigepligten.
Trafikmålingerne fra 2013 viser desuden, at der på både Bonderupvej og Nakkehoved Strandvej bliver kørt for stærkt. Der køres hhv. 16 og 28% hurtigere end de tilladte 60 km/t.

I budget 2014-2017 er der afsat budgetramme til Trafikforhold på i alt 21,7 mio.kr. Budgetrammen skal tilgodese 5 navngivne trafikprojekter.
Der er afsat 3.985 t.kr. til trafiksanering af krydset Hillerødvej/Helsingørvej/Stæremosen i Gilleleje.

I 2013 blev en del af Gilleleje Hovedgade nordvest for Parkvej saneret, evalueringen af effekten er i gang. Tilbage står de øvrige ulykker på strækningen fra krydset og frem til Parkvej.

Strækningen frem til Parkvej
Analyser af ulykker i Gribskov viser som nævnt, at der i perioden 2007 til 2012 er sket 17 ulykker på strækninger fra Harevænget til Gilleleje Station. Derfor er området sat på prioriteringslisten over steder, hvor kommunen bør sætte ind for at nå målsætningen om at nedbringe antallet af ulykker med 50% inden 2020.

Ved sanering af krydset er kun en del af strækningens ulykkesbillede løst. For at sikre at løsninger for hele området er koordineret og sammentænkt, anbefales det, at projektet udvides med en analyse af mulige løsninger for strækningen på Bonderupvej mellem krydset og Parkvej. Midler til gennemførelse af ændringer på strækningen er ikke indeholdt i de nuværende anlægsmidler.
En sådan analyse vil koste 40.000 kr.

Skitser for ombygning af uheldsbelastet kryds
Teknisk Udvalg blev på mødet d. 13. nov. 2013 orienteret om at projektet blev udbudt som en total rådgiveropgave. Rådgiver Grontmij, der vandt opgaven har udarbejdet skitser af ombygninger af krydset til hhv. rundkørsel og signalreguleret kryds.

Anlægsarbejdet forventes at forløbe fra august til november 2014.

Rådgiver har på baggrund af analyser af de registrerede ulykker samt aktuelle trafiktællinger udarbejdet to løsninger for ombygning af krydset hhv. lystreguleret kryds og rundkørsel.
I arbejdet med løsningerne er der taget højde for:

  • Den fremtidige generelle vækst i trafikmængden
  • Ændringer i fordelingen af trafikmængden som følge af:

Anlæg af Kulturhavnen,
Anlæg af omfartsvej syd om Gilleleje
Ny forbindelse mellem Græsted og Gilleleje
Anlæg af ny skole i Gilleleje
Etablering af ferieresort ved Passebækgaard (indgår i lokalplan for området fra 2008)
Forbedring af forholdene for cyklister og fodgængere i krydset.

Signalreguleret kryds
En signalregulering vil forbedre trafiksikkerheden for trafikanter fra sidevejene; Industrivej og Nakkehoved Strandvej, fordi det bliver nemmere at overskue, hvad der kommer på Hillerødvej/Bonderupvej, når trafikken her bliver bremset op.
Etableringen af et signalreguleret kryds vil betyde en besparelse af 2 uheld pr. 5 år.

Anlægsudgifterne til et signalreguleret kryds er estimeret til 3.817.000 kr.

Rundkørsel
En rundkørsel har de samme egenskaber ift. uheldsbesparelse, som det signalregulerede kryds og afvikler desuden trafikken mere smidigt.
Selvom en rundkørsel optager mere plads vil den kunne anlægges indenfor det eksisterende offentlige areal.
Rundkørslers uheldsreducerende effekt er mest markant over for netop de bilistulykker der er registreret i krydset de seneste år. Man regner med at antallet af personskader kan reduceres med 80-90 %. Statistikken viser dog også, at der i rundkørsler kan ske alvorlig ulykker mellem cykler/knallerter og udsvingende lastbiler.
Ingen af de registrerede ulykker i krydset er med cykler eller knallerter. Der er heller ikke i kommunens Stiplan planlagt at kanaliserere cyklende denne vej vha. af cykelsti eller kantbane langs Hillerødvej eller Nakkehoved Strandvej. Cykelstiforbindelsen fra øst mod Gilleleje centrum går via Øster Alle.

Anlægsudgifterne til en rundkørsel er estimeret til 3.559.500 kr.

For begge løsningsforslag gælder at:

  • trafikafviklingen vil uden kødannelse kunne afvikles frem til år 2028
  • der anlægges separat cykelsti langs Bonderupvejs vestlige side
  • der anlægges fodgængerfelter på tværs af både Bonderupvej og Industrivej.
  • strækningen Nakkehoved Strandvej, Hillerødvej og Bonderupvej, ved en ombygning vil formentlig ændre status til ikke længere at være trafikfarlig for de ældste klassetrin (7. til 9. klasse).


Administrationens anbefaling
På baggrund af evnen til at forhindre bilistulykker, sikre fremtidig smidig trafikafvikling samt fordelagtig anlægspris anbefales det, at der anlægges en rundkørsel.

Udbud og detailprojekt
Udvalget anbefales at bemyndige administrationen i samarbejde med rådgiveren til at arbejde videre med projektet og gennemføre:
Detailprojekt i marts
Udbud i maj/juni
Aftale med entreprenør i juli
Anlæg fra august til november

Administrationen indstiller at der nu frigives 3.985 t.kr. til trafiksanering af krydset Hillerødvej/Helsingørvej/Stæremosen og derudover 40.000 kr. til en udvidelse af projektet med en analyse af løsninger på ulykkerne på hele strækningen på Hillerødvej fra krydset til Parkvej.
Udvalget vil undervejs blive underrettet om projektets status.


Lovgrundlag
Vejloven LBK nr 1048 af 03/11/2011


Økonomi
I budget 2014-2017 er der afsat budgetramme til Trafikforhold på i alt 21,7 mio. kr. Budgetrammen skal tilgodese 5 navngivne trafikprojekter, som er:

  • Trafikforhold ny skole,
  • Trafiksikring - Cykelsti Smidstrup/Blistrup,
  • Trafiksikring - Hillerødvej/Helsingørvej/Stæremosen,
  • Projektering af ny vej - Græsted/Gilleleje og
  • Svingbane + P-plads - Esrum Kloster.


Der er afsat 4,03 mio. kr. af budgetrammen til dette projekt, som fordeler sig således.

Rundkørsel
Rådgivning
426.000 kr
Anlæg
3.559.500 kr
Analyse af strækning frem til Parkvej
40.000 kr
Sum
4.025.500 kr



Høring
Erhvervslivet omkring Stæremose samt Gilleleje Havn er blevet hørt om hvor store køretøjer der er behov for kan komme gennem krydset. Projektet for Kulturhavnen er orienteret om den forestående ombygning og alle parter vil løbende modtage information om tidsplanen for anlægget.


Bilag
Bilag i denne sag er tilgængelige for politikerne i POLAR systemet.
Følgende er bilag til dette punkt:

Sagsnr. 2013/30933 dok. nr. 009 Trafikanalyse og skitseløsninger - Krydset Nakkehoved Strandvej/Bonderupvej/Industrivej/Hillerødvej


Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg at:

  1. godkende at krydset ombygges til rundkørsel
  2. anbefale ØU at indstille til BY, at frigive det afsatte rådighedsbeløb på 4.025.500 kr. til Trafiksikring - Hillerødvej/Helsingørvej/Stæremosen af den samlede budgetramme for anlægsprojekter vedr. trafikforhold på 21,7 mio. kr.
  3. bemyndiger administrationen til at foretage udbud af det detailprojekterede projekt



Udvalgenes anbefalinger/indstillinger
Teknisk Udvalgs beslutning den 05-02-2014:

  1. Tiltrådt med stemmerne 5-1.
    For: A (2) - V (2) - Ø (1)
    Imod: O (1)
  2. Tiltrådt.
  3. Tiltrådt.

Poul-Erik Engel Høyer deltog ikke.

Økonomiudvalgets beslutning den 17-02-2014:
1. For: A, G, V (5). Imod: O (1). Teknisk Udvalgs anbefaling tiltrådt.
2.-3. Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Poul-Erik Engel Høyer, Flemming Møller.


Beslutning
1.-3. Tiltrådt.

Fraværende: Jannich Petersen, Jørgen Simonsen, Nick Madsen, Poul-Erik Engel Høyer.






Sager behandlet på lukket møde:
35. Indkaldelse af stedfortræder til Byrådet for Anders Gerner Frost
pkt. 1. Tiltrådt at betingelserne for at indkalde Thomas Elletoft som stedfortræder er opfyldt.
pkt. 2. Thomas Elletoft indgår som stedfortræder for Anders Gerner Frost i Arbejdsmarkedsudvalget; Erhvervs- og Turismeudvalget og Social- og Sundhedsudvalget.
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Anders Gerner Frost; Trine Egetved.

36. Udbud 2014: Økonomiske betragtninger
Byrådet tog orienteringen til efterretning.
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

37. Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 1
Byrådet besluttede tildeling af kontrakt vedr. plejeudbuddets delaftale 1. Afgørelsen på udbuddet offentliggøres 4. marts.
For: 17 (A; C; G; O; V). Imod: 1 (Ø)
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

38. Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 2
Byrådet besluttede tildeling af kontrakt vedr. plejeudbuddets delaftale 2. Afgørelsen på udbuddet offentliggøres 4. marts.
For: 17 (A; C; G; O; V). Imod: 1 (Ø)
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

39. Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 3
Byrådet besluttede tildeling af kontrakt vedr. plejeudbuddets delaftale 3. Afgørelsen på udbuddet offentliggøres 4. marts.
For: 17 (A; C; G; O; V). Imod: 1 (Ø)
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

40. Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 4
Byrådet besluttede tildeling af kontrakt vedr. plejeudbuddets delaftale 4. Afgørelsen på udbuddet offentliggøres 4. marts.
For: 17 (A; C; G; O; V). Imod: 1 (Ø)
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

41. Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 5
Byrådet besluttede tildeling af kontrakt vedr. plejeudbuddets delaftale 5. Afgørelsen på udbuddet offentliggøres 4. marts.
For: 17 (A; C; G; O; V). Imod: 1 (Ø)
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

42. Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 6
Byrådet besluttede tildeling af kontrakt vedr. plejeudbuddets delaftale 6. Afgørelsen på udbuddet offentliggøres 4. marts.
For: 17 (A; C; G; O; V). Imod: 1 (Ø)
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

43. Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 7
Byrådet besluttede tildeling af kontrakt vedr. plejeudbuddets delaftale 7. Afgørelsen på udbuddet offentliggøres 4. marts.
For: 17 (A; C; G; O; V). Imod: 1 (Ø)
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

44. Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 8
Byrådet besluttede tildeling af kontrakt vedr. plejeudbuddets delaftale 8. Afgørelsen på udbuddet offentliggøres 4. marts.
For: 17 (A; C; G; O; V). Imod: 1 (Ø)
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

45. Resultat af evaluering af plejeudbuddets delaftale 9
Byrådet besluttede tildeling af kontrakt vedr. plejeudbuddets delaftale 9. Afgørelsen på udbuddet offentliggøres 4. marts.
For: 17 (A; C; G; O; V). Imod: 1 (Ø)
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen; Trine Egetved.

46. Kulturhavn Gilleleje etape 2. Beskrivelse af rammer og økonomi.
Byrådet tiltrådte forberedelse af kontraktsforhold.
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen.

47. Belysning i Gribskov Kommune i dag og i fremtiden
Byrådet tiltrådte forberedelse af kontraktsforhold.
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen.

49. Forberedelse af salg af ejendom
Byrådet tiltrådte forberedelse af salg af fast ejendom.
Fraværende: Jannich Petersen; Jørgen Simonsen; Nick Madsen.


Mødet startet:
05:00 PM

Mødet hævet:
09:40 PM