Byrådet

Publiceret 09-12-2013

Mandag den 09-12-2013 kl. 16:00

Indholdsfortegnelse:

Åbne
241 Styrelsesvedtægt fra 1.1.2014 - 2. behandling
242 Vederlag til Byråd (fra 1.1.2014)
243 Klage over valghandling fra en vælger TILLÆGSDAGSORDEN

Medlemmer:

Jannich Petersen

Jan Ferdinandsen

Bo Jul Nielsen

Kim Valentin

Lone Birgit Halskov Møller

Birgit Roswall

Pia Foght

Flemming Valdemar Trojel

Erik Kjølbæk Kjærsgaard

Michael Bruun

Ulla Dræbye

Poul-Erik Engel Høyer

Susan Kjeldgaard

Jørgen Emil Simonsen

Børge Sørensen

Klaus Nielsen

Janne Danielsen

Peter Jarl Sahlberg

Morten Jørgensen

Flemming Møller

Cannot Kroner

Anders Gerner Frost

Lasse Røssell

Godkendelse af dagsorden:
Der er 06.12. udsendt tillægsdagsorden pkt. 243 Klage over valghandling fra vælger.
Dagsorden godkendt med denne tilføjelse.

Fraværende:
Janne Danielsen
Peter Jarl Sahlberg

Meddelelser:

Åbne

241. Styrelsesvedtægt fra 1.1.2014 - 2. behandling
00.22A00 - 2012/13759

Sagsfremstilling
Ved 1. behandling af styrelsesvedtægt den 4. november 2013 (pkt. 212) besluttede Byrådet, at styrelsesvedtægten overgik til 2. behandling.

Til 2. behandlingen kan der stilles ændringsforlag.

Sagfremstilling ved 1. behandlingen:
"Udkast til Styrelsesvedtægt for Gribskov Kommunes Byråd forelægges for Byrådet til 1. behandling. Ved denne behandling skal Byrådet alene beslutte, at sagen skal overgå til 2. behandling.

På møde den 29.4.2013 (pkt. 67) blev Byrådet orienteret om muligheder for ændringer i styrelsesvedtægten som følge af lovændringer, og besluttede en plan for behandling og vedtagelse af ændringer til styrelsesvedtægten. Efter planen forelægges nu forslag til Gribskov Kommunes udvalgsstruktur - økonomiudvalg, stående udvalg og antal medlemmer i hvert udvalg samt vederlag for udvalgsformænd.

Det er kommunens udvalgsstruktur, der er i fokus, men der forelægges en samlet vedtægt til 1. behandling.

Efter planen finder 2. behandling sted på et ekstraordinært byrådsmøde mellem valget og konstitueringen.

Nedenfor er der givet en kort opsummering af vedtægtens kapitler. I udkastet til styrelsesvedtægten er indsat kasser med blå tekst, der indeholder kort angivelse af foretagede ændringer.

Vedtægtens kap. I om Byrådet og kap. II om Borgmesteren
Der er ikke foretaget ændringer udover en opdatering i henvisning til den seneste lovbekendtgørelse for lov om kommunernes styrelse.

Vedtægtens kap. III om Nedsættelse af udvalg og almindelige regler om disses virksomhed
§ 6 om udvalg er ændret, således styrelsesvedtægten nu indeholder følgende udvalg:

Økonomiudvalg
Arbejdsmarkedsudvalg
Børneudvalg
Erhvervs- og Turismeudvalg
Kultur- og Idrætsudvalg
Plan- og Miljøudvalg
Social- og Sundhedsudvalg
Teknisk Udvalg

De stående udvalg svarer til udvalgene i nugældende styrelsesvedtægt. Dog er det nuværende § 17, stk. 4-udvalg: Erhvervs- og Turismeudvalget ændret til et stående udvalg.

Vedtægtens kap. IV om Økonomiudvalget
Der er foretaget visse ændringer:

§ 10, stk. 5, om at udvalget varetager tilrettelæggelsen af kommunens ansvar for at oplyse borgerne om mål, kvalitet og serviceinformationer for kommunens serviceydelser og myndighedsopgaver udgår som følge af, at reglerne om servicestrategi og kvalitetskontrakter er ophævet. I stedet er indsat bestemmelse (4. dot i stk. 5) om udvalgets ansvar for kommunens aktive information til borgerne på kommunens hjemmeside m.v. (jf. regel i den nye offentlighedslov).

Den 3. dot i udkastet om vedligeholdelse og drift af kommunens bygninger og anlæg svarer til gældende styrelsesvedtægts § 11, stk. 3, dog med den ændring, at det er al vedligeholdelse og drift af kommunens bygninger og anlæg, der hører under Økonomiudvalget.

Den 5. dot "tilsyn med almene boliger" er flyttet fra Social- og Sundhedsudvalget i forenklingsøjemed.

Vedtægtens kap. V om stående udvalg:
Der er ikke ændret ved de bestående udvalgs medlemstal (5 medlemmer i henholdsvis Arbejdsmarkedsudvalget og Teknisk Udvalg og 7 medlemmer i henholdsvis Børneudvalget, Kultur- og Idrætsudvalget, Plan- og Miljøudvalget og Social- og Sundhedsudvalget). Når der i denne funktionsperiode rent faktisk har været 7 medlemmer i udvalg, der efter styrelsesvedtægten skulle have 5 medlemmer, skyldes dette beregningstekniske regler i kommunestyrelsesloven ved fordelingen af udvalgspladser.

Som følge af det anførte ovenfor vedr. kap III er der alene foretaget ændring med indsættelse af Erhvervs- og Turismeudvalg (udkastets § 15). Medlemsantallet er sat til 5, og med følgende opgaveportefølje:

erhverv og relationer til erhvervene generelt
udvikling af turisme herunder relationer til VisitNordsjælland

Som en konsekvens heraf er de 2 nævnte opgaver udgået af hhv. Arbejdsmarkedsudvalgets og Kultur- og Idrætsudvalgets opgaveportefølje.

For så vidt angår øvrige ændringer/justeringer henvises til kasserne i udkastet.

Vedtægtens kap. VI om Vederlag m.v.
Vederlag til udvalgsformænd er uændret. Vederlag til formanden for Erhvervs- og Turismeudvalget er sat til 18% i lighed med Arbejdsmarkedsudvalget, Kultur- og Idrætsudvalget og Teknisk Udvalg.

Vederlag til formanden for Børn- og Ungeudvalget er også uændret med 5% (udkastets § 20, stk. 8).

I udkastets § 21 er formandsvederlag til et medlem, der fungerer som formand, i formandens fravær, ændret, idet en fungerende formand kun kan oppebære formandsvederlag, hvis medlemmet formelt er konstitueret (i møde) som formand og fungerer som formand i mindst 2 uger.

Orientering om forbrug af vederlag m.v.
Som anført under økonomi udgør den samlede ramme for vederlag 305% af vederlaget til borgmesteren.

Formandsvederlaget efter udkastet til styrelsesvedtægten lægger beslag på 143% af rammen. Hvis Byrådet (på en særskilt sag, der behandles på samme møde som 2. behandling af styrelsesvedtægten) beslutter at vederlaget til udvalgsmedlemmer udgør det samme som det nugældende vederlag, vil udvalgsvederlaget lægge beslag på godt 96%. Tilsammen lægger de beslag på i alt 239% af rammen på 305%.

Hvis Byrådet måtte ønske at nedsætte og vederlægge et § 17, stk. 4-udvalg, f.eks. bestående af en formand med vederlag på 5% og 4 medlemmer, vil dette udgøre 14% af rammen. Hvis der i stedet skulle være 6 medlemmer, vil det udgøre knap 18,5% af rammen.

Ved 2. behandlingen af styrelsesvedtægten vil der være mulighed for at forelægge sag til Byrådets beslutning om overordnet ramme for nedsættelse af § 17, stk. 4-udvalg (antal medlemmer og evt. vederlæggelse af formand og udvalgsmedlemmer).

Vederlag i øvrigt,
Om de nærmere regler for vederlag henvises til pkt. 68 på Byrådets møde den 29.4.2013.

Udkastet til vedtægt indeholder ikke alle de vederlagstyper, som Byrådet kan beslutte at fastsætte i vedtægten. Det drejer sig om vederlag til

næstformand for Økonomiudvalget
næstformænd for stående udvalg

Måtte Byrådet ønske at anvende disse vederlag, skal de fastsættes i styrelsesvedtægten.

Øvrige vederlag, som skal besluttes forud og mindst for ét regnskabsår
Udover de vederlag, som skal indgå i styrelsesvedtægten, skal Byrådet beslutte

udvalgsvederlag for medlemsskab af Økonomiudvalget, stående udvalg, Børn- og Ungeudvalget
afsætte vederlag til evt. § 17, stk. 4-udvalg: for- og næstformandsvederlag og udvalgsvederlag
vederlag til 1. og evt. 2. viceborgmesteren (disse vederlag skal ikke indeholdes i rammen, men må tilsammen højst udgøre 10% af vederlaget til borgmesteren.

Sag herom forelægges til Byrådets beslutning samtidig med 2. behandlingen af styrelsesvedtægten, jf. Byrådets beslutning på mødet den 29.4.2013 (pkt. 68)

Den videre proces
Byrådet skal ved denne behandling alene træffe beslutning om overgang til 2. behandling, som vil ske på et ekstraordinært møde mellem valget og konstitueringen.

Der kan ved 2. behandlingen stilles ændringsforslag til styrelsesvedtægten (dog ikke til Byrådets medlemstal).

Administrationen foreslår, at Byrådsmedlemmerne efter førstebehandlingen kan fremsætte ændringsforslag til borgmesteren. Forslagene vil løbende blive sendt til Byrådet på mail og indsat som bilag på dagsordenpunktet ved vedtægtens 2. behandling. Af hensyn til evt. administrativ bearbejdning foreslår administrationen endvidere, at forslag indsendes senest den 27. november 2013." Til 2. behandling af styrelsesvedtægten 2014
Der er forud for 2. behandlingen modtaget samlet forslag fra Venstre, Dansk Folkeparti, Socialdemokratiet og nytgribskov.

I forhold til førstebehandling angår ændringsforslagene:

antallet af medlemmer i nogle af de stående udvalg
ændringer i vederlag til formænd for de stående udvalg og Børn- og Ungeudvalget
forslag om fastsættelse af vederlag til næstformænd for de stående udvalg
forslag om at byggeprojektet vedr. Kulturhavnen flyttes til Økonomiudvalget (fra Plan- og Miljøudvalgets opgaveportefølje)

Der er udarbejdet nyt udkast (bilag til 2. behandling) til styrelsesvedtægt fra 2014, hvor de ovennævnte forslag er indarbejdet. Derudover er der foretage nogle få præciseringer i forhold til konkrete opgaver under udvalgene. Ændringer er nærmere angivet i kasserne (blå skrift) under bestemmelserne i udkastet til styrelsesvedtægten.

Yderligere til 2. behandlingen - tilføjet 5.12.13
I forhold til udkastet til styrelsesvedtægten (bilag til 2. behandlingen) er der yderligere ændringer, idet Børneudvalgets (§ 14) og Teknisk Udvalgs (§ 19) medlemstal ønskes forhøjet fra 5 til 7 medlemmer. Denne forøgelse har en afledt virkning på vederlaget til næstformænd, som fastsættes i styrelsesvedtægten (§ 20, stk. 1-7). Vederlaget til næstformænd er beregnet som et residual d.v.s vederlagsrammen med fradrag af vederlag til udvalgsformænd og udvalgsvederlag divideret med antal næstformandsposter (se nærmere i vederlagssagen på Byrådets dagsorden til dette møde.)

Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 971 af 25.7.2013, § 2, stk. 2.
§ 16, stk. 7, jf. vederlagsbekendtgørelsen (bek.nr. 1461 af 19.12.2005 med senere ændringer).
Byrådets forretningsorden § 6 stk. 2.

Økonomi
På møde den 29.4.2013 pkt. 68 besluttede Byrådet, at det kan anvende alle de i dette dagsordenpunkt anførte vederlagstyper, og at det kan anvende den samlede vederlagsramme på 305% af borgmestervederlaget (2.250.613,42 kr./årligt pr. 1. april 2012).

I udkastet til styrelsesvedtægt ved 2. behandlingen udgør vederlag til formænd af de stående udvalg 136%, vederlag til formanden Børn- og Ungeudvalget 7% og vederlag til næstformænd for stående udvalg 26,25% af vederlaget til borgmesteren.

Yderligere til afsnittet lige ovenfor (tilføjet 5.12.13): Som følge af en forøgelse af antallet af medlemmer i 2 stående udvalg, er der sket en reduktion i størrelsen af vederlag til næstformænd. Vederlag til næstformænd for stående udvalg udgør nu 3,14% x 7 = 21,98%

Bilag
Bilag ved 1. behandlingen:
Bilag til BY 4.11.13: Udkast til styrelsesvedtægt (2014)
(2012/13759 - dok. nr. 020)

Bilag ved 2. behandlingen:
Bilag til BY 9.12.13: 2. udkast til styrelsesvedtægt (2014). Ændringsforslag indarbejdet.
(2012/13759 - dok. nr. 026)
Yderligere til 2. behandlingen - tilføjet 5.12.13:
Bilag til BY 9.12.12: 3. udkast til styrelsesvedtægt 2014. Nyt ændringsforslag indarbejdet.
(2012/13759 - dok nr. 028)

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Byrådet

at beslutte Gribskov Kommunes styrelsesvedtægt fra 1. januar 2014

Beslutning
Tiltrådt

Fraværende: Janne Danielsen, Peter Jarl Sahlberg, Morten Jørgensen.

242. Vederlag til Byråd (fra 1.1.2014)
81.14P00 - 2013/04666

Sagsfremstilling
1. Indledning
Sagen forelægges for Byrådet med henblik på beslutning af konkrete vederlag med virkning fra 1.1.2014.

I en anden sag på denne dagsorden forelægges Gribskov Kommunes styrelsesvedtægt til 2. behandling og dermed beslutning. I styrelsesvedtægten indgår bl.a. beslutning om størrelsen af vederlag til formænd og næstformænd for de stående udvalg og formandsvederlag til formanden for Børn- og Ungeudvalget.

Sidste sætning i afsnit 2 samt afsnit 4.1. er tilføjet 05.12.13 på baggrund af forslag om ændringer i 2 stående udvalg.

2. Vederlag som besluttes i styrelsesvedtægten
Som nyt bilag til 2. behandling af styrelsesvedtægten er udarbejdet udkast til styrelsesvedtægt indeholdende fremsatte ændringsforlag. Efter dette udkast udgør formandsvederlaget 136% og næstformandsvederlag 26,25% (stående udvalg) af vederlaget til borgmesteren, og til formanden for Børn- og Ungeudvalget udgør vederlaget 7% af vederlaget til borgmesteren. Tilføjelse 5.12.13: næstformandsvederlaget til stående udvalg udgør 3,14% x 7 næstformænd = 21,98%

3. Vederlag, som besluttes på denne dagsorden
I denne sag skal Byrådet beslutte følgende vederlag:

Udvalgsvederlag til medlemmerne af Økonomiudvalget og af de i styrelsesvedtægten nedsatte stående udvalg
Udvalgsvederlag til et medlem af Børn- og Ungeudvalget
Vederlag til § 17, stk. 4 udvalg (formands- og evt. næstformandsvederlag og udvalgsvederlag)
Byrådets 1. viceborgmester og evt. 2. viceborgmester.

Den 29.4.2013 (pkt. 68) besluttede Byrådet at kunne anvende den fulde vederlagsramme, som udgør 305% af vederlaget til borgmesteren (2.250.613, 42 kr/pr. år pr. 1.4.2012), jf. vederlagsbekendtgørelsens § 7. Endvidere blev Byrådet orienteret om muligheder og regler for vederlag for varetagelse af politiske hverv.

4. Forslag til udvalgsvederlag og vederlag til § 17, stk. 4 udvalg
Efter reglerne i vederlagsbekendtgørelsens § 7, stk. 8 og stk. 9, skal Byrådet fastsætte et samlet vederlag til hvert af de stående udvalg. Udvalgets vederlag skal derefter fordeles ligeligt mellem udvalgets medlemmer. Der har været praksis for, at vederlag til medlemmer af de stående udvalg og medlemmet af Børn- og Ungeudvalget fastsættes således, at alle udvalgsmedlemmer har fået samme vederlag (aktuelt 16.533 kr./årligt).

I skemaet nedenfor er indsat forslag til konkrete vederlag, som de er angivet i konstitueringsaftalen mellem Venstre, Dansk Folkeparti, Socialdemokratiet og nytgribskov. Af hensyn til overblikket er der i skemaet indsat vederlag til for- og næstformænd i stående udvalg samt til formanden for Børn- og Ungeudvalget, som de fremgår af udkastet til styrelsesvedtægten til 2. behandlingen.

Som følge af yderligere ændringer i antal udvalgsmedlemmer er nyt skema indsat se 4.1.

1. Vederlag fastsat i styrelsesvedtægten	Beløb i alt afrundet i hele kr.
Formandsvederlag til 7 nedsatte stående udvalg i alt 136% af vederlaget til borgmesteren	1.003.552 kr.
Formandsvederlag til Børn- og Ungeudvalget 7% af vederlaget til borgmesteren	51.653 kr.
Næstformandsvederlag til 7 stående udvalg (27.671,48 kr. pr. udvalg svarende til 3,75% af vederlaget til borgmesteren). I alt 26,25%	193.700 kr.
2. Udvalgsvederlag
Udvalgsvederlag til stående udvalg fastholdes på nuværende niveau på 16.533 kr. pr. år til alle udvalgsmedlemmer. Medlemmet af Børn- og Ungeudvalget modtager ½ udvalgsvederlag Antal udvalgsposter (medlemmer i udvalget med fradrag af for- og næstformand): Økonomiudvalget = 7 Arbejdsmarkedsudvalget = 5 Børneudvalget = 3 Erhvervs- og Turismeudvalget = 7 Kultur- og Idrætsudvalget = 7 Plan- og Miljøudvalget = 5 Social- og Sundhedsudvalget = 3 Teknisk Udvalg = 3 Børn- og Ungeudvalget = 1 (½ vederlag) 40½ x 16.533 kr.	669.587 kr.
3. Vækstudvalg - § 17, stk. 4 udvalg - 5 medlemmer Formandsvederlag 12% af vederlaget til borgmesteren = 88.548,82 kr. Næstformandsvederlag 3,75% af vederlaget til borgmesteren = 27.671,48 kr. Udvalgsvederlag til 3 medlemmer (3 x 16.533 kr.) = 49.599 kr.	165.819 kr.
4. Temaudvalg - § 17, stk. 4 udvalg (3 ad hoc udvalg af ca. 1½ års varighed med 5-7 medlemmer). I beregningen afsat til 7 medlemmer Formandsvederlag 5% af vederlaget til borgmesteren = 36.895,30 kr. Udvalgsvederlag til 6 medlemmer (6 x 16.533 kr.) = 99.198 kr.	136.093 kr.
Udmøntet vederlag i alt (301%)	2.220.404 kr.

4.1. Yderligere til 2. behandling (tilføjet den 05.12.13)
Der er efter udsendelse af dagsorden foreslået ændringer i 2 stående udvalg jf. 3. udkast til styrelsesvedtægten på anden sag til dette møde. Som følge heraf foretaget ændringer i fordelingen af vederlaget (yderligere udvalgsvederlag, som modsvares af mindre vederlag til næstformænd)

1. Vederlag fastsat i styrelsesvedtægten	Beløb i alt afrundet i hele kr.
Formandsvederlag til 7 nedsatte stående udvalg i alt 136% af vederlaget til borgmesteren	1.003.552 kr.
Formandsvederlag til Børn- og Ungeudvalget 7% af vederlaget til borgmesteren	51.653 kr.
Næstformandsvederlag til 7 stående udvalg (23.170,25 kr. pr. udvalg svarende til 3,14% af vederlaget til borgmesteren). I alt 21,98%	162.192 kr.
2. Udvalgsvederlag
Udvalgsvederlag til stående udvalg fastholdes på nuværende niveau på 16.533 kr. pr. år til alle udvalgsmedlemmer. Medlemmet af Børn- og Ungeudvalget modtager ½ udvalgsvederlag Antal udvalgsposter (medlemmer i udvalget med fradrag af for- og næstformand): Økonomiudvalget = 7 Arbejdsmarkedsudvalget = 5 Børneudvalget = 3 - ændret til 5 Erhvervs- og Turismeudvalget = 7 Kultur- og Idrætsudvalget = 7 Plan- og Miljøudvalget = 5 Social- og Sundhedsudvalget = 3 Teknisk Udvalg = 3 - ændret til 5 Børn- og Ungeudvalget = 1 (½ vederlag) 44½ x 16.533 kr.	735.719 kr.
3. Vækstudvalg - § 17, stk. 4 udvalg - 5 medlemmer Formandsvederlag 12% af vederlaget til borgmesteren = 88.548,82 kr. Næstformandsvederlag 3,14% af vederlaget til borgmesteren = 23.170,25 kr. Udvalgsvederlag til 3 medlemmer (3 x 16.533 kr.) = 49.599 kr.	161.318 kr.
4. Temaudvalg - § 17, stk. 4 udvalg (3 ad hoc udvalg af ca. 1½ års varighed med 5-7 medlemmer). I beregningen afsat til 7 medlemmer Formandsvederlag 5% af vederlaget til borgmesteren = 36.895,30 kr. Udvalgsvederlag til 6 medlemmer (6 x 16.533 kr.) = 99.198 kr.	136.093 kr.
Maksimumsrammen 2.250.613,42	2.250.527 kr. .

5. 1. og 2. viceborgmester for Byrådet (næstformænd)
Ved 1. behandling af forslag til styrelsesvedtægten (1.1.2014) er styrelsesvedtægtens § 1, stk. 2, om at Byrådet vælger en 1. og 2. viceborgmester uændret i forhold til den nuværende.
Efter vederlagsbekendtgørelsens § 12, stk. 1, må det samlede vederlag ikke overstige 10% af vederlaget til borgmesteren (73.790,60 kr. årligt pr. 1. april 2012). Byrådet kan således beslutte en procentfordeling af vederlaget mellem 1. og 2. viceborgmester eller beslutte, at det alene er 1. viceborgmesteren, der modtager vederlag. I nuværende funktionsperiode har 1. viceborgmesteren modtaget 10% af vederlaget til borgmesteren.

Byrådet skal inden for den anførte ramme (10%) beslutte størrelsen af vederlaget i procent til 1. viceborgmesteren eller procentfordelingen mellem 1. og 2. viceborgmesteren.

6. Om Byrådets beslutning om vederlag
Byrådets beslutning om udvalgsvederlag, vederlag til 1. og 2. viceborgmester, samt vederlag til § 17, stk. 4 udvalg træffes forud for et kalenderår og med virkning for mindst et regnskabsår ad gangen. I praksis fortsætter vederlag til udvalgsmedlemmer og til viceborgmester, indtil der måtte være behov for at træffe anden beslutning.

Der gælder dog særlige regler i forbindelse med Byrådets beslutning forud for det kalenderår, hvor et nyvalgt byråd tiltræder. Det nye Byråd vil i første kvartal 2014 kunne træffe en ny beslutning, som vil have virkning fra den 1. i måneden efter beslutningens vedtagelse (vederlagsbekendtgørelsens § 7, stk. 8 og § 12, stk. 1)

7. Nærmere om § 17, stk. 4 udvalg
Formel nedsættelse § 17, stk. 4 udvalg, herunder fastsættelse af nærmere rammer og udpegning af medlemmer, vil blive forelagt for det nye Byråd til beslutning i møde i januar 2014.

Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 971 af 25.7.2013, § 16, stk. 2, stk. 7, jf. Bekendtgørelse nr. 1224 af 21.10.2013 om vederlag, diæter, pension m.v. for varetagelsen af kommunale hverv (vederlagsbekendtgørelsen), §§ 7 og 12.

Økonomi
På møde den 29.4.2013 (pkt. 68) besluttede Byrådet at kunne anvende den fulde vederlagsramme på kr. 2.250.613,42 kr./årligt pr. 1.4.2012

Bilag
-

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Byrådet

at beslutte udvalgsvederlag, som det er anført ovenfor i det under pkt. 4.1. anførte skemas pkt. 2, 3 og 4.
at beslutte vederlag på 10% - eller en procentsats derunder - til 1. viceborgmesteren eller beslutte en procentfordeling mellem 1. og 2. viceborgmester.

Beslutning
1. Tiltrådt.
2. Byrådet besluttede, at 1. viceborgmester får vederlag med 10 %.

Fraværende: Janne Danielsen, Peter Jarl Sahlberg, Morten Jørgensen.

243. Klage over valghandling fra en vælger TILLÆGSDAGSORDEN
84.03G00 - 2013/40018

Sagsfremstilling
Administrationen har på mail den 27. november 2013 (kl. 17.30) modtaget en henvendelse fra en vælger (bilag), der klager over, at han blev afvist at afgive sin stemme på valgdagen. Årsagen til afvisningen var, at han allerede han allerede var afkrydset i valglisten selvom han havde sit valgkort.

I den konkrete situation blev de modtagne valgkort gennemgået, men man kunne ikke finde borgerens valgkort.

Da man ikke kunne finde en forklaring og heller ikke fuldstændigt udelukke, at vælgeren kunne have stemt, blev vælgeren afvist i overensstemmelse med den vejledning valgstederne har modtaget. Vælgeren ønskede en forklaring og afgav kontaktoplysninger.

Den 27. november 2013, hvor vælgeren sender mailen havde han ikke modtaget en administrativ tilbagemelding. I mailen anfører vælgeren at have ventet i mere end 14 dage på forklaring. Der er dog gået 8 dage fra valget til modtagelse mailen. At vælgeren ikke den 27. november var blevet kontaktet, skyldtes ikke, at vælgeren var glemt, men der at der var mange andre opgaver i forbindelse med valgets afslutning. Det er klart, at det havde været ønskelig, at kontakten var sket på et tidligere tidspunkt.

Den 2. december 2013 har den administrative valgansvarlige været i telefonisk dialog med vælgeren.

Set i bakspejlet var det med alt overvejende sandsynlighed ikke korrekt, at vælgeren blev afvist.

Sagens formaliteter
Formelt er klagen imidlertid modtaget for sent efter § 93, stk. 1 i lov om kommunale- og regionale valg. En klage over valget skal indsendes skriftligt til Byrådet senest ugedagen efter valget. Ved dette valg senest tirsdag den 26. november 2013. En realitetsbehandling af en for sent indgivet klage skal som hovedregel afvises.

Om afvisning af klager, der er modtaget efter klagefristen udløb

Af en afgørelse fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet (10.5.2006) fremgår følgende om behandling af klager hvor klagefristen er overskredet:
"Efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse må det af hensyn til rettidig afholdelse af den nyvalgte kommunalbestyrelses konstituerende møde og af hensyn til, at den nyvalgte kommunalbestyrelse kan tiltræde ved valgperiodens begyndelse, antages, at en kommunalbestyrelse kun i ganske særlige tilfælde vil være berettiget til at behandle klager indgivet efter klagefristens udløb.

Det er endvidere Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at en kommunalbestyrelse ikke har pligt at realitetsbehandle en valgklage, der er indgive efter klagefristens udløb, med mindre overskridelse af klagefristen skyldes en urigtig klagevejledning fra myndigheden eller andre forhold, der kan tilskrives myndigheden. En kommunalbestyrelse vil derfor normal med rette kunne afvise at behandle en for sent indgiven klage alene under henvisning, at klagen er indgivet for sent, og dermed uanset årsagen til, at klagen er indgivet for sent."
Administrationens vurdering
Det er selvfølgelig dybt beklageligt, at vælgeren på et - med altovervejende sandsynlighed - ukorrekt grundlag blev afvist at afgive stemme og klagen har også givet anledning til at gennemgå procedurerne nærmere. Det er i den forbindelse besluttet at ændre procedure ved næste valg, således at der sker en nummerering af valgkort og valgliste, hvorved lignende situationer kan opklares sikkert på valgstedet.

Uagtet dette er det administrationens vurdering og dermed anbefaling, at Byrådet afviser at realitetsbehandle klagen med den begrundelse, at klagen er indkommet efter klagefristens udløb. En afvisning af at realitetsbehandle klagen indebærer, at der ikke tages konkret stilling til klagens indhold og dermed heller ikke til retsvirkningen af en indholdsmæssig afgørelse.

I vurderingen har administrationen navnlig lagt vægt på:

at vælgeren på valgdagen ønskede en "forklaring"
at en klage skal indgives skriftligt til Byrådet
at vælgeren allerede på valgdagen var klar over det forhold, som klagen angår og dermed havde mulighed for at klage rettidig og at det forhold, at vælgeren på valgdagen ønskede at blive kontaktet med en forklaring ændrer ikke på, at valgklagen skulle indgives skriftligt og rettidigt
at det forhold, at vælgeren med alt overvejende sandsynlighed med urette ikke fik mulighed for at afgive sin stemme ikke udgør sådanne "andre forhold, der kan tilskrives myndigheden", som kan føre til en realitetsbehandling af en for sent indgivet klagen, idet borgeren havde mulighed for at klage rettidig
at vælgerens eventuelle ukendskab til klagefristen eksistens ikke sætter fristen ud af kraft.

Det er således administrationens vurdering, at der ikke foreligger et sådan ganske særlige tilfælde, som omtalt i ministeriets af afgørelse jf. citeringen ovenfor. Byrådet vil dermed ikke være berettiget til at realitetsbehandle klagen.

Til orientering kan det anføres, at spørgsmålet om fejl (realitetsbehandlede klager) skal føre til at et valg skal kasseres, vil afhænge af karakteren af de begåede fejl og disses betydning for valgets udfald og at den omstændighed, at der har forekommet uregelmæssigheder ved valgets afvikling ikke i sig selv er tilstrækkelig til at medføre omvalg.

Vælgerens klagemulighed
Træffer Byrådet afgørelse om at afvise sagen med den begrundelse, at klagen er indgivet for sent, skal vælgeren underrettes om adgang til at klage til Økonomi- og Indenrigsministeriet. Klagefristen for vælgeren er 14 dage efter afgørelsen er meddelt vælgeren jf. § 94 i lov om kommunale og regionale valg.

Lovgrundlag
Lov om Kommunale- og Regionale valg, lovbekendtgørelse nr. 127 af 11.2.2013, §§ 93 og 94.

Økonomi
-

Bilag
Bilag til BY 9.12.13: Valgklage: mail af 27.11.13 (2013/40018 - dok.nr. 005) Lukket bilag ses vis POLAR .
Bilaget er udsendt i papir sammen med dagsordenen.

Administrationens indstilling
Administrationen indstiller til Byrådet

at afvise at realitetsbehandle klagen, med den begrundelse, at klagefristen er overskredet.

Beslutning
Byrådet afviser klagen med henvisning til, at klagefristen er overskredet. Byrådet anerkender, at der er sket en fejl, idet administrationen ikke har besvaret borgerens henvendelse som aftalt med borgeren indenfor klagefristens udløb. Byrådet beklager samtidig den ved valgbordet opståede fejl. Byrådet indskærper overfor administrationen, at retningslinierne for kontrol af valgkort fremover ikke må give anledning til tvivl, og at borgernes henvendelser altid skal besvares indenfor klagefristen..

Imod stemte: Ulla Dræbye og Erik Kjærsgaard (2). For stemte alle andre (19).
Tiltrådt.

Fraværende: Janne Danielsen, Peter Jarl Sahlberg.

Mødet startet:
04:00 PM

Mødet hævet:
04:35 PM